Estableciendo tu wiki interna: esencial para tu organización¶

En este artículo, analizaremos cómo se desarrollan las wikis, sus usos y por qué son importantes para tu organización.

¿Qué es una wiki interna y por qué la necesitas para tu empresa?¶

Wikis internas - El centro de conocimiento de tu empresa¶

Una wiki interna es una plataforma centralizada para almacenar, encontrar y compartir información crucial de la empresa.

Beneficios clave: - Elimina consultas redundantes - Protege contra la pérdida de conocimiento - Mejora la cultura organizacional

Características esenciales a buscar: - Integración perfecta con herramientas existentes - Funcionalidad de búsqueda robusta - Capacidades de colaboración - Control de versiones y gestión de contenido

Mejores prácticas para la implementación: - Organización efectiva y estructura clara - Actualizaciones y mantenimiento regulares - Controles de acceso adecuados y formación de usuarios

Elige entre soluciones autogestionadas o en la nube según las necesidades y recursos de tu empresa.

Descubre cómo crear, organizar y lanzar una wiki interna para impulsar la productividad y el intercambio de conocimientos de tu equipo.

¿Qué es una wiki interna?

Una wiki interna de una empresa es un espacio dedicado donde los equipos pueden almacenar, localizar e intercambiar información vital. Considérala como la memoria a largo plazo de tu organización o el repositorio interno de conocimiento. Las empresas utilizan wikis para documentar información esencial para sus operaciones, como políticas corporativas, procedimientos, procesos, notas técnicas (notas de lanzamiento y otras descripciones), planes de proyecto y documentación de formación e incorporación.

Una wiki corporativa elimina preguntas redundantes y permite a tu personal trabajar de forma independiente. Además, protege tu negocio contra la rotación de personal, ya que las wikis guardan información que de otro modo podría perderse.

Las wikis también tienen un efecto positivo en la cultura organizacional. Los empleados mejoran sus habilidades de escritura para comunicar sus ideas de forma clara y concisa. Al escribir con más claridad, se piensa con más claridad, lo que mejora el trabajo en equipo y la productividad.

¿Qué características clave debe tener una plataforma para crear wikis?¶

Características clave en una plataforma de creación de wikis

Tu empresa adaptará la experiencia de la wiki a sus necesidades específicas. Sin embargo, los siguientes elementos son fundamentales. Al seleccionar una wiki interna, asegúrate de que ofrezca estas características.

Tu wiki debe integrarse perfectamente con las tecnologías que tu equipo ya utiliza¶

Tu equipo ya se comunica y comparte información mediante plataformas como GitHub Gist, Airtable y editores de documentos como Google Sheets. Como resultado, el conocimiento colectivo está disperso en varias aplicaciones. Tu personal debe cambiar constantemente de herramientas para acceder a información empresarial crítica.

Aunque una wiki interna puede ayudar, la realidad es que parte del conocimiento vital de tu equipo seguirá residiendo en otras tecnologías. Por eso es esencial contar con un creador de wikis que pueda integrarse con las tecnologías de tu empresa.

La herramienta de búsqueda debe ser sólida y eficaz¶

Una herramienta de búsqueda robusta (como la que usamos en Docsie) permite a los usuarios encontrar rápidamente material sin tener que navegar por carpetas o temas.

Como mínimo, la funcionalidad de búsqueda de la wiki empresarial debe ser tan rápida y sencilla como la de Google.

La búsqueda de Docsie permite a nuestros usuarios encontrar contenido y conocimiento de forma rápida y eficiente. Al escribir la palabra que buscan, aparecerán todos los artículos y sus ubicaciones.

Cuando haces clic en el cuadro de búsqueda en Docsie, mostramos tus publicaciones leídas más recientemente, ya que el artículo que buscas probablemente sea uno que hayas visitado hace poco.

Además, ofrecemos búsqueda facetada, que te ayuda a refinar tu búsqueda. Por ejemplo, así es como podrías encontrar referencias a la palabra 'Javascript' dentro de tu documentación y diversos artículos:

Una función de búsqueda rápida y potente no solo reduce el tiempo dedicado a buscar información, sino que también proporciona una excelente experiencia de usuario para tu equipo, aumentando la probabilidad de que utilicen y añadan funcionalidades a tu wiki Docsie. También puedes configurar una wiki privada y decidir quién tiene derechos de acceso para garantizar la seguridad de tus datos y la gestión del conocimiento.

Capacidad de colaboración¶

Las wikis internas eliminan los silos de conocimiento que existen naturalmente en cualquier organización con numerosos equipos. Sin embargo, los equipos deben mantener su propio espacio dedicado para la información de la empresa en tu wiki.

Los equipos lo hacen mediante el uso de libros dentro de estanterías con Docsie (en otras wikis, carpetas). Por ejemplo, los equipos de ingeniería tienen su propio tema dedicado para información importante, al igual que Marketing. Además, cada equipo puede desarrollar subtemas anidados. Por ejemplo, tus equipos de Marca y Crecimiento pueden tener su propio subtema dedicado dentro del tema de Marketing.

Sea cual sea el nombre de estos espacios especializados, deben facilitar que la información adecuada llegue a las personas correctas en el momento oportuno.

Docsie permite una colaboración fluida con tu equipo. Aquí hay un video que muestra algunas funciones de colaboración en Docsie.

Además, Docsie, a diferencia de Google Docs u otros, te permite establecer varios roles dentro de la plataforma, lo que es importante para estipular quién puede hacer qué y en qué capacidad, haciéndola fácil de usar.

Así es como posicionamos los roles de nuestros usuarios en Docsie:

La colaboración es extremadamente importante, especialmente en estos tiempos donde la mayoría de los equipos trabajan a distancia. Para saber más sobre cómo Docsie puede ayudar con la colaboración, haz clic aquí.

Un método para mantener el contenido actualizado y correcto¶

Algunas wikis dificultan determinar si tu contenido está actualizado y es correcto. Busca una wiki que muestre claramente información crítica como la fecha y el autor de una publicación para encontrar contenido nuevo.

¿Quién modificó por última vez el contenido de tu wiki?

Si también tienes una pregunta sobre quién modificó tu documentación, ¡contar con una plataforma que muestre marcas de tiempo es clave! Docsie permite a todos nuestros usuarios ver qué se ha hecho en varios libros y esto les ayuda a entender qué trabajo aún necesita completarse de la mejor manera posible.

¿Cuáles son los requisitos clave para una plataforma de wiki interna bien organizada?¶

Crear una plataforma de wiki interna eficiente requiere considerar cuidadosamente varios factores clave. Desde una organización efectiva hasta mantener un formato fácil de leer, el éxito de dicha plataforma depende de su capacidad para servir como centro centralizado de información. Veamos los componentes esenciales que contribuyen a una plataforma de wiki interna bien organizada.

Organización efectiva¶

Para almacenar y organizar material, los editores de documentos utilizan la carpeta convencional, también pueden tener artículos y subartículos, encabezados y varias configuraciones de diseño que pueden ayudar a gestionar el diseño de tu wiki interna de manera más eficiente. Sin embargo, muchas veces encontrar estos archivos y saber a qué departamento pertenece cada archivo puede ser tedioso sin la organización adecuada de la documentación. Esto dificulta que los colegas localicen y mantengan la información.

Tener capacidades de búsqueda dentro de la plataforma permite a diferentes equipos y asociados departamentales encontrar la documentación adecuada de forma rápida y efectiva. Además, tener la información dividida en libros y estanterías crea una situación más organizada para la documentación interna de la organización.

Aquí hay un ejemplo del espacio de trabajo de Docsie. Como puedes ver, ya hemos organizado nuestra documentación en libros y estanterías. Los libros son artículos y las estanterías son una colección de diferentes artículos dentro de un portal de conocimiento específicamente adaptado.

Mantener el formato consistente y fácil de leer¶

La documentación debe ser simple y sin complicaciones. Con opciones de formato adicionales disponibles para tu equipo, la experiencia de documentación se vuelve más pesada. Cuando todos tienen libertad para estructurar sus publicaciones como quieran, el resultado es una experiencia de wiki desigual y confusa. Si tienes un formato fácil de leer y seguir, no solo será fácil de desarrollar y mantener, sino que será un proceso más rápido y efectivo en el desarrollo de documentación con una estructura simple que tiene el mismo diseño en toda la plataforma.

Aquí hay un ejemplo de una guía de usuario desarrollada por Docsie. Es nuestro portal de ayuda y te ayudará a entender cómo es un formato útil y dinámico.

El área principal de escritura: Es una buena idea tener imágenes y diagramas, así como el texto para explicar mejor tu documentación. Está en una buena ubicación y bien dimensionado con encabezados y títulos, bien posicionados.
Navegación de búsqueda completamente funcional: Esto es extremadamente importante para acelerar el proceso en el que tus lectores encuentran información adecuada.
Enlaces: Los enlaces son clave para dirigir a tus lectores a otras páginas que necesitan revisar.
Tabla de contenidos: Esto permite a tus lectores identificar artículos específicos dentro de tu portal de conocimiento.
Selector de idioma y versión: La capacidad para que tus lectores cambien de idioma es crucial para empresas que tienen muchos empleados que trabajan en el extranjero, en diferentes países.

La búsqueda no es solo una idea pasajera¶

Cuando tienes una cantidad limitada de documentación escrita y un pequeño número de empleados, puede que no sea problemático encontrar la información correcta rápidamente. Sin embargo, a medida que tu equipo crece y más personas contribuyen a tu base de conocimientos interna, te darás cuenta de las limitaciones de estos editores de documentos.

La mayoría de la documentación interna no está pensada para una wiki interna en crecimiento con muchos empleados. Tener un motor de búsqueda dinámico junto con una wiki bien organizada es esencial para mantener un flujo de trabajo fluido al encontrar información útil, políticas, guías de usuario y tutoriales que los empleados necesitan mientras buscan en la documentación.

¿Wikis autogestionadas o en la nube, cuál es mejor para tu organización?¶

Ahora hablemos de cómo publicar tu documentación, ¿es mejor tener una wiki autogestionada o una wiki propietaria basada en la nube?

Comencemos por analizar los pros y contras de cada alternativa.

Wiki autogestionada¶

Si tienes el dinero y los recursos, puedes alojar tu wiki corporativa en tu intranet, servidor o proveedor de hosting web. Entre las ventajas de una wiki autogestionada están las siguientes:

Eres el único propietario de tus datos.
Puedes diseñar una experiencia de wiki adaptada a tus requisitos y especificaciones individuales.

Sin embargo, una wiki autogestionada consume importantes recursos técnicos. Normalmente, es más adecuada para equipos con requisitos muy específicos.

Wiki alojada en la nube¶

Docsie, por ejemplo, te permite crear una wiki interna sin dedicar importantes recursos técnicos. En un día laborable, puedes estar operativa.

Será fácil de gestionar y trabajar con ella. Además, puede integrarse fácilmente en el sitio web de tu empresa con una línea de código, lo que hará que se fusione perfectamente con la apariencia de tu marca para una experiencia de usuario cómoda. A largo plazo, usar Docsie para ayudarte a alojar tu documentación a través de nuestro portal o páginas Docsie integradas en el sitio de tu empresa ahorrará tiempo y dinero, y conducirá a un flujo de trabajo de documentación más eficiente.

Tipos de Wiki¶

Las wikis vienen en diferentes tipos, cada una adaptada a diversos propósitos y necesidades. Aquí hay algunas:

Wiki empresarial: Destinada para uso dentro de una organización, estas wikis se centran en la colaboración y el intercambio de conocimientos entre empleados. A menudo incluyen características como control de acceso e integración con otros sistemas empresariales.
Wiki pública: Abierta al público, estas wikis permiten a cualquiera ver y editar contenido. Wikipedia es un ejemplo perfecto de una wiki pública donde usuarios de todo el mundo contribuyen a una amplia gama de temas.
Wiki confidencial: Limitada a un grupo u organización específica, las wikis privadas proporcionan un entorno controlado para la colaboración y el intercambio de información entre un conjunto definido de usuarios. A menudo se utilizan para documentación interna y gestión del conocimiento.
Wiki educativa: Orientada a apoyar actividades educativas, estas wikis se utilizan en entornos académicos. Facilitan el aprendizaje colaborativo, el intercambio de conocimientos y la coordinación de proyectos de clase entre estudiantes y educadores.
Wiki de proyecto: Centrada en un proyecto o tarea específica, estas wikis sirven como un espacio centralizado para la documentación del proyecto, seguimiento de tareas y colaboración entre miembros del equipo. Ayudan a agilizar la comunicación y aseguran que todos estén en la misma página.
Wiki personal: Creada para uso personal, las wikis personales actúan como un cuaderno digital o repositorio de conocimientos para información, ideas y notas personales. Pueden ser una herramienta útil para organizar pensamientos e información.
Wiki de documentación de software: Utilizada frecuentemente por equipos de desarrollo de software, estas wikis proporcionan una plataforma para documentar código, APIs y procesos de desarrollo. Apoyan la colaboración entre desarrolladores y ayudan a mantener un registro exhaustivo de información relacionada con el software.

Sentando las bases para tu arquitectura de información¶

La apariencia de tu estructura de información estará determinada en gran parte por la solución de wiki que elijas.

En Docsie, el material se organiza de tres maneras: estanterías (que funcionan de manera similar a las carpetas) y libros (que albergan el contenido en sí). Por lo tanto, si tu equipo utiliza Docsie, tu arquitectura de información se refiere a la forma en que se organizan tus temas.

Al organizar la wiki interna de tu equipo:¶

Concéntrate en la claridad. Todos en tu equipo, no solo quienes la crearon, deberían poder explorar fácilmente tu wiki. Utiliza varios pares de ojos para asegurarte de que la estructura de tu wiki tenga sentido ampliamente y que todos entiendan dónde obtener información.

Permite flexibilidad a los equipos. Permite que cada equipo cree un tema o carpeta de la manera que tenga más sentido para su flujo de trabajo. Un marco que funciona para un equipo puede no funcionar para otro.

Importar y complementar contenido¶

Una vez que hayas establecido tu arquitectura, puedes comenzar a añadir material a tu wiki interna. Si ya tienes documentación (por ejemplo, en archivos DocX, Markdown PDF y/o JSON), deberías importarla a tu nueva wiki antes de que esté activa. Facilitamos la importación de material desde varias herramientas, así como archivos markdown a Docsie.

Además, debes incluir cualquier material nuevo significativo en tu wiki antes de su lanzamiento formal. Algunos elementos que los equipos suelen añadir cuando lanzan su wiki corporativa son su manual del empleado y un tutorial sobre cómo navegar por su nueva wiki o base de conocimientos.

Configurar integraciones

Como se indicó anteriormente, es probable que tu equipo dependa de varias tecnologías para contener datos críticos. En lugar de reemplazar estas herramientas, hemos descubierto que integrarlas con tu base de conocimientos beneficia más a tu equipo.

Considera qué material debe almacenarse en tu wiki y cuál debe estar vinculado a ella. Ciertos tipos de material pertenecen a una herramienta distinta de tu wiki. Por ejemplo, los equipos de ingeniería que utilizan GitHub pueden usar Docsie para sincronizar archivos markdown e incluir errores y solicitudes de extracción desde GitHub. Así, los usuarios pueden seguir utilizando GitHub para su flujo de trabajo mientras contribuyen sin esfuerzo a la wiki de su empresa.

Docsie permite a nuestros usuarios integrar varias soluciones SaaS dentro de nuestra plataforma. Permitimos a nuestros usuarios integrar:

Para saber más sobre cómo podemos integrar otras tecnologías con Docsie, haz clic aquí.

Mejores prácticas para wikis internas

Navegar por la información de una wiki interna requiere un conjunto de mejores prácticas para garantizar que los usuarios puedan acceder y utilizar de forma fluida la riqueza de conocimientos almacenados.

Estructura intuitiva: Construye una jerarquía lógica e intuitiva para la información. Agrupa temas relacionados y establece una taxonomía clara que se alinee con la estructura de la organización.
Funcionalidad de búsqueda: Implementa una función de búsqueda robusta para permitir a los usuarios localizar rápidamente información específica. Un motor de búsqueda fiable puede mejorar significativamente la experiencia de usuario y la eficiencia.
Actualizaciones regulares: Céntrate en la mejora continua mediante actualizaciones regulares, ya que la información desactualizada puede generar confusión.
Controles de permisos: Crea niveles de acceso adecuados porque no necesitas proporcionar acceso a toda la información a todos.
Edición colaborativa: Facilita la creación y edición colaborativa de contenido. Anima a los miembros del equipo a contribuir con su experiencia, fomentando un sentido de propiedad y asegurando que la información se mantenga actualizada y precisa.
Control de versiones: Implementa mecanismos de control de versiones para seguir los cambios realizados en los documentos. Esto no solo proporciona un historial de ediciones, sino que también permite retroceder fácilmente en caso de errores o desinformación.
Formación y documentación para usuarios: Ofrece formación y documentación completa para los usuarios. Esto asegura que todos entiendan cómo navegar eficazmente por la plataforma de wiki interna y contribuye a su éxito.

Crea un plan de lanzamiento¶

Ahora puedes comenzar a planificar tu lanzamiento. Tendrás que tomar una decisión crítica: ¿el primer despliegue se limitará a un solo equipo o abarcará toda la organización?

Crea un plan de lanzamiento

Específico para un equipo: Si quieres abrir tu wiki a un solo equipo, ese equipo tendrá la oportunidad de sumergirse en el producto y comenzar a desarrollar su propia arquitectura de información. Luego, a medida que tu wiki interna crezca, el personal inicial puede proporcionar información valiosa y asistencia.

Para toda la empresa: Si decides desplegar tu wiki en toda tu organización a la vez, asegúrate de que todos conozcan el procedimiento para gestionar tu base de conocimientos autorizada. De lo contrario, se recomienda comenzar con un solo equipo y luego expandirse a departamentos y crecer aún más. Para despliegues en toda la empresa, recomendamos contratar embajadores de equipo. Se convertirán en especialistas del producto y podrán liderar el cambio dentro de sus respectivos equipos.

Reflexiones finales¶

La wiki interna de tu organización es más que un repositorio para la política de vacaciones. Tu wiki contribuye al desarrollo de una cultura de escritura y compartición de información.

Sin embargo, la wiki que selecciones es importante. Elige una wiki que simplifique y agilice la documentación. Nadie debería tener que sortear obstáculos para comprender bien el conocimiento que estás compartiendo. Por eso recomendamos que tener una wiki interna bien pensada es una excelente manera de compartir información de forma estratégica y metodológica para ayudar a mantener una fuerte moral en la empresa.

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