Todos los equipos de gestión de productos y proyectos necesitan personas clave para crear y administrar diversos proyectos de documentación técnica. Esto es fundamental para distintos aspectos de la construcción y desarrollo de productos y proyectos, así como para su lanzamiento y la formación de clientes y empleados sobre diferentes características, funcionalidades y sus roles.
Aunque la documentación técnica pueda parecer difícil, no tiene por qué serlo. En este artículo, te enseñaremos todo lo que necesitas saber para que puedas comenzar a crear y mantener una excelente documentación técnica para tus productos y proyectos.
¿Qué es la redacción técnica?¶
La documentación técnica existe en una variedad de formas y formatos, aunque actualmente se encuentra principalmente disponible en línea. A pesar de que la documentación técnica suele ser creada por redactores técnicos, equipos de desarrollo, gestores de proyectos, desarrolladores y otros profesionales del sector, la mejor documentación técnica comunica la información de manera simple y clara para que todos puedan entenderla. De lo contrario, no cumple su función prevista.
La documentación técnica se refiere a los documentos que detallan las características y funciones de un producto. Se desarrolla con mayor frecuencia en la industria del desarrollo de software por equipos de desarrollo y producto, y puede utilizarse para satisfacer las necesidades de soporte de diversos interesados dentro de una organización.
Proporcionan contexto para elementos relacionados con el producto. Ya sea que describan el uso de un producto, su técnica, funciones, características o desarrollo, el objetivo final es educar al lector sobre un elemento particular del producto. Esto es válido independientemente de si se utilizan en desarrollo de software, desarrollo de productos u otras áreas.
¿Quién es el público objetivo de la documentación técnica?¶
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Los públicos pueden definirse de diversas formas, desde usuarios finales hasta programadores y stakeholders. Varía considerablemente según el tipo de material en cuestión.
Sin embargo, la documentación técnica basada en procesos se produce frecuentemente pensando en otros públicos. Pueden ser desarrolladores, stakeholders, clientes u otros miembros del equipo interno. Aunque este tipo de documentación se utiliza con menos frecuencia que la documentación basada en productos, su propósito es ofrecer una mirada más profunda a los diversos elementos técnicos que componen un producto.
Al final del día, la documentación técnica se crea normalmente para beneficio de los usuarios del producto. Su objetivo principal suele ser ayudar a los usuarios a realizar ciertas tareas con un producto, por lo que siempre se debe considerar a los usuarios finales al producir los diferentes tipos de documentación técnica.
¿Por qué es importante la documentación técnica?¶
Hay varias razones que explican la importancia de la documentación técnica. Sin embargo, todo se reduce a una ventaja crítica. La razón principal para crear documentación técnica es informar al público sobre un producto.
Esta afirmación puede parecer evidente, pero profundicemos un poco más. Después de todo, un producto es completamente inútil si los usuarios no tienen suficiente conocimiento sobre él. La falta de información hace que las personas no puedan utilizar un producto correctamente o carezcan de la experiencia necesaria para comprenderlo realmente.
La documentación técnica es fundamental desde la perspectiva del usuario final, ya que les permite utilizar un producto de manera eficiente. Esto es doblemente beneficioso para la empresa que produce la documentación técnica, ya que reduce las horas de atención al cliente y resulta en usuarios satisfechos que pueden solucionar problemas y responder a sus propias preguntas.
Internamente, la documentación técnica es crucial porque proporciona a los empleados el conocimiento que necesitan para trabajar eficientemente en un producto, ya sea material altamente técnico o una visión general de la planificación y los procesos.
En cualquier caso, los productos no siempre se explican por sí mismos. Por eso necesitamos documentación técnica que nos proporcione toda la información que requerimos sobre ellos.
¿Qué tipos de documentación técnica existen?¶
La documentación técnica viene en varias formas. La manera más sencilla de distinguir entre los diversos tipos es determinar para quién están escritos. Se pueden clasificar ampliamente en dos tipos: documentación de producto y documentación de proceso.
En cualquier caso, los productos no siempre se explican por sí mismos. Por eso necesitamos documentación técnica que nos proporcione toda la información que requerimos sobre ellos.
Documentación orientada a procesos¶
En pocas palabras, la documentación orientada a procesos detalla el método mediante el cual se desarrolla un producto. No se ocupa del resultado final, sino de los diversos procesos, datos y eventos que contribuyen a su avance y evolución.
Este tipo de redacción técnica normalmente se mantiene interna y tiene poco valor o interés para los consumidores o usuarios finales (excepto para los stakeholders externos que tienen un interés directo en el desarrollo de un producto). Es beneficiosa ya que señala las diferentes etapas del ciclo de vida de un producto. Este tipo de documentación se utiliza para equipos de gestión de productos y proyectos, así como para otros equipos corporativos que necesitan iniciar diversos procesos y catalogar documentación, como RRHH e incluso equipos de desarrollo.
La documentación orientada a procesos puede consistir en propuestas de proyectos, que presentan objetivos y cronogramas relacionados con el desarrollo del producto. Requisitos del producto, que son documentos convincentes que describen hechos y cifras esenciales sobre un nuevo producto o servicio. Objetivos, personas y historias de usuario, detalles de lanzamiento, hojas de ruta, wireframes y detalles de diseño, riesgos y dependencias son aspectos comunes.
La documentación orientada a procesos también puede consistir en planes de proyecto, esquemas, resúmenes y actas constitutivas.
Los gestores de proyectos y productos tienen una necesidad especialmente fuerte de hojas de ruta de productos y proyectos, por lo que tener documentación y planes para apoyar este aspecto de su flujo de trabajo es esencial para la progresión de los proyectos y el desarrollo de productos.
Los informes y actualizaciones de proyectos, así como las especificaciones de ciertas etapas de procesos dentro del desarrollo del producto o proyecto, son otro aspecto de la documentación orientada a procesos. Esto proporciona excelentes visiones generales de las muchas fases en el ciclo de vida de tu producto.
Documentación orientada al producto¶
El siguiente tipo de documentación técnica es la documentación basada en productos. A menudo conocida como documentación de usuario, describe qué es un producto terminado y cómo usarlo. En lugar de describir el proceso de desarrollo, enfatiza el resultado final.
Hay varios tipos diferentes de documentación orientada al producto, sin embargo, los principales son manuales de usuario, tutoriales, guías de instalación, guías de solución de problemas, preguntas frecuentes, bases de conocimiento, wikis y otros recursos de aprendizaje: estos tipos de documentación proporcionan información sobre tu producto y ayudan a los usuarios finales a aprender cómo usarlo.
La documentación de experiencia de usuario es otra forma de documentación orientada al producto para empresas SaaS. La documentación UX describe la experiencia de usuario de tu producto. Incluye una lista de todas las capturas de pantalla relevantes y personas de usuario. Esto incluye personas de usuario, casos de uso, pautas de estilo, maquetas, prototipos, wireframes y cualquier captura de pantalla necesaria.
El siguiente tipo de documentación de producto son las notas de lanzamiento. Esto puede utilizarse para documentación interna para mantener a ventas y marketing informados sobre actualizaciones de productos SaaS o para informar a usuarios y clientes sobre nuevas características y actualizaciones de un producto técnico.
Documentación orientada a software¶
Ya sea que escribas para usuarios o desarrolladores, asegúrate de que tu documentación sea completa y responda a sus preguntas. Ahorrarás tiempo al evitar responder las mismas preguntas repetidamente.
La documentación de software incluye: documentación de API, diseño de arquitectura de software, documentación y documentación de código fuente. Estas documentaciones son muy importantes para que los equipos de software sepan cómo construir y estructurar ciertas plataformas y productos técnicos. Para los desarrolladores, es esencial crear documentación para requisitos de software, documentación del sistema, documentación de código, planes de prueba y crear otras formas de documentación para aumentar y mantener equipos efectivos.
¿Cuáles son las ventajas de una excelente documentación técnica?¶
La excelente documentación técnica es importante para el proceso de desarrollo de productos por varias razones. Sobre todo, ayuda a todos a alcanzar sus objetivos.
¿Qué queremos decir? Si estás creando un producto, tu objetivo final es que las personas disfruten usándolo. Como consumidor, tu objetivo es usar un producto con éxito para resolver un problema u ofrecer un servicio. Esto es imposible si los consumidores no comprenden o no usan un producto.
La gran documentación técnica ayuda aquí. Equipa a los consumidores con conocimiento del producto y les ayuda a utilizarlo con éxito, mientras también asiste a los equipos de producto en su proceso de desarrollo.
Para asegurar que tu documentación técnica esté bien escrita, el truco es establecer un proceso adecuado, flujo de trabajo y estrategia para escribir documentación técnica de calidad que sea clara y decisivamente escrita. Debe ser simple de usar y comprender para sus usuarios. De lo contrario, no ayudará a todos a alcanzar sus objetivos.
Docsie es una solución clara para ayudarte a escribir mejor documentación¶
La documentación técnica clara, de alta calidad y fácilmente accesible es esencial. Para ayudarte a ti y a tu equipo de desarrollo a hacer realidad esto, la prueba gratuita de Docsie puede ayudarte a comenzar a crear y escribir documentación técnica.
Nuestro hermoso creador de portales de conocimiento, fácilmente personalizable, permite que tu equipo colabore sin esfuerzo en la documentación técnica mientras se mantiene organizado.
Olvídate de los dolores de cabeza asociados con la documentación dispersa entre correos electrónicos, Microsoft Teams, GitHub y Google Drive. Al utilizar nuestra plataforma, puedes asegurar que toda la información necesaria esté centralizada, permitiéndote enfocar tu atención en dejar fluir tu creatividad y crear contenido asombroso. ¡Comienza ahora!
¿Cuál es la mejor manera de desarrollar documentación técnica?¶
Muchas personas no saben por dónde empezar cuando producen documentación técnica. No te preocupes; crear excelente documentación técnica es una habilidad que se aprende. Para ayudarte mientras tanto, hemos desglosado algunos métodos sencillos para producir rápidamente buena documentación técnica.
1. Realizar investigación¶
Seamos sinceros: es difícil generar buena documentación técnica a menos que tengas total claridad sobre el material que intentas proporcionar. Si ya tienes ejemplos, investigación, muestras y otros datos con los que trabajar, pasa al paso dos.
Sin embargo, si estás comenzando desde cero, es fundamental que realices investigación. Reúnete con el equipo que será responsable de la documentación técnica en cuestión, discute y asigna diferentes tareas de investigación a varios miembros del equipo.
Para tu investigación, es buena idea recopilar toda la información y documentación actual con la que cuentas para trabajar.
El siguiente paso para tu investigación es considerar qué cubrirá tu documentación técnica, tus metas y objetivos que quieres lograr con tu documentación técnica.
Luego, el siguiente paso es enumerar qué tipo de software específico, herramientas y guías de estilo utilizarás en el desarrollo de tu documentación técnica. Estas herramientas pueden gestionarse fácilmente con Docsie. De hecho, toda tu investigación puede escribirse y colaborarse para completarse dentro de Docsie también.
2. Diseño de documentación técnica¶
El contenido de la documentación técnica es crítico. Sin embargo, la apariencia de tu documentación técnica también es esencial. Un documento bien organizado y visualmente atractivo comunicará información mucho más efectivamente que un revoltijo desorganizado de documentos.
Como tal, hay algunos puntos a considerar al diseñar tu documentación. Para empezar, considera la estructura y navegación. Las personas a menudo utilizan documentación técnica para localizar información específica o una solución a un problema, y deben hacerlo rápidamente para garantizar la efectividad del recurso. Como resultado, la organización de tu documentación es muy importante por esta razón.
Es buena idea categorizar y subcategorizar tu conocimiento para que pueda ser fácilmente accesible. Esto puede hacerse a través de los artículos de Docsie dentro de un Libro Docsie. Los artículos se mostrarán en el lado derecho de toda la documentación publicada desde Docsie:
También es esencial que tu documentación incluya una potente función de búsqueda y una tabla de contenido dinámica que permita a los usuarios acceder fácilmente a la información que necesitan. El software de documentación más efectivo, como Docsie, también tiene esta funcionalidad junto con muchas otras.
Además, es buena idea comenzar con un esqueleto de documentación técnica. Un esquema de diseño de tu documentación técnica es fácil de crear y te ayudará a asegurar que no pases por alto ningún dato crítico que desees incluir en tu documentación técnica. Discutiremos el esqueleto de tu redacción de documentación técnica en el siguiente paso. Esto mantendrá la consistencia visual y la organización de todo tu material.
3. Estructura de escritura¶
En este punto del proceso, es hora de comenzar la producción real del contenido. Reúnete con el equipo responsable de la documentación técnica de tu empresa y reúne toda la investigación realizada en el paso uno. Luego, según las habilidades de cada miembro del equipo, puedes asignarles tareas de escritura.
La mejor documentación técnica comienza con un esqueleto que es el contorno de la documentación.
La documentación también debe ser fácil de leer y seguir, y es buena idea permitir que otros en tu equipo revisen la documentación y la comenten. Esto puede hacerse fácilmente con la función de comentarios de Docsie.
Una vez que todos hayan completado un primer borrador de su material de documentación técnica, es crucial revisar, evaluar y revisar aún más. Es buena idea tener al menos dos pares de ojos revisando cada sección de tu documentación. Esto asegura que el material no solo sea claro, bien escrito y gramaticalmente correcto, sino también efectivo para la audiencia prevista.
Si tu documentación técnica contiene instrucciones o pasos a seguir, asegúrate de que los miembros de tu equipo prueben esos pasos y verifiquen que logran lo que se supone que deben lograr.
4. Probar cómo interactúan los usuarios con tu documentación¶
Puede que creas que validaste tu documentación durante el proceso de revisión, pero no es así. Después de completar tu documentación técnica, es crucial someterla a un proceso de prueba para asegurar que esté libre de fallas organizativas, contenido confuso y problemas de usabilidad.
Para lograr esta etapa, debes buscar usuarios externos para realizar una revisión de tu documentación. Permíteles leerla, utilizarla para ayudarles a realizar las tareas asignadas, y ofrecerte sus comentarios sinceros. Es crucial que tus evaluadores sean externos, ya que verán tu documentación objetivamente y sin sesgo, lo que afectará su evaluación. Todo esto puede hacerse con el análisis web de Docsie. Te permite ver en qué se están enfocando tus lectores en tu documentación, recibir feedback y también saber qué les molesta sobre la documentación y el formato de tus documentos técnicos.
En el análisis web de Docsie puedes ver un breve video de cómo tus lectores están interactuando con tu documentación técnica y usar esta información, junto con una calificación hecha por el lector, para optimizar tu documentación. Es muy importante entender cómo abordar el feedback de los clientes e integrarlo en tu creación y flujo de trabajo de documentación técnica.
5. Optimizar la documentación técnica con feedback¶
¡Considera que ahora estás preparado para lanzar tu nueva documentación técnica! Después de incorporar cualquier feedback y comentario recopilado durante la fase de prueba, ¡puedes actualizar y republicar tu documentación técnica para que tus usuarios la utilicen! Esto debería proporcionarles una experiencia de documentación más completa.
Sin embargo, tu viaje de documentación técnica no termina aquí. Los documentos técnicos son dinámicos y se actualizan y modifican constantemente para reflejar los productos que cubren. Como tal, es buena idea establecer un protocolo que describa lo que debe hacerse cuando se agrega nueva información, se realizan cambios o se efectúa mantenimiento general.
Muchas empresas optan por implementar actualizaciones programadas de mantenimiento a su documentación. Establecen fechas específicas para evaluar si son necesarios cambios, asegurando que toda su información esté siempre actualizada y que las modificaciones nunca se pasen por alto.
Consejos rápidos para empezar¶
Regístrate con Docsie¶
Docsie tiene un conjunto de herramientas robusto para ayudarte a crear documentación técnica asombrosa y atractiva.
Conoce a tu audiencia¶
Hay varias formas de documentación técnica. Considera quién leerá tu documentación para determinar el tipo de documento, material y lenguaje a emplear. Programadores, ingenieros, stakeholders, gestores de proyecto, usuarios finales, etc.
Planifica tu documentación¶
Prepara una estrategia inicial que describa el tipo de documentos que crearás. Considera los tipos de documentación necesarios para tu producto y lo que cubrirán y no cubrirán.
Sé conciso y evita la repetición¶
El primer paso es fácil si ya lo has completado. Has trabajado duro en tu documentación técnica; asegúrate de que sea útil y fácil de usar. Asegúrate de que tu escritura sea concisa y que no dupliques material entre artículos a menos que sea absolutamente necesario.
Consistencia¶
Es un pequeño detalle, pero la consistencia en la documentación técnica es vital. Fuentes, estilos de escritura, diseño, formato y ubicación son ejemplos. Establece pautas al principio del proceso de desarrollo de la documentación y mantenlas. Ayuda si coinciden con el aspecto y la sensación de la marca de tu empresa. Puedes usar la guía de estilo de Docsie para asegurar esto.
Recuerda tu objetivo¶
Cuando trabajes en un documento, pregúntate a ti mismo o a tu equipo: "¿Qué quiero que el lector pueda hacer?" Al enfocarte en tu propósito, garantizarás que tu documentación sea útil y práctica sin detalles innecesarios.
Comienza con tu documentación técnica
¿Listo para entrar en el mundo de la redacción técnica? Mantén estos consejos a mano mientras preparas la documentación técnica de tu producto. La práctica hace al maestro, y no hay mejor momento que ahora para empezar.
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