Sei responsabile della formazione di colleghi, clienti o nuovi assunti? Se è così, continua a leggere.¶

Condividere conoscenze e formare gli altri può essere difficile. Soprattutto se non hai un buon modello di manuale di formazione per iniziare rapidamente. In questo articolo, ti mostrerò come aumentare la produttività e ridurre i tempi morti usando Docsie per creare un semplice modello di manuale di formazione e condividerlo con il tuo team.

Creare un modello di manuale di formazione efficace: passaggi chiave¶

1. Identificare il pubblico target e le esigenze formative
2. Delineare la struttura e i contenuti del manuale
3. Sviluppare materiali formativi chiari e concisi
4. Includere supporti visivi (diagrammi, screenshot, video)
5. Creare elementi interattivi (quiz, esercizi)
6. Implementare un design e un layout intuitivi
7. Rivedere e testare il manuale con potenziali utenti
8. Raccogliere e incorporare feedback
9. Aggiornare e mantenere regolarmente i contenuti

Vantaggi di un manuale di formazione ben progettato:¶

• Migliore inserimento dei dipendenti
• Formazione coerente in tutta l'organizzazione
• Maggiore produttività ed efficienza
• Riduzione dei costi di formazione
• Migliore coinvolgimento e fidelizzazione dei dipendenti

Un modello di manuale di formazione completo rappresenta una risorsa preziosa sia per i formatori che per i tirocinanti, garantendo un efficace trasferimento di conoscenze e lo sviluppo delle competenze.

Un modello di manuale di formazione completo rappresenta una risorsa preziosa sia per i formatori che per i tirocinanti, garantendo un efficace trasferimento di conoscenze e lo sviluppo delle competenze.

Passo 1: Crea un account con Docsie (è gratuito).¶

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Docsie è uno strumento semplice per lo sviluppo di manuali di formazione che fornisce alle aziende modelli riutilizzabili per creare manuali migliori. Per iniziare è completamente gratuito e puoi costruire il tuo primo manuale in meno di 10 minuti. Una volta registrato, possiamo spiegare come scrivere un manuale di formazione con Docsie.

Passo 2: Crea un libro per realizzare un ottimo modello di manuale di formazione di base.¶

Docsie si basa sul concetto di libri e scaffali, dove i libri fungono essenzialmente da manuali di istruzioni e gli scaffali da dipartimenti e hub di knowledge base.

Immagina di essere un team commerciale impegnato che ha bisogno di avere tutti i materiali di formazione outbound in un unico posto. Puoi usare Docsie per organizzare e categorizzare i tuoi manuali utilizzando i set. Quando sei pronto, puoi invitare il resto del team di formazione a collaborare e costruire insieme manuali migliori.

Passo 3 - Definisci le istruzioni di formazione¶

Qui identificherai le categorie e i percorsi formativi che dovrai creare per educare il tuo pubblico target.

Tieni presente che questa guida presuppone che tu conosca già il tuo pubblico di riferimento; l'obiettivo è mostrarti come creare facilmente contenuti per il tuo manuale di formazione.

Considera una forza vendita. Ha percorsi di vendita per principianti e avanzati per varie posizioni, tra cui SDR (Sales Growth Representatives), Account Executive, Customer Success Representatives e così via. I ruoli possono avere nomi e responsabilità diverse a seconda della natura della tua azienda, ma tutti richiedono manuali di formazione e un modo tracciabile per condividere informazioni.

Una volta identificati i percorsi formativi, puoi iniziare a intervistare esperti in quelle posizioni per determinare i contenuti. Ad esempio, potresti intervistare un account executive per comprendere meglio il loro lavoro.

Dopo aver conosciuto la loro routine quotidiana, pratiche e doveri, costruirai un diagramma di processo che dettaglia i compiti di quel lavoro specifico, dandoti un quadro chiaro di quelle responsabilità.

Poi suddividerai questi compiti in passaggi attuabili per fase/anzianità, il che renderà la creazione di un manuale di formazione molto più semplice perché saprai cosa e come scrivere un manuale per il tuo team specifico.

Una volta raccolte informazioni sufficienti, puoi utilizzarle per sviluppare il tuo materiale formativo usando un modello di manuale di formazione.

Passo 4: Sviluppa materiali formativi¶

Seguendo la struttura e la roadmap che hai tracciato nei passaggi precedenti, e con le informazioni raccolte dal tuo team, inizierai a riempire il prototipo del tuo modello di manuale di formazione con contenuti, fase per fase, espandendo gradualmente ogni stadio per aiutare i tuoi tirocinanti a sviluppare una solida base formativa.

Su Docsie, diversi articoli possono illustrare vari passaggi nei manuali di formazione. Ci sono molti strumenti eccellenti che funzionano insieme a Docsie per aiutarti a creare facilmente manuali straordinari.

Strumenti eccezionali¶

Esistono molti strumenti fantastici che puoi utilizzare per ottenere un vantaggio nella creazione dei tuoi manuali di formazione e aiutarti nel percorso di sviluppo del tuo modello di manuale di istruzioni.

Snag-It¶

Nota: Se sei un utente Mac, per copiare e incollare l'immagine in Docsie usa Shift, Command e 4.

Snag-it ti permette di scattare facilmente una foto del contenuto della pagina e annotarla con uno strumento di annotazione elegante e semplice.

Camtasia¶

Camtasia ti aiuterà a registrare facilmente video tutorial per migliorare l'esperienza di formazione e l'efficacia dei tuoi manuali.

Docsie Guides¶

Utilizzando una semplice estensione Chrome, puoi usare Docsie Guides per registrare automaticamente i tuoi manuali di formazione e tutte le immagini con annotazioni. Docsie Guides ti aiuterà anche a creare tour guidati senza codice per dimostrare come utilizzare il tuo prodotto a clienti o nuovi tirocinanti.

Passo 5 - Pubblica il tuo manuale di formazione e condividilo con il tuo team¶

Ora che hai sviluppato il materiale formativo in Docsie, vorrai condividerlo con i nuovi tirocinanti e/o clienti. È semplice come fare clic su pubblica e farlo apparire su una pagina incorporata Docsie sul tuo sito.

Se desideri limitare l'accesso a tutto il materiale formativo, puoi farlo facilmente in Docsie. Puoi anche assegnare una password unica a un particolare tirocinante e revocare l'accesso in qualsiasi momento.

Con una sola riga di codice, puoi anche inserire il tuo materiale formativo direttamente nell'intranet aziendale usando Docsie.

Passo 6: Raccogli feedback sul tuo manuale di formazione e aggiornalo su Docsie.¶

Una volta rilasciato il prototipo del manuale di formazione, sei pronto. Potresti voler capire come i tuoi tirocinanti e/o clienti interagiscono con il tuo manuale e dar loro l'opportunità di fornirti feedback concreti per migliorare il tuo lavoro.

Qui puoi utilizzare Vocally (un'estensione di Docsie) per raccogliere video delle esperienze formative dei tuoi tirocinanti e comprendere meglio come interagiscono con il tuo modello di manuale. Puoi anche dare loro la possibilità di fornire input sulla loro esperienza formativa, che verrà categorizzato in Vocally manager.

Puoi quindi utilizzare Vocally Manager, facilmente integrato con il tuo software di monitoraggio progetti, per creare attività concrete per aggiornare e perfezionare il tuo manuale in base al feedback degli utenti.

Passo 7: Mantieni e traduci il contenuto del tuo manuale di formazione.¶

Ora puoi tradurre i tuoi modelli di manuale di istruzioni in più lingue direttamente su Docsie, e puoi anche comunicare con traduttori professionisti che possono aiutarti ad aggiornare i tuoi contenuti a tariffe scontate.

Inoltre, creare nuove versioni dei tuoi materiali formativi in Docsie è semplice come fare clic su un pulsante man mano che crescono. Non perderai più copie preziose di formazione e avrai sempre un punto di riferimento.

Considerazioni finali¶

Se vuoi creare manuali di formazione eccellenti e utilizzare modelli di manuali di istruzioni, Docsie è la soluzione ideale. Semplificherà e migliorerà notevolmente il flusso di lavoro del tuo manuale di formazione.

I modelli di manuali di istruzioni svolgono un ruolo importante nella formazione dei dipendenti, informando i nuovi assunti sull'organizzazione e le sue procedure. I dipendenti crescono e imparano nuove tecnologie, tecniche e processi.

I dipendenti che non apprendono attivamente o che non conoscono i dispositivi, le applicazioni o i macchinari utilizzati dalla loro azienda possono disimpegnarsi sul lavoro.

Questo disimpegno porta spesso a un elevato turnover e a una scarsa soddisfazione lavorativa. Alla fine, sia i datori di lavoro che i dipendenti subiscono perdite.

Ci sono statistiche a supporto:

• Il 40% dei lavoratori con formazione inadeguata lascia il lavoro entro un anno.
• Il 74% dei lavoratori sente di non raggiungere il pieno potenziale a causa della mancanza di opportunità di crescita.
• Nel 72% dei casi, i dipendenti considerano di contribuire finanziariamente alla formazione.
• Per il 68% dei dipendenti, crescita e formazione sono l'agenda più importante dell'azienda.
• Solo il 13% dei lavoratori nel mondo è coinvolto.
• Il disimpegno dei dipendenti costa all'economia più di 500 miliardi di dollari all'anno.

I numeri sono infiniti. Il problema è reale. I dipendenti vogliono crescere e migliorare le proprie competenze sia attraverso la formazione tradizionale che con opportunità di sviluppo.

Un ottimo modo per le aziende di iniziare questo percorso necessario è creare una fantastica guida di formazione aziendale o un manuale di formazione.

Dobbiamo arrivare al punto e capire quali sono gli aspetti più importanti di un ottimo manuale di formazione e come scriverlo.

Nel 2017, secondo l'ATD (Association for Talent Development negli Stati Uniti), il 45% delle ore di apprendimento in un'azienda tipica è stato creato attraverso metodi online o e-learning. Rispetto al 2015, questo rappresenta un aumento del 42%.

La capacità di sviluppare un modello di manuale di istruzioni è una competenza naturale necessaria per la continuità e la crescita aziendale.