How to write amazing technical documentation?

製品開発やプロジェクト管理のチームには、さまざまな技術文書プロジェクトを作成・管理する担当者が必要です。これは製品やプロジェクトの構築・開発だけでなく、リリースや顧客・従業員への製品機能や役割に関する教育においても重要です。

技術文書は一見難しそうに思えますが、実際はそうである必要はありません。この記事では、優れた技術文書を作成・維持するために必要な知識をすべて紹介します。

技術ライティングとは¶

技術文書はさまざまな形式で存在しますが、現在はオンラインで提供されることがほとんどです。通常、技術ライターや開発チーム、プロジェクトマネージャー、開発者などの専門家によって作成されますが、最高の技術文書は誰もが理解できるように情報をシンプルかつ明確に伝えます。そうでなければ、本来の目的を果たせません。

技術文書とは、製品の特性や機能を詳述したドキュメントのことです。ソフトウェア開発業界では開発チームや製品チームによって作成されることが多く、組織内のさまざまなステークホルダーのサポートニーズに対応するために使用されます。

これらは製品に関連する項目についての文脈を提供します。製品の使用方法、テクニック、機能、特徴、開発について説明するものであっても、最終的な目標は読者に製品の特定の要素について教育することです。これはソフトウェア開発、製品開発、その他の分野でも同様です。

技術文書の対象読者は誰か¶

対象読者はエンドユーザーからプログラマー、ステークホルダーまで様々に定義されます。対象となる資料の種類によって大きく異なります。

プロセスベースの技術文書は、多くの場合、他の読者を念頭に置いて作成されます。開発者、ステークホルダー、クライアント、または社内チームの他のメンバーかもしれません。この種の文書は製品ベースの文書ほど頻繁に使用されませんが、その目的は製品を構成するさまざまな技術要素をより詳細に見ることです。

最終的に、技術文書は通常、製品のユーザーのために作成されます。主な目的は、ユーザーが製品で特定のタスクを達成できるよう支援することであり、したがって様々な種類の技術文書を作成する際には常にエンドユーザーを考慮すべきです。

技術文書の重要性¶

技術文書が重要である理由はいくつかありますが、すべては一つの重要な利点に集約されます。技術文書作成の主な理由は、製品について人々に情報を提供することです。

この主張は自明のように思えるかもしれませんが、もう少し掘り下げてみましょう。結局のところ、ユーザーが十分な知識を持っていなければ、製品はまったく役に立ちません。情報が不足していると、ユーザーは製品を適切に使用できなかったり、それを本当に理解するために必要な知識が欠けたりします。

エンドユーザーの観点から見ると、技術文書は製品を効率的に使用できるようにするため重要です。これは技術文書を作成する企業にとって二重に有益です。カスタマーサポートの時間が削減され、自分自身で問題を解決し質問に答えられる満足したユーザーが生まれるからです。

社内では、技術文書は従業員に製品について効率的に作業するために必要な知識を提供するため重要です。それが高度に技術的な資料であっても、計画やプロセスの概要であっても同様です。

いずれにせよ、製品は常に自明というわけではありません。だからこそ私たちは、それらについて必要なすべての情報を提供する技術文書を必要とするのです。

どのような種類の技術文書があるか¶

技術文書にはさまざまな形態があります。技術文書の種類を区別する最も簡単な方法は、誰のために書かれているかを判断することです。大きく分けて、製品文書とプロセス文書の2種類に分類できます。

いずれにせよ、製品は常に自明というわけではありません。だからこそ私たちは、それらについて必要なすべての情報を提供する技術文書を必要とするのです。

プロセス指向の文書¶

簡単に言えば、プロセス指向の文書は製品が開発される方法を詳述します。最終結果ではなく、その進歩と発展に貢献するさまざまなプロセス、データ、イベントに焦点を当てています。

この種の技術文書は通常、社内に保管され、消費者やエンドユーザーにとっては（製品開発に既得権益を持つ外部ステークホルダーを除いて）ほとんど価値や関心がありません。製品のライフサイクルの様々な段階を示すため有益です。この種類の文書は、製品管理やプロジェクト管理チーム、さらにはHRや開発チームなど、様々なプロセスを開始し文書をカタログ化する必要がある他の企業チームにも使用されます。

プロセス指向の文書には、製品開発に関連する目標とタイムラインを提示するプロジェクト提案書が含まれます。また、新製品やサービスに関する重要な事実や数字を説明する説得力のある文書である製品要件も含まれます。目標、ユーザーペルソナとストーリー、リリース詳細、ロードマップ、ワイヤーフレームとデザイン詳細、リスクと依存関係などが一般的な側面です。

プロセス指向の文書には、プロジェクト計画、概要、要約、憲章なども含まれます。

プロジェクトマネージャーと製品マネージャーは、製品およびプロジェクトロードマップに特に強いニーズを持っているため、ワークフローのこの側面をサポートする文書と計画を持つことは、プロジェクトの進行と製品の開発に不可欠です。

プロジェクトのレポートと更新、製品またはプロジェクト開発内のプロセスの特定段階の仕様も、プロセス指向の文書の側面です。これにより、製品のライフサイクルにおけるさまざまな段階の素晴らしい概要が提供されます。

製品指向の文書¶

技術文書の次のタイプは、製品ベースの文書です。ユーザー文書とも呼ばれ、完成した製品とその使い方を説明します。開発プロセスを説明するのではなく、最終結果を強調します。

製品指向の文書にはさまざまな種類がありますが、主な種類はユーザーマニュアル、チュートリアル、インストールガイドライン、トラブルシューティングガイド、よくある質問（FAQ）、ナレッジベース、ウィキ、その他の学習リソースです。これらの種類の文書は製品に関する情報を提供し、エンドユーザーが使用方法を学ぶのに役立ちます。

SaaS企業にとって、ユーザーエクスペリエンス文書は製品指向の文書のもう一つの形態です。UX文書は製品のユーザーエクスペリエンス（UX）を説明します。関連するすべてのスクリーンショットとユーザーペルソナのリストが含まれます。これにはユーザーペルソナ、ユースケース、スタイルガイドライン、モックアップ、プロトタイプ、ワイヤーフレーム、必要なスクリーンショットが含まれます。

次の種類の製品文書はリリースノートです。これはSaaS製品のアップグレードについて営業やマーケティングに情報を提供するための内部文書として使用されたり、技術製品の新機能や更新についてユーザーや顧客に通知したりするために使用されます。

ソフトウェア指向の文書¶

ユーザーや開発者のために書く場合でも、文書が包括的で質問に答えるものであることを確認してください。同じ質問に答える時間を節約できます。

ソフトウェア文書には、APIドキュメント、ソフトウェアアーキテクチャ設計文書、ソースコード文書が含まれます。これらの文書は、ソフトウェアチームが特定の技術プラットフォームと製品を構築・構造化する方法を知るために非常に重要です。開発者にとっては、ソフトウェア要件、システム文書、コード文書、テスト計画を作成し、効果的なチームを増やし維持するための他の形式の文書を作成することが不可欠です。

優れた技術文書の利点¶

優れた技術文書は、いくつかの理由から製品開発プロセスにとって重要です。何よりも、それは全員が目標を達成するのに役立ちます。

これはどういう意味でしょうか？製品を作成している場合、最終的な目標は人々がそれを使用して楽しむことです。消費者として、あなたの目標は問題を解決したりサービスを提供したりするために製品を正常に使用することです。これは、消費者が製品を理解または使用しない場合には不可能です。

優れた技術文書はここで役立ちます。消費者に製品知識を提供し、製品を正常に使用するのを支援すると同時に、製品チームの開発プロセスも支援します。

技術文書がよく書かれていることを確認するコツは、明確で決定的に書かれた質の高い技術文書を書くための適切なプロセス、ワークフロー、戦略を設定することです。ユーザーにとって使いやすく理解しやすいものでなければなりません。そうでなければ、全員が目標を達成するのに役立ちません。

Docsieは優れた文書作成を支援する明確なソリューション¶

明確で高品質かつ簡単にアクセスできる技術文書は不可欠です。あなたと開発チームがこれを実現できるよう、Docsieの無料トライアルは技術文書の作成と執筆を始めるのに役立ちます。

美しくカスタマイズ可能なナレッジポータル作成ツールにより、チームは技術文書を簡単に共同作業し、整理された状態を維持できます。

メール、Microsoft Teams、GitHub、Google Driveに散在する文書に関連する頭痛の種を忘れましょう。当社のプラットフォームを利用することで、必要なすべての情報が一元化され、創造力を発揮して素晴らしいコンテンツを作成することに集中できます。今すぐ始めましょう！

技術文書を開発する最良の方法は？¶

多くの人は技術文書を作成する際にどこから始めればよいのかわかりません。心配いりません。優れた技術文書を作成することは習得できるスキルです。その間、優れた技術文書を迅速に作成するためのいくつかの簡単な方法を紹介します。

1. 調査を行う¶

現実を直視しましょう：提供しようとしている資料について完全に明確でない限り、優れた技術文書を生成することは困難です。すでに例、研究、サンプル、その他のデータがある場合は、ステップ2に進んでください。

しかし、ゼロから始める場合は、調査を行うことが重要です。問題の技術文書を担当するチームと会い、議論し、さまざまな調査タスクをチームの各メンバーに割り当てましょう。

調査のためには、既存の情報や文書をすべて収集することをお勧めします。

調査の次のステップは、技術文書が何をカバーするか、技術文書で達成したい目標や目的を考慮することです。

そして次のステップは、技術文書の開発においてどのような特定のソフトウェア、ツール、スタイルガイドを使用するかをリストアップすることです。これらのツールはDocsieで簡単に管理できます。実際、すべての調査はDocsie内で書かれ、共同作業して完成させることができます。

2. 技術文書のデザイン¶

技術文書の内容は非常に重要です。それでも、技術文書の外観も同様に重要です。よく整理された、視覚的に魅力的な文書は、整理されていない文書の集まりよりもはるかに効果的に情報を伝えます。

そのため、文書をデザインする際に考慮すべき点がいくつかあります。まず、構造とナビゲーションを考えましょう。人々は通常、特定の情報や問題の解決策を見つけるために技術文書を使用し、リソースの有効性を確保するためにすぐにそれを行う必要があります。そのため、この理由から文書の構成は非常に重要です。

知識を分類し、サブカテゴリに分けて簡単にアクセスできるようにすることをお勧めします。これはDocsieブック内のDocsieの記事を通じて行うことができます。記事はDocsieから公開されたすべての文書の右側に表示されます：

また、文書に強力な検索機能と動的な目次があり、ユーザーが必要な情報に簡単にアクセスできるようにすることも重要です。Docsieなどの最も効果的な文書ソフトウェアには、他の多くの機能と共にこの機能も備わっています。

さらに、技術文書の骨格から始めることをお勧めします。技術文書の骨格レイアウトは簡単に作成でき、技術文書に含めたい重要なデータを見落とさないようにするのに役立ちます。以下のステップでは、技術文書の骨格について説明します。これにより、すべての資料の視覚的一貫性と構成が維持されます。

3. 執筆構造¶

プロセスのこの時点で、実際のコンテンツ制作を開始する時が来ました。会社の技術文書を担当するチームと会い、ステップ1で行ったすべての調査を集めましょう。次に、各チームメンバーのスキルに基づいて、執筆タスクを割り当てることができます。

最高の技術文書は、文書の概要となる骨格から始まります。

文書は読みやすく、フォローしやすいものでなければならず、チームの他のメンバーに文書をレビューしてコメントしてもらうことをお勧めします。これはDocsieのコメント機能で簡単に行えます。

全員が技術文書の最初の草稿を完成させたら、レビュー、評価、さらにレビューを行うことが重要です。文書の各部分を少なくとも2人の目でレビューすることをお勧めします。これにより、内容が明確で、よく書かれ、文法的に正確であるだけでなく、対象読者にとって効果的であることが保証されます。

技術文書にハウツー指示やステップが含まれている場合は、チームメンバーがそれらのステップをテストし、意図した通りに機能することを確認してください。

4. ユーザーの文書との相互作用をテストする¶

レビュープロセス中に文書を検証したと思うかもしれませんが、そうではありません。技術文書を完成させた後、組織的な欠陥、混乱を招くコンテンツ、使いやすさの問題がないことを確認するためにテストプロセスを実行することが重要です。

この段階を達成するには、外部ユーザーに文書のレビューを依頼する必要があります。彼らに読んでもらい、割り当てられたタスクの実行を支援するために使用してもらい、率直なフィードバックを提供してもらいましょう。テスターが外部であることが重要です。彼らはあなたの文書を客観的に、偏見なく見るからです。これはすべてDocsieのウェブ分析で行うことができます。これにより、読者が文書の何に注目しているか、フィードバックを受け取り、さらに文書と技術文書の形式について彼らを悩ませているものを知ることができます。

Docsieのウェブ分析では、読者が技術文書とどのように相互作用しているかの短いビデオを見ることができ、この情報と読者による評価を組み合わせて文書を最適化できます。顧客フィードバックにどのようにアプローチし、技術文書の作成とワークフローに統合するかを理解することは非常に重要です。

5. フィードバックで技術文書を最適化する¶

これで新しい技術文書を公開する準備ができました！テスト段階で収集したフィードバックやコメントを取り入れた後、技術文書を更新して再公開し、ユーザーが使用できるようにすることができます！これにより、より充実した文書体験を提供できるでしょう。

しかし、技術文書の旅はここで終わりません。技術文書は動的であり、カバーしている製品を反映するために常に更新・修正されています。したがって、新しい情報が追加されたり、変更が行われたり、一般的なメンテナンスが実行されたりする際に何をすべきかを概説したプロトコルを確立することをお勧めします。

多くの企業は文書のメンテナンススケジュール更新を実施することを選択しています。彼らは変更が必要かどうかを評価するための特定の日付を設定し、すべての情報が常に最新であり、修正が見落とされないようにしています。

始めるための簡単なヒント¶

Docsieに登録する¶

Docsieには、素晴らしく魅力的な技術文書を作成するための堅牢なツールセットがあります。

対象読者を知る¶

技術文書にはいくつかの形式があります。文書の種類、素材、使用する言語を決定するために、誰が文書を読むかを考えてください。プログラマー、エンジニア、ステークホルダー、プロジェクトマネージャー、エンドユーザーなど。

文書を計画する¶

作成する文書の種類を概説した初期戦略を準備してください。製品に必要な文書の種類と、それらが何をカバーし、何をカバーしないかを考えてください。

簡潔にし、繰り返しを避ける¶

ステップ1は、すでに完了している場合は簡単です。技術文書に一生懸命取り組んできたので、それが役立ち、使いやすいことを確認してください。文章を簡潔にし、絶対に必要でない限り、記事間で資料を重複させないようにしてください。

一貫性¶

些細な問題ですが、技術文書における一貫性は重要です。フォント、文章スタイル、デザイン、フォーマット、配置などが例として挙げられます。文書開発プロセスの早い段階でガイドラインを設定し、それに従いましょう。それらが会社のブランドのルックアンドフィールと一致することが役立ちます。これを確実にするためにDocsieのスタイリングガイドを使用できます。

目的を思い出す¶

文書に取り組む際、自分自身やチームに「読者に何ができるようになってほしいか」と問いかけてください。目的に焦点を当てることで、不必要な詳細なしに、文書が有用で実行可能であることを保証します。

技術文書を始める

技術ライティングの世界に入る準備はできましたか？製品の技術文書を準備する際に、このアドバイスを手元に置いておいてください。練習が完璧を作り、今こそ始める最適な時期です。

文書の計画を立て、コンテンツを定義し始めましょう。無料トライアルとこの記事をガイドとして、あなたはすぐに優れた技術文書を作成できるようになるでしょう！