La comunicazione scritta: un metodo essenziale per i product manager¶
La comunicazione scritta è indubbiamente un metodo più efficace per scambiare informazioni su un prodotto software che ogni membro del team dovrebbe conoscere. Per questo motivo i product manager dedicano gran parte del loro tempo all'aggiornamento della documentazione per qualsiasi attività legata al software.
È ampiamente riconosciuto in tutti i settori che produrre vari tipi di documentazione per numerosi processi aiuta a mantenere l'intero processo di sviluppo strutturato, prevenendo difficoltà impreviste causate da incomprensioni.
Vediamo alcuni vantaggi della documentazione per i product manager per comprendere meglio la sua reale importanza.
Perché la documentazione è importante per i product manager?¶
Per sviluppare una visione precisa del prodotto¶
La documentazione aiuta i product manager a identificare le risposte a tutti i "perché" che emergono nei progetti incentrati sul prodotto o servizio principale. Mettere tutto per iscritto supporta i product manager nel prendere decisioni critiche e ricevere risposte a domande come: per chi è stato creato il prodotto? Perché l'app o il prodotto deve essere sviluppato? Questo previene qualsiasi possibilità di incomprensioni o errori.
Un supporto fondamentale nel processo di pianificazione¶
Non puoi semplicemente presumere che il tuo prodotto sia la migliore soluzione a un problema; devi avere una strategia. La preparazione è essenziale prima di qualsiasi altra cosa. Documentando chiaramente la loro visione attraverso la creazione di storie, sprint e obiettivi, i manager permettono all'intero team di sviluppo di produrre software allineato alle esigenze degli utenti.
Favorisce l'esecuzione nei tempi previsti¶
I piani perdono efficacia se non vengono eseguiti nei tempi e nei modi corretti. Per trasformare un'idea di app in un'applicazione reale e funzionante, un product manager utilizza la documentazione e la comunicazione scritta con designer, sviluppatori e altri stakeholder per guidarli nella giusta direzione e realizzare i piani ben articolati.
Responsabilizzazione dei team¶
Mantenendo una documentazione completa di tutto il lavoro associato a un determinato prodotto, i product manager possono accedere a informazioni dettagliate su ciò che i membri del team stanno facendo e responsabilizzarli per le loro mansioni. Tenere registri dettagliati di tutto aiuta a mantenere le cose semplici e chiare.
Soddisfazione delle esigenze dei clienti¶
Documentando tutto, dall'idea dell'app alla fase di pianificazione, i product manager possono facilmente consultare quali funzionalità includere nell'applicazione e quali compiti ciascuna funzionalità deve svolgere. Successivamente, possono comunicare questa valutazione al team in modo preciso e comprensibile, assicurando che il prodotto finale sia esattamente ciò che i clienti desiderano.
Creare documentazione è un aspetto chiave del product management. Di seguito è riportato un elenco di 10 documenti fondamentali con cui i product manager lavorano per massimizzare la produttività del loro team e dei progetti.
- Documentazione relativa all'analisi competitiva
- Documentazione che delinea la strategia e la visione del prodotto
- Documentazione dei requisiti del prodotto (PRD)
- OKR, indicatori chiave di prestazione e metriche di successo
- Documentazione delle roadmap
- Documentazione relativa a design e prototipi
- Documentazione del percorso utente e delle storie utente
- Documentazione delle note di rilascio e dell'ambito
- Guide interne e domande frequenti
- Guide utente e documentazione di prodotto rivolte ai clienti
Documentazione relativa all'analisi competitiva¶
Condurre una ricerca di analisi competitiva è una parte importante della ricerca di mercato che ti permette di investigare il vantaggio competitivo del tuo prodotto rispetto alla concorrenza che produce lo stesso prodotto o uno simile.
L'analisi competitiva include l'esame dei prodotti e servizi offerti dai concorrenti, la loro quota di mercato e i punti di forza e debolezza. La documentazione dell'analisi competitiva, che include tutti questi fattori, viene creata e inviata all'intero team di sviluppo per la revisione. Un product manager prenderà una decisione finale sul design della propria applicazione o prodotto solo dopo aver condotto una ricerca approfondita sulla concorrenza.
Ecco un esempio di come apparirebbe una tabella dei concorrenti nella documentazione di analisi competitiva:
- Il nome dell'azienda (concorrente)
- L'indirizzo del sito web del concorrente
- Il numero di utenti (per stimare l'efficacia dei suoi prodotti e servizi)
- Il tempo che un concorrente è presente sul mercato
- Specifiche e aree di competenza dei concorrenti
- Il costo di un servizio o prodotto
- Note su vari argomenti
Poiché i product manager eseguono diversi tipi di analisi, i contenuti del documento possono variare notevolmente. Alcuni dei tipi più noti sono: analisi delle capacità, analisi del panorama competitivo, analisi della differenziazione competitiva, analisi della scala di imitabilità e analisi della proposta di valore.
Documentazione che delinea la strategia e la visione del prodotto¶
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La visione del prodotto crea un'immagine del futuro del prodotto che stiamo cercando di sviluppare. Sotto forma di storyboard, narrativa o prototipo, è destinata ad attrarre team, investitori e partner per investire e supportare il prodotto.
La strategia di prodotto definisce la sequenza di prodotti che verranno generati fino a raggiungere il prodotto finale.
Una delle abilità più importanti dei product manager efficaci è la capacità di sviluppare una visione di prodotto, ma questo è solo l'inizio. Devono anche costruire una strategia di prodotto convincente per comunicare un punto di vista chiaro sul prodotto. Sia la visione che la strategia devono essere altamente mirate per avere successo. Di conseguenza, viene preparata la documentazione per catturare tutte le informazioni relative a cosa sarà il prodotto finale e come trasformare un'idea in realtà. Questi materiali vengono spesso condivisi con gli stakeholder per raccogliere feedback e opinioni.
Documentazione dei requisiti del prodotto (PRD)¶
I Product Requirement Documentation sono documenti completi che riuniscono i vari aspetti di un'applicazione in un unico luogo. I documenti di specifiche sono il tipo più comune e forniscono una descrizione delle caratteristiche delle applicazioni, tra le altre cose.
Ogni PRD può essere diverso dagli altri. Questi documenti presentano le dichiarazioni del problema di ricerca, le metriche di successo, l'elenco delle funzionalità MVP, i dettagli dell'implementazione tecnica e così via.
I PRD includono ogni fase dell'intero quadro del prodotto, la decisione di includere o rimuovere determinate funzionalità e indicano eventuali difficoltà. I product manager possono usare questo documento per visualizzare il tempo necessario per i processi di sviluppo del progetto, comprendere il budget richiesto e stabilire una comprensione completa tra clienti e team di sviluppo.
Ho spiegato l'importanza dei PRD in un altro articolo. Per saperne di più, clicca qui.
Documentazione di obiettivi e risultati chiave, KPI e metriche di successo¶
Obiettivi e Risultati Chiave (OKR) è un meccanismo utilizzato dai product manager per determinare gli obiettivi di un processo di sviluppo del prodotto e poi valutare i risultati mentre procede. L'obiettivo guida il team verso i traguardi, mentre i risultati indicano se gli obiettivi sono stati raggiunti. Durante il processo si pongono e si risponde a due domande: "Dove vuoi andare?" e "Sei arrivato o non sei riuscito ad arrivare" a un obiettivo specifico.
Un indicatore chiave di prestazione, o KPI, misura invece il successo complessivo di un processo di sviluppo nella sua fase attuale. Esempi di KPI includono il Valore del Ciclo di Vita del Cliente e il Tasso di Conversione da Prova a Cliente nelle vendite, il traffico web e il tasso di conversione nel marketing. Tutti questi obiettivi e i risultati ottenuti durante il processo sono dettagliati nella documentazione pertinente.
Documentazione delle roadmap¶
Le roadmap sono tra i documenti più importanti che i product manager devono formulare. Una roadmap serve come mezzo per comunicare al team l'importanza del prodotto.
Un product manager crea un ciclo di vita del prodotto che delinea cosa deve essere fatto, quando deve essere fatto e come sarà eseguito l'intero processo. Una roadmap è un documento che contiene un elenco di tutte le iniziative intraprese per sviluppare efficacemente un software o qualsiasi altro prodotto. È un percorso che i product manager hanno tracciato e che l'intero team segue. Queste possono essere preparate su Docsie per condividerle con i dipendenti, includendo presentazioni PowerPoint integrate nella documentazione creata con Google Slides. Docsie consente l'integrazione con Google Slides attraverso le sue capacità di integrazione. Per saperne di più sulle capacità di integrazione di Docsie clicca qui.
Documentazione relativa a design e prototipi¶
Creare qualcosa da zero senza un progetto è molto difficile. Questo vale anche per il design del prodotto. Sebbene il concetto di base sia importante, durante il processo di sviluppo possono verificarsi centinaia di varianti. I product manager devono quindi mantenere un documento che registri tutte le modifiche e le revisioni apportate al design del prodotto.
Nel prototipaggio del prodotto, i product manager hanno un'esperienza molto diversa rispetto agli ingegneri o ai designer. I product manager impostano il tono per il prototipaggio stabilendo obiettivi chiari e delineando una roadmap per il team.
Se ti stai chiedendo perché un product manager avrebbe bisogno di produrre una documentazione di prototipo di app, considera i seguenti vantaggi:
- Eliminazione completa del potenziale di incomprensione
- Completamento rapido delle iterazioni
- Giustificazione precoce dei concetti
- Miglioramento della qualità del feedback tecnico
Per queste e altre ragioni, la documentazione di prototipazione è essenziale.
Documentazione del percorso utente e delle storie utente¶
Nello sviluppo di qualsiasi applicazione o piattaforma, le storie utente e le mappe del percorso cliente sono due strumenti critici che devono essere utilizzati insieme. I product manager sviluppano e mantengono la documentazione per questi due elementi per garantire che ogni dettaglio sia registrato e conservato in modo sicuro.
Quando si crea un documento di storia utente, è importante considerare le varie ragioni per cui un utente vorrebbe utilizzare un determinato prodotto. I product manager registrano ogni possibile trigger che potrebbe portare un utente a interagire con una funzionalità della piattaforma, inclusi bug e richieste di funzionalità. In questo caso, il percorso utente può essere considerato a livello microscopico.
Il percorso utente, invece, è un documento che mappa l'intera esperienza utente, dal punto di acquisto o download fino all'utilizzo delle funzionalità del prodotto. Questo aiuta i product manager a spiegare ulteriormente il prodotto al loro team e ad altre parti interessate, oltre a rafforzare la loro fiducia nel prodotto stesso. Queste informazioni possono anche essere utilizzate come risorse di marketing per campagne pubblicitarie o per spiegare il caso d'uso di un prodotto a potenziali clienti.
Documentazione delle note di rilascio e dell'ambito¶
Le Note di Rilascio, come suggerisce il nome, sono i documenti inviati in concomitanza con il rilascio di nuove piattaforme o prodotti SaaS. Per informare gli utenti sui nuovi standard, identificare quali problemi sono stati risolti e promuovere l'applicazione quando l'aggiornamento è completo, i product manager preparano questa documentazione. Poiché i prodotti SaaS differiscono ampiamente l'uno dall'altro, nessun documento è esattamente uguale all'altro.
Le note sull'ambito sono talvolta chiamate documenti di Scope of Work. I manager utilizzano questo strumento per definire l'ampiezza delle funzionalità che un'applicazione o un software contiene, cosa renderanno possibile queste caratteristiche e così via.
Guide interne e domande frequenti¶
È necessario produrre FAQ interne riservate per gli stakeholder per tenerli informati durante l'intero processo di sviluppo del prodotto. Il modo in cui queste FAQ sono scritte è davvero semplice. Possono includere i wireframe di un prodotto con una forte componente di esperienza utente o un link alla documentazione dei wireframe.
Tutte le informazioni su come funzionano le cose nel processo di sviluppo sono incluse in queste guide interne. Oltre a garantire che i dati siano registrati in modo da consentire un passaggio fluido tra i membri, fungono anche da riferimento per lavori rivolti all'esterno come vendite, marketing, supporto clienti e altre posizioni simili.
Guide utente e documentazione di prodotto rivolte ai clienti¶
Per i non addetti ai lavori, la guida rivolta al cliente è un manuale utente nel senso tradizionale. È responsabilità dei product manager preparare questa documentazione, che fornirà istruzioni su come utilizzare il prodotto SaaS appena sviluppato.
Senza queste guide, gli utenti potrebbero trovarsi in uno stato di confusione su come utilizzare il prodotto, almeno nelle fasi iniziali, fino a quando non capiscono il flusso da soli. Dovrebbe quindi essere abbastanza ovvio perché questo documento è così importante da essere uno dei più utilizzati o sviluppati dai product manager del settore.
Conclusioni:¶
In breve, questi sono i dieci documenti principali su cui i product manager competenti fanno affidamento per garantire un processo di gestione del prodotto efficiente.
Grazie a questi documenti, è impossibile per loro avere incomprensioni o controversie poiché hanno separato le informazioni sulle mansioni in diversi documenti. Ciò produce un processo di sviluppo altamente strutturato e fluido, documentato meticolosamente in ogni fase.
Come Docsie può aiutare a creare tutta questa documentazione?¶
Docsie è una piattaforma robusta che è il migliore alleato dei product manager quando si tratta di documentazione. Docsie è specializzata nella creazione, gestione e pubblicazione di documentazione che può essere tradotta in varie lingue con un sofisticato sistema di versioning, un editor facile da usare e varie altre fantastiche funzionalità che aiutano i product manager a creare documentazione online robusta e dinamica.