製品リリースに伴うドキュメント管理の効率化¶

製品を市場に投入するには、あなた自身だけでなくチーム全体の膨大な努力が必要です。チームメンバーは様々な関係者と連携し、要件を満たし、部門間のコラボレーションを向上させる必要があります。新機能をリリースする前には、プロダクトマネージャー、バックエンド・フロントエンド開発者、その他の技術チームが集まってアイデアを出し合います。この過程では複数のドキュメントを作成する必要があります。チームにとってどれほど大変な作業でしょうか？

このような状況では、コンテンツのカスタマイズ、柔軟性、ナレッジ管理機能を提供するプラットフォームが不可欠です。プロジェクトの計画、追跡、コミュニケーション、評価に必要な保護を得ることができます。

なぜドキュメントのカスタマイズが必要なのか？¶

すべてのプロジェクトには独自の規模と重要性があります。プロジェクトの大きさ、複雑さ、範囲、リスクによって、ドキュメントのカスタマイズ方法が決まります。ナレッジベースを維持し、コンテンツカスタマイズツールでプロジェクト要件を調整することは、時間の節約、混乱の回避、チームの連携強化に重要な役割を果たします。

しかし、プロジェクトの流れを改善するためにカスタマイズツールが必要かどうかをどのように判断すればよいでしょうか？特定の手順を踏む必要があるのでしょうか？次のセクションでは、プロジェクトドキュメントのニーズを評価する方法について説明します。

プロジェクトドキュメントのニーズをどう評価するか？¶

ビジネスの黄金律は、決断のメリットとデメリットを測定せずに何かに飛びつかないことです。しかし、コンテンツカスタマイズの必要性については、この黄金律から外れてみましょう。

プロジェクトカスタマイズツールの必要性を評価するには、プロジェクトドキュメントの目的、要件、期待を様々な角度から検討する必要があります。明確にするために、以下に関連する質問をする必要があります：

• プロジェクトドキュメントの範囲
• 対象者とユーザー
• 製品の用途
• 製品関連の標準とガイドライン

これらの質問をすることで、ドキュメントツールの導入を計画する際に選ぶべきプラットフォームと探すべき機能について明確な見通しを得ることができます。

コンテンツカスタマイズツールの最適な選択肢を見つける方法¶

M-Fileによるインテリジェント情報管理に関する最新レポートでは、非効率的なコンテンツカスタマイズツールがワークフローの課題を引き起こす可能性があることがわかりました。調査回答者の65%が、適切なナレッジベースおよびコンテンツカスタマイズツールがない場合、ドキュメントのレビュー、承認、署名に課題を抱えていると述べています。

これにより、適切なツールを見つけることがさらに重要になります。しかし、その完璧なマッチをどのように見つければよいでしょうか？以下は、ドキュメントカスタマイズツールを探す際に考慮すべきポイントです。

適切な運用モードを特定する¶

企業ドキュメント管理には2つのモードがあります：オンサイト型企業ドキュメント管理システムとクラウドベースのドキュメント管理システムです。オンサイトDMSでは、企業は自社のサーバーからデータにアクセスできますが、このツールを使用するには、オフィスキャンパス内にいる必要があります。一方、クラウドベースのDMSツールは、リモートワーカーがどこからでもデータにアクセスできるため、より高い柔軟性を提供します。

コスト要因を考慮する¶

コストは決定的な要素です。オンサイトDMSを選択する場合、チームコラボレーションを容易にするために大きな初期コストを覚悟する必要があります。しかし、クラウドベースのシステムを計画している場合、オンサイトDMSの半分のコストで全体のセットアップを期待できます。

データセキュリティを重視する¶

データセキュリティは当然必要なものです。ドキュメントは質問するまでもなくハッキング対策がされていなければなりません。オンサイトDMSの場合、セキュリティに対するより多くの制御が可能ですが、クラウドベースDMSの場合、セキュリティの責任はサービスプロバイダーにあります。

ファイルバックアップのオプション¶

オンサイトDMSの場合、自動バックアップオプションがないため、データファイルを頻繁にバックアップする必要があります。そのため、データ損失のリスクが高くなります。クラウドベースのシステムでは、バックアップは自動的に行われるため、不測の事態でもデータ損失を心配する必要はありません。

ドキュメントソフトウェアに求めるべき5つの機能¶

適切なツールがあれば、コラボレーティブなチームスペースの作成が容易になります。以下は、組織に適したドキュメントツールを選択する際に探すべき機能のリストです。

1. ドキュメント共有¶

複数の関係者と協力する場合、全員が同じページにいることが重要です。プロジェクトに関わる全員を参加させる方法の一つは、意見を聞き、得られた貴重な意見に従って製品を変更することです。ドキュメント管理プラットフォームは、クライアントや関係者と社内でデータを共有する柔軟性を提供する必要があります。

2. セキュリティ¶

セキュリティは、組織に適したドキュメントソフトウェアを選択する際の最優先事項であるべきです。選択したソフトウェアには、権限のある人だけがデータにアクセスできるよう、最新のセキュリティツールとソフトウェアが必要です。

3. 編集オプション¶

チームが適切なドキュメントを見つけることに苦労すべきではありません。従業員の83%が既存のドキュメントを再作成するために貴重な時間を失っています。したがって、DMSはドキュメントの最新バージョンを最初に表示するオプションを持つべきです。さらに、編集アクセス権を持つ人が直接変更を加えられることが重要です。

4. ドキュメント分類¶

ドキュメントの分類とラベル付けのエラーにより、従業員が適時に適切なドキュメントを見つけることが困難になります。優れたDMSは、チームが作成したドキュメントに自動的にメタデータを作成する機能を持つべきです。これにより、ファイル名を作成する責任からチームを解放し、手動エラーを減らし、時間を節約できます。

5. キーワード検索¶

適切なドキュメントソフトウェアは、チームがキーワードを使って関連ドキュメントを検索する柔軟性を提供するべきです。より迅速なドキュメント検索を促進するために、画面に関連結果を表示する必要があります。

ドキュメントツールにこれら5つの素晴らしい機能があれば、プラットフォームの柔軟性が向上し、チームが適切なドキュメントを見つけて編集する時間を節約できます。これらの機能はまた、組織が異なるプロジェクトを扱う際の計画、コラボレーション、評価、ナレッジ管理を強化するのに役立ちます。

Docsieで正しい選択を¶

Docsieは、チームが多くの時間を無駄にすることなく簡単にコラボレーションできるよう、企業ドキュメント管理機能を提供しています。複数のツールへの依存を減らすワンストップソリューションです。企業ドキュメントのすべての要件に対応するために特別に設計されたDocsieには、以下の素晴らしい機能があります。

エンタープライズレベルのドキュメント管理¶

一つのプラットフォームから別のプラットフォームに移動する必要がなければ、中断なくタスクの完了に集中できます。集中型プラットフォームはチームのドキュメントワークフローを容易にし、効率性を向上させます。既存のドキュメントやナレッジベースをインポートし、ナレッジ管理を整理し、多大な努力なしにカスタムポータルを設計できます。Docsieの優れたカスタマーサービスチームが、基本的な機能と高度な機能を完全に理解できるよう支援します。

グローバルな人材とのシームレスなコラボレーション¶

新時代のユーザーロールとアクセス制御により、リモート従業員、契約社員、フリーランサー、専門家とコラボレーションできます。Docsieの機能を使用すると、誰がドキュメントを閲覧、編集、公開できるかを簡単に制御できます。変更を提案したい場合は、組み込みチャット機能でコメントを追加するか、チームメンバーにタスクと期限を割り当てることでできます。

インタラクティブなナレッジポータル¶

製品の詳細を他者に知らせることは、賢明な決断をするために重要です。Docsieを使用すると、インタラクティブなナレッジポータル、ヘルプサイト、FAQ、ナレッジベース、セルフサービスページを作成して、適切な情報を提供できます。ナレッジベースのカスタマイズの利点を活用して、顧客の役割とダイナミクスに関連するコンテンツを公開できます。

カスタマイズされたドキュメントハブ¶

ドキュメントハブをどのようにホストするかを選択できます。パブリッククラウド、プライベートクラウド、オンプレミスDMSから選択するオプションを提供しています。カスタマイズされたドキュメントハブにより、ナレッジ管理、データ転送、高度なセキュリティを容易に実現できます。

インサイトとフィードバック¶

実用的なインサイトとフィードバックにより、プロジェクトの進行状況、進捗状況、チームコラボレーションを確認できます。Docsieのドキュメントカスタマイズ能力により、ドキュメントの変更と最良の意見の取り入れがより簡単になりました。

特別に設計された機能により、組織のドキュメント管理ニーズが適時に解決され、チームの効率が向上します。Docsieのナレッジ管理、コンテンツパーソナライゼーション、フィードバック機能は、複数のプロジェクトを管理する際に最高の結果をもたらします。

主なポイント¶

• Docsieは暗号化されたパスワードで機密ドキュメントとナレッジポータル全体を保護します
• Docsieはクラウドベースとオンサイト型の両方のドキュメント管理システムを提供し、重要なファイルを安全に保存します
• Docsieは一時的なパスワードを追加することで、フリーランサーや請負業者とドキュメントを共有できます
• Docsieはナレッジポータル、ナレッジベース、ヘルプサイトに完全なカスタマイズサポートを提供します

結論¶

複数の関係者と異なるプロジェクトに取り組む場合、コラボレーションをサポートし、ナレッジ管理を支援し、ドキュメントのカスタマイズを提供し、ワークフローを簡素化し、プロジェクトを合理化するプレミアムセキュリティ機能を備えたツールが必要です。ドキュメントの編集、共有、分類を容易にするプラットフォームは、プロダクトマネージャー、フリーランサー、技術チームが障害なく広範囲にコラボレーションするのを容易にします。Docsieは、すべてのドキュメントを中央プラットフォームに保管し、チームの時間を節約し、ワークフローを簡素化するワンストップショップです。インテリジェントな企業ドキュメントプラットフォームを導入するには、当社チームにお問い合わせください。

よくある質問¶

1. フリーランサーや請負業者はDocsieを使用して社内チームとコラボレーションできますか？

フリーランサーや外部請負業者はDocsieを使用して社内チームと簡単にコラボレーションできます。プロダクトマネージャー、ライター、フリーランサー、ソフトウェア開発者は必要に応じてドキュメントを編集できます。ただし、ファイルに変更を加える前に必要なアクセス権が必要です。

2. Docsieには優先度の高いドキュメントを保護するためのセキュリティ機能がありますか？

機密データを保存するためのJWTトークン認証、IAM RBAC、パスワード保護を提供しています。

3. Docsieはカスタムポータルを提供していますか？

ドキュメントをより安全にするためのSSL暗号化付きカスタムポータルを提供しています。