내부 위키 구축: 조직의 필수 요소¶

이 글에서는 위키가 어떻게 개발되고, 어떤 용도로 사용되며, 조직에 왜 중요한지 알아보겠습니다.

내부 위키란 무엇이며, 비즈니스에 왜 필요한가요?¶

내부 위키 - 회사의 지식 허브¶

내부 위키는 중요한 회사 정보를 저장, 검색 및 공유하기 위한 중앙 플랫폼입니다.

주요 이점: - 반복적인 질문 제거 - 지식 손실 방지 - 조직 문화 개선

필수 기능: - 기존 도구와의 원활한 통합 - 강력한 검색 기능 - 협업 기능 - 버전 관리 및 콘텐츠 관리

구현 모범 사례: - 효과적인 구성과 명확한 구조 - 정기적인 업데이트 및 유지 관리 - 적절한 접근 제어 및 사용자 교육

회사의 필요와 자원에 따라 자체 호스팅 또는 클라우드 기반 솔루션 중 선택하세요.

내부 위키를 만들고, 구성하고, 출시하여 팀의 생산성과 지식 공유를 향상시키는 방법을 알아보세요.

회사의 내부 위키는 팀이 중요한 정보를 저장, 검색 및 공유할 수 있는 전용 공간입니다. 조직의 장기 기억 저장소 또는 내부 지식 저장소라고 생각하면 됩니다. 기업들은 위키를 통해 회사 정책, 절차, 프로세스, 기술 노트(릴리스 노트 및 기타 스토리 설명), 프로젝트 계획, 교육 및 온보딩 문서와 같은 중요한 정보를 기록합니다.

기업 위키는 반복적인 질문을 제거하고 직원들이 독립적으로 업무를 수행할 수 있게 합니다. 또한 퇴사로 인해 손실될 수 있는 정보를 보존함으로써 비즈니스를 보호합니다.

위키는 조직 문화에도 긍정적인 영향을 미칩니다. 직원들은 자신의 생각을 간결하고 명확하게 전달하기 위해 글쓰기 능력을 향상시켜야 합니다. 더 명확하게 글을 쓰면 더 명확하게 생각할 수 있고, 이는 팀워크와 생산성을 향상시킵니다.

회사의 내부 위키 요구사항을 지원할 위키 생성 플랫폼을 선택할 때 찾아야 할 주요 기능은 무엇인가요?¶

회사는 특정 요구사항에 맞게 위키 경험을 조정할 것입니다. 하지만 다음 요소들은 위키 경험에 매우 중요합니다. 조직의 내부 위키를 선택할 때 이러한 기능들을 제공하는지 확인하세요.

위키는 팀이 현재 사용 중인 기술과 원활하게 통합되어야 합니다.¶

팀은 이미 Github Gist, Air table, Google Sheets와 같은 플랫폼을 통해 정보를 공유하고 소통하고 있습니다. 그 결과, 집단 지식이 몇 개의 애플리케이션에 분산되어 있습니다. 직원들은 중요한 회사 정보에 접근하기 위해 계속해서 도구를 전환해야 합니다.

내부 위키가 도움이 될 수 있지만, 팀의 중요한 지식 일부는 위키 외의 기술 내에 계속 존재할 것입니다. 이것이 회사 기술과 통합할 수 있는 위키 생성기를 갖는 것이 조직에 맞는 위키를 선택할 때 필수적인 이유입니다.

검색 도구는 강력하고 효과적이어야 합니다.¶

강력한 검색 도구(Docsie에서 사용하는 것)를 통해 사용자는 폴더나 주제를 탐색하지 않고도 빠르게 자료를 찾을 수 있습니다.

최소한 회사 위키의 검색 기능은 Google만큼 빠르고 간단해야 합니다.

Docsie의 검색은 사용자가 콘텐츠와 지식을 빠르고 효율적으로 찾을 수 있게 합니다. 찾고자 하는 단어를 입력하면 모든 관련 글과 위치가 표시되어 최선의 실천 방법을 따를 수 있습니다.

Docsie의 검색 기능은 사용자가 회사 지식에서 자원을 찾는 데 도움을 줍니다. Docsie를 통해 팀은 중요한 정보를 중앙에 저장, 정리 및 배포할 수 있습니다. 그들은 필요한 정보를 빠르게 찾을 수 있도록 우리 플랫폼에 의존합니다. 그래서 Docsie에서 검색창을 클릭하면 최근에 읽은 글이 표시됩니다 - 찾고 있는 글이 방금 방문한 글일 가능성이 높기 때문입니다.

또한 검색을 구체화할 수 있는 다면적 검색을 제공합니다. 예를 들어, 문서와 다양한 글에서 'Javascript'라는 단어에 대한 참조를 찾는 방법은 다음과 같습니다:

빠르고 강력한 검색 기능은 정보 검색 시간을 줄이는 수단일 뿐만 아니라, 팀에게 훌륭한 사용자 경험을 제공하여 Docsie 위키를 더 자주 사용하고 더 좋은 기능을 추가할 가능성을 높입니다. 또한 비공개 위키를 설정하고 데이터와 지식 관리의 안전과 보안을 위해 접근 권한을 결정할 수 있습니다. 예를 들어, 수습 기간 동안 신입 직원에게 접근 권한을 부여하지 않고, 이후에 팀 위키에 추가하거나 Google Drive와 같은 플랫폼으로 제한할 수 있습니다.

협업 능력¶

내부 위키는 여러 팀이 있는 모든 조직에 자연스럽게 존재하는 지식 사일로를 제거합니다. 그러나 팀은 위키에서 회사 정보를 위한 자체 전용 공간을 유지해야 합니다.

팀은 Docsie의 선반 내 책(다른 위키 유형 폴더)을 통해 이를 수행합니다. 예를 들어, 엔지니어링 팀은 중요한 정보를 위한 전용 주제가 있고, 마케팅도 마찬가지입니다. 또한 조직 내 각 팀은 중첩된 하위 주제를 개발할 수 있습니다. 예를 들어, 브랜드 및 성장 팀은 각각 마케팅 주제 내에 전용 하위 주제를 가질 수 있습니다.

이러한 특수 공간이 무엇으로 불리든, 적절한 정보를 적절한 시간에 적절한 사람들 앞에 쉽게 가져올 수 있어야 합니다.

Docsie는 팀과의 원활한 협업을 가능하게 합니다. 다음은 Docsie 내의 몇 가지 협업 기능을 보여주는 비디오입니다.

또한 Docsie는 Google Docs나 다른 도구와 달리 플랫폼 내에서 다양한 역할을 설정할 수 있어 누가 무엇을 할 수 있고 어느 정도까지 할 수 있는지를 명시하는 것이 중요하며, 이는 사용자 친화적입니다.

다음은 Docsie 내에서 사용자 역할을 배치한 방법의 예입니다:

협업은 특히 대부분의 팀이 원격으로 일하는 요즘 시대에 매우 중요합니다. Docsie가 협업에 어떻게 도움이 되는지 더 알아보려면 여기를 클릭하세요.

현재 및 정확한 자료를 유지하는 방법¶

일부 위키는 자료가 최신 상태이고 정확한지 확인하기 어렵게 만듭니다. 새 콘텐츠를 찾기 위해 게시물의 날짜와 작성자와 같은 중요한 정보를 눈에 띄게 표시하는 위키를 찾으세요.

누가 마지막으로 위키의 콘텐츠를 수정했나요?

문서를 누가 마지막으로 수정했는지와 같은 질문이 있다면 타임스탬프를 보여주는 플랫폼이 중요합니다! Docsie는 모든 사용자가 다양한 책 내에서 무엇이 수행되었는지 볼 수 있게 하여 최선의 방법으로 완료해야 할 작업을 이해하는 데 도움을 줍니다.

잘 구성된 내부 위키 플랫폼의 핵심 요소는 무엇인가요?¶

효율적인 내부 위키 플랫폼을 만들려면 여러 핵심 요소를 신중히 고려해야 합니다. 효과적인 조직부터 쉽게 읽을 수 있는 형식까지, 이러한 플랫폼의 성공은 정보의 중앙 허브로서의 역할에 달려 있습니다. 잘 구성된 내부 위키 플랫폼에 기여하는 필수 요소들을 살펴보겠습니다.

효과적인 조직¶

자료를 저장하고 구성하기 위해 문서 편집기는 일반적인 폴더를 사용하며, 글과 하위 글, 제목, 다양한 레이아웃 구성을 통해 내부 위키의 레이아웃을 더 효율적으로 관리할 수 있습니다. 그러나 대부분의 경우 적절한 문서 구성 없이 이러한 파일을 찾고 어떤 파일이 어느 부서에 속하는지 아는 것은 지루할 수 있습니다. 이로 인해 동료가 정보를 찾고 유지하기 어렵습니다.

플랫폼 내 검색 기능을 통해 다양한 팀과 부서 관계자들이 적절한 문서를 빠르고 효과적으로 찾을 수 있습니다. 또한 정보를 책과 선반으로 나누면 조직의 내부 문서화를 위한 더 체계적인 상황이 만들어집니다.

다음은 Docsie의 작업 공간 예시입니다. 보시다시피 우리는 이미 책과 선반 내에 문서를 구성했습니다. 책은 글이고 선반은 특별히 맞춤화된 지식 포털 내의 다양한 글 모음입니다.

형식을 일관되고 읽기 쉽게 유지하기¶

문서는 단순하고 복잡하지 않아야 합니다. 팀에게 추가적인 형식 옵션이 제공되면 문서 작성 경험이 더 부담스러워집니다. 모든 사람이 자유롭게 게시물을 원하는 대로 구성할 수 있으면 위키 경험이 불균형하고 혼란스러워집니다. 따라기 쉬운 간단한 읽기 형식이 있다면 개발과 유지 관리가 쉬울 뿐만 아니라 동일한 디자인의 간단한 구조 내에서 문서를 개발하는 과정이 더 빠르고 효과적일 것입니다.

다음은 Docsie가 개발한 사용자 가이드의 예입니다. 이는 우리의 도움말 포털로, 유용하고 역동적인 형식이 어떤 것인지 이해하는 데 도움이 될 것입니다.

1. 주요 작성 영역: 문서를 가장 잘 설명하기 위해 이미지와 다이어그램, 그리고 설명을 함께 사용하는 것이 좋습니다. 헤더와 제목이 잘 배치된 적절한 위치와 크기로 구성됩니다.
2. 완전히 기능하는 검색 네비게이션: 독자가 적절한 정보를 찾는 과정을 가속화하기 위해 매우 중요합니다.
3. 링크: 링크는 독자를 검토해야 할 다른 페이지로 안내하는 데 중요합니다.
4. 목차: 독자가 지식 포털과 내부 문서 내에서 특정 글을 정확히 찾을 수 있게 합니다.
5. 언어 및 버전 선택기: 독자가 언어를 변경할 수 있는 능력은 다른 국가에서 해외에 많은 직원을 둔 회사에 중요합니다.

검색은 단순한 아이디어가 아닙니다¶

제한된 양의 문서와 적은 수의 직원이 있을 때는 올바른 정보를 빠르게 찾는 것이 문제가 되지 않을 수 있습니다. 그러나 팀이 성장하고 더 많은 사람들이 내부 지식 기반에 기여하면서, 이러한 문서 편집기의 한계를 알게 될 것입니다.

대부분의 내부 문서는 많은 직원이 있는 성장하는 내부 위키를 위해 설계되지 않았습니다. 잘 구성된 위키와 함께 역동적인 검색 엔진을 갖추는 것은 직원들이 문서를 검색할 때 필요한 유용한 정보, 정책, 사용자 가이드 및 튜토리얼을 찾는 원활한 워크플로우를 유지하는 데 필수적입니다.

자체 호스팅 또는 클라우드 기반 위키, 어느 것이 조직에 더 적합한가요?¶

이제 문서를 게시하는 방법에 대해 이야기해 봅시다. 자체 호스팅 위키가 좋을까요, 아니면 클라우드 기반 독점 위키가 좋을까요?

각 대안의 장단점을 살펴보겠습니다.

자체 호스팅 위키¶

자금과 자원이 있다면 인트라넷, 서버 또는 인터넷 호스팅 제공업체에서 기업 위키를 호스팅할 수 있습니다. 자체 호스팅 위키의 장점은 다음과 같습니다:

• 데이터의 유일한 소유자입니다.
• 개별 요구사항과 사양에 맞는 위키 경험을 설계할 수 있습니다.

그러나 자체 호스팅 위키는 상당한 기술적 자원을 소모합니다. 일반적으로 매우 특수한 요구사항이 있는 팀에게 가장 적합합니다.

클라우드 호스팅 위키¶

Docsie는 예를 들어 상당한 기술적 자원을 투입하지 않고도 내부 위키를 만들 수 있게 합니다. 하루 안에 시작할 수 있습니다.

관리하고 작업하기 쉬울 것입니다. 또한 한 줄의 코드로 회사 웹사이트에 쉽게 임베드할 수 있어, 회사 브랜드의 모양과 느낌과 원활하게 병합되어 전반적으로 편안한 사용자 경험을 제공합니다. 장기적으로 Docsie를 사용하여 포털을 통해 또는 회사 사이트에 임베드된 Docsie 페이지를 통해 문서를 호스팅하면 시간과 비용을 절약하고 더 효율적인 문서 워크플로우로 이어질 것입니다.

위키의 종류¶

위키는 다양한 목적과 요구에 맞게 커스터마이즈된 여러 종류가 있습니다. 다음은 몇 가지입니다:

1. 기업 위키: 조직 내에서 사용하기 위한 것으로, 직원 간의 협업과 지식 공유에 중점을 둡니다. 접근 제어 및 다른 기업 시스템과의 통합과 같은 기능을 포함하는 경우가 많습니다.
2. 공개 위키: 대중에게 공개되어 누구나 콘텐츠를 보고 편집할 수 있습니다. 위키피디아는 전 세계 사용자가 광범위한 주제에 기여하는 공개 위키의 완벽한 예입니다.
3. 비공개 위키: 특정 그룹이나 조직으로 제한되어, 정의된 사용자 집합 간에 협업과 정보 공유를 위한 제어된 환경을 제공합니다. 내부 문서화 및 지식 관리에 자주 사용됩니다.
4. 교육 위키: 교육 활동을 지원하기 위해 학술 환경에서 사용됩니다. 학생과 교육자 간의 협력 학습, 지식 공유 및 수업 프로젝트 조정을 촉진합니다.
5. 프로젝트 위키: 특정 프로젝트나 과제에 초점을 맞춘 위키로, 팀원 간의 프로젝트 문서화, 작업 추적 및 협업을 위한 중앙 공간 역할을 합니다. 의사소통을 간소화하고 모든 관련자가 같은 페이지에 있도록 돕습니다.
6. 개인 위키: 개인 사용을 위해 만들어진 것으로, 개인 정보, 아이디어 및 메모를 위한 디지털 노트북 또는 지식 저장소 역할을 합니다. 생각과 정보를 정리하는 데 유용한 도구가 될 수 있습니다.
7. 소프트웨어 문서 위키: 소프트웨어 개발 팀에서 자주 사용되며, 코드, API 및 개발 프로세스를 문서화하기 위한 플랫폼을 제공합니다. 개발자 간의 협업을 지원하고 소프트웨어 관련 정보의 포괄적인 기록을 유지하는 데 도움이 됩니다.

정보 아키텍처 기반 마련하기¶

정보 구조의 모양은 선택한 위키 솔루션에 따라 크게 결정됩니다.

Docsie에서는 자료가 세 가지 방식으로 구성됩니다: 선반(폴더와 유사하게 기능)과 책(콘텐츠 자체를 담고 있음). 따라서 팀이 Docsie를 사용한다면, 정보 아키텍처는 주제가 구성되는 방식을 의미합니다.

팀의 내부 위키를 구성할 때:¶

명확성에 집중하세요. 만든 사람뿐만 아니라 팀의 모든 사람이 위키를 쉽게 탐색할 수 있어야 합니다. 여러 사람의 눈을 통해 위키 구조가 널리 이해되고 모든 사람이 정보를 어디서 얻을 수 있는지 이해하는지 확인하세요.

팀에게 유연성을 허용하세요. 각 팀이 자신의 워크플로우에 가장 적합한 방식으로 주제나 폴더를 만들 수 있게 하세요. 한 팀에게 효과적인 프레임워크가 다른 팀에게는 효과적이지 않을 수 있습니다.

콘텐츠 가져오기 및 보완하기¶

아키텍처를 설정한 후 내부 위키에 콘텐츠를 추가하기 시작할 수 있습니다. 이미 문서가 있다면(예: DocX, Markdown PDF 및/또는 JSON 파일), 새 위키가 실행되기 전에 가져와야 합니다. Docsie는 여러 도구와 마크다운 파일에서 콘텐츠를 쉽게 가져올 수 있게 합니다.

또한 공식 출시 전에 모든 중요한 새 자료를 위키에 포함해야 합니다. 기업 위키를 출시할 때 팀이 일반적으로 추가하는 항목으로는 직원 핸드북과 새 위키나 지식 기반을 탐색하는 방법에 대한 튜토리얼이 있습니다.

통합 구성

앞서 언급했듯이, 팀은 중요한 데이터를 보관하기 위해 소수의 기술에 의존할 가능성이 높습니다. 이러한 도구를 대체하는 대신, 지식 기반과 통합하는 것이 팀에게 더 유익하다는 것을 발견했습니다.

어떤 자료를 위키에 저장하고 어떤 자료를 연결할지 고려하세요. 일부 유형의 자료는 위키가 아닌 다른 도구에 속합니다. 예를 들어, GitHub를 사용하는 엔지니어링 팀은 Docsie를 사용하여 마크다운 파일을 동기화하고 GitHub의 버그와 풀 리퀘스트를 포함할 수 있습니다. 따라서 사용자는 워크플로우를 위해 GitHub를 계속 사용하면서 회사의 위키에 쉽게 기여할 수 있습니다.

Docsie는 사용자가 플랫폼 내에서 다양한 다른 SaaS 솔루션을 통합할 수 있게 합니다. 다음과 같은 통합을 제공합니다:

• Docsie의 Github Gists
• Docsie의 Google Forms
• Docsie의 Airtable
• Docsie의 Google Drive
• Docsie의 JSFiddle
• Docsie의 Google Sheets
• Docsie의 CodePen
• Docsie의 Google Docs
• Docsie의 CodeSandbox
• Docsie의 Loom
• Docsie의 GRID
• Docsie의 Google Maps
• Docsie의 Miro
• Docsie의 InVision
• Docsie의 Figma
• Docsie의 iorad
• Docsie의 Jotform
• Docsie의 Google Slides
• Docsie의 Office 365 Word

Docsie와 다른 기술을 어떻게 통합할 수 있는지 더 알아보려면 여기를 클릭하세요.

내부 위키 모범 사례

내부 위키의 정보를 탐색하려면 사용자가 저장된 지식의 풍부함에 원활하게 접근하고 활용할 수 있도록 하는 모범 사례 세트가 필요합니다.

1. 직관적인 구조: 정보를 위한 논리적이고 직관적인 계층 구조를 구축하세요. 관련 주제를 함께 그룹화하고 조직 구조와 일치하는 명확한 분류법을 설정하세요.
2. 검색 기능: 사용자가 특정 정보를 빠르게 찾을 수 있도록 강력한 검색 기능을 구현하세요. 신뢰할 수 있는 검색 엔진은 사용자 경험과 효율성을 크게 향상시킬 수 있습니다.
3. 정기적인 업데이트: 오래된 정보는 혼란을 초래할 수 있으므로 정기적인 업데이트를 통한 지속적인 개선에 집중하세요.
4. 권한 제어: 모든 사람에게 모든 정보에 대한 접근 권한을 제공할 필요가 없으므로 적절한 접근 수준을 만드세요.
5. 협업 편집: 협업 콘텐츠 생성 및 편집을 촉진하세요. 팀원이 자신의 전문 지식을 기여하도록 장려하여 소유감을 조성하고 정보가 최신 상태로 정확하게 유지되도록 합니다.
6. 버전 관리: 문서에 대한 변경 사항을 추적하기 위한 버전 관리 메커니즘을 구현하세요. 이는 편집 기록을 제공할 뿐만 아니라 오류나 잘못된 정보가 있을 경우 쉽게 롤백할 수 있게 합니다.
7. 사용자 교육 및 문서화: 사용자를 위한 포괄적인 교육과 문서화를 제공하세요. 이를 통해 모든 사람이 내부 위키 플랫폼을 효과적으로 탐색하는 방법을 이해하고 그 성공에 기여하도록 합니다.

출시 계획 수립하기¶

이제 출시 계획을 세울 수 있습니다. 중요한 결정을 내려야 합니다: 첫 번째 출시가 단일 팀에 국한될 것인지 아니면 전체 조직에 걸쳐 있을 것인지?

팀별: 위키를 단일 팀에 개방하려면, 해당 팀이 제품에 몰입하고 자체 정보 아키텍처를 개발하기 시작할 기회를 갖게 됩니다. 그런 다음 내부 위키가 성장함에 따라 초기 직원이 귀중한 통찰력과 도움을 제공할 수 있습니다.

회사 전체: 위키를 한 번에 전체 조직에 배포하기로 선택한 경우, 모든 사람이 승인된 지식 기반을 관리하는 절차를 알고 있는지 확인하세요. 그렇지 않으면 단일 팀으로 시작한 다음 부서로 확장하고 더 확장하는 것이 좋습니다. 회사 전체 출시의 경우, 팀 대사를 고용하는 것이 좋습니다. 그들은 제품 전문가가 되어 각 팀 내에서 주도할 수 있을 것입니다.

마무리 생각¶

조직의 내부 위키는 휴가 정책을 위한 저장소 이상입니다. 위키는 글쓰기와 정보 공유의 문화를 발전시키는 데 기여합니다.

그러나 선택한 위키가 중요합니다. 문서화를 단순화하고 간소화하는 위키를 선택하세요. 공유하는 지식을 잘 이해하기 위해 번거로운 과정을 거치도록 요구해서는 안 됩니다. 이것이 회사의 사기를 강하게 유지하기 위해 전략적이고 체계적인 방식으로 정보를 공유하는 훌륭한 방법으로 잘 계획된 내부 위키를 갖는 것을 권장하는 이유입니다.