お客様サポートソリューションの管理者として知っておきたいこと¶
カスタマーサービスサポートの管理者だとします。優秀なチームがいても、包括的な企業ソフトウェアがないためにその努力が台無しになっているとしたら？チームとクライアントに優れたコンテンツ体験を提供するには、まず目標を明確にする必要があります。
何にお困りですか？ドキュメントの設計？公開？メンテナンス？
心配はもう不要です。チームにHAT（ヘルプオーサリングツール）を導入しましょう！HATを使えば、チーム間のコラボレーションを改善し、効果的な技術文書を作成できる強力な機能でコンテンツを最適化できます。技術コンテンツを簡素化するため、多くのチームはMS Wordドキュメントや単純なHTMLよりもHATを好んで使用しています。
ヘルプオーサリングツールを活用することで、企業は詳細な説明を含むドキュメントをPDF、電子書籍、モバイル、Web、印刷文書など様々なプラットフォーム向けに簡単に作成・維持できます。Microsoft WordやGoogle Docsなどのプラットフォームの使用を排除するのに役立ちます。
この記事では、HAT（ヘルプオーサリングツール）の概要と、なぜDocsieがHATの代名詞になりつつあるのかを簡単に紹介します。
HAT（ヘルプオーサリングツール）とは？¶
ヘルプオーサリングツールは、技術ライターの心強い味方です。このソフトウェアプログラムは、著者がドキュメントをデジタルで設計、作成、編集、公開するのを支援します。著者はソフトウェアヘルプドキュメントを集約し、PDF、HTML、XMLなどの様々な形式で使用できる単一のソースデータベースに変換できます。内蔵の画像ツールを持つものもあり、何時間もの作業時間を節約できるため、単なるワードプロセッサーよりも優れています。小規模ビジネスにとって頼りになる存在です。
人気のHATには、Docsie、MadCap Flare、Adobe RoboHelp、Author-it、Doc-To-Help、HelpNDocなどがあります。
高品質なドキュメントを作成するためのHATの5つの主要機能¶
1. エラーの発見¶
HATの場合、コード編集とテキスト編集が主要な機能です。HATはエラーを排除し、複雑な執筆プロセスを簡単なステップに分解します。文法の提案を提供し、企業がカスタマイズされたコンテンツを作成するためのテンプレートを作成します。ほとんどのHATはステップバイステップの指示も提供するため、チームは学習し、優れた製品を作成するためにそれらに慣れることができます。
HATを使用して自動言語スタイルガイドを開発することで、企業は独自のブランド言語を構築できます。コード編集に関しては、フロントエンドWeb開発者がこのようなツールを頻繁に使用します。HATはブランドがドキュメントのトーン、フォーマット、外観を一貫して維持するのにも役立ちます。
2. コンテンツ管理（エンドツーエンド）¶
現在業界で利用可能な多くのヘルプオーサリングツールは、コンテンツ管理システム（CMS）との類似点を共有しています。CMSツールとプラットフォームの主要機能を反映し、HATは技術ライターがコンテンツプロジェクトを管理し、進捗を保存・追跡するのを支援します。
HATがCMSと異なる点は、HATではすべてのコンテンツプロジェクトが特定のファイルセット、ヘルプ、マニュアル、ソフトウェア説明ガイドにリンクされていることです。HATを使用すると、データ損失を防ぎ、ドキュメントの最後に保存したバージョンを復元することもできます。これは予測できない技術的な問題に直面した後でも貴重な情報にアクセスできるHATの大きな利点です。さらに、スムーズな運用を確保するためのシングルサインオンサポートも提供しています。
ほとんどのHATプラットフォームはトピックベースのオーサリングを提供しており、ドキュメントを小さな、理解しやすい部分に分解してクライアントが簡単に把握できるようにします。
3. ファイルトランザクション¶
HATを使用すると、ファイルを簡単にインポートおよびエクスポートでき、複数のプラットフォーム間でのシームレスなファイルのやり取りが可能になります。良い点は、各ファイルを手動で変換する必要がないことです。HATを通じて、同じファイルコンテンツで簡単に作業し、同じドキュメントの複数の形式を作成できます。
複数の形式ができた後、元のドキュメントはどうなりますか？ 心配いりません。HATの自動変換機能により、元のドキュメントの構造とフォーマットを維持したまま保存できます。これによりエラーの可能性が減少し、時間と労力が節約されます。この機能は、コンテンツ作成者がプロジェクトファイルを他の寄稿者と共有する必要がある場合に特に重要になります。
4. コンテンツの改善¶
コンテンツ作成に関しては、新しいアイデアを生み出すためのブレインストーミングの重要性に勝るものはありません。HATなどのソフトウェアソリューションは、チーム間のコミュニケーションを合理化し、リモートワークを容易にし、チームメンバー間の常時コラボレーションを確保します。リアルタイム編集、コメント、バージョン管理などの優れた機能もあります。これらの機能により、チームメンバー間の誤解を減らし、生産性を高め、時間と労力を大幅に削減できます。
HATはチームメンバーを密接なグループに保つ優れたツールです。HATの注目すべき機能の1つには変更履歴があります。これにより、ユーザーは同じドキュメントの様々なバージョン間を切り替えることができ、取り組んでいるトピックに関係なく、包括的で十分に文書化されたコンテンツを作成できます。
さらに、HATツールを使用して、ビデオ、アニメーション、インタラクティブシミュレーションなどの要素を使用して、チームや顧客の学習体験を向上させることができます。
5. 公開とメンテナンス¶
ドキュメントを定期的に更新・維持することは疲れる作業です。ユーザーにとって物事を簡単にするために、HATは執筆者が初期のソースファイルに変更を加え、それに続いてすべてのファイル形式が更新されるようにします。これにより、すべてのユーザーが行われた変更について常に最新の状態を保ち、最終バージョンのファイルに簡単にアクセスできるようになります。
公開の場合、HATはしばしばテンプレートを提供し、技術的な著者が既存の基本レベルの書式設定で作業できるようにします。テンプレートは様々な種類の視覚的レイアウトも提案し、技術ライターが他のソースからビデオ、モーショングラフィックスなどを簡単に取り込むことができるようにします。
高品質なドキュメントを作成するためのヘルプオーサリングツール（HAT）としてDocsieを使用する理由¶
技術とイノベーションを中核に据えたDocsieは、チームがコラボレーション、作成、製品ドキュメントの実装のための新しい方法を生み出すヘルプオーサリングツール（HAT）を提供する主要なソフトウェア企業の1つです。カナダのトロント、オンタリオ州に本社を置くDocsieは、最も人気のあるオーサリングツールの1つであり、企業がシンプルなユーザーインターフェイスを通じてドキュメントを書き、翻訳し、改善することを可能にするセルフライティングドキュメンテーションサービスです。
Docsieがビジネスを支援する5つの効果的な方法¶
1. クイックデプロイとカスタムナレッジポータル¶
プラットフォームの内部ナレッジポータルは企業がセルフサービスの知識を全チームと共有するのに役立つ一方、外部の顧客ナレッジベースはチーム間のドキュメント共有をサポートし、カスタマーサポートの負荷を最小限に抑えます。ナレッジマネジメントと技術ドキュメントは理解しやすく、ポータルの理解を深めるためのヘルプトピックが充実しています。コンテンツプロセスを強化し、顧客のために優れた製品を作成するために必要なすべてのHATツールを備えています。
Docsieポータルを使用すると、デフォルトのデザインを使用するか、ブランドの個性、スタイル、イメージに合わせたカスタムナレッジベースデザインを実装できます。このソフトウェア製品は、無料プランの一部として無料カスタムドメインも提供しています。有料プランに登録することで利用できる追加ドメインも提供し、すべての質問に対するオンラインヘルプも提供しています。それだけでなく、自動翻訳、UIカスタマイズ、公開オプション、強力な編集オプション、ドキュメント分析、インタラクティブなナレッジポータルなどの高度な機能も提供しています。また、多様なチームを持つ企業にとって最適な選択肢となる複数の言語のサポートも提供しています。
簡単に言えば、Docsieはドキュメントに関するすべての面で効果的な支援を提供できる強力なツールです。ポータルはWebブラウザを通じてデスクトップツールとして、さらにはモバイルアプリを必要とせずにモバイルデバイスでも簡単にアクセスできます。最も優れた顧客関係管理の一つを持ち、エンドユーザーにサービスを提供するために障害なく目標を達成できるよう、すべてのクライアントに最高のサポートを提供しています。
2. 無料オンボーディング、インポート、ポータルデザイン¶
顧客オンボーディングドキュメントの主要要素は明確な指示、オンラインユーザーマニュアル、トラブルシューティングガイド、製品ツアー、よくある質問（FAQ）です。Docsie Pilotを使用すると、企業は無料でオンボーディングを確保できます。効果的なヘルプドキュメントを確認した後、ユーザーは複数のプラットフォームからコンテンツをインポートし、作成したコンテンツから最大の価値を引き出すことができます。
従業員の生産性を最大化するためのトレーニング方法をお探しですか？Docsieのオプショナルトレーニングセッションを利用して、スタッフがソフトウェアを使いこなし、ソフトウェアソリューションを最大限に活用できるようにしましょう。そのナレッジベースコンテンツは、チームが物事の仕組みを瞬時に理解するのに役立ちます。
3. エンタープライズグレードのドキュメント¶
すべての有料プランに含まれるDocsie Pilotを使用して、Docsieは移行サポートを提供します。既存のコンテンツ、ナレッジポータル全体、ナレッジベースなどの多くをインポートすることから、カスタムポータルの設計やスタッフのトレーニングまで、Docsieは企業が機能を拡大するのに役立つ完全なツールボックスを提供します。このプラットフォームはダイナミックコンテンツサポートも備えています。
簡素化されたドキュメントワークフローにより、Docsieはすべてのドキュメントの効果を高めるのに役立ちます。無料カスタムドメインに加えて、プラットフォームは小規模チーム向けに3つのカスタムドメイン、ビジネスや組織向けに10以上のカスタムドメインを提供しています。
4. SSLを備えたカスタムドメイン¶
Docsieはすべてのユーザーに追加コストなしでカスタムドメインを提供しています。プラットフォームのプランを持つすべての企業は、ナレッジサイトをホストできるカスタマイズされたドメインを所有できます。
無料のスタートアッププランを提供することで、Docsieはすべての中小企業がカスタムドメイン名を取得し、それを使用して可視性を高め、ブランドイメージを向上させることを奨励しています。
5. バージョンと言語の管理¶
現在、多くの企業がAI言語翻訳を使用しています。AIが過去数年間で目撃した大規模な変革のおかげです。あなたの会社も多くのコンテンツを扱い、コピー＆ペーストや複製の問題に苦労しているなら、Docsieをプロフェッショナルパートナーとして選びましょう。言語とバージョンを統合し、Docsieで統合して1つの特定のURLに翻訳します。メリットは何ですか？SEOランキングでトップに立つことについて頭を悩ませる必要がなくなります。
最終的な考え¶
これでHATの世界を垣間見ることができました。次は何をすべきでしょうか？ 信頼性が高く効率的なヘルプオーサリングツールを選びましょう。あなたのビジネス要件、会社の目標を理解し、予算内で効果的なHATのすべての機能を提供することを確認してください。HATを最終決定する前に、間違いなく効率性とスケーラビリティとともに包括的なカスタマーサポートを提供していることを確認してください。
プロフェッショナルパートナーとしてDocsieを選び、ビジネスが卓越性の新たな高みに達するのを目撃しましょう。グローバルクライアントに統一されたドキュメント体験を提供するDocsieは、あなたの成功を確実にするために24時間体制で働くサポートチームと共に、同じ屋根の下ですべてのドキュメントニーズに対するソリューションを提供します。
HAT（ヘルプオーサリングツール）に関するよくある質問¶
質問1: ヘルプオーサリングツール（HAT）とは何ですか？
回答: HATは、技術ライターがPDF、HTML、XMLなどの様々なプラットフォーム向けにドキュメントを作成、編集、公開するのを支援するソフトウェアです。
質問2: HATはコンテンツ管理をどのように改善しますか？
回答: HATはCMS（コンテンツ管理システム）プラットフォームと同様のコンテンツ管理ソリューションを提供しますが、ドキュメントに焦点を当てています。このプラットフォームはコンテンツプロジェクトの管理、作業の進捗追跡、データ損失の防止を支援します。
質問3: 人気のあるHATにはどのようなものがありますか？
回答: Docsie、MadCap Flare、Adobe RoboHelp、Author-it、Doc-To-Help、HelpNDocなどが最も人気のあるHATツールの一部です。
質問4: DocsieはHATとしてどのように役立ちますか？
回答: Docsieは企業にコラボレーション、コンテンツ作成、ドキュメント実装などの機能をチームに提供するのに役立ちます。
質問5: HATはチーム間のコラボレーションをどのように強化しますか？
回答: HATはリアルタイム編集、コメント機能、バージョン管理機能を提供することで、チーム間のコラボレーションを改善します。