¿Cómo preservar el conocimiento tácito en las empresas?¶

¿Cómo logran las empresas crecer a un ritmo meteórico, expandir su alcance y transformar el mercado? Al mismo tiempo, la forma de trabajar cambia casi cada año. Se celebran muchos programas de jubilación para conmemorar las trayectorias de sus miembros. Muchos empleados y líderes se marchan tras jubilarse, llevándose consigo años de experiencia acumulada.

Es cierto que los recién graduados que se incorporan a la plantilla tienen sólidos conocimientos teóricos, y alguien con formación académica puede ser excelente para trabajar en sectores especializados como la manufactura. Pero quienes se jubilan son auténticos superhéroes disfrazados. Te explico por qué.

Han trabajado durante años en procesos técnicamente avanzados donde han desarrollado soluciones rápidas que les permiten completar tareas en minutos en lugar de horas. Estos aprendizajes no provienen de libros ni guías, sino de instintos y observaciones. En el mercado actual, con una competencia feroz, la pregunta clave es: ¿cómo asegurarse de que este conocimiento observacional especial no se pierda?

Entendiendo el conocimiento tácito¶

Déjame contarte más sobre esta sabiduría oculta. ¿Te diste cuenta en el párrafo anterior que se trata de un tipo especial de conocimiento? Es algo que solo se desarrolla a través de instintos adquiridos tras años de observación trabajando en un campo específico. Esta sabiduría se denomina conocimiento tácito.

Olvídate de las guías de procesos y la documentación escrita. Han desarrollado una capacidad similar a adquirir una habilidad trabajando durante años en un entorno industrial, simplemente mediante observación profunda. Por ejemplo, has visto cómo un mecánico puede identificar problemas en el carburador solo escuchando el sonido del motor. Ningún libro enseña esto. Solo a través de la experiencia con máquinas se aprende a interpretar los ruidos que revelan si se necesita alguna reparación. Esto es conocimiento tácito.

Predecir y prevenir problemas con visión experta¶

Alguien sin experiencia en maquinaria no puede comprender las señales ocultas o síntomas que una máquina emite antes de averiarse por completo. No puedes detectar una amenaza inminente sin años de experiencia. Puedes leer muchos libros e incluso comprender teóricamente el problema, pero captar estas señales sutiles requiere miles de horas de práctica directa.

Habrás oído hablar del sistema "just-in-time" en la industria manufacturera. Puede sonar como un término elegante, pero si lo analizas, descubrirás que la verdadera herramienta secreta de cualquier empleado o líder está en su cabeza: el conocimiento tácito.

Un mecánico en una fábrica de automóviles desarrolla un sexto sentido después de trabajar con máquinas durante dos o tres décadas. Lo interesante es que puede detectar problemas solo con sus oídos, notando cambios en sonidos o vibraciones. Puede identificar averías inminentes. Esta sabiduría no está documentada ni establecida como directriz general, pero resulta crucial para resolver problemas anticipadamente y optimizar los sistemas de producción. ¿Imaginas lo valioso que sería documentar este tesoro de conocimiento? ¿No ayudaría a personas sin experiencia a resolver problemas técnicos de forma rápida y sencilla?

Preservando la experiencia mediante un sistema de base de conocimiento¶

Imagina un escenario donde una organización está a punto de enfrentar una ola de jubilaciones o cambios de personal. En estas situaciones, la empresa debe actuar rápidamente. ¿Qué puede ayudarles? Un sistema de base de conocimiento. ¡Así es! Es una herramienta que permite almacenar toda esa sabiduría oculta adquirida mediante la observación. No es teoría de libro, sino conocimiento adquirido durante décadas de trabajo práctico. Así es como un sistema de base de conocimiento puede ayudarte a preservar información valiosa cuando los empleados se jubilan o cambian de puesto.

Conservando trucos y soluciones más allá de la jubilación¶

¡Una cosa! Ya debes haberte dado cuenta de que al perder trabajadores experimentados, pierdes mucha sabiduría oculta. ¿Existe alguna forma de aprovechar este conocimiento que parece desperdiciarse?

Permíteme contarte un caso reciente de la Empresa A y cómo implementaron entrevistas para jubilados y ex empleados con rica experiencia en el sector de distribución eléctrica. Mediante un sistema de base de conocimiento, la Empresa A realizó entrevistas de salida diseñadas para extraer conocimiento tácito a través de preguntas específicas.

Se observó que las explicaciones en estas entrevistas conectaban con realidades técnicas fundamentales. Por ejemplo, detallaban cómo reparar líneas eléctricas en condiciones climáticas específicas y qué señales identificar antes de que fallen. Estas entrevistas no eran simples preguntas y respuestas, sino misiones para extraer la mayor sabiduría posible de estos profesionales experimentados.

El siguiente paso es documentar cuidadosamente estas conversaciones en la base de conocimiento. Si se hace correctamente, como logró la Empresa A, se crea una mina de oro de sabiduría tácita que beneficiará a futuros empleados.

Más allá del texto: instrucciones visuales para un aprendizaje efectivo¶

En algunos casos, presentar solo texto no es suficiente. Hay que mostrar videos u otros elementos visuales interactivos que proporcionen una comprensión integral. Esto lo observé en un gigante de la manufactura que incorporó videos de formación e infografías en su base de conocimiento.

Cuando los nuevos empleados se incorporaban, tenían dificultades para entender procesos de ensamblaje complejos. Al complementar las instrucciones textuales con contenido visual, podían experimentar cada proceso, aumentando su comprensión. El resultado: un gran impulso en la confianza de los aprendices.

Los nuevos empleados llegaban al área de trabajo con conocimientos profundos adquiridos al ver estos tutoriales. Los trabajadores experimentados demostraban los pasos exactos para alinear componentes correctamente. Esta transformación del aprendizaje basado en texto al visual no solo muestra cómo funciona un proceso, sino también la mejor manera de ejecutarlo reconociendo señales sutiles que normalmente llevaría años captar.

Al incorporar elementos visuales en la base de conocimiento, esta empresa creó una cultura de intercambio de conocimientos con experiencias de aprendizaje enriquecedoras que garantizaban el mantenimiento y mejora de la calidad. La base de conocimiento se convirtió en un programa de formación virtual para desarrollar profesionales jóvenes, permitiéndoles alcanzar productividad rápidamente sin necesidad de estar físicamente en el área de producción.

Conclusiones clave¶

Para terminar: no dejes que empleados conocedores se marchen sin capturar su conocimiento tácito. Captura esta sabiduría no documentada utilizando sistemas de base de conocimiento como Docsie. He visto empresas donde, tras implementar Docsie, se redujo hasta un 50% el tiempo necesario para solucionar problemas técnicos.

Comienza con algo pequeño y ve construyendo hasta crear una mina de oro de conocimiento tácito. Al hacerlo, verás que tus empleados no solo adquieren conocimientos, sino que mejoran su experiencia, lo que ayudará enormemente a tu empresa a conseguir ventajas competitivas en este mundo tan exigente.