How to write amazing technical documentation?

Chaque équipe de gestion de produits et de projets a besoin de personnes clés pour créer et gérer divers projets de documentation technique. C'est essentiel pour différents aspects de la construction et du développement des produits et projets, ainsi que pour leur déploiement et la formation des clients et des employés sur les différentes caractéristiques des produits, leurs fonctionnalités et leurs rôles.

Bien que la documentation technique puisse sembler complexe, elle ne doit pas forcément l'être. Dans cet article, nous vous apprendrons tout ce que vous devez savoir pour commencer à créer et maintenir une excellente documentation technique pour vos produits et projets.

Qu'est-ce que la rédaction technique ?¶

La documentation technique existe sous diverses formes et formats, même si elle est aujourd'hui principalement disponible en ligne. Bien qu'elle soit souvent créée par des rédacteurs techniques, des équipes de développement, des chefs de projet, des développeurs et d'autres professionnels du secteur, la meilleure documentation technique communique l'information de façon simple et claire pour que chacun puisse la comprendre. Sinon, elle ne remplit pas sa fonction première.

La documentation technique désigne les documents qui détaillent les caractéristiques et fonctions d'un produit. Elle est le plus souvent développée dans l'industrie du développement logiciel par les équipes de développement et de produit, et peut répondre aux besoins de support de différentes parties prenantes au sein d'une organisation.

Ces documents fournissent un contexte pour les éléments liés au produit. Qu'ils décrivent l'utilisation d'un produit, sa technique, ses fonctions, ses caractéristiques ou son développement, l'objectif final est d'éduquer le lecteur sur un aspect particulier du produit. Cela reste vrai qu'ils soient utilisés dans le développement logiciel, le développement de produits ou d'autres domaines.

À qui s'adresse la documentation technique ?¶

Les publics peuvent être définis de différentes façons, des utilisateurs finaux aux programmeurs en passant par les parties prenantes. Cela varie considérablement selon le type de contenu concerné.

Néanmoins, la documentation technique axée sur les processus est souvent produite pour d'autres audiences. Il peut s'agir de développeurs, de parties prenantes, de clients ou d'autres membres de l'équipe interne. Bien que ce type de documentation soit moins fréquemment utilisé que la documentation axée sur les produits, son objectif est d'offrir une vision plus approfondie des différents éléments techniques qui composent un produit.

Au final, la documentation technique est généralement créée pour les utilisateurs du produit. Son objectif principal est souvent d'aider les utilisateurs à accomplir certaines tâches avec un produit, c'est pourquoi les utilisateurs finaux doivent toujours être pris en compte lors de la création des différents types de documentation technique.

Quelle est l'importance de la documentation technique ?¶

Il existe plusieurs raisons qui expliquent l'importance de la documentation technique. Mais tout se résume à un avantage essentiel : informer le public sur un produit.

Cette affirmation peut sembler évidente, mais allons un peu plus loin. Après tout, un produit est totalement inutile si les utilisateurs n'en ont pas une connaissance suffisante. Un manque d'information entraîne l'incapacité des personnes à utiliser correctement un produit ou l'absence des connaissances nécessaires pour vraiment le comprendre.

Du point de vue de l'utilisateur final, la documentation technique est cruciale car elle lui permet d'utiliser efficacement un produit. C'est doublement avantageux pour l'entreprise qui produit cette documentation : elle réduit les heures de service client et génère des utilisateurs satisfaits qui peuvent résoudre leurs propres problèmes et répondre à leurs propres questions.

En interne, la documentation technique est essentielle car elle fournit aux employés les connaissances dont ils ont besoin pour travailler efficacement sur un produit, qu'il s'agisse de matériel hautement technique ou d'une vue d'ensemble de la planification et des processus.

Quoi qu'il en soit, les produits ne sont pas toujours explicites. C'est pourquoi nous avons besoin de documentation technique pour nous fournir toutes les informations nécessaires à leur sujet.

Quels sont les différents types de documentation technique ?¶

La documentation technique se présente sous diverses formes. La méthode la plus simple pour distinguer les différents types de documentation technique est de déterminer pour qui ils sont rédigés. On peut les classer en deux grandes catégories : la documentation produit et la documentation processus.

Quoi qu'il en soit, les produits ne sont pas toujours explicites. C'est pourquoi nous avons besoin de documentation technique pour nous fournir toutes les informations nécessaires à leur sujet.

Documentation orientée processus¶

En termes simples, la documentation orientée processus détaille la méthode par laquelle un produit est développé. Elle ne s'intéresse pas au résultat final, mais aux différents processus, données et événements qui contribuent à son avancement et à son évolution.

Ce type de rédaction technique reste généralement en interne et présente peu de valeur ou d'intérêt pour les consommateurs ou les utilisateurs finaux (à l'exception des parties prenantes externes ayant un intérêt dans le développement d'un produit). Elle est utile car elle indique les différentes étapes du cycle de vie d'un produit. Ce type de documentation est utilisé par les équipes de gestion de produit et de projet ainsi que par d'autres équipes d'entreprise qui doivent initier divers processus et cataloguer la documentation, comme les RH et même les équipes de développement.

La documentation orientée processus peut comprendre des propositions de projet, qui présentent les objectifs et les calendriers liés au développement du produit. Les exigences du produit sont des documents convaincants qui décrivent les faits et chiffres essentiels concernant un nouveau produit ou service. Les objectifs, les personas et scénarios d'utilisateurs, les détails de sortie, les feuilles de route, les maquettes et détails de conception, les risques et dépendances en sont des aspects courants.

La documentation orientée processus peut également comprendre des plans de projet, des aperçus, des résumés et des chartes.

Les chefs de projet et de produit ont un besoin particulièrement fort de feuilles de route de produits et de projets. Disposer d'une documentation et de plans pour soutenir cet aspect de leur flux de travail est essentiel pour la progression des projets et le développement des produits.

Les rapports et mises à jour de projet, ainsi que les spécifications de certaines étapes des processus dans le développement du produit ou du projet, constituent un autre aspect de la documentation orientée processus. Cela fournit d'excellentes vues d'ensemble des nombreuses phases du cycle de vie de votre produit.

Documentation orientée produit¶

Le type suivant de documentation technique est la documentation basée sur le produit. Souvent appelée documentation utilisateur, elle décrit ce qu'est un produit terminé et comment l'utiliser. Plutôt que de décrire le processus de développement, elle met l'accent sur le résultat final.

Il existe différents types de documentation orientée produit, mais les principaux sont les manuels d'utilisation, les tutoriels, les guides d'installation, les guides de dépannage, les foires aux questions (FAQ), les bases de connaissances, les wikis et autres ressources d'apprentissage : ces types de documentation fournissent des informations sur votre produit et aident les utilisateurs finaux à apprendre à l'utiliser.

La documentation d'expérience utilisateur est une autre forme de documentation orientée produit pour les entreprises SaaS. La documentation UX décrit l'expérience utilisateur (UX) de votre produit. Une liste de toutes les captures d'écran et personas utilisateur pertinents. Cela inclut les personas utilisateur, les cas d'utilisation, les directives de style, les maquettes, les prototypes, les wireframes et toutes les captures d'écran nécessaires.

Le type suivant de documentation produit est constitué par les notes de version. Elles peuvent être utilisées pour la documentation interne afin d'informer les équipes commerciales et marketing des mises à jour du produit SaaS ou pour informer les utilisateurs et les clients des nouvelles fonctionnalités et mises à jour d'un produit technique.

Documentation orientée logiciel¶

Que vous écriviez pour des utilisateurs ou des développeurs, assurez-vous que votre documentation est complète et répond à leurs questions. Vous gagnerez du temps en évitant de répondre aux mêmes questions.

La documentation logicielle comprend : la documentation API, la conception de l'architecture logicielle et la documentation du code source. Ces documentations sont très importantes pour les équipes logicielles afin de savoir comment construire et structurer certaines plateformes et produits techniques. Pour les développeurs, il est essentiel de créer une documentation pour les exigences logicielles, la documentation système, la documentation du code, les plans de test et de créer d'autres formes de documentation pour augmenter et maintenir l'efficacité des équipes.

Quels sont les avantages d'une excellente documentation technique ?¶

Une excellente documentation technique est importante pour le processus de développement de produits pour plusieurs raisons. Par-dessus tout, elle aide chacun à atteindre ses objectifs.

Que voulons-nous dire ? Si vous créez un produit, votre objectif ultime est que les gens apprécient son utilisation. En tant que consommateur, votre objectif est d'utiliser un produit avec succès pour résoudre un problème ou offrir un service. C'est impossible si les utilisateurs ne comprennent pas ou n'utilisent pas correctement un produit.

Une excellente documentation technique aide dans ce cas. Elle équipe les consommateurs des connaissances sur le produit et les aide à l'utiliser avec succès, tout en assistant les équipes produit dans leur processus de développement.

Pour garantir que votre documentation technique soit bien rédigée, l'astuce consiste à mettre en place un processus, un flux de travail et une stratégie appropriés pour rédiger une documentation technique de qualité, claire et précise. Elle doit être simple à utiliser et à comprendre pour ses utilisateurs. Sinon, elle n'aidera pas chacun à atteindre ses objectifs.

Docsie est une solution claire pour vous aider à mieux rédiger votre documentation¶

Une documentation technique claire, de haute qualité et facilement accessible est essentielle. Pour vous aider, vous et votre équipe de développement, à concrétiser cela, l'essai gratuit de Docsie peut vous aider à commencer à créer et à rédiger de la documentation technique.

Notre créateur de portail de connaissances, beau et facilement personnalisable, permet à votre équipe de collaborer sans effort sur la documentation technique tout en restant organisée.

Oubliez les maux de tête associés à la documentation dispersée entre emails, Microsoft Teams, GitHub et Google Drive. En utilisant notre plateforme, vous pouvez vous assurer que toutes les informations nécessaires sont centralisées, vous permettant de concentrer votre attention sur votre créativité et la création de contenu exceptionnel. Commencez maintenant !

Quelle est la meilleure façon de développer de la documentation technique ?¶

Beaucoup de personnes ne savent pas par où commencer lorsqu'il s'agit de produire de la documentation technique. Pas de panique ; créer une excellente documentation technique est un talent qui s'acquiert. Pour vous aider, nous avons décomposé quelques méthodes simples pour produire rapidement une bonne documentation technique.

1. Mener des recherches¶

Soyons francs : il est difficile de générer une bonne documentation technique si vous n'êtes pas totalement clair sur le contenu que vous essayez de fournir. Si vous avez déjà des exemples, des recherches, des échantillons et d'autres données sur lesquelles travailler, passez à l'étape deux.

Cependant, si vous partez de zéro, il est crucial que vous meniez des recherches. Rencontrez l'équipe qui sera responsable de la documentation technique en question, discutez et attribuez différentes tâches de recherche aux différents membres de l'équipe.

Pour votre recherche, il est judicieux de compiler toutes les informations et documentations actuelles dont vous disposez.

L'étape suivante de votre recherche consiste à considérer ce que votre documentation technique couvrira, vos buts et objectifs que vous souhaitez atteindre avec votre documentation technique.

Ensuite, l'étape suivante consiste à lister quel type de logiciels, d'outils et de guides de style spécifiques dans le développement de votre documentation technique. Ces outils peuvent être facilement gérés avec Docsie. En fait, toutes vos recherches peuvent être rédigées et collaborées pour être complétées dans Docsie également.

2. Conception de la documentation technique¶

Le contenu de la documentation technique est crucial. Néanmoins, l'apparence de votre documentation technique est tout aussi essentielle. Un document bien organisé et visuellement attrayant communiquera l'information beaucoup plus efficacement qu'un enchevêtrement désorganisé de documents.

À ce titre, il y a quelques points à considérer lors de la conception de votre documentation. Pour commencer, pensez à la structure et à la navigation. Les individus utilisent souvent la documentation technique pour localiser des informations spécifiques ou une solution à un problème, et ils doivent le faire rapidement pour garantir l'efficacité de la ressource. Par conséquent, l'organisation de votre documentation est très importante pour cette raison.

C'est une bonne idée de catégoriser et sous-catégoriser vos connaissances pour qu'elles soient facilement accessibles. Cela peut être fait grâce aux articles de Docsie dans un Livre Docsie. Les articles seront affichés sur le côté droit de chaque documentation publiée depuis Docsie :

Il est également essentiel que votre documentation comprenne une fonction de recherche robuste et une table des matières dynamique qui permet aux utilisateurs d'accéder facilement aux informations dont ils ont besoin. Les logiciels de documentation les plus efficaces, comme Docsie, disposent également de cette fonctionnalité parmi bien d'autres.

De plus, c'est une bonne idée de commencer par un squelette de documentation technique. Une mise en page squelettique de votre documentation technique est facile à créer et vous aidera à vous assurer que vous n'oubliez aucune donnée critique que vous souhaitez inclure dans votre documentation technique. Nous discuterons du squelette de votre rédaction de documentation technique à l'étape suivante. Cela maintiendra la cohérence visuelle et l'organisation de tout votre contenu.

3. Structure de rédaction¶

À ce stade du processus, il est temps de commencer la production réelle du contenu. Rencontrez l'équipe responsable de la documentation technique de votre entreprise et rassemblez toutes les recherches menées à l'étape une. Ensuite, en fonction des compétences de chaque membre de l'équipe, vous pouvez leur attribuer des tâches d'écriture.

La meilleure documentation technique commence par un squelette qui est le plan de la documentation.

La documentation doit également être facile à lire et à suivre, et c'est une bonne idée de laisser d'autres membres de votre équipe examiner la documentation et la commenter. Cela peut être fait facilement avec la fonction de commentaire de Docsie.

Une fois que tout le monde a terminé une première ébauche de leur matériel de documentation technique, il est essentiel de réviser, évaluer et réviser encore. C'est une bonne idée d'avoir au moins deux paires d'yeux pour examiner chaque partie de votre documentation. Cela garantit que le contenu est non seulement clair, bien écrit et grammaticalement correct, mais aussi efficace pour le public visé.

Si votre documentation technique contient des instructions pratiques ou des étapes à suivre, assurez-vous que les membres de votre équipe testent ces étapes et vérifient qu'elles accomplissent ce qu'elles sont censées faire.

4. Tester comment les utilisateurs interagissent avec votre documentation¶

Vous pourriez penser que vous avez validé votre documentation pendant le processus de révision, mais ce n'est pas le cas. Après avoir terminé votre documentation technique, il est crucial de la soumettre à un processus de test pour s'assurer qu'elle est exempte de défauts organisationnels, de contenu confus et de problèmes d'utilisabilité.

Pour atteindre cette étape, vous devriez rechercher des utilisateurs externes pour effectuer une révision de votre documentation. Permettez-leur de la lire, de l'utiliser pour les aider à effectuer les tâches assignées, et de vous donner leurs commentaires sincères. Il est crucial que vos testeurs soient externes car ils verront votre documentation objectivement et sans biais, ce qui influencera leur évaluation. Tout cela peut être fait avec l'analytique web de Docsie. Elle vous permet de voir ce sur quoi vos lecteurs se concentrent dans votre documentation, de recevoir des commentaires et aussi de savoir ce qui les dérange dans la documentation et le format de vos documents techniques.

Sur l'analytique web de Docsie, vous pouvez voir une courte vidéo montrant comment vos lecteurs interagissent avec votre documentation technique et utiliser ces informations, associées à une évaluation faite par le lecteur, pour optimiser votre documentation. Il est très important de comprendre comment aborder les retours clients et de les intégrer dans la création et le flux de travail de votre documentation technique.

5. Optimiser la documentation technique avec les retours¶

Considérez que vous êtes maintenant prêt à lancer votre toute nouvelle documentation technique ! Après avoir incorporé tous les retours et commentaires recueillis pendant la phase de test, vous pouvez mettre à jour et republier votre documentation technique pour que vos utilisateurs puissent l'utiliser ! Cela devrait leur offrir une expérience de documentation plus complète.

Néanmoins, votre parcours de documentation technique ne s'arrête pas là. Les documents techniques sont dynamiques et sont constamment mis à jour et modifiés pour refléter les produits qu'ils couvrent. À ce titre, c'est une bonne idée d'établir un protocole décrivant ce qui doit être fait lorsque de nouvelles informations sont ajoutées, des changements sont effectués ou une maintenance générale est réalisée.

De nombreuses entreprises choisissent de mettre en œuvre des mises à jour de maintenance planifiées pour leur documentation. Elles établissent des dates spécifiques pour évaluer si des changements sont nécessaires, s'assurant que toutes leurs informations sont toujours à jour et que les modifications ne sont jamais négligées.

Conseils rapides pour commencer¶

Inscrivez-vous à Docsie¶

Docsie dispose d'un ensemble d'outils robustes pour vous aider à créer une documentation technique étonnante et attrayante.

Connaissez votre public¶

Il existe plusieurs formes de documentation technique. Considérez qui lira votre documentation pour déterminer le type de document, le contenu et le langage à employer : programmeurs, ingénieurs, parties prenantes, chefs de projet, utilisateurs finaux, etc.

Planifiez votre documentation¶

Préparez une stratégie initiale qui décrit le type de documents que vous allez créer. Considérez les types de documentation nécessaires pour votre produit et ce qu'ils couvriront ou non.

Soyez concis et évitez les répétitions¶

La première étape est facile si vous l'avez déjà complétée. Vous avez travaillé dur sur votre documentation technique ; assurez-vous qu'elle soit utile et facile à utiliser. Assurez-vous que votre écriture est concise et que vous ne dupliquez pas le contenu entre les articles, sauf si c'est absolument nécessaire.

Cohérence¶

C'est un petit problème, mais la cohérence dans la documentation technique est vitale. Les polices, les styles d'écriture, la conception, le formatage et l'emplacement en sont des exemples. Établissez des directives au début du processus de développement de la documentation et tenez-vous-y. C'est encore mieux si elles correspondent à l'aspect et à la sensation de la marque de votre entreprise. Vous pouvez utiliser le guide de style de Docsie pour vous en assurer.

Rappelez-vous votre objectif¶

Lorsque vous travaillez sur un document, demandez-vous ou demandez à votre équipe : "Que veux-je que le lecteur soit capable de faire ?" En vous concentrant sur votre objectif, vous garantirez que votre documentation est utile et exploitable sans détails superflus.

Commencez avec votre documentation technique

Prêt à entrer dans le monde de la rédaction technique ? Gardez ces conseils à portée de main pendant que vous préparez la documentation technique de votre produit. C'est en pratiquant qu'on se perfectionne, et il n'y a pas de meilleur moment que maintenant pour commencer.

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