Mientras tengamos herramientas y software, necesitaremos comunicación efectiva para transmitir a otros el uso, creación, funcionalidad y arquitectura de nuestros productos. ¿POR QUÉ? Porque las habilidades de comunicación técnica son esenciales para capturar información y ayudar a la audiencia a comprender mejor el producto o la tecnología que estamos vendiendo.
Si la comunicación en el mundo real ocurre mediante palabras o expresiones, ¡la comunicación técnica se produce a través de la Documentación Técnica en el mundo virtual!
La documentación técnica de producto se crea con un único propósito: ayudar al usuario final a comprender el funcionamiento y la arquitectura del producto o tecnología que está utilizando. Es una descripción detallada de los componentes básicos del producto – ¡un manual de "cómo usar" para nuevos empleados, usuarios y cualquier persona que necesite saber cómo funciona!
Sin embargo, por muy sencillo que parezca, ¡la documentación técnica puede resultar confusa! La mayoría de los documentos técnicos contienen múltiples fases, desde "Cómo usar: Si eres nuevo y tienes poca experiencia" hasta "Cómo solucionar problemas: En caso de un error o fallo".
Si no sabes por dónde empezar, aquí tienes una guía completa que te ayudará a responder el qué, por qué y cómo de la documentación técnica, ¡simplificando el proceso!
¡Comencemos!¶
Has llegado al lugar correcto si eres nuevo en la documentación de productos y nunca has tenido que desarrollar una especificación de documentación.
Aunque hayas dominado los fundamentos para crear una especificación de documentación de producto, ponerla en práctica requiere reflexión y un enfoque dedicado. Esta guía te mostrará lo que necesitas saber y cómo desarrollar una especificación de documentación de producto flexible y adecuada.
Definiremos los requisitos del producto y hablaremos de su propósito, además de proporcionar numerosos ejemplos de estándares. Aprenderás qué incluir en tu documentación, cómo redactarla (desde establecer una descripción del producto hasta modificarla según los comentarios de los clientes y pruebas de usuario limitadas), y cómo encaminar tus productos hacia la producción o el proceso de desarrollo de software.
¿Cuál es el propósito de las especificaciones de documentación de producto?¶
Para desarrollar una especificación de documentación, primero debes comprender bien qué es el producto. Una especificación de documentación es un plano que detalla cómo se presentará a tus clientes, así como sus requisitos específicos y funcionalidades, como capacidades de búsqueda, cambio de idioma y más. También puede incluir el perfil o consumidor para quien se crea el producto, especialmente cuando está destinado a grupos de edad específicos.
Esta especificación debe ser extremadamente clara, fácilmente accesible y contener toda la información que necesita tu equipo de diseño y producto. Incluye todos los detalles posibles para que tu equipo de redacción técnica entienda qué escribir y tu equipo de diseño comprenda la estructura de la documentación. Una tabla o gráfico de especificaciones escritas indicará dónde se puede encontrar más información. Ten en cuenta que esto es solo la hoja de especificaciones – puedes dejar los aspectos más detallados del producto para que tu equipo los redacte más adelante.
¿Qué información debe contener una especificación de documentación de producto?¶
Cada especificación de producto se construye en torno a requisitos técnicos, especificaciones de ingeniería y otra información específica. Sin embargo, como mínimo, tu documentación debería incluir:
Resumen: Es una visión general del producto. Comienza con una descripción del concepto y concluye con una descripción concisa del producto y sus detalles generales. Además, explica por qué se desarrolló el producto y su propósito general. La descripción del producto detalla el aspecto del producto terminado y las características que tendrá.
Especificaciones funcionales: Son aspectos escritos que definen el aspecto y las capacidades de tu producto. También debe describir cómo interactuarán las personas con él. Es muy importante ser lo más detallado posible en estas explicaciones, sin omitir nada.
Caso de uso: El producto debe indicar el caso de uso de cada función o característica y cómo beneficia al usuario final. Aunque podría considerarse material de marketing, si el manual de usuario también explica el caso de uso de cada característica, ayudará a entender cómo debe utilizarse.
Perfiles de usuario: Esta sección describe el público objetivo para el que se ha desarrollado el producto. Detalla el segmento demográfico y los problemas que el producto resolverá. Conocer la audiencia objetivo garantiza que tu trabajo permanezca centrado en el cliente. También es recomendable indicar en la documentación si el producto tiene ciertos peligros no aptos para niños.
Imágenes/vídeos: Cada sección debe tener imágenes o vídeos necesarios relacionados con la información escrita sobre cómo se usa el producto. Esto mejorará tu documentación y los casos de uso.
Cómo planificar, escribir y entregar documentación técnica eficaz¶
¡La documentación técnica puede volverse muy sofisticada y compleja! Lo importante es asegurarte de que tu contenido siga siendo actual, preciso y atractivo para tu audiencia siguiendo estos pasos sencillos:
Sé explícito sobre lo que quieres que haga tu lector al terminar:¶
La documentación técnica se centra completamente en la siguiente acción del lector. Expresa tu propósito para cada paso y etapa de la documentación para que el usuario entienda qué podrá lograr después de leer. Si tienes clara la guía del usuario final, será más fácil escribir tu parte. Cuanto más completa sea tu documentación, más fácil será para tus lectores navegar por la información. Docsie tiene muchas herramientas que ayudan con esto, por ejemplo, nuestra función de navegación de búsqueda permite a tus usuarios buscar en tu documentación y encontrar información rápidamente.
Crea un esquema para la documentación:¶
Sin un plan estructurado, puede ser difícil construir una documentación que fluya bien y sea eficaz para alcanzar el objetivo principal. Por eso, se recomienda comenzar con un esqueleto sobre el cual pueda expandirse tu documentación. Utiliza encabezados, categorías, subcategorías y temas para organizar y agrupar adecuadamente tus materiales. Docsie tiene excelentes herramientas que te permiten crear documentación rápida y efectivamente, enfocándose en la creación de documentos de producto dinámicos.
Tenemos capacidades de búsqueda, una organización bien elaborada para tu documentación, así como muchas otras funciones potentes.
Define tu público objetivo:¶
Es fundamental entender la audiencia que utiliza tus productos para determinar si tu documentación está dirigida a desarrolladores, empleados o usuarios. Esto asegura que los consumidores comprendan el contexto, los objetivos y las capacidades del producto o tecnología, ayudándote a adaptarte a tu audiencia. Si tu audiencia es de un país diferente al de tu sede, tener documentación traducida es otro factor que debes considerar.
Incluye dibujos y leyendas en tu contenido:¶
Las ilustraciones o diagramas de una documentación técnica deben incluir varias medidas que expliquen la dimensión o aspectos de tus productos. Si estás demostrando características de un producto SaaS digital, incluir capturas de estas características funciona de maravilla, siempre que demuestres qué hacen y cómo funcionan.
Además, las imágenes ayudan a romper la monotonía de las palabras y aportan interés al documento. Las leyendas pueden ayudar a contextualizar los diagramas y dibujos del producto con instrucciones claras.
Relee, edita y reescribe:¶
¡Revisa tu documentación técnica varias veces para asegurarte de que no has omitido nada! También puedes pedir a un compañero o supervisor que edite tu trabajo para verificar que está completo. Un mecanismo de revisión y modificación garantizará que el material publicado sea preciso.
Docsie tiene herramientas increíbles que pueden ayudarte a crear tu documentación de producto. Si quieres aprender más sobre Docsie Haz clic aquí.