Comment les entreprises préservent-elles leur savoir tacite face aux départs à la retraite ?¶

Comment les entreprises parviennent-elles à croître rapidement, étendre leur portée et transformer le marché ? Parallèlement, leurs méthodes de travail évoluent presque chaque année. De nombreux programmes de départ à la retraite sont organisés pour célébrer le parcours de leurs collaborateurs. Beaucoup d'employés et de dirigeants quittent ainsi ces organisations. Or, en partant, ils emportent avec eux l'expérience accumulée au fil des années.

Certes, les jeunes diplômés qui rejoignent le monde du travail possèdent de solides connaissances théoriques, ce qui est précieux dans des secteurs spécialisés comme l'industrie. Mais ceux qui partent aujourd'hui sont de véritables superhéros. Pourquoi ? Principalement parce qu'ils ont travaillé sur des processus techniquement avancés où ils ont développé de nombreuses astuces leur permettant d'accomplir en quelques minutes ce qui prendrait des heures à d'autres.

Ces apprentissages ne proviennent ni des livres ni des procédures, mais plutôt de l'instinct et de l'observation. Dans ce marché ultra-concurrentiel, la question essentielle est : comment préserver ce savoir issu de l'expérience ?

Comprendre le savoir tacite¶

Laissez-moi vous parler davantage de cette sagesse cachée. Avez-vous remarqué qu'il s'agit d'un type de connaissance particulier ? C'est quelque chose qui se développe uniquement par l'instinct acquis après des années d'observation dans un domaine spécifique. Cette forme de sagesse s'appelle le savoir tacite.

Oubliez les guides de procédures et la documentation écrite. Ces personnes ont développé une capacité qui s'apparente à un sixième sens après des années passées dans un environnement industriel. Par exemple, un mécanicien peut identifier un problème de carburateur simplement en écoutant le bruit du moteur. Aucun manuel ne peut enseigner cela. C'est uniquement par l'expérience avec les machines qu'on apprend à interpréter ces sons pour déterminer si une intervention est nécessaire. Voilà ce qu'est le savoir tacite.

Prédire et prévenir les problèmes grâce à l'expertise¶

Voici le fait : une personne sans expertise ne peut pas percevoir les indices subtils qu'une machine émet avant de tomber en panne. N'est-ce pas ? On ne peut pas anticiper une menace imminente sans années d'expérience. On peut lire des manuels et comprendre théoriquement un problème, mais saisir ces signaux cachés exige des milliers d'heures de pratique.

Vous avez sans doute entendu parler du système "juste-à-temps" utilisé dans l'industrie manufacturière. Derrière ce terme technique se cache le véritable outil secret de tout employé ou dirigeant : le savoir tacite. Un mécanicien travaillant dans une usine automobile développe un sixième sens après 20-30 ans d'expérience. Il peut détecter des problèmes imminents juste en écoutant une variation dans le bruit d'une machine ou un changement de vibration.

Cette sagesse n'est généralement pas documentée ni formalisée en directives. Pourtant, elle permet de résoudre rapidement les problèmes et d'optimiser les systèmes de production. Imaginez si ce trésor de connaissances pouvait être préservé et documenté. Ne serait-ce pas bénéfique pour les nouveaux employés de pouvoir résoudre les problèmes techniques rapidement ?

Préserver l'expertise grâce à un système de base de connaissances¶

Imaginez un scénario où une organisation fait face à une vague de départs à la retraite ou de changements de poste. Dans ces situations, l'entreprise doit agir rapidement. Quelle solution peut l'aider ? Un système de base de connaissances.

En effet, c'est un outil puissant qui permet de stocker toute la sagesse cachée accumulée par l'observation. Il ne s'agit pas de théorie, mais d'un savoir acquis après des décennies de travail pratique. Voici comment un système de base de connaissances peut vous aider à préserver ces informations précieuses lorsque des collaborateurs quittent l'organisation.

Conserver les astuces au-delà des départs à la retraite¶

Vous avez certainement compris qu'en perdant ces collaborateurs expérimentés, vous perdez énormément de sagesse cachée. Existe-t-il un moyen de valoriser cette sagesse plutôt que de la laisser disparaître ?

Prenons l'exemple récent de l'Entreprise A qui a mis en place des entretiens avec des retraités ou anciens employés riches d'une expérience de plusieurs décennies dans la distribution d'énergie. Grâce à un système de base de connaissances, l'Entreprise A a réalisé des entretiens de départ visant à extraire ce savoir tacite par des questions ciblées.

Les explications fournies lors de ces entretiens étaient ancrées dans les réalités techniques concrètes. Par exemple, comment réparer des lignes électriques dans certaines conditions climatiques et reconnaître les signes avant-coureurs d'une défaillance. Ces entretiens n'étaient pas de simples questions-réponses, mais une véritable mission d'extraction de sagesse auprès de ces personnes expérimentées.

L'étape suivante consiste à documenter soigneusement ces conversations dans une base de connaissances. Bien fait, comme l'a réalisé l'Entreprise A, cela crée une mine d'or de sagesse tacite dont bénéficieront les futurs employés.

Au-delà du texte : l'apprentissage visuel pour une formation efficace¶

Dans certains cas, présenter uniquement du texte aux utilisateurs ne suffit pas. Il faut montrer des vidéos ou d'autres éléments visuels interactifs pour offrir une compréhension globale.

C'est ce que j'ai observé chez un géant industriel qui a intégré des vidéos de formation et des infographies dans sa base de connaissances. Alors que les nouveaux employés peinaient à comprendre des processus d'assemblage complexes, ces supports visuels leur ont permis d'appréhender chaque étape, renforçant considérablement leur confiance.

Les nouveaux arrivants abordaient leur travail avec des connaissances approfondies acquises en visionnant ces tutoriels. Les employés expérimentés pouvaient démontrer exactement comment aligner les composants pour réaliser correctement le travail.

Cette transition du texte vers l'apprentissage visuel montre non seulement comment fonctionne un processus, mais aussi la meilleure façon de l'exécuter en tenant compte des subtilités qui prennent normalement des années à maîtriser.

En intégrant ces éléments visuels dans sa base de connaissances, ce géant industriel a créé une culture de partage des connaissances avec une expérience d'apprentissage enrichissante, garantissant le maintien et l'amélioration de la qualité. Cette base de connaissances est devenue un programme de formation virtuel pour les jeunes professionnels, leur permettant d'atteindre rapidement un bon niveau de productivité sans même avoir à se rendre dans la zone de production.

Points clés à retenir¶

Pour conclure, ne laissez pas partir vos collaborateurs expérimentés sans capturer leur savoir tacite. Utilisez un système de base de connaissances performant comme Docsie pour préserver cette sagesse non documentée.

J'ai vu des entreprises où l'implémentation de Docsie a réduit de près de 50% le temps nécessaire pour résoudre les problèmes techniques. Commencez modestement, puis développez progressivement une mine d'or de sagesse tacite.

En procédant ainsi, vous constaterez que vos employés ne sont pas seulement dotés de connaissances, mais qu'ils développent également leur expertise, ce qui aidera considérablement votre entreprise à obtenir un avantage concurrentiel dans ce monde impitoyable.