Creare una wiki interna: essenziale per la tua organizzazione¶

In questo articolo esploreremo come sviluppare una wiki interna, i suoi utilizzi e perché rappresenta un elemento fondamentale per la tua organizzazione.

Cos'è una wiki interna e perché la tua azienda ne ha bisogno?¶

Wiki interne - Il centro della conoscenza aziendale¶

Una wiki interna è una piattaforma centralizzata per archiviare, trovare e condividere informazioni aziendali cruciali.

Vantaggi principali: - Elimina domande ridondanti - Protegge dalla perdita di conoscenza - Migliora la cultura organizzativa

Caratteristiche essenziali da ricercare: - Integrazione perfetta con gli strumenti esistenti - Funzionalità di ricerca avanzata - Capacità di collaborazione - Controllo delle versioni e gestione dei contenuti

Best practice per l'implementazione: - Organizzazione efficace e struttura chiara - Aggiornamenti e manutenzione regolari - Controlli di accesso appropriati e formazione degli utenti

Scegli tra soluzioni self-hosted o cloud in base alle esigenze e alle risorse della tua azienda.

Scopri come creare, organizzare e lanciare una wiki interna per aumentare la produttività e la condivisione di conoscenze del tuo team.

Cos'è una wiki interna

La wiki interna di un'azienda è un luogo dedicato dove i team possono archiviare, localizzare e scambiare informazioni vitali. Pensala come la memoria a lungo termine della tua organizzazione o il repository di conoscenza interno. Le aziende utilizzano le wiki per documentare informazioni essenziali per le operazioni aziendali, come politiche aziendali, procedure, processi, note tecniche (note di rilascio e altre descrizioni), piani di progetto, documentazione di formazione e onboarding.

Una wiki aziendale elimina le domande ridondanti e permette al tuo personale di operare in autonomia. Inoltre, protegge la tua azienda contro la perdita di personale, salvaguardando informazioni che altrimenti andrebbero perse.

Le wiki hanno anche un effetto positivo sulla cultura organizzativa. I dipendenti sono incentivati a migliorare le proprie capacità di scrittura, comunicando in modo chiaro e conciso. Scrivendo meglio si pensa meglio, migliorando così collaborazione e produttività.

Quali sono le caratteristiche chiave da cercare in una piattaforma per wiki quando ne scegli una per le esigenze della tua azienda?¶

Caratteristiche chiave in una piattaforma wiki

La tua azienda adatterà l'esperienza wiki alle proprie esigenze specifiche. Tuttavia, alcuni elementi sono fondamentali. Quando scegli una wiki interna, assicurati che offra queste caratteristiche.

La wiki deve integrarsi perfettamente con le tecnologie già in uso dal tuo team¶

Il tuo team già comunica e condivide informazioni usando piattaforme come Github Gist, Airtable ed editor di documenti come Google Sheets. Di conseguenza, la conoscenza collettiva è distribuita tra diverse applicazioni. Il personale deve continuamente passare da uno strumento all'altro per accedere alle informazioni aziendali critiche.

Sebbene una wiki interna possa aiutare, parte della conoscenza vitale del team continuerà a risiedere all'interno di tecnologie diverse dalla wiki. Ecco perché è essenziale scegliere una piattaforma wiki che possa integrarsi con le tecnologie aziendali.

Lo strumento di ricerca deve essere robusto ed efficace¶

Uno strumento di ricerca potente (come quello che usiamo in Docsie) permette agli utenti di trovare rapidamente i contenuti senza dover navigare tra cartelle o argomenti.

La funzione di ricerca della wiki aziendale dovrebbe essere almeno veloce e semplice come quella di Google.

La ricerca di Docsie permette agli utenti di trovare contenuti e conoscenze in modo rapido ed efficiente. Digitando la parola che cercano, appariranno tutti gli articoli e le loro posizioni, una delle migliori pratiche da seguire.

Quando fai clic sulla casella di ricerca in Docsie, vengono mostrati i post letti più recentemente, poiché l'articolo che stai cercando è probabilmente uno che hai appena visitato.

Offriamo anche la ricerca a sfaccettature, che aiuta a perfezionare la ricerca. Per esempio, ecco come potresti trovare riferimenti alla parola 'Javascript' nella tua documentazione e nei vari articoli:

Una funzione di ricerca rapida e potente non solo riduce il tempo dedicato alla ricerca di informazioni, ma offre anche un'esperienza utente eccellente, aumentando la probabilità di utilizzo della wiki. Puoi anche configurare una wiki privata e decidere chi può avere diritti di accesso per garantire la sicurezza dei dati e la gestione della conoscenza.

La capacità di collaborare¶

Le wiki interne eliminano i silos di conoscenza che esistono naturalmente in ogni organizzazione con numerosi team. Tuttavia, i team dovrebbero mantenere uno spazio dedicato nella wiki.

In Docsie, i team lo fanno attraverso l'uso di libri all'interno di scaffali (in altre wiki sono cartelle). I team di ingegneria, per esempio, hanno il loro argomento dedicato per informazioni importanti, così come il Marketing. Inoltre, ogni team può sviluppare sottotemi annidati. Ad esempio, i team Brand e Growth possono avere ciascuno un sottotema dedicato all'interno dell'argomento Marketing.

Qualunque sia il nome di questi spazi specializzati, dovrebbero facilitare la presentazione delle informazioni appropriate alle persone giuste, al momento giusto.

Docsie permette una collaborazione fluida con il tuo team. Ecco un video che dimostra alcune funzionalità di collaborazione in Docsie.

Inoltre, Docsie, a differenza di Google Docs o altri, permette di impostare vari ruoli all'interno della piattaforma, importante per stabilire chi può fare cosa e in quale misura, rendendolo user-friendly.

Ecco un esempio di come abbiamo posizionato i ruoli dei nostri utenti in Docsie:

La collaborazione è estremamente importante, soprattutto in questi tempi in cui la maggior parte dei team lavora da remoto. Per saperne di più su come Docsie può aiutare con la collaborazione clicca qui.

Un metodo per mantenere i contenuti aggiornati e corretti¶

Alcune wiki rendono difficile determinare se i contenuti sono aggiornati e corretti. Cerca una wiki che mostri in modo evidente informazioni critiche come la data e l'autore di un post per trovare nuovi contenuti.

Chi ha modificato per ultimo i contenuti della tua wiki?

Se ti poni questa domanda, avere una piattaforma che mostra i timestamp è fondamentale! Docsie permette a tutti gli utenti di vedere cosa è stato fatto nei vari libri, aiutandoli a capire quale lavoro deve ancora essere completato nel modo migliore.

Quali sono i requisiti chiave per una piattaforma wiki interna ben organizzata?¶

Creare una piattaforma wiki interna efficiente richiede un'attenta considerazione di diversi fattori chiave. Dall'organizzazione efficace al mantenimento di un formato facile da leggere, il successo di tale piattaforma dipende dalla sua capacità di fungere da hub centralizzato per le informazioni. Approfondiamo i componenti essenziali che contribuiscono a una piattaforma wiki interna ben organizzata.

Organizzazione efficace¶

Per archiviare e organizzare il materiale, gli editor di documenti utilizzano le cartelle convenzionali e possono avere articoli e sub-articoli, intestazioni e varie configurazioni di layout che aiutano a gestire il layout della wiki interna in modo più efficiente. Tuttavia, spesso trovare questi file e sapere quale appartiene a quale dipartimento può essere tedioso senza una corretta organizzazione della documentazione.

Avere capacità di ricerca all'interno della piattaforma permette a diversi team e collaboratori dipartimentali di trovare rapidamente ed efficacemente la documentazione appropriata. Inoltre, avere le informazioni divise in libri e scaffali crea una situazione più organizzata per la documentazione interna dell'organizzazione.

Ecco un esempio dello spazio di lavoro di Docsie. Come puoi vedere, abbiamo già organizzato la nostra documentazione in libri e scaffali. I libri sono articoli e gli scaffali sono una raccolta di diversi articoli all'interno di un portale di conoscenza specificamente adattato.

Mantenere il formato coerente e facile da leggere¶

La documentazione dovrebbe essere semplice e non complicata. Con opzioni di formattazione aggiuntive disponibili per il tuo team, l'esperienza di documentazione diventa più onerosa. Quando tutti sono liberi di strutturare i loro post come vogliono, il risultato è un'esperienza wiki disomogenea e confusa. Un formato semplice da leggere e facile da seguire non solo sarà facile da sviluppare e mantenere, ma renderà più veloce ed efficace il processo di sviluppo della documentazione con una struttura semplice e uniforme.

Ecco un esempio di una guida utente sviluppata da Docsie. È il nostro portale di aiuto e ti aiuterà a capire come appare un formato utile e dinamico.

L'area di scrittura principale: È una buona idea avere immagini e diagrammi, oltre alla descrizione scritta per spiegare al meglio la documentazione. È in una bella posizione e ben dimensionata con intestazioni e titoli, ben posizionati.
Navigazione di ricerca completamente funzionale: Questo è estremamente importante per velocizzare il processo con cui i lettori trovano informazioni adeguate.
Collegamenti: I collegamenti sono fondamentali per indirizzare i lettori ad altre pagine che devono consultare.
Indice dei contenuti: Questo permette ai lettori di individuare articoli specifici all'interno del portale di conoscenza e della documentazione interna.
Selettore di lingua e versione: La possibilità per i lettori di cambiare lingua è cruciale per le aziende che hanno molti dipendenti che lavorano all'estero, in diversi paesi.

La ricerca non è solo un'idea passeggera¶

Quando hai una quantità limitata di documentazione scritta e un piccolo numero di dipendenti, trovare rapidamente le informazioni giuste potrebbe non essere problematico. Tuttavia, man mano che il tuo team cresce e più persone contribuiscono alla tua base di conoscenza interna, diventerai consapevole dei limiti di questi editor di documenti.

La maggior parte della documentazione interna non è pensata per una wiki interna in crescita con molti dipendenti. Avere un motore di ricerca dinamico insieme a una wiki ben organizzata è essenziale per mantenere un flusso di lavoro fluido nella ricerca di informazioni utili, politiche, guide utente e tutorial di cui i dipendenti hanno bisogno mentre cercano nella documentazione.

Wiki self-hosting o basate su cloud, quale è meglio per la tua organizzazione?¶

Ora parliamo di come pubblicare la tua documentazione: è meglio avere una wiki proprietaria self-hosted o basata su cloud?

Iniziamo esaminando i pro e i contro di ciascuna alternativa.

Wiki self-hosted¶

Se hai i fondi e le risorse, puoi ospitare la tua wiki aziendale sulla tua intranet, server o fornitore di hosting internet. Tra i vantaggi di una wiki self-hosted ci sono:

Sei l'unico proprietario dei tuoi dati.
Puoi progettare un'esperienza wiki su misura per le tue esigenze specifiche.

Tuttavia, una wiki self-hosted consuma significative risorse tecniche. In genere, è più adatta per team con requisiti molto specifici.

Wiki basata su cloud¶

Docsie, per esempio, ti permette di creare una wiki interna senza dedicare significative risorse tecniche. Entro un giorno lavorativo, puoi essere operativo.

Sarà facile da gestire e con cui lavorare. Inoltre, può essere facilmente incorporata nel sito web della tua azienda con una sola riga di codice, facendola fondere perfettamente con l'aspetto del marchio della tua azienda per un'esperienza utente complessivamente confortevole. A lungo termine, usare Docsie per ospitare la tua documentazione attraverso il nostro portale o pagine Docsie incorporate nel sito della tua azienda farà risparmiare tempo e denaro e porterà a un flusso di lavoro di documentazione più efficiente.

Tipi di Wiki¶

Le wiki sono disponibili in diversi tipi, ciascuna personalizzata per vari scopi e necessità. Eccone alcuni:

Wiki aziendale: Destinata all'uso interno a un'organizzazione, queste wiki si concentrano sulla collaborazione e la condivisione di conoscenze tra dipendenti. Spesso includono funzionalità come il controllo degli accessi e l'integrazione con altri sistemi aziendali.
Wiki pubblica: Aperta al pubblico, queste wiki permettono a chiunque di visualizzare e modificare i contenuti. Wikipedia è un perfetto esempio di wiki pubblica dove utenti di tutto il mondo contribuiscono a una vasta gamma di argomenti.
Wiki privata: Limitata a un gruppo o organizzazione specifici, le wiki private forniscono un ambiente controllato per la collaborazione e la condivisione di informazioni tra un insieme definito di utenti. Sono spesso utilizzate per documentazione interna e gestione della conoscenza.
Wiki educativa: Orientata a supportare attività educative, queste wiki sono utilizzate in contesti accademici. Facilitano l'apprendimento collaborativo, la condivisione di conoscenze e il coordinamento di progetti di classe tra studenti ed educatori.
Wiki di progetto: Focalizzata su un progetto o compito specifico, queste wiki servono come spazio centralizzato per la documentazione del progetto, il monitoraggio delle attività e la collaborazione tra i membri del team. Aiutano a semplificare la comunicazione e garantire che tutti siano sulla stessa pagina.
Wiki personale: Creata per uso personale, le wiki personali fungono da taccuino digitale o repository di conoscenza per informazioni, idee e note personali. Possono essere uno strumento utile per organizzare pensieri e informazioni.
Wiki di documentazione software: Spesso utilizzate dai team di sviluppo software, queste wiki forniscono una piattaforma per documentare codice, API e processi di sviluppo. Supportano la collaborazione tra sviluppatori e aiutano a mantenere un record completo delle informazioni relative al software.

Gettare le basi per la tua architettura informativa¶

L'aspetto della tua architettura informativa sarà determinato in gran parte dalla soluzione wiki che scegli.

In Docsie, il materiale è organizzato in tre modi: scaffali (che funzionano in modo simile alle cartelle) e libri (che contengono il contenuto stesso). Quindi, se il tuo team utilizza Docsie, la tua architettura informativa si riferisce al modo in cui i tuoi argomenti sono organizzati.

Mentre organizzi la wiki interna del tuo team:¶

Concentrati sulla chiarezza. Tutti nel tuo team, non solo chi l'ha creata, dovrebbero poter navigare facilmente nella tua wiki. Utilizza più paia di occhi per assicurarti che la struttura della tua wiki abbia senso in generale e che tutti sappiano dove trovare le informazioni.

Consenti ai team di essere flessibili. Permetti a ciascun team di creare un argomento o una cartella nel modo che ha più senso per il loro flusso di lavoro. Un framework che funziona per un team potrebbe non funzionare per un altro.

Importa e integra contenuti¶

Dopo aver stabilito la tua architettura, puoi iniziare ad aggiungere contenuti alla tua wiki interna. Se hai già documentazione (ad esempio, su DocX, Markdown PDF e/o file JSON), dovresti importarla nella tua nuova wiki prima che vada in diretta. Rendiamo semplice importare materiale da numerosi strumenti, così come file markdown in Docsie.

Inoltre, dovresti includere qualsiasi nuovo materiale significativo nella tua wiki prima del suo debutto ufficiale. Alcuni elementi che i team comunemente aggiungono al lancio della loro wiki aziendale sono il manuale del dipendente e un tutorial su come navigare nella loro nuova wiki o knowledge base.

Configura integrazioni

Come indicato in precedenza, è probabile che il tuo team si affidi a un piccolo numero di tecnologie per contenere dati critici. Piuttosto che sostituire questi strumenti, abbiamo scoperto che integrarli con la tua knowledge base avvantaggia di più il tuo team.

Considera quali materiali dovrebbero essere archiviati nella tua wiki e quali dovrebbero essere collegati ad essa. Certi tipi di materiale appartengono a uno strumento diverso dalla tua wiki. Ad esempio, i team di ingegneria che utilizzano GitHub possono usare Docsie per sincronizzare file markdown e includere bug e pull request da GitHub. Così, gli utenti possono continuare a usare GitHub per il loro flusso di lavoro mentre contribuiscono senza sforzo alla wiki della loro azienda.

Docsie permette ai nostri utenti di integrare varie altre soluzioni SaaS all'interno della nostra piattaforma. Permettiamo ai nostri utenti di integrare:

Per saperne di più su come possiamo integrare altre tecnologie con Docsie, clicca qui.

Best Practice per Wiki Interne

Navigare tra le informazioni di una wiki interna richiede un insieme di best practice per garantire che gli utenti possano accedere e utilizzare facilmente la ricchezza di conoscenze archiviate al suo interno.

Struttura intuitiva: Costruisci una gerarchia logica e intuitiva per le informazioni. Raggruppa argomenti correlati e stabilisci una tassonomia chiara che si allinei con la struttura dell'organizzazione.
Funzionalità di ricerca: Implementa una robusta funzione di ricerca per permettere agli utenti di localizzare rapidamente informazioni specifiche. Un motore di ricerca affidabile può migliorare significativamente l'esperienza utente e l'efficienza.
Aggiornamenti regolari: Concentrati sul miglioramento continuo attraverso aggiornamenti regolari, poiché le informazioni obsolete possono portare a confusione.
Controlli di autorizzazione: Crea livelli di accesso appropriati perché non è necessario fornire accesso a tutte le informazioni a tutti.
Modifica collaborativa: Facilita la creazione e la modifica collaborativa dei contenuti. Incoraggia i membri del team a contribuire con la loro esperienza, promuovendo un senso di proprietà e garantendo che le informazioni rimangano aggiornate e accurate.
Controllo delle versioni: Implementa meccanismi di controllo delle versioni per tracciare le modifiche apportate ai documenti. Questo non solo fornisce una cronologia delle modifiche, ma permette anche facili rollback in caso di errori o disinformazione.
Formazione utente e documentazione: Offri formazione e documentazione complete per gli utenti. Questo garantisce che tutti capiscano come navigare efficacemente nella piattaforma wiki interna e contribuiscano al suo successo.

Crea un piano di lancio¶

Ora puoi iniziare a pianificare il tuo lancio. Dovrai prendere una decisione critica: il primo rollout sarà limitato a un singolo team o si estenderà all'intera organizzazione?

Crea un piano di lancio

Specifico per il team: Se vuoi aprire la tua wiki a un singolo team, quel team avrà l'opportunità di immergersi nel prodotto e iniziare a sviluppare la propria architettura informativa. Poi, man mano che la tua wiki interna cresce, il personale iniziale potrà fornire preziosi insight e assistenza.

A livello aziendale: Se scegli di implementare la tua wiki in tutta l'organizzazione contemporaneamente, assicurati che tutti siano consapevoli della procedura per gestire la tua knowledge base autorizzata. Altrimenti, è consigliabile iniziare con un singolo team e poi espandersi ai dipartimenti e ulteriormente. Per i rollout a livello aziendale, consigliamo di assumere ambasciatori del team. Diventeranno esperti del prodotto e saranno in grado di guidare l'iniziativa all'interno dei rispettivi team.

Considerazioni finali¶

La wiki interna della tua organizzazione è più di un repository per la politica delle vacanze. La tua wiki contribuisce allo sviluppo di una cultura di scrittura e condivisione delle informazioni.

Tuttavia, la wiki che scegli è significativa. Scegli una wiki che semplifichi e snellisca la documentazione. Nessuno dovrebbe dover saltare attraverso ostacoli per avere una buona comprensione delle conoscenze che stai condividendo. Ecco perché consigliamo che avere una wiki interna ben progettata è un ottimo modo per condividere informazioni in modo strategico e metodologico al fine di aiutare a mantenere un forte morale aziendale.

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