Come le aziende preservano la conoscenza tacita¶

Come fanno le aziende a crescere rapidamente, espandere la loro influenza e ridefinire il mercato? Contemporaneamente, il modo di lavorare cambia quasi ogni anno. Molti programmi di pensionamento celebrano i percorsi professionali dei dipendenti. Numerosi collaboratori e leader lasciano le organizzazioni dopo il pensionamento, portando con sé anni di esperienza accumulata.

Certo, i neolaureati che entrano nel mondo del lavoro possiedono solide conoscenze teoriche, particolarmente utili in settori specializzati come la produzione. Ma coloro che ora escono dalle aziende sono veri supereroi mascherati. Perché? Hanno lavorato con diligenza su processi tecnicamente avanzati, sviluppando soluzioni rapide che permettono di completare il lavoro in minuti anziché ore.

Questi apprendimenti non provengono da libri o linee guida, ma da istinto e osservazione. In un mercato caratterizzato da forte competizione, la domanda fondamentale è: come preservare questa preziosa conoscenza osservativa derivata dall'esperienza?

Comprendere la conoscenza tacita¶

Parliamo di questa saggezza nascosta. Avete notato che nel paragrafo precedente si tratta di un tipo speciale di conoscenza? È qualcosa che può essere sviluppato solo attraverso l'istinto acquisito osservando e lavorando per anni in un particolare settore. Questa saggezza si chiama conoscenza tacita.

Dimenticate le guide procedurali e la documentazione scritta. È come acquisire un'abilità lavorando per anni in un ambiente produttivo, semplicemente attraverso l'osservazione approfondita. Per esempio, avrete visto un meccanico capire se c'è un problema al carburatore solo ascoltando il suono del motore. Nessun libro lo spiega. Solo l'esperienza con le macchine permette di interpretare i rumori prodotti da un'auto, rivelando se sono necessarie riparazioni. Questa è la conoscenza tacita.

Prevedere e prevenire problemi con l'intuizione esperta¶

Una persona senza esperienza con i macchinari non può riconoscere i segnali nascosti o i sintomi che una macchina emette prima di rompersi completamente. Non si possono prevedere minacce imminenti senza anni di esperienza. Si possono leggere molti libri e comprendere teoricamente il problema, ma riconoscere questi segnali richiede migliaia di ore di pratica sul campo.

Avrete sentito parlare del sistema "just-in-time" molto utilizzato nell'industria manifatturiera. Può sembrare un termine elegante, ma il vero strumento segreto di qualsiasi dipendente o leader è nella sua testa: la conoscenza tacita. Un meccanico in un'azienda automobilistica ha sviluppato un sesto senso dopo aver lavorato con queste macchine per 2-3 decenni. La parte interessante? Può captare segnali nascosti di problemi semplicemente con l'udito - cambiamenti nel suono di una macchina o nelle vibrazioni.

Riesce a individuare in anticipo potenziali guasti. Questa saggezza non è documentata né stabilita come linea guida generale, ma è fondamentale per risolvere rapidamente i problemi e ottimizzare i sistemi di produzione. Immaginate quanto sarebbe utile se questa saggezza potesse essere documentata, aiutando anche i meno esperti a risolvere velocemente i problemi tecnici.

Preservare l'esperienza attraverso un sistema di knowledge base¶

Immaginate uno scenario in cui un'organizzazione sta per affrontare un'ondata di pensionamenti o cambi di ruolo. In queste situazioni, l'azienda deve agire rapidamente. Cosa può aiutare? Un sistema di knowledge base. È uno strumento che permette di conservare tutta la saggezza nascosta acquisita attraverso l'osservazione. Non si tratta di teoria da manuale, ma di conoscenza ottenuta lavorando per decenni negli ambienti organizzativi. Ecco come un sistema di knowledge base può aiutare a preservare informazioni che altrimenti andrebbero perse con pensionamenti o cambi di ruolo.

Conservare soluzioni oltre i pensionamenti o cambi di ruolo¶

Avrete capito che perdendo personale esperto, si perde molta saggezza nascosta. Esiste un modo per sfruttare questa saggezza che altrimenti andrebbe persa? Prendiamo in esame un recente caso dell'Azienda A, che ha implementato interviste per pensionati o ex dipendenti con ricca esperienza nel settore della distribuzione elettrica.

Attraverso un sistema di knowledge base, l'Azienda A ha condotto interviste d'uscita mirate a estrarre conoscenza tacita sotto forma di osservazioni. Le spiegazioni in queste interviste erano profondamente legate alle realtà tecniche concrete, come dettagli su come riparare linee elettriche in specifiche condizioni climatiche e possibili segnali da identificare prima che le linee prendano fuoco.

Queste interviste non erano semplici domande e risposte, ma missioni per estrarre più saggezza possibile da questi professionisti esperti. Documentando attentamente queste conversazioni nella knowledge base, l'Azienda A ha creato una miniera d'oro di saggezza tacita da cui i futuri dipendenti potranno beneficiare.

Oltre le istruzioni testuali per un apprendimento efficace¶

In alcuni scenari, presentare solo testo ai clienti non è sufficiente. Occorrono video o altri elementi visivi interattivi per una comprensione olistica. È quanto ho osservato nel caso di un colosso manifatturiero che ha integrato video formativi e infografiche nella propria knowledge base.

I nuovi assunti avevano difficoltà a comprendere processi di assemblaggio complessi. Integrando le istruzioni testuali con elementi visivi, i nuovi arrivati hanno potuto sperimentare visivamente ogni processo, aumentando la loro comprensione. Il risultato? Un forte aumento della fiducia degli studenti.

I nuovi assunti entravano nell'area di lavoro con conoscenze approfondite acquisite guardando i video tutorial. I dipendenti esperti potevano dimostrare esattamente come allineare i componenti per eseguire correttamente il lavoro. Questa trasformazione dall'apprendimento testuale a quello visivo non mostra solo come funziona un processo, ma anche il modo migliore per eseguirlo riconoscendo quei segnali sottili che richiedono anni per essere sperimentati direttamente.

Integrando elementi visivi nella knowledge base, questo colosso manifatturiero ha creato una cultura di condivisione della conoscenza con un'esperienza di apprendimento ricca, garantendo il mantenimento e il miglioramento della qualità. Il sistema di knowledge base è diventato un programma di formazione virtuale per nuovi professionisti, permettendo loro di raggiungere la produttività in breve tempo senza dover necessariamente entrare nell'area di produzione.

Considerazioni finali¶

Non permettete a personale esperto di uscire dall'azienda senza catturare la loro conoscenza tacita. Acquisite questa saggezza non documentata utilizzando un efficace sistema di knowledge base come Docsie.

Ho visto aziende dove l'implementazione di Docsie ha ridotto del 50% il tempo necessario per risolvere problemi tecnici. Iniziate con qualcosa di piccolo e costruite gradualmente, creando alla fine una miniera d'oro di saggezza nascosta sotto forma di conoscenza tacita. Facendo questo, vedrete i vostri dipendenti non solo arricchiti di conoscenza ma anche potenziati nella loro competenza, aiutando la vostra azienda a ottenere un vantaggio significativo in questo mondo altamente competitivo.