ソフトウェア製品における文書化の重要性¶
ソフトウェア製品に関する情報交換において、文書化された情報は最も効果的なコミュニケーション手段です。チームメンバー全員が理解できる形で残すことが重要です。これが、プロダクトマネージャーが多くの時間を費やして文書を更新する理由です。
様々なプロセスの文書化がプロジェクト全体を構造化し、コミュニケーションエラーによる予期せぬ問題を防ぐという認識は、あらゆる業界で広く共有されています。
プロダクトマネージャーにとっての文書化の重要性をより深く理解するため、いくつかのメリットを見ていきましょう。
プロダクトマネージャーにとっての文書化の重要性とは？¶
明確なプロダクトビジョンを構築するため¶
文書化によって、プロダクトマネージャーは製品やサービスに関するすべての「なぜ」という問いに答えを見つけることができます。すべてを書き出すことで、「誰のための製品なのか」「なぜこのアプリや製品を開発する必要があるのか」といった重要な質問への回答が明確になります。これにより誤解やミスが防止されます。
計画プロセスの強力なサポート¶
優れた製品を作るには、綿密な計画が不可欠です。プロダクトマネージャーはストーリー、スプリント、目標などを明確に文書化することで、開発チーム全体がユーザーのニーズに合ったソフトウェアを作成できるようにします。
時間通りの実行をサポート¶
計画が適切なタイミングと方法で実行されなければ、意味がありません。プロダクトマネージャーは文書化とデザイナー、開発者、その他の関係者との書面によるコミュニケーションを活用して、チームを正しい方向へ導き、計画を確実に実行します。
チームの責任を明確化¶
製品に関連するすべての作業を文書化することで、プロダクトマネージャーはチームメンバーの活動を把握し、各自の責任を明確にできます。詳細な記録を残すことでプロセスがシンプルかつ明確になります。
顧客ニーズの充足¶
アプリのコンセプトから計画段階まですべてを文書化することで、どの機能を含めるべきか、各機能がどのような役割を果たすべきかを簡単に確認できます。これをチームに明確に伝えることで、最終製品が顧客の期待通りのものになります。
文書化はプロダクトマネジメントの重要な側面です。以下は、プロダクトマネージャーがチームとプロジェクトの生産性を最大化するために活用する10の主要な文書です。
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競合分析文書
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製品戦略とビジョンの文書
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製品要件文書（PRD）
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OKR、KPI、成功指標
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ロードマップ文書
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デザインとプロトタイプの文書
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ユーザージャーニーとストーリーの文書
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リリースノートとスコープの文書
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社内ガイドとFAQ
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ユーザー向けガイドと製品マニュアル
競合分析文書¶
競合分析は市場調査の重要な部分であり、同様の製品を提供する競合他社に対する自社製品の競争優位性を調査します。
競合分析には、競合他社の製品・サービス、市場シェア、強みと弱みの調査が含まれます。これらの要素をすべて含む競合分析文書が作成され、開発チーム全体に共有されます。プロダクトマネージャーは競合に関する徹底的な調査を行った後にのみ、自社のアプリケーションや製品のデザインについて最終決定を下します。
競合分析文書における競合テーブルの一例：
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競合他社の名前
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競合他社のウェブサイトアドレス
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ユーザー数（製品・サービスの効果を推定するため）
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競合他社の市場参入期間
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競合他社の特徴と専門分野
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サービスまたは製品の価格
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その他の注記
プロダクトマネージャーは様々なタイプの分析を行うため、文書の内容は大きく異なる場合があります。代表的な分析タイプには、機能分析、競合環境分析、競争差別化分析、模倣可能性分析、価値提案分析などがあります。
製品戦略とビジョンの文書¶
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プロダクトビジョンは、開発しようとしている製品の将来像を描くものです。ストーリーボード、ナラティブ、またはプロトタイプの形で、チーム、投資家、パートナーに製品への投資と支援を促すことを目的としています。
製品戦略は、最終製品に到達するまでに生み出される一連の製品を定義するものです。
効果的なプロダクトマネージャーの重要なスキルの一つがプロダクトビジョンの開発ですが、これは始まりに過ぎません。魅力的な製品戦略を構築して、製品に関する明確な視点を伝える必要があります。プロダクトビジョンと製品戦略の両方が成功するためには、明確な目的を持っていなければなりません。そのため、最終製品がどのようなものになるか、そしてアイデアをどのように実現するかに関するすべての情報を記録するための文書が作成されます。これらの資料は通常、関係者と共有してフィードバックや意見を求めるために使用されます。
製品要件文書（PRD）¶
製品要件文書は、アプリケーションの様々な側面を一つにまとめた包括的な文書です。最も一般的な文書タイプはスペック文書で、アプリケーションの機能などについて説明します。
各PRDは異なる場合があります。これらの文書には、研究課題、成功指標、MVP機能リスト、技術的実装の詳細などが記載されています。
PRDには製品の全体像のすべてのステップ、特定の機能を含めるか除外するかの決定、そして考えられる課題が記載されています。プロダクトマネージャーはこの文書を使用して、プロジェクト開発に必要な時間、コスト、そして顧客と開発チーム間の相互理解を確立することができます。
PRDの重要性については別の記事で説明しています。詳細はこちらをクリックしてください。
目標と主要な成果、KPI、成功指標の文書¶
目標と主要な成果（OKR）は、プロダクトマネージャーが製品開発プロセスの目標を決定し、進行中のプロセスの結果を評価するためのメカニズムです。目標はチームを目的に向かわせ、結果は目標が達成されたかどうかを示します。このプロセスでは、「どこに行きたいのか？」と「特定の目標や製品目的に到達したか、それとも失敗したか」という2つの質問が投げかけられ、回答されます。
一方、KPI（主要業績評価指標）は、開発プロセスの現段階での全体的な成功を測定します。例えば、営業におけるカスタマーライフタイムバリューや試用からの顧客転換率、マーケティングにおけるウェブトラフィックやコンバージョン率などがKPIの例です。これらの目標とプロセス中に得られた結果はすべて、関連する文書に詳述されます。
ロードマップ文書¶
ロードマップは、プロダクトマネージャーが作成すべき最も重要な文書の一つです。ロードマップはチームに製品の重要性を伝えるための手段として機能します。
プロダクトマネージャーは、何をいつどのように行う必要があるかを概説した製品ライフサイクルを作成します。ロードマップは、ソフトウェアや他の製品を効果的に構築するために実施されたすべての取り組みのリストを含む文書です。これはプロダクトマネージャーが示した道筋であり、チーム全体がそれに従います。これらはDocsieで作成し、Google Slidesとの統合機能を通じてPowerPointプレゼンテーションを埋め込んだ文書として従業員に提出することができます。Docsieの統合機能について詳しくはこちらをクリックしてください。
デザインとプロトタイプの文書¶
設計図なしで一からものを作るのは非常に難しいものです。これは製品設計においても同様です。基本的なコンセプトは重要ですが、開発プロセス中に発生する可能性のあるバリエーションは数百にも及びます。そのため、プロダクトマネージャーは製品デザインに加えられたすべての変更や修正の記録を持つ文書を維持する必要があります。
製品プロトタイピングにおいて、プロダクトマネージャーはエンジニアやデザイナーとは異なる経験をします。プロダクトマネージャーは明確な目標を設定し、チームが従うべきロードマップを示すことでプロトタイピングの基調を設定します。
プロダクトマネージャーがアプリのプロトタイプ文書を作成する必要がある理由を知りたい場合は、以下のメリットを考えてみてください：
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誤解の可能性が完全に排除される
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イテレーションが迅速に完了する
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プロセスの早い段階でコンセプトの正当性を確認できる
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技術的フィードバックの質が向上する
これらの理由からプロトタイピング文書は不可欠です。
ユーザージャーニーとストーリーの文書¶
アプリケーションやプラットフォームの開発において、ユーザーストーリーとカスタマージャーニーマップは2つの重要なツールです。プロダクトマネージャーはこれらの2つの視点の文書を作成・維持して、すべての詳細が記録され安全に保管されるようにします。
ユーザーストーリー文書を作成する際は、ユーザーが特定の製品を使用したい理由を考慮することが重要です。プロダクトマネージャーはユーザーがプラットフォームの機能と対話する可能性のあるすべてのきっかけ（バグや機能リクエストを含む）を記録します。これはミクロレベルでのユーザージャーニーと考えることができます。
一方、ユーザージャーニーは購入またはダウンロードの時点から製品の機能を使用するまでの全体的なユーザー体験をマッピングした文書です。これによりプロダクトマネージャーは製品をチームや関係者（ステークホルダーなど）にさらに説明し、製品自体への信頼を確立するのに役立ちます。また、この情報は広告キャンペーンのマーケティングリソースとして、あるいは潜在的なクライアントに製品のユースケースを説明するために使用できます。
リリースノートとスコープの文書¶
リリースノートは、その名の通り、新しいプラットフォームやSaaS製品のリリースに伴って送られる文書です。プロダクトマネージャーは新しい標準を通知し、解決された問題を特定し、更新が完了したときにアプリケーションをマーケティングするためにこの文書を作成します。SaaS製品は互いに大きく異なるため、どの2つの文書も全く同じではありません。
スコープノートはスコープ・オブ・ワーク文書とも呼ばれます。マネージャーはこのツールを使用して、アプリケーションやソフトウェアに含まれる機能の範囲を定義します。それらの機能が何を可能にするかなどを記述します。
社内ガイドとFAQ¶
製品開発プロセス全体を通じてステークホルダーに情報を提供するために、内部向けのFAQを作成する必要があります。これらのFAQの書き方は非常に簡潔です。ユーザーエクスペリエンスが重要なコンポーネントである製品のワイヤーフレームや、ワイヤーフレーム文書へのリンクなどが含まれます。
開発プロセスでの動作方法に関するすべての情報は、これらの内部マニュアルに含まれています。メンバー間のスムーズな引き継ぎを可能にするような方法でデータが記録されることを確保するだけでなく、営業、マーケティング、カスタマーサポートなどの対外的な業務のための参照としても機能します。
ユーザー向けガイドと製品マニュアル¶
初心者向けに説明すると、ユーザー向けガイドは従来の意味でのユーザーマニュアル文書です。プロダクトマネージャーはこの文書を作成し、新しく開発されたSaaS製品の使用方法についての指示を提供します。
これが行われないと、少なくとも初期段階では、ユーザー自身がフローを理解するまで製品の操作方法に混乱する可能性があります。したがって、この文書がプロダクトマネージャーによって最も頻繁に使用または作成される文書の一つである理由は明らかです。
結論¶
簡単に言えば、優れたプロダクトマネージャーが効率的な製品管理プロセスを確保するために依存する10の主要文書が上記のものです。
これらの文書により、タスクに関する情報を複数の文書に分けることで、誤解や論争が発生することはありません。それぞれの段階で細心の注意を払って文書化された、非常に構造化されたスムーズな開発プロセスを生み出します。
Docsieはこれらの文書作成にどのように役立つか？¶
Docsieは文書化に関してプロダクトマネージャーの強力な味方となるプラットフォームです。Docsieは文書の作成、管理、公開に特化しており、高度なバージョン管理システム、使いやすいエディタ、その他の優れた機能により、プロダクトマネージャーが様々な言語に翻訳可能な堅牢でダイナミックなオンライン文書を作成するのを支援します。