事業成長と暗黙知の保存：退職者の経験を活かす方法¶
企業はどのようにして急成長し、影響力を拡大し、市場を変革しているのでしょうか？同時に、働き方はほぼ毎年変化しています。多くの企業で退職プログラムが実施され、長年勤めた社員やリーダーたちが組織を去っています。彼らが退職するとき、長年培ってきた経験も一緒に持ち去ってしまうのです。
確かに、新卒者は理論的知識を豊富に持ち、特に製造業のような専門分野では教科書的知識が役立ちます。しかし、今退職していく人々は実は隠れたスーパーヒーローなのです。なぜでしょうか？
彼らは高度な技術プロセスに長年取り組み、何時間もかかる作業を数分で完了させる方法を見つけてきました。こうした知識は本やマニュアルからではなく、直感と観察から得られたものです。競争の激しい現在の市場で、私が問いたいのは：「この特別な経験則をどうやって保存するか？」です。
暗黙知を理解する¶
この隠れた知恵についてもう少し説明しましょう。前段で述べたのは特別な種類の知識だとお気づきでしょうか？これは特定の分野で長年働くことで培われる観察力と直感から生まれるものです。こうした知恵は「暗黙知」と呼ばれます。
プロセスガイドや文書化された情報を忘れてください。これは製造現場や他の産業で長年働き、深く観察することで身につけるスキルのようなものです。例えば、自動車整備士が車の音を聞くだけでキャブレターに問題があるかわかることがあります。これは本には書かれていません。機械と長く働くことで、車の発する音から修理が必要かどうかを判断できるようになるのです。これが暗黙知です。
専門家の洞察による問題予測と防止¶
機械に詳しくない人は、完全に故障する前に機械が発する隠れたサインや症状を理解できません。経験なしに差し迫った問題を予測することはできないのです。多くの本を読み、問題の本質を理解することはできるかもしれませんが、こうした隠れたサインを理解するには何千時間もの実践的経験が必要です。
製造業でよく使われる「ジャスト・イン・タイム」システムという言葉を聞いたことがあるでしょう。これは聞こえのいい言葉に思えますが、実際には社員やリーダーが持つ本当の秘密の武器は彼らの頭の中にある暗黙知なのです。
自動車製造会社で20〜30年働いた整備士は、六感のようなものを身につけています。面白いのは、機械の音や振動の変化といった隠れたサインを耳で捉え、機械の故障が起きる前に察知できることです。
こうした知恵は文書化されておらず、組織の全員向けの一般的なガイドラインにもなっていません。しかし、この知恵のおかげで問題を事前に素早く修正し、製造システムをスムーズに動かすことができるのです。こうした知恵の宝庫を記録できたらどれほど良いでしょうか？経験の少ない人でも機械の不具合を素早く簡単に解決できるようになるはずです。
ナレッジベースシステムによる専門知識の保存¶
大量退職や役割変更の波が組織に押し寄せる場面を想像してください。そんな状況で組織が迅速に考えるために役立つのが「ナレッジベースシステム」です。
これは観察から得られた隠れた知恵や知識を保存できる武器のようなものです。教科書の理論ではなく、数十年にわたって組織環境で実際に働くことで得られた知識です。ナレッジベースシステムは、退職や役割変更で組織から流出する情報を保存するのに役立ちます。
退職や役割変更を超えたノウハウの保存¶
経験豊富な人材を失うことで、多くの隠れた知恵も失われることにお気づきでしょうか？この知恵を無駄にせず活用する方法はあるのでしょうか？
A社の最近の事例を紹介します。彼らは電力配電分野で数十年の豊富な経験を持つ退職者や元従業員にインタビューを実施しました。ナレッジベースシステムを使用して、多くの質問を投げかけ、観察に基づく暗黙知を引き出す退職インタビューを成功させました。
そのインタビューでは、現場の技術的現実に根ざした説明が得られました。例えば、特定の気象条件下で送電線をどう修理するか、送電線が発火する前に見分けるべき隠れたサインなどを詳細に説明していました。
これらのインタビューは単なる質疑応答ではなく、ベテラン社員からできるだけ多くの知恵を引き出すことを目的としたミッションでした。次に重要なのは、これらの会話をナレッジベースに慎重に文書化することです。A社はこれを適切に行い、将来入社する人たちが恩恵を受けられる暗黙知の金鉱を作り出しました。
効果的な学習のためのテキスト以外の指導法¶
テキストだけでは顧客に十分な情報を提供できないケースもあります。動画やインタラクティブな視覚要素を使用して、包括的な理解を促進する必要があります。
ある製造大手では、トレーニング動画やインフォグラフィックをナレッジベースに組み込みました。新入社員が複雑な組立プロセスを理解するのに苦労していたためです。テキストベースの指示に加えて、新入社員はプロセスを視覚的に体験できるようになり、理解度が向上しました。
結果：学習者の自信が大幅に向上しました。新入社員はチュートリアル動画をじっくり見ることで得た深い知識を持って現場に飛び込めるようになりました。ベテラン社員は、作業が適切に行われるようコンポーネントを配置する正確な手順を実演できました。
テキストベースから視覚的学習への転換により、単にプロセスの仕組みだけでなく、通常なら何年もかかる微妙なサインを認識しながら、特定のタスクを実行するための最良の体験的方法も示されました。
こうした視覚要素をナレッジベースに組み込むことで、この製造大手は質の高い学習体験を伴う知識共有の文化を構築し、品質の維持と向上を確保しました。新入社員の仕事の質が短期間で向上したことから、このナレッジベースシステムは、若手専門家を育成する仮想トレーニングプログラムとして大いに役立ったのです。
重要なポイント¶
最後に伝えたいのは：知識豊富な人材の暗黙知を記録せずに退職させるべきではないということです。Docsieのような優れたナレッジベースシステムを使って、文書化されていない知恵をできる限り捉えましょう。
Docsieを導入した企業では、機械の不具合のトラブルシューティングにかかる時間が約50％削減された例があります。小さなことから始めて徐々に拡大し、最終的には暗黙知という隠れた知恵の金鉱を作りましょう。
そうすることで、従業員は知識を得るだけでなく、専門性も向上し、この競争の激しい世界で大きな優位性を得るのに役立つでしょう。