Top 15 Best Practices for Product Release Documentation

Cette erreur m'a appris que je devais examiner notre produit à travers le prisme du client. C'est à ce moment que le déclic s'est produit. Si je livre un produit qui répond aux problèmes concrets du client, puis que je l'accompagne d'une documentation professionnelle, nous aurons un produit gagnant.

J'ai également découvert que créer une documentation produit professionnelle, esthétiquement agréable et facile à lire n'était pas une tâche simple. Mais quand elle est bien réalisée, la documentation peut transformer des clients satisfaits en clients enthousiastes et, au final, augmenter les revenus.

Quelles sont les meilleures pratiques pour créer une documentation produit professionnelle ?¶

Ces bonnes pratiques permettent de créer une documentation produit esthétique, informative et facile à utiliser. En suivant ces conseils, vous fournirez une documentation capable de transformer un bon client en excellent client. Ces clients fidèles aident les entreprises à augmenter leurs revenus, la documentation produit étant un élément essentiel de l'expérience client.

1. Comprendre votre public cible et répondre à ses attentes¶

Il est essentiel de connaître les attentes de votre public. Par exemple, la documentation est-elle destinée aux administrateurs ou aux utilisateurs finaux ? L'étendue de votre public cible peut nécessiter une rédaction technique pour les administrateurs ou des instructions clairement définies pour l'utilisateur final.

Une bonne pratique consiste à comprendre les attentes des clients, qu'ils soient administrateurs ou utilisateurs finaux. Voici quelques méthodes pour recueillir ces informations :

• Questionnaires et sondages

• Retours d'expérience perçus

• Séances de réflexion en équipe

• Analyse des opinions client les plus fréquentes

• Tables rondes avec les clients

2. Créer un plan de documentation¶

Rédiger un plan de documentation permet d'anticiper les éventuels blocages pendant la mise en œuvre du projet. La création d'une documentation produit peut être difficile, et un plan aide à prévoir les problèmes susceptibles de survenir durant le processus.

Parmi les avantages de créer un plan de documentation :

• Éléments actionnables - Audit de la documentation existante pour récupérer les informations pertinentes réutilisables dans le nouveau plan.

• Respect des modèles et guides de style - Si la documentation concerne un nouveau produit, assurez-vous qu'elle correspond au ton et au style du secteur. Pour un produit existant, maintenez les guides de style actuels pour assurer la continuité de la marque.

• Documentation des outils - Les outils de documentation peuvent définir et rationaliser le processus tout en assurant la continuité du travail d'équipe et une meilleure compréhension du processus.

3. Simplifier la documentation produit¶

Une étude menée en 2016 a révélé que seulement 25 % des utilisateurs ne lisent pas la documentation produit. Les raisons principales sont :

• L'impatience des utilisateurs - Avec l'accès immédiat à l'information sur le web, les utilisateurs sont moins patients pour trouver des réponses à leurs problèmes. Lire une documentation en ligne ou hors ligne peut être fastidieux en raison de la quantité d'informations.

• Le syndrome du "passage direct à l'action" - Les utilisateurs ignorent souvent la documentation pour aller directement à l'utilisation basique du produit. Ils apprennent par l'interaction plutôt que par la lecture d'instructions détaillées. Les instructions doivent donc être claires et concises.

• Structure et mise en page confuses - Les manuels sont souvent rédigés dans un format difficile à comprendre. Beaucoup d'utilisateurs trouvent la documentation confuse ou non pertinente, ce qui les décourage de poursuivre la lecture. Souvent, l'entreprise n'a pas mené une recherche approfondie sur son public cible.

4. Inclure des captures d'écran et des informations graphiques¶

Considérez la documentation comme une feuille de route racontant l'histoire d'un produit. Guidez le client sur un chemin facilement identifiable avec des captures d'écran ou autres éléments graphiques. Expliquez clairement ce que l'utilisateur voit, comment une fonctionnalité réagit, et ce qu'il faut attendre ensuite. Assurez-vous que chaque graphique a un but précis et que le flux de travail est cohérent.

5. Utiliser des liens croisés pour une meilleure compréhension¶

J'ai constaté que les liens croisés sont précieux dans la documentation produit. Comprendre ce qu'une fonctionnalité fait est plus facile quand on peut se référer à un sujet associé. En reliant les points de données associés, l'image globale devient plus claire concernant les interactions du système et le flux de travail.

6. Appliquer le principe KISS pour la documentation¶

N'oubliez pas d'utiliser le principe KISS (Keep It Simple, Stupid) lors de la création de documentation. Il est important de documenter le processus de manière complète, mais sans surcharger. L'utilisateur peut rechercher des informations spécifiques, donc respecter le principe KISS permet une navigation et une compréhension plus faciles.

Par exemple, des notes simples peuvent suffire pour expliquer une fonction, éventuellement avec une référence (lien croisé) vers le sujet principal. Gardez les faits clairs et concis pour que l'utilisateur puisse facilement trouver l'information pertinente. Il n'est peut-être pas intéressé à lire tous les aspects du produit.

7. S'adapter aux différents styles d'apprentissage¶

Chaque personne a un style d'apprentissage différent. Certains préfèrent des descriptions détaillées, d'autres des représentations graphiques et visuelles. D'autres encore apprennent mieux par la pratique que par la lecture.

Assurez-vous d'englober tous les styles d'apprentissage dans votre documentation. Insérer des graphiques comme des captures d'écran, des schémas, du texte structuré ou des liens vers des vidéos aide à garantir que tous les styles d'apprentissage sont pris en compte.

8. Personnaliser et structurer le contenu d'intégration¶

Personnalisez la documentation en fonction du rôle du public. Créez différentes versions de la documentation selon les rôles des utilisateurs. Par exemple, les questions d'un administrateur peuvent ne pas être pertinentes pour un utilisateur avancé.

La documentation peut introduire une couche de personnalisation en créant des versions légèrement différentes ciblant mieux le rôle du public visé. Adapter le contenu d'intégration en fonction du rôle donne à la documentation un élément de personnalisation.

9. Définir clairement les termes pour des publics spécifiques¶

Selon le public visé, il est recommandé d'expliquer le sens de chaque terme utilisé dans la documentation. Vous pouvez utiliser des termes plus complexes avec quelques éclaircissements si le public est interne. Cependant, lorsque des utilisateurs externes accèdent à la documentation, il est impossible de connaître leur niveau d'expertise.

Définir clairement les termes uniques ou complexes établit une communication plus efficace pour toutes les parties prenantes internes et les utilisateurs externes.

10. Fournir une méthode pour recueillir les retours d'utilisateurs¶

Les retours sur la documentation fournissent des informations précieuses sur son efficacité. Proposez un lien ou un simple bouton "J'aime/Je n'aime pas" pour recueillir des informations sur la qualité de la documentation. En collectant les retours des utilisateurs, la documentation peut être affinée et améliorée.

11. Éviter une documentation à structure plate¶

Lors de la création de documentation produit, assurez-vous que celle-ci n'est pas rédigée comme une "structure plate". Lire un document plein de texte uniforme est laborieux et fastidieux. L'intérêt du lecteur sera accru si l'information est pertinente et facilement assimilable.

Fragmentez le texte continu en mettant en évidence certaines informations ou en intégrant des vidéos, des images, des liens et d'autres méthodes pour améliorer l'expérience utilisateur. En délivrant le contenu en "petites bouchées", le lecteur aura une expérience plus agréable et sera moins réticent à lire la documentation.

12. Créer une documentation adaptée au référencement¶

Une bonne pratique pour la documentation produit en ligne est de s'assurer qu'elle est rédigée dans un style adapté au référencement. Cela maximise les résultats de recherche sur internet. Les clients peuvent avoir besoin de rechercher leur documentation, et sans le lien explicite vers le site d'hébergement, les réponses sont plus rapides et plus précises lorsque le contenu est optimisé pour le SEO.

13. Maintenir la documentation produit à jour¶

La maintenance de la documentation produit est cruciale, surtout si elle est accessible en ligne. Souvent, les exigences d'un produit changent et la documentation en ligne doit refléter ces modifications. La documentation utilisateur doit être actualisée pour intégrer les mises à jour récentes, et le client doit être informé des changements.

14. Comprendre que les utilisateurs peuvent ne pas lire la documentation¶

Une étude de 2014 a révélé que les utilisateurs ne lisaient pas entièrement la documentation produit. Les principales raisons étaient :

• Documentation trop complexe

• Documentation ne répondant pas directement à leurs questions

• Sous-utilisation des fonctionnalités du produit faute de lecture de la documentation

• Préférence pour l'apprentissage pratique plutôt que la lecture

15. Gérer à la fois le contenu dynamique et statique¶

La documentation produit évolue continuellement avec les mises à jour, les nouvelles fonctionnalités, les corrections, les alertes de maintenance et d'autres éléments. C'est un document vivant qui évolue constamment selon les besoins du produit.

Le contenu statique fournit à l'utilisateur des données qui ne changent pas tout au long de la vie du produit. L'idée du contenu statique est de donner des références aux utilisateurs, notamment aux nouveaux, des informations qui restent inchangées pendant le cycle de vie du produit. Ce contenu est essentiel pour une documentation riche mais passe généralement au second plan par rapport à la documentation dynamique.

La maintenance de l'ensemble de la documentation est plus facile lorsque le contenu est classé comme dynamique ou statique. La documentation du cycle de vie du produit peut être mise en œuvre et validée plus facilement lorsqu'elle est catégorisée ainsi. Il peut y avoir des changements mineurs pour les mises à jour de nouvelles fonctionnalités (statique) ou des mises à jour détaillées du produit (dynamique).

16. Bonnes pratiques pour la disponibilité de la documentation¶

Bien que les utilisateurs ne lisent pas nécessairement beaucoup la documentation, quand ils en ont besoin, ils la veulent immédiatement. La méthode traditionnelle consistait à fournir un manuel imprimé avec le produit. Aujourd'hui, dans notre monde numérique, la documentation est souvent disponible via le web.

Quelle que soit la méthode de diffusion, il est essentiel d'avoir des points d'accès facilement disponibles. Les méthodes prédominantes actuelles sont :

• Documentation hors ligne - De nombreux produits sont accompagnés de manuels imprimés ou de fiches de "démarrage rapide". Ces documents sont généralement uniques et difficiles à distribuer. Cependant, beaucoup de manuels sont proposés en format PDF, favorisant la portabilité ou l'option d'impression à la demande.

• Documentation en ligne - Chaque fois que vous recherchez sur Google une réponse à un problème, vous consultez probablement un extrait de documentation en ligne. L'avènement du web a supplanté l'impression de manuels pour les utilisateurs finaux. Voici quelques avantages de la documentation en ligne :

• Télétravail - La pandémie nous a appris que travailler de chez soi peut être aussi productif qu'au bureau, surtout quand nos questions trouvent réponse dans la documentation en ligne.

• Collaboration - Avec un portail de documentation en ligne facilement accessible, les membres de l'équipe peuvent partager des informations instantanément et créer un travail d'équipe souvent impossible au bureau.

• Compatibilité mobile - L'avènement des appareils mobiles comme les tablettes et les smartphones a progressivement remplacé les PC pour les interactions quotidiennes. Vous pouvez facilement accéder à la documentation en ligne avec un smartphone et résoudre tout problème, même depuis votre café préféré pendant le déjeuner.