La prestigiosa revista ganadora de premios Life Is Too Short to RTFM: How Users Relate to Documentation and Excess Features in Consumer Products comparte los resultados de una serie de encuestas realizadas durante siete años y medio. Según el estudio, los consumidores solo leen los manuales el 25% de las veces. Las causas principales son manuales poco efectivos con detalles confusos y diseños aburridos. Este blog comparte consejos para escribir un excelente manual de usuario. Con software como Docsie, puedes crear manuales bien escritos de forma sencilla y en poco tiempo.¶

¿Cuáles son los elementos clave de un manual de usuario?¶

Todas las empresas son únicas. De la misma manera, no hay dos productos iguales. Pero independientemente de tu producto, tu manual de usuario debe incluir ciertos elementos esenciales. Ya sea que vendas el último smartphone o produzcas microondas, tu manual debe contener información clave presentada de forma concisa. Veamos las 12 características principales que debes incluir en tus manuales.

Cómo escribir un manual de usuario¶

1. Conoce a tu audiencia¶

Averigua quiénes son tus usuarios antes de empezar a escribir. ¿Cuáles son sus problemas, necesidades y requisitos? Optimiza las instrucciones para que funcionen tanto para principiantes como para usuarios experimentados. Entiende su nivel de experiencia y adapta tu contenido.

2. Define el objetivo¶

Determina por qué estás escribiendo el documento. ¿Quieres hablar sobre las características de tu producto? ¿Ayudar a los usuarios a solucionar problemas? Define tu meta y redacta el contenido acorde a ella.

3. Conoce el producto¶

Recopila información detallada hablando con desarrolladores e ingenieros. Conoce los antecedentes del producto y verifica la precisión de la información. Haz preguntas perspicaces y ponte en el lugar de los usuarios.

4. Usa el lenguaje con cuidado¶

Elige palabras y frases sencillas que todos puedan entender. Evita la voz pasiva y el uso de la primera persona. Descarta jerga y términos técnicos, explicando procesos y características en lenguaje común.

5. Describe procesos¶

Habla de los procesos detalladamente y sé lo más descriptivo posible. Sigue un estilo de redacción técnica sin sobrecargar el documento. Haz que cada palabra cuente y evita términos ambiguos que puedan crear confusión.

6. Añade secciones relevantes¶

Divide problemas complejos en partes digeribles. Incluye secciones apropiadas como índice, introducción, preguntas frecuentes y recursos adicionales. Crea un esquema o usa una plantilla para no olvidar secciones importantes.

7. Incluye elementos visuales adecuados¶

Añade fotos y videos para atraer a los usuarios. Comunica más a través de imágenes y complémentalas con párrafos de texto bien colocados.

8. Mantén un flujo lógico¶

Comienza con el qué y luego pasa al cómo de tu producto. Explica términos clave, destaca sus características y luego incluye secciones de solución de problemas y recursos adicionales.

9. Sé conciso¶

Ve al grano. Transmite información usando puntos, tablas, diagramas de flujo o esquemas. Mantén tu información actualizada manteniéndote en contacto con desarrolladores, equipo de investigación, ingenieros, etc.

10. Da los toques finales¶

Revisa tus documentos antes de publicarlos. Comprueba errores tipográficos, problemas de lenguaje e inconsistencias gramaticales. Asegura una legibilidad óptima destacando información clave, usando fuentes legibles y colocando títulos y subtítulos para dividir el contenido en secciones separadas.

¿Cómo estructurar y organizar un manual de usuario?¶

• Crear una estructura organizada y un flujo lógico es crucial para hacer un manual fácil de navegar. El manual debe organizarse en secciones o capítulos distintos relacionados con funciones, componentes o procedimientos principales. Usa títulos y subtítulos claros y descriptivos para dividir la información en bloques lógicos.

• Comienza con una visión general o introducción del producto antes de entrar en detalles. Agrupa características o tareas relacionadas en secciones - por ejemplo, configuración, operación básica, solución de problemas, mantenimiento. Numera capítulos y secciones de forma secuencial para un flujo progresivo claro.

• Dentro de cada sección, organiza la información en orden de uso - pasos simples o preliminares primero, antes de tareas más avanzadas. Da instrucciones claras en formato de pasos numerados. Divide el texto en párrafos cortos para mejor legibilidad. Usa listas con viñetas o numeradas cuando sea adecuado.

• Ilustra secuencias o flujos de trabajo visualmente con diagramas y gráficos paso a paso. Muestra interfaces o componentes en primer plano cuando sea relevante. Considera incluir una guía de inicio rápido para usuarios impacientes. Incluye índice, glosario de términos y tabla de contenidos para fácil navegación. Una estructura bien organizada hará cualquier manual más coherente, intuitivo y fácil de usar.

¿Qué software debo usar para crear un manual de usuario?¶

El mercado está lleno de software de documentación. Mientras algunos ofrecen planes asequibles, otros presumen de características nunca vistas. Es normal sentirse abrumado con tantas opciones. Elige Docsie como tu socio de confianza donde puedes crear, editar, publicar y compartir tu manual de usuario en línea. Desde organizar un portafolio diverso de manuales hasta gestionar múltiples versiones, ¡Docsie es el software perfecto para acelerar tu proceso de creación de manuales!

Funciones útiles:¶

• La plataforma te ayuda a mantener todos tus documentos organizados para que puedas encontrar fácilmente el que necesitas compartir.

• La función Estanterías te permite encontrar la parte del manual que buscas.

• Mediante el control de versiones, puedes revisar las ediciones anteriores de tu documento.

• La función de Traducción traduce automáticamente tu contenido al idioma objetivo.

• Puedes definir tareas, listar flujos de trabajo y presentar un documento comprensible.

• La colaboración con el equipo de diseño interno te ayuda a crear manuales alineados con tu marca.

• Disfruta de una publicación sencilla con solo un clic.

Beneficios clave:¶

• Aloja todos los documentos en un solo lugar con diferentes niveles de accesibilidad.

• Reduce el tiempo y esfuerzo para publicar y mantener documentación relacionada con productos.

• La interfaz limpia e intuitiva hace que la documentación sea fácil y muy rápida.

• Mantener múltiples versiones facilita la edición y colaboración.

• Fácil de entender, haciendo la incorporación sin complicaciones.

¿Cuál es la mejor manera de hacer un manual fácil de seguir y entender?¶

• El aspecto más importante de cualquier manual es hacer que las instrucciones sean fáciles de seguir y entender. Usa un lenguaje simple y claro que evite jerga técnica o terminología confusa. Escribe frases cortas y directas en voz activa.

• Proporciona suficiente detalle y explicación para que los usuarios entiendan los conceptos, pero no sobrecargues con explicaciones simples. Usa un tono amigable y conversacional para que los usuarios se sientan cómodos y no intimidados. Evita frases ambiguas que puedan interpretarse de diferentes maneras.

• Usa términos consistentes para referirte a elementos de la interfaz, botones y menús. Incluye capturas de pantalla y diagramas para demostrar visualmente el uso y reforzar las explicaciones. Ilustra cómo se ve el producto en cada paso en lugar de confiar solo en descripciones de texto.

• Formatea las instrucciones en pasos numerados con acciones distintas por paso. Divide la información en párrafos cortos para mejor legibilidad. Usa encabezados en negrita, viñetas, listas numeradas y suficiente espacio en blanco para evitar bloques densos de texto.

• Proporciona orientación si los usuarios necesitan completar requisitos previos antes de ciertas tareas. Da consejos, atajos o recomendaciones para ayudar al uso. Incluye advertencias o avisos de precaución antes de acciones potencialmente dañinas.

• Resume los puntos clave o recordatorios después de procedimientos largos o complejos. Facilita la exploración rápida estructurando el manual con jerarquías claras y navegación. Un manual bien escrito adaptado al nivel de conocimiento de la audiencia ofrece el camino más simple hacia el dominio.

¿Qué gráficos, capturas de pantalla o elementos visuales ayudan a mejorar los manuales?¶

• Los elementos visuales son invaluables en los manuales para mostrar características, ilustrar procesos complejos y mejorar la comprensión. Las capturas de pantalla son esenciales para mostrar exactamente cómo se ve la interfaz y reforzar las instrucciones de texto. Captura pantallas de las etapas clave durante los procedimientos para mostrar opciones de menú, clics de botones, campos de entrada, notificaciones, etc.

• Anota las capturas con señalizaciones, etiquetas de texto y flechas para resaltar áreas importantes y guiar la atención de los usuarios. Asegúrate de que las imágenes sean lo suficientemente grandes para mostrar detalles pero optimizadas para nitidez. Incluye primeros planos de botones o configuraciones cuando te refieras a ellos en los pasos.

• Diagramas como wireframes y diagramas de flujo visualizan relaciones y flujos de trabajo. Las vistas explosionadas detallan componentes individuales. Las infografías representan creativamente estadísticas o datos. Las fotos demuestran la configuración del equipo. Los iconos indican gráficamente advertencias, consejos, notas, etc. Considera ilustraciones tipo boceto para explicar conceptos o añadir interés visual. Gráficos y tablas organizan información compleja de un vistazo.

• Los gráficos deben estar diseñados profesionalmente para máxima claridad e impacto visual. Usa iconografía y códigos de color consistentes en todas las imágenes. Los gráficos relevantes y de alta calidad no solo dividen el texto denso sino que mejoran la comprensión y retención de instrucciones.

Sin embargo, evita sobrecargar el manual con elementos visuales excesivos, irrelevantes o mal ejecutados. Las imágenes complementan el texto pero no deben distraer del mensaje clave. Solo usa gráficos que apoyen directamente el contenido. El espacio en blanco suficiente alrededor de los elementos visuales mejora la legibilidad. Con un enfoque atractivo pero minimalista, los gráficos nítidos hacen que los manuales sean más atractivos e instructivos.

¿Cuán detallado y completo debe ser un manual de usuario?¶

Determinar el nivel adecuado de detalle es un acto de equilibrio al crear manuales. Muy poca información deja a los usuarios confundidos e incapaces de operar correctamente el producto. Pero el exceso de detalle puede hacer que los manuales sean difíciles de usar, aburridos y complicados.

• Céntrate en proporcionar las instrucciones mínimas necesarias para que los usuarios completen tareas de forma segura y efectiva. Da explicaciones generales para antecedentes conceptuales, pero evita teorías profundas o minucias técnicas a menos que sean directamente relevantes.

• Describe cada paso que los usuarios deben dar para configurar ajustes, operar funciones y realizar mantenimiento. No asumas conocimientos ni omitas pasos aparentemente obvios. Pero no repitas puntos sencillos.

• Encuentra el punto intermedio entre completo y conciso. Usa frases succintas y omite detalles extraños. Emplea terminología consistente para brevedad. Proporciona explicaciones ampliadas selectivamente donde sea necesario para aclarar procesos complejos.

• Complementa el texto con elementos visuales para evitar pasajes largos. Resume puntos clave después de procedimientos extensos. Incluye un índice, glosario y tabla de contenidos para que los usuarios puedan consultar detalles fácilmente.

• Considera segmentar el contenido en múltiples manuales para diferentes tipos de usuarios, como principiantes vs. usuarios avanzados. O separa las instrucciones generales de operación de las especificaciones técnicas detalladas.

• Aunque los manuales deben ser completos, demasiada información puede ser contraproducente. Apunta a las necesidades de usuarios reales y encuentra el equilibrio mediante redacción iterativa, pruebas de usuario y retroalimentación en lugar de intentar documentar exhaustivamente cada faceta. Un enfoque personalizado produce manuales con contenido suficiente pero bien enfocado para una verdadera usabilidad.

¿Cómo aseguro la consistencia en todas las secciones y capítulos de un manual?¶

Mantener la consistencia en formato, tono, terminología y estilo en un manual es clave para una experiencia de usuario cohesiva. Un manual consistente permite a los usuarios encontrar y absorber información fácilmente sin confusión ni distracción.

Usa la misma estructura de documento en todo el manual, con esquemas de numeración uniformes para capítulos, encabezados, páginas, figuras y tablas. Mantén elementos de formato como estilo de texto, sangrías y espaciado de línea consistentes.

Usa terminología idéntica para referirte a elementos de interfaz, componentes, botones, elementos de menú, etc. Nunca intercambies diferentes términos o etiquetas. Mantén un tono constante ya sea instructivo, conversacional o formal.

Mantén el estilo de escritura uniforme usando las mismas estructuras de oración y evitando fluctuaciones repentinas entre voz pasiva y activa. Usa longitudes de frase y niveles de vocabulario similares sin variaciones abruptas.

Aplica el mismo estilo para notas, consejos, advertencias, avisos, etc. Formatea instrucciones en un patrón de pasos numerados consistente. Estandariza elementos visuales como iconos, capturas de pantalla y diagramas. Haz referencias cruzadas a capítulos, secciones, figuras, tablas y encabezados con un sistema de numeración/nomenclatura consistente. Crea y usa guías de estilo, plantillas o macros para reforzar la uniformidad.

Aunque las secciones discretas pueden dirigirse a funciones distintas, el manual debe leerse como un documento unificado. La consistencia evoca profesionalismo y apoya la usabilidad al establecer expectativas claras para el usuario. Pero la consistencia no debe superar a la claridad - el formato puede romperse cuando sea absolutamente necesario para una mejor comprensión y aprendizaje.

¿Cómo debo formatear el texto, fuentes y diseño en un manual para mejorar la legibilidad?¶

• El formato de texto, fuentes y diseño en un manual requiere una cuidadosa consideración para una legibilidad óptima.

• Busca un diseño limpio y bien estructurado usando reglas de formato consistentes. Evita párrafos densos y bloques de texto usando saltos de línea, espacio en blanco y viñetas. Organiza el contenido en secciones lógicas usando encabezados y subencabezados.

• Para el texto principal, usa una fuente profesional estándar como Arial, Times New Roman o Calibri con un tamaño de 10-12 puntos. Evita fuentes de fantasía o decorativas reservadas para titulares. Usa negrita o cursiva con moderación para énfasis.

• Asegura un espaciado de línea y márgenes adecuados para que el texto no se vea apretado. Limita la longitud de línea a 50-60 caracteres. Alinea el texto a la izquierda. Asegúrate de que las fuentes y tamaños sean consistentes en encabezados, texto principal, leyendas, advertencias, etc.

• Usa listas numeradas o con viñetas para dividir instrucciones en pasos fáciles de seguir. Las tablas organizan datos complejos eficientemente. Los iconos y etiquetas de advertencia destacan del texto principal. El uso estratégico de variaciones de fuente añade jerarquía visual.

• Minimiza grandes bloques de letras mayúsculas, subrayados y signos de exclamación para mejorar la legibilidad. Usa saltos de página cuidadosamente entre secciones principales. Numera páginas e incluye encabezados y pies de página.

• El formato debe desaparecer de la vista del usuario facilitando la comprensión de lectura sin problemas. La alineación, el espacio en blanco y el flujo visual permiten que la información clave emerja claramente. Un diseño limpio y bien formateado mejora la usabilidad del manual y su valor instructivo.

¿Qué tono y lenguaje debo usar al escribir un manual de usuario?¶

• El tono y lenguaje usado en un manual debe equilibrar profesionalismo con accesibilidad. Evitar jerga técnica excesiva mientras se mantiene la precisión ayuda a hacer las instrucciones claras y accesibles. Usa lenguaje simple y directo centrado en las necesidades del usuario. Explica conceptos claramente y proporciona orientación paso a paso usando voz activa e imperativos positivos ("Presiona el botón de encendido").

• Mantén un tono conversacional y acogedor. Usa "tú" frecuentemente para dirigirte directamente al lector. Proporciona consejos y orientación como un instructor útil en lugar de solo emitir órdenes. Define terminología, acrónimos y números de modelo necesarios en su primer uso. Proporciona un glosario de términos para referencia. Usa analogías o metáforas ilustrativas al explicar conceptos técnicos complejos.

• Traducir especificaciones técnicas en instrucciones fácilmente digeribles requiere habilidad. Omite detalles extraños pero evita simplificar demasiado. Usa frases consistentes y refuerza explicaciones con elementos visuales.

• Dirígete al lector con respeto. Evita lenguaje condescendiente o insultante. Mantén un tono inclusivo y profesional respecto a edad, género, cultura, capacidades, etc.

• Mientras que la terminología inexacta o ambigua frustra a los usuarios, la comunicación clara los empodera. Revisa cuidadosamente las frases para excluir posibles malentendidos o connotaciones negativas. Busca retroalimentación de usuarios reales cuando sea posible.

• Con el tono y lenguaje adecuados, un manual se siente acogedor en lugar de intimidante. Explicaciones claras junto con estilo maximizan la eficacia del manual de usuario.

¿Cómo puedo asegurarme de que un manual cubra advertencias de seguridad y avisos legales?¶

• Los manuales de usuario deben alertar a los lectores sobre peligros potenciales y el funcionamiento adecuado de los productos para minimizar riesgos. Comunicar claramente la información de seguridad protege tanto al usuario como al fabricante.

• Incluye advertencias de seguridad antes de cualquier acción peligrosa, como exposición a alto voltaje, partes móviles, interacción química, altas temperaturas de funcionamiento, etc. Usa palabras de señalización como "Advertencia" o "Precaución" para enfatizar los peligros.

• Explica posibles lesiones o daños por prácticas inseguras. Proporciona instrucciones concisas para una operación segura. Enumera el equipo de protección requerido o las condiciones ambientales si es aplicable.

• Usa alertas visuales como símbolos o iconos de advertencia para llamar la atención. Las letras en negrita y mayúsculas en un color contrastante también resaltan las advertencias. El formato consistente y dedicado para peligros mejora la capacidad de escaneo del manual.

• Informa a los usuarios que lean completamente las secciones de seguridad y proporciona certificación de capacitación cuando sea necesario. Aconseja inspección y mantenimiento regulares del equipo para prevenir lesiones. Sugiere mejores prácticas ergonómicas para la salud del usuario, si es relevante.

• Especifica medidas de seguridad para varios grupos de usuarios como profesionales capacitados vs consumidores. Considera traductores de advertencias o pictogramas para audiencias globales. Toda comunicación de seguridad debe ser altamente visible, inequívoca y complementada con señales visuales.

• Además de las pautas de seguridad, también indica el uso adecuado del equipo para evitar daños e instruye a los usuarios a leer el manual. Si bien los avisos excesivos socavan el enfoque, destacar los peligros demuestra la preocupación de los creadores por el bienestar del usuario. Una comunicación clara sobre seguridad minimiza la responsabilidad legal y mejora la reputación profesional.

¿Los manuales de usuario deben ser impresos o disponibles digitalmente?¶

• Los manuales de usuario pueden entregarse en formatos impresos o digitales, cada uno con sus propias ventajas e inconvenientes. Las empresas deben considerar las necesidades de los usuarios y la complejidad del producto al decidir entre manuales impresos y electrónicos.

• Los manuales impresos permiten una incorporación fácil y consulta rápida sin dispositivos. Son ideales para instrucciones de instalación, operación y mantenimiento que requieren una guía lineal paso a paso. La impresión también evita limitaciones de batería/pantalla.

• Sin embargo, la impresión puede ser costosa, difícil de actualizar y poco ecológica. Los manuales electrónicos ayudan a conservar recursos y pueden distribuirse económicamente en línea. Son fácilmente buscables y pueden incluir multimedia como tutoriales en video.

• Los formatos digitales son convenientes para acceder a especificaciones, solución de problemas o información de referencia de forma no secuencial en escritorio o móvil. Pero la lectura prolongada en pantalla causa fatiga. El acceso digital depende de conectividad a internet y energía.

• Para manuales altamente visuales, la impresión maximiza la calidad y claridad de imagen. Pero los manuales electrónicos permiten hacer zoom para ver detalles. Considera la usabilidad al determinar el tamaño óptimo de página, encuadernación, orientación y peso del papel.

• Si optas por la impresión, también proporciona una versión digital para acceso en cualquier momento y lugar. Elige formatos de software fáciles de usar para distribución electrónica, como HTML responsivo. Los PDF mantienen el formato pero limitan la búsqueda.

• Idealmente, ofrece tanto una guía impresa de inicio rápido como un manual electrónico completo. Evalúa las necesidades del usuario, tipo de producto y tipos de tareas para determinar si el formato impreso, digital o ambos son óptimos. Un enfoque de entrega dual maximiza la disponibilidad y utilidad de los manuales.

Puntos clave:¶

• Un buen manual de usuario depende de varios factores. Debe tener un lenguaje simple, elementos visuales atractivos y una estructura lógica y jerárquica. Las empresas deben incluir solo temas específicos y presentarlos de forma concisa para que los clientes no se sientan abrumados y lean el contenido.

• Antes de escribir el manual, planifica el contenido, formato y estructura. Usa una plataforma de software confiable y documenta todo lo que necesitas transmitir a tus clientes. Elige Docsie para publicar tus documentos en línea y dar acceso a los miembros de tu equipo para que puedan editar y compartir sus comentarios.

• Un manual de usuario actúa como el primer punto de contacto para tus clientes. Debe contener toda la información relevante sobre el producto y secciones clave sobre mantenimiento y cosas a evitar. Los manuales deben cubrir todos los aspectos de solución de problemas, preguntas frecuentes, funcionalidad del producto, etc.

• Descarta la jerga técnica al explicar conceptos complejos. Usa un lenguaje simple y fácil de entender. Explica todos los conceptos relevantes usando palabras sencillas. Añade gráficos, flujos de trabajo y diagramas solo cuando complementen el contenido existente y explícalos junto con el texto.

• Evita compartir teorías aburridas sobre tu producto. Da detalles prácticos y útiles sin asumir que los clientes lo saben todo. Sé conciso, evita información extra e innecesaria y comparte solo lo esencial. Asegúrate de que todos los capítulos mantengan consistencia en tono, estilo, formato, terminología, etc.

Reflexiones finales¶

Escribir manuales de usuario es tanto ciencia como arte. Necesitas entender la psicología de tus clientes y escribir manuales de instrucciones fáciles de entender en un lenguaje comprensible. Los manuales útiles y efectivos conducen a un mejor servicio posventa y, como resultado, a una mayor satisfacción del cliente.

Con Docsie, puedes crear fácilmente un manual de usuario en línea y compartirlo con tu equipo para editar, traducir, publicar, mantener y ponerlo a disposición de tus usuarios. Docsie es la solución perfecta que comprende todas tus necesidades de documentación y facilita la redacción de manuales en línea simples pero potentes.

Preguntas frecuentes¶

1. ¿Cuál es la característica principal de un manual de usuario?

Respuesta: Por encima de todo, los manuales deben ser simples y fáciles de seguir. El contenido y formato deben estar diseñados de manera amigable para que los clientes puedan seguirlo con facilidad y entender cada paso del proceso descrito.

2. ¿Por qué son importantes los manuales de usuario?

Respuesta: Los manuales aseguran que los clientes obtengan información completa sobre el producto antes de usarlo. Son un recurso valioso que menciona características detalladas y comparte consejos sobre cómo usarlo efectivamente sin afectar su vida útil.

3. ¿Cuál es el objetivo de los manuales de usuario?

Respuesta: El objetivo principal de un manual es eliminar ambigüedades y ayudar a los consumidores a conocer más sobre un producto y aprender a usarlo. Es el contenido de referencia que contiene instrucciones concretas sobre cómo aprovechar al máximo el producto adquirido.

4. ¿Qué significa documentación de manual de usuario?

Respuesta: La documentación de manual de usuario se refiere a la creación de contenido que las empresas comparten con su audiencia para resolver problemas y ayudarles a tener más éxito con el producto. Es una especie de guía que ayuda a los usuarios a entender lo que deben y no deben hacer al manejar sus productos.

5. ¿Qué tipo de documento es un manual de usuario?

Respuesta: Es un documento altamente técnico. Se centra en proporcionar información clave y también guía a los clientes para que puedan usar y mantener los productos de la mejor manera posible.