Top 15 Best Practices for Product Release Documentation

Questo errore mi ha insegnato che devo guardare il nostro prodotto attraverso gli occhi del cliente. È stato in quel momento che ho avuto l'illuminazione: se creo un prodotto che risolve i problemi del cliente e lo supporto con una documentazione professionale, avremo un vincitore.

Ho anche scoperto che creare una documentazione di prodotto professionale, esteticamente gradevole e facile da leggere non è un compito semplice. Ma quando viene fatta correttamente, la documentazione può trasformare clienti soddisfatti in clienti entusiasti e, in definitiva, aumentare i ricavi.

Quali sono le migliori pratiche per creare una documentazione di prodotto professionale?¶

Queste best practice creano una documentazione di prodotto esteticamente gradevole, informativa e facile da usare. Seguire queste linee guida ti aiuterà a fornire una documentazione che può trasformare un buon cliente in un cliente eccezionale. E i clienti eccezionali aiutano le aziende ad aumentare i ricavi, con la documentazione di prodotto che rappresenta un componente essenziale dell'esperienza cliente.

1. Comprendi il tuo pubblico target e dagli ciò che vuole¶

È fondamentale conoscere le aspettative del tuo pubblico. Ad esempio, la documentazione è destinata agli amministratori o agli utenti finali? L'ampiezza del tuo pubblico target potrebbe richiedere una scrittura più tecnica per gli amministratori o istruzioni chiare e ben definite per l'utente finale.

Una best practice per creare documentazione professionale è comprendere le aspettative dei clienti a livello di amministratore o di utente finale. Alcuni metodi per raccogliere informazioni sul pubblico sono:

• Questionari e sondaggi

• Feedback percepito dal pubblico

• Brainstorming aziendale

• Feedback sulle opinioni più diffuse tra i clienti

• Tavole rotonde con i clienti

2. Crea un piano di documentazione come best practice¶

Scrivere un piano di documentazione può aiutare a prevedere potenziali ostacoli durante l'implementazione del progetto. Creare documentazione di prodotto può essere impegnativo, e una best practice è creare un piano che aiuti a prevedere problemi che possono emergere durante il processo.

Tra i vantaggi della creazione di un piano di documentazione troviamo:

• Elementi attuabili - Valutare la documentazione esistente per recuperare informazioni applicabili che possono essere riutilizzate nel nuovo piano.

• Rispettare template e guide di stile - Se la documentazione riguarda un nuovo prodotto, assicurati che mantenga il tono e lo stile del settore, o se riguarda un prodotto esistente, mantieni le guide di stile e i template attuali per garantire la continuità del brand.

• Documentare gli strumenti di processo - Gli strumenti di documentazione possono definire e semplificare il processo garantendo la continuità del lavoro di squadra e una migliore comprensione del processo di sviluppo dei documenti.

3. Semplificare la documentazione di prodotto come best practice¶

Uno studio condotto nel 2016 ha cercato di determinare quanti utenti leggono la documentazione di prodotto. I risultati sono stati sorprendenti: hanno scoperto che solo il 25% degli utenti legge la documentazione di prodotto. La scarsa lettura della documentazione è in parte dovuta a:

• Gli utenti sono impazienti - Con l'avvento delle informazioni immediate via web, gli utenti sono diventati meno pazienti nel cercare risposte ai loro problemi. Leggere documentazione online o offline può essere laborioso a causa della grande quantità di informazioni necessarie per un prodotto.

• Sindrome del "salto in avanti" - Gli utenti spesso saltano la documentazione necessaria per andare direttamente alle basi di utilizzo del prodotto. Gli utenti imparano e comprendono come funzionano i prodotti attraverso l'interazione diretta piuttosto che leggendo istruzioni dettagliate. Le istruzioni devono essere il più chiare e informative possibile.

• Layout e struttura confusi - I manuali sono spesso scritti in un formato difficile da capire e seguire. Molti utenti trovano la documentazione confusa o irrilevante rispetto alle loro domande, diventando frustrati e scoraggiati. Spesso, l'azienda non ha condotto una ricerca dettagliata sul pubblico e non ha compreso correttamente ciò di cui l'utente aveva bisogno.

4. Includi screenshot e informazioni grafiche¶

Pensa alla documentazione di prodotto come a una mappa stradale che racconta la storia di un prodotto. Guida il cliente lungo un percorso facilmente identificabile con screenshot o altre grafiche e spiega come ogni elemento grafico interagisce con gli altri. Spiega chiaramente cosa sta guardando l'utente o, quando una funzionalità viene attivata, come reagisce al prodotto e cosa aspettarsi. Assicurati che ogni elemento grafico abbia uno scopo e che il flusso di lavoro del prodotto funzioni in modo coerente.

5. Usa collegamenti incrociati per una comprensione più chiara degli argomenti¶

Ho trovato i collegamenti incrociati estremamente utili nella documentazione di prodotto. Comprendere cosa fa una funzionalità o un processo aiuta enormemente se è presente un collegamento a un argomento associato. Collegando i punti dati associati, il quadro generale diventa più chiaro su come il sistema interagisce e funziona.

6. Ricorda il principio KISS per la documentazione di prodotto¶

Ricorda di usare il principio KISS (Keep It Simple, Stupid) quando crei documentazione. È importante documentare il processo in modo approfondito ma non fino al punto dell'eccesso. L'utente della documentazione potrebbe cercare informazioni specifiche su determinati elementi, quindi seguire il principio KISS permette una navigazione e una comprensione molto più facili.

Per esempio, semplici note possono essere sufficienti per spiegare una funzione, magari con un riferimento (collegamento incrociato) all'argomento principale. Mantieni i fatti chiari e non esagerati, in modo che l'utente possa facilmente cercare informazioni rilevanti per le proprie esigenze. Potrebbe non essere interessato a leggere ogni aspetto del prodotto.

7. Adatta la documentazione ai diversi stili di apprendimento¶

Ogni persona ha un diverso stile di apprendimento. Alcuni preferiscono descrizioni approfondite, altri preferiscono grafici e rappresentazioni visive. Alcuni utenti imparano di più attraverso il coinvolgimento pratico piuttosto che la lettura concentrata.

Assicurati di includere tutti gli stili di apprendimento quando crei documentazione efficace e informativa. Inserire elementi grafici come screenshot, grafici, testo strutturato o link a video aiuta a garantire che tutti gli stili di apprendimento comprendano la documentazione.

8. Personalizza e struttura i contenuti di onboarding¶

Personalizza la documentazione in base al ruolo del pubblico. Crea diverse versioni della documentazione in base ai ruoli del pubblico previsto durante l'onboarding dei contenuti. Ad esempio, le domande di un amministratore potrebbero non essere rilevanti per le domande di un utente avanzato sulla documentazione.

La documentazione può introdurre un livello di personalizzazione creando versioni leggermente diverse del documento mirate più al ruolo del pubblico previsto. Modificare i contenuti di onboarding in base al ruolo del pubblico conferisce alla documentazione un elemento di personalizzazione.

9. Definisci chiaramente i termini per pubblici specifici¶

A seconda del pubblico previsto, è una buona pratica spiegare il significato di ogni termine utilizzato nella documentazione. Puoi usare termini più complessi con qualche chiarimento se il pubblico è interno. Tuttavia, quando gli utenti esterni accedono alla documentazione, non c'è modo di conoscere il livello di competenza degli utenti.

Definire chiaramente termini unici o complessi stabilisce una comunicazione molto migliore e più efficiente per tutti gli stakeholder interni e gli utenti esterni.

10. Fornisci un metodo per raccogliere feedback dagli utenti¶

Il feedback sulla documentazione fornisce informazioni preziose sull'efficacia del documento. Fornisci un link o un semplice pulsante "Mi piace/Non mi piace" per raccogliere informazioni preziose sulla qualità della documentazione. Raccogliendo feedback dagli utenti, la documentazione può essere perfezionata e migliorata.

11. Evita documentazione con struttura piatta¶

Quando crei documentazione di prodotto, assicurati che non sia scritta come una "struttura piatta". Leggere un documento pieno di testo uniforme è laborioso e può diventare noioso. L'interesse del lettore per la documentazione sarà maggiore se le informazioni sono rilevanti per l'argomento discusso e se il lettore può assimilarle rapidamente.

Interrompi il testo continuo e piatto evidenziando informazioni selezionate o integrando video, immagini, link e altri metodi per fornire una migliore esperienza utente. Fornendo contenuti in "porzioni" più piccole, il lettore avrà un'esperienza più piacevole e sarà meno riluttante a leggere la documentazione.

12. Crea documentazione SEO-friendly¶

Una best practice per la documentazione online è assicurarsi che sia scritta in uno stile SEO-friendly. Assicurati che la documentazione sia scritta per massimizzare i risultati di ricerca su internet. I clienti potrebbero dover cercare la documentazione, e quando non hanno il link esplicito al sito di hosting, inserendo termini di ricerca, le risposte sono più rapide e precise quando sono SEO-friendly.

13. Mantieni aggiornata la documentazione di prodotto¶

Mantenere aggiornata la documentazione è cruciale, soprattutto se accessibile online. Spesso, i requisiti di un prodotto cambiano e la documentazione online deve riflettere eventuali modifiche o aggiornamenti. La documentazione utente deve essere attuale e aggiornata per qualsiasi novità, assicurando che il cliente sia informato e consapevole dei cambiamenti.

14. Comprendi che gli utenti potrebbero non leggere la documentazione¶

Uno studio del 2014 ha rilevato che gli utenti non leggono completamente tutta la documentazione. Le principali ragioni per non leggere la documentazione erano:

• Documentazione eccessivamente complessa

• Documentazione che non rispondeva direttamente alle loro domande

• Utenti che non utilizzavano molte funzionalità del prodotto perché non leggevano la documentazione

• Molti utenti preferivano l'apprendimento "pratico" piuttosto che leggere la documentazione

15. Gestisci sia contenuti dinamici che statici¶

La documentazione di prodotto si evolve continuamente con aggiornamenti, nuove funzionalità, contenuti corretti, avvisi di manutenzione aggiornati e altri elementi. Questo aggiornamento è considerato un documento vivo che si evolve continuamente in base ai requisiti del prodotto.

I contenuti statici forniscono all'utente dati che non cambiano durante la vita del prodotto. L'idea per i contenuti statici è di fornire riferimenti agli utenti, specialmente ai nuovi, informazioni che rimangono statiche durante il ciclo di vita del prodotto. I contenuti statici sono vitali per una documentazione ricca, ma in genere passano in secondo piano rispetto alla documentazione dinamica.

Mantenere la documentazione è più semplice quando i contenuti sono classificati come dinamici o statici. La documentazione del ciclo di vita del prodotto può essere implementata e convalidata più facilmente quando è categorizzata come dinamica o statica. Potrebbero esserci piccole modifiche nella documentazione per aggiornamenti di nuove funzionalità (statici) o aggiornamenti dettagliati del prodotto (dinamici).

16. Best practice per la disponibilità della documentazione¶

Anche se gli utenti potrebbero non leggere necessariamente molta documentazione, quando ne hanno bisogno, la vogliono immediatamente. Il metodo di consegna tradizionale per la documentazione era avere un manuale stampato che viaggiava con il prodotto. Tuttavia, nel mondo digitale e online di oggi, la documentazione viene spesso fornita tramite il web.

Indipendentemente da come viene fornita, è essenziale avere punti di accesso facilmente disponibili. I metodi predominanti per fornire documentazione oggi sono:

• Documentazione offline - Molti prodotti sono confezionati con manuali stampati o fogli di "Avvio rapido". Questi documenti sono solitamente "usa e getta" e non sono facilmente distribuibili. Tuttavia, molti manuali vengono forniti opzionalmente in formato PDF, promuovendo la portabilità o l'opzione di stampare su richiesta.

• Documentazione online - Ogni volta che cerchi su Google una risposta a un problema, probabilmente stai prendendo un frammento di documentazione online. L'avvento del web ha sostituito la stampa di manuali o materiali di documentazione per gli utenti finali. Alcuni dei vantaggi della documentazione online sono:

• Telelavoro - Una cosa che la pandemia ci ha insegnato è che lavorare da casa può essere produttivo come in ufficio, soprattutto quando le nostre domande trovano risposta nella documentazione online.

• Collaborazione - Con un portale di documentazione online facilmente accessibile, i membri del team possono condividere informazioni al volo e creare lavoro di squadra, spesso impossibile in ufficio.

• Compatibilità mobile - L'avvento dei dispositivi mobili come iPad e smartphone ha lentamente sostituito i PC per le interazioni quotidiane. Puoi accedere facilmente alla documentazione online con uno smartphone e qualsiasi problema di prodotto può essere facilmente ricercato, anche nel tuo caffè preferito durante il pranzo.