¿Has gastado horas editando la versión incorrecta de un documento? Entiendo tu frustración.¶

Documentar tu contenido debería ser un proceso sencillo sin contratiempos. Sin embargo, a veces enfrentamos problemas al gestionar el flujo de trabajo de documentación. Esto no solo consume tu tiempo, sino que también dificulta la colaboración en tu equipo. Puedes evitar estos errores implementando control de versiones y seguimiento de cambios en tu documentación.

Actualmente, las empresas globales operan desde diferentes partes del mundo. Sus equipos están distribuidos globalmente, por lo que la importancia de la colaboración ha aumentado enormemente. Por eso, gestionar documentos se ha vuelto más importante que nunca para mantener la eficiencia y un flujo de trabajo constante. Seguir las mejores prácticas de documentación puede ayudarte a acercarte más a lograr mayor precisión en el lugar de trabajo.

Con el desarrollo ágil, muchas empresas están creando software de documentación para mejorar la colaboración entre equipos y ayudar a la organización a avanzar hacia una mejor eficiencia. En este artículo, te ayudaremos a entender de la A a la Z la gestión de documentación y el control de versiones. Así que continúa leyendo para conocer todo sobre los fundamentos del seguimiento de cambios.

¿Qué es el Control de Versiones?¶

El control de versiones te da autoridad completa sobre un documento. Si un documento común se comparte entre múltiples partes interesadas con derechos de edición, puedes rastrear los cambios recientes. También te permite recuperar versiones específicas según tus necesidades. Mejora la higiene documental al hacerte seguir las mejores prácticas de documentación.

¿Por qué se Necesita Control de Versiones en la Documentación?¶

El control de versiones en la documentación te ayuda a evitar confusiones y ahorra tiempo al darte acceso a la última versión del documento. Mejora la colaboración en equipo al ampliar el alcance de comunicación entre los miembros. Como tienes transparencia sobre la versión del documento, puedes rastrear fácilmente los cambios realizados por cada miembro del equipo. Esta función es especialmente beneficiosa para gerentes de producto, redactores e ingenieros que trabajan en las mismas actualizaciones de producto. Además, las herramientas de colaboración te dan ventaja para identificar y resolver conflictos rápidamente.

Herramientas de documentación como Docsie vienen con funcionalidades de colaboración y gestión de proyectos. Puedes gestionar tus documentos sobre la marcha con este tipo de herramientas. La plataforma centralizada te ayuda a crear documentos de software integrables que se adaptan según las preferencias, idiomas y ubicaciones de tus clientes.

Beneficios de Compartir Documentos¶

Imagínate como gerente de producto trabajando estrechamente con redactores de contenido. Tú y tu equipo intentan promocionar las características correctas y hacer que tus clientes entiendan tus nuevas ofertas. Tu equipo y los redactores están usando el mismo documento para enumerar las características, pero el documento no tiene la opción de verificar el historial de versiones. En ausencia de esta función, tú y los redactores podríais trabajar en diferentes versiones del mismo documento. Piensa en cuánto tiempo y esfuerzo perderás en tal escenario.

Tener un software de gestión de documentación y seguir las mejores prácticas puede ayudarte a evitar tales problemas. Aquí hay algunos beneficios de usar herramientas de colaboración como Docsie.

Información precisa y confiable¶

La integridad de los datos es la máxima prioridad para organizaciones en todo el mundo. Cada organización quiere que la información que se transmite entre departamentos sea precisa y actualizada. Por lo tanto, la función de ver el historial de documentos se vuelve importante ya que permite a las partes interesadas realizar cambios y actualizar a todos con información relevante. También asegura el proceso de documentación diario. A través del seguimiento de cambios, puedes controlar ediciones accidentales, mejorar la precisión y garantizar la fiabilidad de los documentos.

Menos posibilidades de error¶

En un reciente informe publicado por M-Files, se concluyó que el 46% de los encuestados mencionaron que es difícil y consume tiempo encontrar los documentos que necesitan. Sin seguimiento del historial de documentos, podrías hacer ediciones en documentos incorrectos y circular los mismos en tu organización. Esto podría poner a tu empresa en riesgo. Tener herramientas de colaboración que te permitan editar la última versión reduce las posibilidades de errores. Controla las posibilidades de errores durante la creación de contenido y pone a todas las partes interesadas en la misma página. Además, estas herramientas te ayudan a seguir correctamente las mejores prácticas de documentación.

Seguimiento del historial¶

El seguimiento de cambios en los documentos es necesario cuando se gestionan múltiples versiones. Usando el historial del documento, puedes ver quién está contribuyendo qué a los proyectos. Además, cuando los documentos se comparten con equipos internos y externos, puedes ver los cambios realizados por redactores, gerentes de producto, contratistas externos y otras partes interesadas. Reduce errores y te da control para hacer los cambios necesarios sin interrupciones.

Control de acceso a documentos¶

El seguimiento del historial durante el intercambio de documentos también mejora los estándares de seguridad. Garantiza que los procesos de flujo de trabajo cumplan con las instrucciones de seguridad seguidas en tu industria específica. Como el riesgo de amenazas de ciberseguridad ha aumentado, proteger información sensible es un requisito previo para organizaciones en todo el mundo. Usar documentos con control de versiones puede ayudar a las organizaciones a reforzar su seguridad añadiendo autenticación de usuario, cifrado de contraseñas y control de acceso.

Mejores flujos de trabajo¶

El seguimiento del historial en documentos ayuda a mejorar los flujos de trabajo, por lo tanto, añade más a la eficiencia y productividad organizacional. Facilita la colaboración y contribución al mismo proyecto para diferentes grupos de talento. Pueden hacer aportaciones, revisar cambios y resolver conflictos y confusiones. También puedes ahorrar tiempo evitando problemas relacionados con encontrar la versión correcta del documento o reescribir una versión anterior.

Beneficios de cumplimiento y regulación¶

Necesitas presentar los documentos correctos para auditorías internas y beneficios de cumplimiento y regulación. El seguimiento del historial de versiones te da el control para editar el documento correcto y registrar los cambios realizados a lo largo del tiempo. La plataforma de documentación creada mediante desarrollo ágil cuida la sensibilidad de datos, almacenamiento y cumplimiento.

Recuperación ante desastres¶

Cuando trabajas en computadoras y portátiles, podrías eliminar accidentalmente archivos importantes. El intercambio de documentos garantiza que los archivos no se pierdan y puedan restaurarse con la versión actualizada. Resuelve conflictos relacionados con el almacenamiento y seguridad de datos.

Compartir documentos y seguir el historial te ayuda a enviar información confiable en toda la organización. Puedes resolver conflictos, reducir errores y mantener registros exactos de archivos rápidamente con estas herramientas de colaboración. Además, rastrear el progreso del proyecto y juzgar la responsabilidad de cada persona se vuelve sencillo con el software de documentación.

¿Cómo Ayuda Docsie a Mejorar la Colaboración con la Gestión de Documentación?¶

La gestión de documentación de Docsie te ayuda a gestionar múltiples documentos con facilidad gracias a sus funciones avanzadas. Las notas incorporadas, memorandos, recordatorios, chats y funciones de tareas mejoran la colaboración del equipo. Además, este software para compartir documentos también viene con funcionalidad de gestión de proyectos. Con colaboración de documentación para equipos internos y externos y la opción de importar y exportar documentos, puedes gestionar, editar y almacenar documentos al instante.

Puntos Clave¶

Docsie te ayuda a gestionar flujos de trabajo de documentación para toda tu fuerza laboral. Ya sea que operes desde una ciudad o tengas oficinas en todo el mundo, puedes mejorar la colaboración en equipo y resolver conflictos con la gestión de documentación.

Docsie te ayuda a gestionar múltiples versiones de documentos, rastrear el historial y crear documentos de software integrables que se adaptan al idioma, ubicación y preferencias de tu cliente.

Con traducción IA fantasma, puedes localizar fácilmente tu contenido según las geografías y preferencias de tus clientes. Puedes conectarte con equipos globales sin problemas con Docsie.

Mantener un registro de cada documento y almacenarlos en el lugar correcto puede ser tedioso. Con la gestión de documentación de Docsie, puedes almacenar fácilmente documentos en una plataforma en la nube.

Conclusión¶

El software de seguimiento del historial de documentos mejora la productividad, añade una capa de seguridad, aumenta la eficiencia y desarrolla capacidades generales con acceso y control de versiones. También ayuda al equipo a mejorar la comunicación, reducir la fricción y resolver conflictos. El software desarrollado a través del desarrollo ágil promueve la flexibilidad al crear y mantener flujos de trabajo de documentación.

Preguntas Frecuentes

¿Puede el intercambio de documentos de Docsie manejar múltiples historiales de versiones?

Docsie te ayuda a gestionar múltiples historiales de documentos. Puedes rastrear fácilmente quién hizo los cambios recientes y cuál es la última versión del mismo documento. El software te ayuda a evitar confusiones y resolver conflictos mejorando la transparencia y productividad entre los miembros del equipo.

¿Pueden las empresas a gran escala obtener beneficios de las herramientas de colaboración disponibles en Docsie?

Las herramientas de colaboración en Docsie mejoran el trabajo en equipo entre equipos internos y externos. Ofrece múltiples versiones, idiomas y traducción IA para hacer tu contenido más localizado y llegar a una audiencia más amplia. Además, está adaptado para satisfacer las necesidades tanto de grandes empresas globales como de PYMES.

¿Puede el intercambio de documentos de Docsie mejorar el flujo de trabajo para equipos remotos?

Docsie es ideal para empresas con una fuerza laboral global. Funciona bien para empresas que operan en configuraciones totalmente remotas e híbridas. Las funciones incorporadas de chat, tareas y memorandos aportan mejoras en el trabajo y aumentan la eficiencia.

¿Por qué es necesario el seguimiento de cambios en los documentos?

El seguimiento de cambios en los documentos es necesario porque te mantiene actualizado sobre los últimos desarrollos. Cuando trabajas con múltiples partes interesadas, puedes ver fácilmente quién hizo los cambios recientes y cómo han contribuido al éxito de todo el proyecto.

¿Qué es el desarrollo ágil en documentación?

El desarrollo ágil en documentación es una forma de crear y mantener documentación que funciona bajo el principio del desarrollo ágil de software. El enfoque del software desarrollado a través del desarrollo ágil es aportar más flexibilidad y colaboración en el lugar de trabajo.