プロダクトドキュメント作成におけるチームコラボレーションの重要性¶

プロダクトドキュメントをチームで完成させる際、コラボレーションは非常に重要です。制作チームと適切な内容を適切な方法で作成することが不可欠であり、効果的なコラボレーションツールを持つことがカギとなります。

「コラボレーション」という言葉はビジネスの世界で使い古された感がありますが、その重要性は決して陳腐ではありません。職場でのコラボレーションは生産的なチームを生み出し、特に高品質なプロダクトドキュメントの作成において顕著です。

コラボレーションとは、プロダクトマネージャー、プロダクトオーナー、テクニカルライター、デザイナー、開発者、マーケターなど、多様な専門家で構成されるドキュメントチームが、知識とスキルを共有して共通の目標を達成するために協力することです。その目標とは、顧客が読みたくなるような素晴らしく洗練されたプロダクトドキュメントを作成することです。

現実的に考えましょう！プロダクトドキュメント、ユーザーガイド、マニュアルの作成、ナレッジポータルの公開など、すべての要素が適切に連携するためにはコラボレーションが不可欠です。そのため、会社のドキュメント品質は、チームメンバーとのコラボレーション能力に大きく左右されます。

それでは、プロダクトドキュメント開発においてチームワークとコラボレーションが重要な7つの理由を見ていきましょう。

プロダクトドキュメント作成においてコラボレーションが不可欠で有益な理由¶

新たなコミュニケーション経路を創出する¶

プロダクト管理部門の新しいメンバーや他部門との協働は、通常は閉ざされている経路を開きます。情報交換の革新的な方法を見つけることは、顧客が理解しやすいプロダクトドキュメントを作成する上で非常に重要です。様々な部門と協力することで、異なる情報源やインプットを集約し、顧客のための有益なドキュメントを開発できます。このため、部門間の連携を積極的に構築すべきです。

マーク・サンボーンは「チームワークでは、沈黙は金ではなく、致命的である」と述べています。部門間のオープンで統一されたコミュニケーションは全員に利益をもたらし、組織の最終目標を明確にして素晴らしいドキュメントの作成に貢献します。

コラボレーションで効率的に作業できる¶

一人で作業することにも多くの利点がありますが、プロダクトドキュメントプロジェクトでは、様々な部門からの情報不足が大きな障害となります。チームで取り組むことで、一つの作業に集中しつつ、気が散ることによる時間の無駄を心配せずに済みます。独立した作業が必要な場合はそれでも構いませんが、プロダクトドキュメントに関しては、複数の部門からのコンセプトが結合して洗練されたドキュメントを生み出すため、一人よりも複数の頭脳の方が優れています。

スタンフォード大学の研究論文によれば、協働環境にいるという認識だけでも全体的な生産性とパフォーマンスを向上させることがわかっています。Forbesもこの研究について次のように報告しています：「研究参加者のうち、協働するように仕向けられた人々は、単独で作業する同僚よりも64％長く課題に取り組み、より高いエンゲージメントレベル、より低い疲労レベル、そしてより高い成功率を報告した。」

プロダクトドキュメント作成においては、コラボレーションがより効率的です。アイデアやコンセプトを組み合わせて洗練されたドキュメントを作成するには、助けが必要だと認めなければなりません。チームワークが重要になるのはこの時です。大量のドキュメント作業を分担し、顧客が理解しやすく魅力的なドキュメントを作成するための革新的な解決策を開発することを助けます。

コアバリューとしてコラボレーションを重視する組織は、この働き方を主流化し、より効率的で魅力的なドキュメントワークフローを実現します。

高い定着率をもたらすコラボレーション¶

コラボレーションは、より開放的でつながりのある、エンゲージメントの高い職場環境の基盤を提供するため、将来の従業員や既存の従業員に魅力的です。従業員はコラボレーションを重視する環境を評価し、それが他の企業への転職を考えることを防ぐのに役立ちます。

また、品質の高いプロダクトドキュメントを作成する際には、会社の様々な部門からの情報を集約することが不可欠です。マーケティング部門は顧客層や地域、分析から得たデータを提供します。プロダクトマネージャーは効果的なドキュメントを作成するために、エンジニアリング部門、マーケティング・セールス部門、顧客からのフィードバックなど、様々な情報を必要とします。これらのチームや部門と協力することで、製品の仕組みや顧客層を理解し、テクニカルライターチーム、デザインチーム、技術チームを指導して効果的なプロダクトドキュメントを作成・管理・公開できるのです。

人々は特に、顧客やクライアントにとって魅力的で包括的なプロダクトドキュメントを作成するプロセスにおいて、つながりを育むことを重視します。私たちは皆、信頼できる人々、自分の視点を理解し尊重してくれる人々、特に多様な背景や専門分野を持つ人々と効果的に協力できる人々と働きたいと思っています。コラボレーションはこれを可能にします。

コラボレーションは会社の士気を向上させる¶

チームや部門を超えて連携が構築されると、自然と互いの信頼関係が深まり、組織全体の士気が徐々に高まります。組織内に信頼の欠如、相性の悪さ、低い士気があれば、失敗は避けられません。チームや部門を超えた定期的な協働は、信頼を構築する最も効果的な方法の一つです。

これは逆も同様です：会社の士気が高いほど、従業員は他部門の同僚と協力することに抵抗がなくなります。これは、よりオープンで参加型の職場環境を求める高パフォーマーにとっても魅力的です。

効果的なコラボレーション方法を構築すれば、チームは生産的になるだけでなく、組織での仕事に誇りと喜びを感じるようになります。

コラボレーションは問題解決を助ける¶

行き詰まったとき、どうしますか？プロダクトドキュメントプロジェクトで大きく進展したものの、乗り越えられない壁にぶつかったとします。アイデアが尽き、開発が停滞し、締め切りが迫っています。諦めますか？

もちろん諦めません。助けを求めたり、別の視点を探したりします。チームとブレインストーミングやホワイトボーディングのセッションを行ったり、同僚からフィードバックを求めたりするでしょう。つまり、プロダクト管理チームと協力して課題に対処するのです。チームが知識、スキル、専門知識を結集し、問題について議論し、解決策を検討することで、停滞していたプロダクトドキュメントプロジェクトは再び前進し始めます。

ADPの研究調査によると、最も質の高いエンゲージメントは、コラボレーションの機会と新しい問題への接触が多いチームで発生します。

一方、コラボレーションは最後の手段である必要はありません。コラボレーションはプロダクト管理チームの運営に組み込まれるべきです。最初から多くの目がプロジェクトに向けられていれば、問題を発見し（効果的に解決する）ことがより容易になります。

コラボレーションは互いに学ぶ機会を提供する¶

これは重要です！特にプロダクトドキュメントの作成と開発において。

様々なスキルセットと経歴を持つ人々と協働する最も素晴らしい側面の一つは、お互いの経験や各部門から収集した情報から学ぶ機会があることです。チームメンバーや異なるチームとの協働は、顧客が理解し楽しんで読めるプロダクトドキュメントを作成するための学習機会と捉え、積極的に活用すべきです。

これには意見やアイデアを求め、情報を交換し、パートナーがプロジェクトのどの部分にどうアプローチするかを学び、彼らの働き方をより深く理解することが含まれます。同僚から学ぶことはコラボレーションの利点であるだけでなく、学習と能力開発を重視する職場文化を作る第一歩でもあります。

協働するチームは互いに学ぶだけでなく—彼らの間違い、成功、失敗、プロセスなど—他のチームの視点についてもより良い理解を深めます。彼らの話を聞くことで、彼らの課題、優先事項、さらには彼らの考え方を知ることができます。これは将来一緒に仕事をする際に非常に役立ちます。

いくつかの考察：¶

美しく洗練されたユーザーマニュアル、プロダクトドキュメント、各種ナレッジポータルを作成・開発するには、多くの部門やチームがチームとして協力することが非常に重要です。

イントラネットなどの多くのコラボレーションテクノロジーがこれを実現します。これらは基本的に、すべての部門が互いにつながり、ニュース更新、お知らせ、イベント、ディスカッションチャネルなどを通じて他のチームが取り組んでいることを把握できるように、会社を開放するためのものです。しかし、プロダクトドキュメント作成に特化したツールについてはどうでしょうか？

チームが効果的にコラボレーションできるクラウドベースのドキュメント作成プラットフォームを持つことは非常に重要です。Zoomなどの仮想ビデオ技術は、リモートチームとつながり、プロダクトドキュメントの作成時に発生する変更や問題を表示するための優れた方法です。

また、SlackやMatermostのようなインターフェースは、チャット環境でつながるための優れた方法であり、整理されたチャットにアイテムをドラッグアンドドロップすることもできるため、異なるチームとのコラボレーションに最適です。

そのため、Docsieは、これらの理由を念頭に置いて、プロダクトドキュメントチームとのコラボレーションや様々なタスクの割り当てに役立つ機能を開発しました！

成功するプロダクトドキュメントチームとコラボレーションの基本概念¶

世界はプロダクトドキュメントの作業方法を再構築しています。特にコラボレーションの方法において。

組織がよりグローバルで複雑になるにつれて、作業の大部分はますますチームベースになっています。ハーバードビジネスレビューに掲載された研究によると、過去20年間で、マネージャーと従業員がコラボレーション活動に費やす時間は50％以上増加しています。これは、会社の様々な部門とのコミュニケーションが日常的に行われていることを意味します。

さらに、プロダクトドキュメントチームはこれまで以上に大規模で、多様で、分散し、専門化しています。これらのチームは現代のビジネスが直面する難しい課題を解決するのに非常に効率的ですが、効果的なコラボレーション戦略の実施にはまだ問題を抱えているものもあります。

では、今日の従業員は、効果的な職場コラボレーションを妨げる一般的な仕事の構造やダイナミクスを乗り越えながら、どのように効果的にコミュニケーションを取ればよいのでしょうか？まず、コラボレーションとは何か、そしてプロダクトドキュメント開発チームの生産性を高めるためにどのように効果的に実施されるかについて話しましょう。

プロダクトドキュメント開発における効果的なチームワークとは何か？¶

コラボレーションとは、2人以上の人が協力して何かを開発または作成することと定義されます。これは対面でも、この目的のために設計された多くのコミュニケーション技術やクラウドベースのアプリケーションのおかげで電子的にも行うことができます。

成功するプロダクトドキュメント開発チームを構築・維持する方法は多岐にわたりますが、最も成功しているチームには通常いくつかの主要な特性があります。それは従業員が見られ、聞かれ、自分自身とアイデアを自由に表現できる環境です。彼らは会議や作業セッションを効率的に管理します。標準化されたシステムとコラボレーションプロセスを導入しています。チームは互いに効果的にコミュニケーションを取ることの重要性を認識しています。また、技術チームやテクニカルライター、プロダクトマネージャーが製品に関するドキュメントや製品のユーザーマニュアルの作成状況を確認・追跡するための効果的な場所も用意されています。

タスクを割り当て、タスクをピン留めし、管理的な方法で完了すべきタスクを確認する能力も、プロダクトドキュメントの締め切りを達成し、役割を分担して完了を促進するための大きな助けとなります。

最も重要なのは、これらの企業の経営陣は、効果的な職場コラボレーションが従業員だけでなく、製品の使用方法をより理解し易くするユーザーのためにも役立つことを認識していることです。

コラボレーションの利点を探る¶

オフィスでチームが効率的に協力していることを確認することは当然のことのように思えるかもしれません。

しかし、様々な背景を持ち、組織の規模と構造によっては異なるタイムゾーンにいる人々を共通の目標に向かって協力させることは容易ではありません。それでも、効果的な職場コミュニケーションとコラボレーションの利点は、欠点をはるかに上回ります。

チームはプロダクトドキュメント作成に効果的な強みを加える¶

世界最高の製品に共通しているのは何でしょうか？彼らは製品の効果について顧客を教育するための効果的なプロダクトドキュメントチームを構築する努力をしています。会社の製品が無形のSaaSソフトウェアであれ有形の製品であれ、チームが共通の目標に向かって取り組むことは、チームメンバーに強い目的意識を植え付けるだけでなく、お互いのスキルギャップを埋め、各人の強みを生かしたタスク分担を可能にします。これがプロダクトドキュメントにとって重要なのはなぜでしょうか？プロダクトドキュメントには多くの側面があります。技術的側面、言語的側面、そしてデザイン面があります。技術チーム、デザインチーム、テクニカルライターをプロダクトマネージャーとプロダクトオーナーが管理することで、強力なチームが形成され、素晴らしいプロダクトドキュメントを作成できます。

コラボレーションしたプロダクトドキュメントチームはより熟練し知識豊富¶

優れたコラボレーションチームは互いから新しいスキルを習得する機会があり、それが個人的・職業的な成長全体の発展に役立ちます。コラボレーションという行為は、より批判的に考え、自分をより明確に説明し、自分の能力についてより多くを学ぶことを強制し、それがすべて自己認識の発達と強みと弱みのより良い理解に役立ちます。また、販売されている製品についての理解も深まります。

様々な文化的視点を持つプロダクトドキュメントチームメンバーは成功する可能性が高くなります。これには様々な場所に住み、様々な言語を話す人々、そして彼らが働き製品を宣伝している地域に強い根を持つ人々が含まれます。

プロダクトドキュメントを様々な言語に翻訳し、これらの言語を理解するチームを持つことは、海外に住む顧客の心に届くようにドキュメントを磨く効果的な方法です。

質の高いプロダクトドキュメントを作成するにはより多くの創造性が必要¶

ますます多くの企業が、すべての部門から従業員を集めてチームを形成し、問題を探求し、顧客が読みたくなるような包括的で魅力的なプロダクトドキュメントを作成するための新しいアイデアを考え出しています。

このような取り組みは、組織が様々な部門や視点の才能を活用するのに役立つだけでなく、研究によれば、グループは個人よりも速く創造し、欠陥をより早く発見し、問題に対するより良い解決策を考え出すことが示されています。

より良い顧客体験¶

異なる言語やバージョンで閲覧できる、洗練された多言語対応のドキュメントは、製品の技術的側面をわかりやすく表示し、顧客に魅力的に提示することで、顧客の製品利用と理解を促進します。これはすべて、効果的なチームが技術的に健全な説明を作成し、それを視覚的に魅力的に表示し、異なる言語や文化に合わせて表現することで達成できます。これは、製品の生産と顧客のユースケースの異なる側面についてのアイデアをうまくコミュニケーションする強力なチームによってのみ達成できます。

製品の使用方法、特に技術的な製品を理解している幸せな顧客は、良いレビューを書き、本質的に長期的な忠実な顧客となり、口コミで他の人々に彼らの肯定的な経験を共有するでしょう。これは本質的に収益を増加させ、会社の良い評判を育てるでしょう。

効果的なコラボレーションのための6つの美徳¶

上記のスキルは効果的なコラボレーションと素晴らしいプロダクトドキュメントの作成に役立ちますが、他者とうまく連携することは、あなたやチームがどのようにそれらを実装するかというプロセスにもあります。あなたとチームがコラボレーションにアプローチする態度が大きな違いを生み出します。次回チームとコラボレーションする必要がある場合は、これらの理想を心に留めておいてください。

1. 何よりも効率性を重視¶

会議はコラボレーションに不可欠ですが、時間とともに悪名を得てきました。実際、ハーバードビジネスレビューの研究によれば、人々は会議、電話、メールの返信に多くの時間を費やしています。研究によると：「人々はどれくらいの時間を会議、電話、メールの返信に費やしていますか？多くの企業ではその割合は約80％にのぼり、従業員が自分で完了しなければならない重要な仕事に費やす時間はほとんど残っていません。」

そして、無駄に感じる会議に過度の時間を費やしたことがない人はいませんよね？チームを生産性の高いマシンに変えるためにいくつかの行動を取ることができます。優先順位に基づいて一日の会議をスケジュールすることは、会議を設定し、問題が発生したときに対処するための非常に有用な方法です。

また、デイリースクラムは、全員が自分のタスクと抱えている問題、そして前日に達成したことを知らせるのに役立ちます。スクラムは、完了する必要があるタスクについて誰も他の人の邪魔をしないようにするのに役立ち、また特定の状況を管理する方法についてのアイデアを全員が共有できるようにするのに便利です。

もう一つの方法は、各会議や電話会議に議題があり、明確な目標が定義されていることを確認することです。

最後に、完了したプロダクトドキュメントプロジェクトごとに、すべての参加者にアクションアイテムを割り当てることを忘れないでください。これにより、チームは次回のプロダクトドキュメント開発がよりスムーズに進むように、強みと弱みについて話し合うことができます。

2. 明確さ¶

チームのすべてのメンバーが最初から同じページにいることはまれです。個人は自然に自分自身の優先事項と関心を持っています。そのため、プロジェクトを前進させるための共通の基盤を開発するために、全員の目標とアジェンダを事前に確立することが重要です。

3. 前向きな姿勢¶

過去にコラボレーションの取り組みが失敗したからといって、再び失敗するとは限りません。残っている引っ掛かりを振り払い、オープンで楽観的な考え方で各グループ作業の状況を新たな始まりとして受け入れましょう。ポジティブさは否定的さと同じくらい伝染します。しかし、ポジティブさは成長、インスピレーションを促し、良い仕事習慣を育み、それが本質的に会社全体の士気を高めます。ポジティブでいて、ポジティブさに報いましょう！

もちろん、私たち全員に調子の悪い日はあります。調子の悪い日を持つメンバーには、彼らが考え、その調子の悪い日を次の会議日のための良い日に変えることができるようにスペースを与えるべきです。これは損失ではなく、勝利です！一日調子が悪いのは一週間調子が悪いよりも良いからです。そして、一日調子が悪くても次の日に社員が元気になるように回復できれば、それは長い目で見れば機能し、社員はチームのために働くことをもっと評価するでしょう。

4. 信頼の育成¶

個人は、本物の建設的な批評やフィードバックを与え受け取り、共通の目的に動機づけられ、相互作用するためのツールと機会を持つことに安全を感じなければなりません。これは、従業員が同僚や指導者が彼らの最善の利益を考えていると信じる信頼できる環境でのみ発生します。

5. 洞察と感情的知性¶

各チームメンバーは重要な役割を果たします。それでも、チームメンバーの一人または複数が不公平に扱われていると感じたり、他のチームメンバーが彼らを引き下げようとしていると感じた場合、チームワークは崩壊する可能性があります。同僚についてより多くを学び、彼らがどのように働き、彼らが直面している問題を理解すればするほど、効果的にコラボレーションする可能性が高くなります。

6. 生産性¶

最も成功している組織は、従業員がプロジェクトのスケジュールとタスクを参照して、彼らの貢献がグループにどのように影響するかを明確に理解できるシステムとプロセスを導入しています。このようにして、締め切りが守られなかったり、誰かが自分の重みを運んでいない場合、状況にすぐに対処できます。

これで良いコラボレーションチームがどのようなものか、そしてそれがどのように構成されるべきかを理解したので、素晴らしいコラボレーションと効果的なプロダクトドキュメントチームを育成するのに役立つ特定のプロセスを深く掘り下げましょう！

プロダクトドキュメント作成チームのための効果的なコラボレーションを生み出す5つの強力なプロセス¶

計画通りに進まなかったプロダクトドキュメントプロジェクトに取り組んだことがあれば、職場でのコラボレーションを促進することは時に言うよりも難しいことを知っているでしょう。おそらく同僚はリモートで働いていて連絡が取れません。あるいは、組織が過度に区分されていて、部門間で知識を交換することを望んでいないのかもしれません。

会社がコラボレーションに困難を抱えている場合、できる最善のことの一つは、ソフトスキルの強化に集中することです。これら5つのコラボレーションスキルを学ぶことで、チームワークがはるかに容易で効果的になると信じてください。

1. 意図を伝える¶

仕事や任務を始める前に、目標が明確であることを確認してください。チームメイトにあなたの活動を知らせ、いつそれらを完了するかについての合理的な期待を設定します—そしてそれらに従うようにしてください。これらの良い仕事倫理の例は示され、あなたの会社内で仕事がどのように行われるかへの道を舗装します。良い例となり、達成した仕事と要件を伝えましょう。

さらに、確立した戦略への変更を共有してください。予期せぬことが起こり、期待される結果を生み出すことができない場合は、これらの調整をプロダクトドキュメント開発チームに説明してください。

再び、ここで一体型のコミュニケーションツールを持つことが役立ちます。また、プロダクトドキュメントチームが同じアプリからビデオ通話やインスタントメッセージを送ることができれば、問題が発生したときに迅速にコミュニケーションを取る可能性が高まります：

2. 目標の設定¶

チームで働く場合、プロジェクトの目標とビジョン、そして成功がどのように測定されるかを全員が理解していることが重要です。目標と目的の設定は、プロジェクトの小さな側面と大きな側面の両方に対して行われるべきで、すべての目標が期限と共に追跡され、生産性を高めるために最適化できるようにします。

また、誰かが一生懸命働いて目標を期限通りまたは予定日より前に達成した場合は、彼らの努力が評価されるように必ず報いてください。

目標と期限の設定と達成に関するあらゆる角度からの透明性は、最初から信頼を育み、全員が成功することに専念し、同様の目標に向かって働いていることを確実にするのに役立ちます。

3. 注意深く聴く¶

人々と密接に仕事をする場合、各チームメンバーのアイデア、批判、アドバイスに注意深く耳を傾け、思慮深く敬意を持って答える必要があります。これが積極的に意図を持って聴くという概念の背後にあるものです。

プロダクトドキュメントプロジェクトがどのように進むべきか、誰が何をすべきかについて自分の考えを持っているかもしれませんが、それでも同僚の視点を考慮する必要があります。常に結論に同意するわけではないかもしれませんが、最終的にはグループのニーズと義務をあなた自身の個人的な願望よりも優先しなければなりません。

4. 問題解決¶

時々、状況が発生し、人々は間違いを犯します。それは起こります。問題が発生した場合、特定の個人を非難することなく、グループとして状況を慎重に評価するようにしましょう。その代わりに、解決策を見つけるために協力することに努力を費やしてください。これはチームメンバー間の信頼の発展に貢献し、全員が間違いを犯しても率直に正直であることを快適に感じることを保証します。

5. 効果的な時間管理¶

他者と協力する場合、自分自身だけでなく、あなたに頼っているプロダクトドキュメントチームのメンバーにも責任を持つ必要があります。ここで時間管理スキルが役立ちます。タスクに優先順位を付け、適切にスケジュールすることは、締め切りを守り、チームがあなたに頼っている仕事を完了するために重要です。

Docsieはコラボレーションのための多くの素晴らしいツールを提供しています！¶

これらの指示のビデオを見るには、こちらのビデオをご覧ください：¶

Docsieにログインすると最初に表示されるのは、ディスカッション、ドキュメントプロジェクトに対する変更、通知（完了したタスクやまもなく完了するタスクに関するもの）です。

また、プロジェクトに関連する人を選択できるトグルメニューもあります：

この情報は、あなたとチームが一日の締め切りと目標をより勤勉かつ効果的に達成するためのスタートに役立ちます。また、誰が何をしているのか、何が完了しているのかを知ることができます。これにより、誰も他の人の邪魔をすることなく、ドキュメント開発チームは高い生産性を維持できます。

また、右上隅のタブをクリックしてアカウントに移動するボタンを押すと：

ユーザーダッシュボード内の左側：

ワークスペースユーザーにアクセスできます。これにより、誰がどのプロジェクトで作業しているか、プロジェクトにどの程度関与させたいかを制御できます：

また、作業中の各プロダクトドキュメントに新しいユーザーを追加できます。これはチームを構築し、Docsie内で素晴らしいプロダクトドキュメントとユーザーガイドを一緒に作成するのに役立ちます。

各ブック内では、すべてがタイムスタンプ付きです。誰が何をいつ行ったかを知ることができ、チームと協力する際に誰が何をしたかという疑問はありません！これはすべて、ブックダッシュボードの右上隅のコメントアイコンの横に表示される時計である記事改訂履歴機能で確認できます。

このボタンをクリックすると、すべての改訂がブラウザの左隅にタイムスタンプ付きで表示されます：

プロジェクトの状況をチームに知らせたり、Docsieブック内の特定の記事についてコメントしたり、タスクを割り当てたりする必要がありますか？

Docsieには、チームがコメントを作成し、タスクを割り当て、完了する必要があるタスクを特定し、特定のタスクやプロダクトドキュメントの側面についてチームとコミュニケーションを取ることができる素晴らしいソリューションがあります。これはすべて、公開の横にあるブックダッシュボードの右上隅にあるコメントアイコンをクリックすることで行えます。

これで、顧客が読みたくなるような素晴らしいプロダクトドキュメントを作成するために、超効率的なコラボレーションチームで高い生産性を維持するために必要なツールがすべて揃いました。

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