Mettre en place un wiki interne : essentiel pour votre organisation¶

Établir un wiki interne est fondamental pour de nombreux aspects de votre organisation. Dans cet article, nous examinerons comment les wikis sont développés, leurs utilisations et pourquoi ils sont importants pour votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un wiki interne et pourquoi en avez-vous besoin pour votre entreprise ?¶

Wikis internes - Le centre de connaissances de votre entreprise¶

Un wiki interne est une plateforme centralisée pour stocker, trouver et partager les informations cruciales de l'entreprise.

Principaux avantages : - Élimine les questions redondantes - Protège contre la perte de connaissances - Améliore la culture organisationnelle

Fonctionnalités essentielles à rechercher : - Intégration fluide avec les outils existants - Fonctionnalité de recherche robuste - Capacités de collaboration - Contrôle des versions et gestion de contenu

Bonnes pratiques pour la mise en œuvre : - Organisation efficace et structure claire - Mises à jour et maintenance régulières - Contrôles d'accès et formation des utilisateurs appropriés

Choisissez entre des solutions auto-hébergées ou basées sur le cloud en fonction des besoins et des ressources de votre entreprise.

Découvrez comment créer, organiser et lancer un wiki interne pour stimuler la productivité et le partage de connaissances au sein de votre équipe.

Qu'est-ce qu'un wiki interne

Le wiki interne d'une entreprise est un espace dédié où les équipes peuvent stocker, localiser et échanger des informations vitales. Considérez-le comme la mémoire à long terme de votre organisation ou son référentiel de connaissances interne. Les entreprises utilisent les wikis pour documenter des informations essentielles à leurs opérations : politiques d'entreprise, procédures, processus, notes techniques (notes de version et descriptions de fonctionnalités), plans de projet, documentation de formation et d'intégration.

Un wiki d'entreprise élimine les questions redondantes et permet à votre personnel de travailler de manière autonome. De plus, il protège votre entreprise contre la perte de connaissances due aux départs d'employés.

Les wikis ont également un effet bénéfique sur la culture organisationnelle. Les employés sont encouragés à améliorer leurs compétences rédactionnelles pour communiquer leur point de vue simplement et succinctement. En écrivant plus clairement, on pense plus clairement, ce qui améliore le travail d'équipe et la productivité.

Quelles sont les fonctionnalités clés d'une plateforme de création de wiki à rechercher pour répondre aux besoins de wiki interne de votre entreprise ?¶

fonctionnalités clés d'une plateforme de création de wiki

Votre entreprise adaptera son expérience wiki à ses besoins spécifiques. Cependant, les éléments suivants sont essentiels. Lors du choix d'un wiki interne, assurez-vous qu'il offre ces caractéristiques.

Votre wiki doit s'intégrer parfaitement aux technologies que votre équipe utilise déjà¶

Votre équipe communique et partage déjà des informations via des plateformes comme GitHub Gist, Airtable ainsi que des éditeurs de documents comme Google Sheets. Par conséquent, vos connaissances collectives sont dispersées dans plusieurs applications. Votre personnel doit constamment changer d'outils pour accéder aux informations essentielles.

Bien qu'un wiki interne puisse aider, certaines connaissances vitales de votre équipe continueront à résider dans des technologies autres que votre wiki. C'est pourquoi il est essentiel de choisir un créateur de wiki capable de s'intégrer aux technologies de votre entreprise.

L'outil de recherche doit être robuste et efficace¶

Un outil de recherche puissant (comme celui que nous utilisons chez Docsie) permet aux utilisateurs de localiser rapidement du contenu sans avoir à parcourir des dossiers ou des sujets.

La fonctionnalité de recherche du wiki d'entreprise devrait être au moins aussi rapide et simple que celle de Google.

La recherche de Docsie permet à nos utilisateurs de trouver du contenu et des connaissances rapidement et efficacement. En tapant le mot recherché, tous les articles et leurs emplacements apparaissent, ce qui constitue l'une des meilleures pratiques à suivre.

Docsie permet aux équipes de stocker, d'organiser et de distribuer des informations vitales sur un wiki d'entreprise interne. Ils comptent sur notre plateforme pour les aider à trouver rapidement ce qu'ils cherchent. C'est pourquoi, lorsque vous cliquez sur la barre de recherche dans Docsie, nous affichons vos articles récemment consultés – car l'article que vous recherchez est probablement un que vous avez visité récemment.

Nous proposons également une recherche à facettes, qui vous aide à affiner votre recherche. Par exemple, voici comment vous pourriez localiser les références au mot 'Javascript' dans votre documentation et différents articles :

Une fonction de recherche rapide et puissante n'est pas seulement un moyen de réduire le temps passé à rechercher des informations. Elle offre également une excellente expérience utilisateur à votre équipe, augmentant la probabilité qu'ils utilisent votre wiki Docsie. Vous pouvez également configurer un wiki privé et décider qui peut avoir des droits d'accès pour assurer la sécurité de vos données et la gestion des connaissances. Par exemple, vous pourriez ne pas vouloir partager l'accès avec les nouvelles recrues pendant leur période d'essai, puis les ajouter à votre wiki d'équipe ou continuer à limiter leur accès à des plateformes comme Google Drive.

La capacité de collaboration¶

Les wikis internes éliminent les silos de connaissances qui existent naturellement dans toute organisation comportant plusieurs équipes. Cependant, les équipes doivent conserver leur propre espace dédié pour les informations de l'entreprise sur votre wiki.

Les équipes font cela via l'utilisation de livres dans des étagères avec Docsie (dossiers pour d'autres wikis). Les équipes d'ingénierie, par exemple, ont leur propre sujet dédié pour les informations importantes, tout comme le Marketing. De plus, chaque équipe peut développer des sous-sujets imbriqués. Par exemple, vos équipes de Marque et de Croissance peuvent avoir chacune leur propre sous-sujet dédié dans le sujet Marketing.

Quels que soient les noms donnés à ces espaces spécialisés, ils doivent faciliter la transmission des informations appropriées aux bonnes personnes, au bon moment.

Docsie permet une collaboration fluide avec votre équipe. Voici une vidéo qui présente quelques fonctionnalités de collaboration dans Docsie.

Aussi, contrairement à Google Docs ou d'autres outils, Docsie vous permet de définir différents rôles au sein de la plateforme, ce qui est important pour stipuler qui peut faire quoi et dans quelle mesure, rendant l'interface conviviale.

Voici un exemple de la façon dont nous avons positionné les rôles de nos utilisateurs dans Docsie :

La collaboration est extrêmement importante, surtout à l'heure actuelle où la plupart des équipes travaillent à distance. Pour en savoir plus sur comment Docsie peut aider à la collaboration, cliquez ici.

Une méthode pour maintenir le contenu à jour et correct¶

Certains wikis rendent difficile la détermination de l'actualité et de l'exactitude de votre contenu. Recherchez un wiki qui affiche clairement des informations critiques comme la date et l'auteur d'un article pour trouver du nouveau contenu.

Qui a modifié en dernier le contenu de votre wiki ?

Si vous vous posez cette question, disposer d'une plateforme qui affiche les horodatages est essentiel ! Docsie permet à tous nos utilisateurs de voir ce qui a été fait dans divers livres, ce qui les aide à comprendre quel travail reste à accomplir de la meilleure façon possible.

Quelles sont les nécessités clés pour une plateforme de wiki interne bien organisée ?¶

Créer une plateforme de wiki interne efficace nécessite une réflexion approfondie sur plusieurs facteurs clés. De l'organisation efficace à la lisibilité du format, le succès d'une telle plateforme dépend de sa capacité à servir de hub centralisé pour l'information. Examinons les composants essentiels qui contribuent à une plateforme de wiki interne bien organisée.

Organisation efficace¶

Pour stocker et organiser le contenu, les éditeurs de documents utilisent le dossier conventionnel, ainsi que des articles et sous-articles, des titres et diverses configurations de mise en page qui peuvent aider à gérer plus efficacement la structure de votre wiki interne. Cependant, sans une organisation appropriée de la documentation, il est souvent difficile de trouver ces fichiers et de savoir à quel département ils appartiennent, compliquant l'accès à l'information pour les collègues.

Des capacités de recherche au sein de la plateforme permettent aux différentes équipes et collaborateurs de trouver rapidement et efficacement la documentation appropriée. De plus, organiser l'information en livres et étagères crée une situation plus ordonnée pour la documentation interne de l'organisation.

Voici un exemple de l'espace de travail Docsie. Comme vous pouvez le voir, nous avons déjà organisé notre documentation en livres et étagères. Les livres sont des articles et les étagères sont une collection de différents articles au sein d'un portail de connaissances spécifiquement adapté.

Maintenir le format cohérent et facile à lire¶

La documentation doit être simple et non compliquée. Avec des options de formatage supplémentaires disponibles pour votre équipe, l'expérience de documentation devient plus lourde. Quand chacun est libre de structurer ses publications comme il le souhaite, le résultat est une expérience wiki inégale et déroutante. Un format simple à lire et facile à suivre sera non seulement plus facile à développer et à maintenir, mais rendra également le processus de développement de la documentation plus rapide et efficace au sein d'une structure simple et uniforme.

Voici un exemple de guide utilisateur développé par Docsie. C'est notre portail d'aide qui vous aidera à comprendre à quoi ressemble un format utile et dynamique.

La zone d'écriture principale : Il est judicieux d'avoir des images et des diagrammes, ainsi que des explications écrites pour mieux expliquer votre documentation. Elle est bien placée et dimensionnée avec des en-têtes et des titres bien positionnés.
Navigation de recherche pleinement fonctionnelle : C'est extrêmement important pour accélérer le processus par lequel vos lecteurs trouvent des informations appropriées.
Liens : Les liens sont essentiels pour diriger vos lecteurs vers d'autres pages qu'ils doivent consulter.
Table des matières : Cela permet à vos lecteurs d'identifier des articles spécifiques dans votre portail de connaissances et votre documentation interne.
Sélecteur de langue et de version : La possibilité pour vos lecteurs de changer de langue est cruciale pour les entreprises qui ont beaucoup d'employés travaillant à l'étranger, dans différents pays.

La recherche n'est pas juste une idée en passant¶

Avec une quantité limitée de documentation écrite et un petit nombre d'employés, trouver rapidement les bonnes informations peut ne pas être problématique. Cependant, à mesure que votre équipe grandit et que davantage de personnes contribuent à votre base de connaissances interne, vous prendrez conscience des limites de ces éditeurs de documents.

La plupart de la documentation interne n'est pas conçue pour un wiki interne en croissance avec de nombreux employés. Disposer d'un moteur de recherche dynamique ainsi que d'un wiki bien organisé est essentiel pour maintenir un flux de travail fluide pour trouver des informations utiles, des politiques, des guides utilisateur et des tutoriels dont les employés ont besoin en parcourant la documentation.

Wikis auto-hébergés ou basés sur le cloud : lequel est préférable pour votre organisation ?¶

Parlons maintenant de la façon de publier votre documentation. Est-il préférable d'avoir un wiki auto-hébergé ou un wiki propriétaire basé sur le cloud ?

Commençons par examiner les avantages et les inconvénients de chaque option.

Wiki auto-hébergé¶

Si vous disposez des ressources financières et techniques nécessaires, vous pouvez héberger votre wiki d'entreprise sur votre intranet, serveur ou fournisseur d'hébergement internet. Parmi les avantages d'un wiki auto-hébergé figurent :

Vous êtes le seul propriétaire de vos données.
Vous pouvez concevoir une expérience wiki adaptée à vos besoins et spécifications individuels.

Cependant, un wiki auto-hébergé consomme d'importantes ressources techniques. Il convient généralement mieux aux équipes ayant des besoins très spécifiques.

Wiki hébergé sur le cloud¶

Docsie, par exemple, vous permet de créer un wiki interne sans consacrer d'importantes ressources techniques. Vous pouvez être opérationnel en une journée ouvrée.

Ce sera facile à gérer et à utiliser. De plus, il peut facilement être intégré au site web de votre entreprise avec une seule ligne de code, ce qui lui permettra de fusionner harmonieusement avec l'apparence de votre marque pour une expérience utilisateur globalement confortable. À long terme, utiliser Docsie pour héberger votre documentation via notre portail ou des pages Docsie intégrées sur le site de votre entreprise vous fera gagner du temps et de l'argent, et conduira à un flux de travail de documentation plus efficace.

Types de Wiki¶

Les wikis se déclinent en différents types, chacun adapté à divers objectifs et besoins. En voici quelques-uns :

Wiki d'entreprise : Destiné à une utilisation au sein d'une organisation, ces wikis se concentrent sur la collaboration et le partage de connaissances entre employés. Ils intègrent souvent des fonctionnalités comme le contrôle d'accès et l'intégration avec d'autres systèmes d'entreprise.
Wiki public : Ouvert au grand public, ces wikis permettent à quiconque de consulter et modifier le contenu. Wikipédia est un parfait exemple de wiki public où des utilisateurs du monde entier contribuent à un vaste éventail de sujets.
Wiki confidentiel : Limité à un groupe ou une organisation spécifique, les wikis privés offrent un environnement contrôlé pour la collaboration et le partage d'informations entre un ensemble défini d'utilisateurs. Ils sont souvent utilisés pour la documentation interne et la gestion des connaissances.
Wiki éducatif : Orienté vers le soutien aux activités éducatives, ces wikis sont utilisés dans des contextes académiques. Ils facilitent l'apprentissage collaboratif, le partage de connaissances et la coordination de projets de classe entre étudiants et enseignants.
Wiki de projet : Centré sur un projet ou une tâche spécifique, ces wikis servent d'espace centralisé pour la documentation de projet, le suivi des tâches et la collaboration entre les membres de l'équipe. Ils aident à fluidifier la communication et garantissent que tous les participants sont sur la même longueur d'onde.
Wiki personnel : Créé pour un usage personnel, les wikis personnels agissent comme un carnet numérique ou un dépôt de connaissances pour les informations, idées et notes personnelles. Ils peuvent être un outil utile pour organiser les pensées et les informations.
Wiki de documentation logicielle : Souvent utilisé par les équipes de développement logiciel, ces wikis fournissent une plateforme pour documenter le code, les API et les processus de développement. Ils soutiennent la collaboration entre développeurs et aident à maintenir un registre complet des informations liées au logiciel.

Poser les bases de votre architecture d'information¶

L'apparence de votre architecture d'information sera déterminée en grande partie par la solution wiki que vous choisissez.

Dans Docsie, le contenu est organisé de trois façons : étagères (qui fonctionnent comme des dossiers) et livres (qui contiennent le contenu lui-même). Ainsi, si votre équipe utilise Docsie, votre architecture d'information fait référence à la façon dont vos sujets sont organisés.

Lors de l'organisation du wiki interne de votre équipe :¶

Concentrez-vous sur la clarté. Chaque membre de votre équipe, pas seulement ceux qui l'ont créé, devrait pouvoir explorer facilement votre wiki. Utilisez plusieurs paires d'yeux pour vous assurer que la structure de votre wiki est globalement compréhensible et que chacun sait où trouver l'information.

Permettez aux équipes d'être flexibles. Laissez chaque équipe créer un sujet ou un dossier de la manière qui a le plus de sens pour leur flux de travail. Un cadre qui fonctionne pour une équipe peut ne pas fonctionner pour une autre.

Importer et compléter le contenu¶

Après avoir établi votre architecture, vous pouvez commencer à ajouter du contenu à votre wiki interne. Si vous avez déjà de la documentation (par exemple, sur DocX, Markdown PDF et/ou fichiers JSON), vous devriez l'importer dans votre nouveau wiki avant sa mise en service. Nous facilitons l'importation de contenu depuis plusieurs outils, ainsi que de fichiers markdown dans Docsie.

De plus, vous devriez inclure tout nouveau contenu significatif dans votre wiki avant son lancement officiel. Parmi les éléments que les équipes ajoutent couramment lors du lancement de leur wiki d'entreprise figurent leur manuel d'employé et un tutoriel sur la navigation dans leur nouveau wiki ou base de connaissances.

Configurer les intégrations

Comme indiqué précédemment, votre équipe s'appuie probablement sur plusieurs technologies pour conserver des données critiques. Plutôt que de remplacer ces outils, nous avons découvert que les intégrer à votre base de connaissances profite davantage à votre équipe.

Réfléchissez au contenu qui devrait être stocké dans votre wiki et à celui qui devrait y être lié. Certains types de contenu appartiennent à un outil autre que votre wiki. Par exemple, les équipes d'ingénierie qui utilisent GitHub peuvent utiliser Docsie pour synchroniser des fichiers markdown et inclure des bugs et des pull requests de GitHub. Ainsi, les utilisateurs peuvent continuer à utiliser GitHub pour leur flux de travail tout en contribuant facilement au wiki de leur entreprise.

Docsie permet à nos utilisateurs d'intégrer diverses autres solutions SaaS au sein de notre plateforme. Nous permettons à nos utilisateurs d'intégrer :

Pour en savoir plus sur comment nous pouvons intégrer d'autres technologies avec Docsie, cliquez ici.

Bonnes pratiques pour les wikis internes

Naviguer dans l'information d'un wiki interne exige un ensemble de bonnes pratiques pour garantir que les utilisateurs puissent accéder et utiliser facilement la richesse des connaissances stockées.

Structure intuitive : Construisez une hiérarchie logique et intuitive pour l'information. Regroupez les sujets connexes et établissez une taxonomie claire qui s'aligne sur la structure de l'organisation.
Fonctionnalité de recherche : Implémentez une fonction de recherche robuste pour permettre aux utilisateurs de localiser rapidement des informations spécifiques. Un moteur de recherche fiable peut améliorer considérablement l'expérience utilisateur et l'efficacité.
Mises à jour régulières : Concentrez-vous sur l'amélioration continue via des mises à jour régulières, car des informations obsolètes peuvent mener à la confusion.
Contrôles de permission : Créez des niveaux d'accès appropriés car vous n'avez pas besoin de fournir l'accès à toutes les informations à tout le monde.
Édition collaborative : Facilitez la création et l'édition collaborative de contenu. Encouragez les membres de l'équipe à contribuer avec leur expertise, favorisant un sentiment d'appropriation et garantissant que l'information reste à jour et précise.
Contrôle de version : Implémentez des mécanismes de contrôle de version pour suivre les modifications apportées aux documents. Cela fournit non seulement un historique des éditions, mais permet également de revenir facilement en arrière en cas d'erreurs ou de désinformation.
Formation et documentation des utilisateurs : Offrez une formation et une documentation complètes pour les utilisateurs. Cela garantit que chacun comprend comment naviguer efficacement dans la plateforme de wiki interne et contribue à son succès.

Créer un plan de lancement¶

Vous pouvez maintenant commencer à planifier votre lancement. Vous devrez prendre une décision critique : le déploiement initial sera-t-il limité à une seule équipe ou s'étendra-t-il à toute l'organisation ?

Créer un plan de lancement

Spécifique à une équipe : Si vous souhaitez ouvrir votre wiki à une seule équipe, cette équipe aura l'opportunité de s'immerger dans le produit et de commencer à développer sa propre architecture d'information. Puis, à mesure que votre wiki interne se développe, le personnel initial pourra fournir des conseils et une assistance inestimables.

À l'échelle de l'entreprise : Si vous choisissez de déployer votre wiki dans toute votre organisation en une fois, assurez-vous que tout le monde connaît la procédure de gestion de votre base de connaissances officielle. Sinon, il est recommandé de commencer par une seule équipe, puis de vous étendre aux départements et au-delà. Pour les déploiements à l'échelle de l'entreprise, nous préconisons de désigner des ambassadeurs d'équipe. Ils deviendront des experts du produit et pourront mener la charge au sein de leurs équipes respectives.

Réflexions finales¶

Le wiki interne de votre organisation est plus qu'un simple dépôt pour la politique des congés. Votre wiki contribue au développement d'une culture d'écriture et de partage d'informations.

Cependant, le wiki que vous choisissez est important. Choisissez un wiki qui simplifie et rationalise la documentation. Personne ne devrait avoir à franchir des obstacles pour bien comprendre les connaissances que vous partagez. C'est pourquoi nous suggérons qu'avoir un wiki interne bien conçu est un excellent moyen de partager des informations de manière stratégique et méthodique afin de maintenir un moral d'entreprise solide.

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