La comunicación escrita: clave para los gestores de producto¶

La comunicación escrita es, sin duda, un método más cohesivo para intercambiar información sobre un producto de software que todos los miembros del equipo deben conocer. Por esta razón, los gestores de producto dedican gran parte de su tiempo a actualizar la documentación para cualquier trabajo relacionado con software.

Es ampliamente aceptado en todas las industrias que crear documentación para diversos procedimientos ayuda a mantener todo el proceso de desarrollo estructurado, evitando dificultades inesperadas causadas por malentendidos.

Veamos algunos beneficios de la documentación para gestores de producto para entender mejor su verdadera importancia.

¿Por qué es importante la documentación para los gestores de producto?¶

Para desarrollar una visión precisa del producto¶

La documentación ayuda a los gestores de producto a identificar respuestas a todos los "porqués" que surgen en iniciativas relacionadas con el producto o servicio principal. Escribir todo ayuda a tomar decisiones críticas y responder preguntas como: ¿para quién está creado el producto? y ¿por qué necesita desarrollarse la aplicación o producto desde el principio? Esto previene cualquier posibilidad de malentendidos o errores.

Una ayuda significativa en el proceso de planificación¶

No puedes simplemente asumir que tu producto es la mejor solución para un problema; necesitas una estrategia para que realmente lo sea. La preparación es esencial antes que nada. Al documentar su visión de forma clara y concisa mediante la creación de historias, sprints y objetivos, los gestores permiten que todo el equipo de desarrollo produzca software alineado con las necesidades de los usuarios.

Apoya la ejecución puntual¶

Los planes son ineficaces si no se ejecutan a tiempo y de la manera correcta. Para transformar una idea de aplicación en una aplicación real y funcional, un gestor de producto utiliza la documentación y la comunicación escrita con diseñadores, desarrolladores y otros stakeholders para guiarlos en la dirección correcta y ejecutar los planes bien articulados.

Los equipos rinden cuentas¶

Al mantener documentación completa de todo el trabajo asociado con un producto, los gestores pueden acceder a información sobre lo que hacen los miembros del equipo y responsabilizarlos por sus tareas. Mantener registros detallados de todo ayuda a que las cosas sean simples y directas.

Se satisfacen las necesidades de los clientes¶

Documentando todo, desde la idea de la aplicación hasta la etapa de planificación, los gestores pueden acceder fácilmente a qué características deben incluirse y qué tareas debe cumplir cada función. Posteriormente, pueden comunicar esta evaluación al equipo de manera precisa y comprensible, asegurando que el producto final sea exactamente lo que los clientes desean.

Crear documentación es un aspecto clave de la gestión de productos. A continuación, una lista de 10 documentos esenciales con los que trabajan los gestores de producto para maximizar la productividad de su equipo y proyectos.

1. Documentación de análisis competitivo
2. Documentación de estrategia y visión del producto
3. Documentación de requisitos del producto (PRDs)
4. OKRs, indicadores clave de rendimiento y métricas de éxito
5. Documentación de hojas de ruta
6. Documentación de diseños y prototipos
7. Documentación del viaje del usuario e historias
8. Documentación de notas de lanzamiento y alcance
9. Guías internas y preguntas frecuentes
10. Guías de usuario y documentación de producto orientadas al cliente

Documentación de análisis competitivo¶

El análisis competitivo es una parte fundamental de la investigación de mercado que te permite investigar la ventaja competitiva de tu producto frente a la competencia que produce el mismo producto o similar.

El análisis competitivo incluye investigar los productos y servicios ofrecidos por los competidores, así como su cuota de mercado, fortalezas y debilidades. La documentación de análisis competitivo, que incluye todos estos factores, se crea y envía a todo el equipo de desarrollo. Un gestor de producto solo tomará una decisión final sobre el diseño de su aplicación o producto después de realizar una investigación exhaustiva de la competencia.

A continuación se muestra un ejemplo de cómo aparecería una tabla de competidores en la documentación de análisis competitivo:

• Nombre de la empresa competidora
• Sitio web del competidor
• Número de usuarios (para estimar la efectividad de sus productos y servicios)
• Tiempo que lleva el competidor en el mercado
• Detalles específicos y áreas de especialización de los competidores
• Costo del servicio o producto
• Notas sobre varios temas

Como los gestores de producto realizan diversos tipos de análisis, el contenido del documento puede variar significativamente. Algunos de los tipos más conocidos son: análisis de capacidades, análisis del panorama competitivo, análisis de diferenciación competitiva, análisis de escalera de imitabilidad y análisis de propuesta de valor.

Documentación de estrategia y visión del producto¶

La visión del producto crea una imagen del futuro del producto que intentamos desarrollar. Ya sea en forma de storyboard, narrativa o prototipo, busca atraer a equipos, inversores y socios para que inviertan y apoyen el producto.

La estrategia del producto define la secuencia de productos que se generarán hasta alcanzar el producto final.

Desarrollar una visión de producto es una de las habilidades más importantes de los gestores eficaces, pero esto es solo el comienzo. También deben crear una estrategia de producto atractiva para transmitir un punto de vista claro sobre el producto. Tanto la visión como la estrategia deben ser muy intencionadas para tener éxito. Por lo tanto, se preparan documentos para capturar toda la información relacionada con determinar cómo será el producto final y cómo convertir una idea en realidad. Estos materiales suelen compartirse con los stakeholders para solicitar sus comentarios y opiniones.

Documentación de requisitos del producto (PRDs)¶

La Documentación de Requisitos del Producto reúne los diversos aspectos de una aplicación en un solo lugar. Los documentos de especificaciones son los más comunes y proporcionan una descripción de las características de las aplicaciones, entre otras cosas.

Cada PRD puede ser diferente. Esta documentación establece las declaraciones del problema de investigación, métricas de éxito, lista de características MVP, detalles de implementación técnica, etc.

Los documentos de requisitos del producto (PRDs) incluyen cada paso en la imagen completa del producto, la decisión de incluir o eliminar ciertas características, e indican posibles dificultades. Los gestores de producto pueden usar este documento para visualizar el tiempo necesario para los procesos de desarrollo, comprender el dinero requerido y establecer un entendimiento mutuo entre clientes y el equipo de desarrollo.

He explicado la importancia de los PRD en otro artículo. Para saber más, haz clic aquí.

Documentación de objetivos y resultados clave, KPIs y métricas de éxito¶

Objetivos y Resultados Clave (OKR) es un mecanismo utilizado por los gestores de producto para determinar las metas de un proceso de desarrollo y evaluar los resultados a medida que avanza. El objetivo dirige al equipo hacia las metas, mientras que los resultados indican si se han alcanzado. Durante el proceso se plantean y responden dos preguntas: "¿Adónde quieres ir?" y "¿Has llegado o no has llegado" a un objetivo específico?

Por otro lado, un indicador clave de rendimiento (KPI) mide el éxito general de un proceso de desarrollo en su etapa actual. Algunos ejemplos son el Valor de Vida del Cliente y la Tasa de Conversión de Prueba a Cliente en ventas, el Tráfico Web y la Tasa de Conversión en marketing. Todos estos objetivos y los resultados obtenidos durante el proceso se detallan en la documentación correspondiente.

Documentación de hojas de ruta¶

Las hojas de ruta son uno de los documentos más importantes que los gestores de producto deben formular. Una hoja de ruta comunica al equipo la importancia del producto.

Un gestor de producto crea un ciclo de vida del producto que describe qué debe hacerse, cuándo debe hacerse y cómo se llevará a cabo todo el proceso. Una hoja de ruta es un documento que contiene todas las iniciativas emprendidas para desarrollar eficazmente software o cualquier otro producto. Es una ruta que los gestores han trazado y que todo el equipo sigue. Estas pueden prepararse en Docsie para presentarlas a sus empleados con presentaciones de PowerPoint integradas dentro de la documentación creada por Google Slides. Docsie permite la integración con Google Slides a través de nuestras capacidades de integración. Para obtener más información sobre las capacidades de integración de Docsie haz clic aquí.

Documentación de diseños y prototipos¶

Crear algo desde cero sin un plano es muy difícil. Esto también es cierto en el diseño de productos. Aunque el concepto básico es importante, pueden surgir cientos de variantes durante el desarrollo. Por lo tanto, los gestores de producto deben mantener un documento que registre todas las modificaciones y revisiones realizadas al diseño del producto.

En cuanto a la creación de prototipos, los gestores de producto tienen una experiencia muy diferente a la de ingenieros o diseñadores. Los gestores establecen el tono para la creación de prototipos fijando objetivos claros y trazando una hoja de ruta para el equipo.

Si te preguntas por qué un gestor de producto necesitaría producir documentación de prototipos de aplicaciones, considera estos beneficios:

• Se elimina por completo la posibilidad de malentendidos
• Las iteraciones se completan rápidamente
• Se justifican las ideas desde el principio
• Mejoras en la calidad de la retroalimentación técnica

Por estas razones y más, la documentación de prototipos es esencial.

Documentación del viaje del usuario e historias¶

En el desarrollo de cualquier aplicación o plataforma, las historias de usuario y los mapas de viaje del cliente son dos herramientas críticas que deben usarse conjuntamente. Los gestores de producto desarrollan y mantienen documentación para estas dos posiciones para garantizar que cada detalle se registre y mantenga seguro.

Al crear un documento de historia de usuario, es importante pensar en las diversas razones por las que un usuario querría utilizar un producto específico. Los gestores registran cada posible activador que podría llevar a un usuario a interactuar con una característica de la plataforma, incluidos errores y solicitudes de funciones. El viaje del usuario podría considerarse a nivel microscópico en este caso.

En contraste, el viaje del usuario es un documento que mapea toda la experiencia del usuario, desde el punto de compra o descarga hasta el punto de uso de las características del producto. Esto ayuda a los gestores a explicar mejor el producto a su equipo y otras partes interesadas, así como a establecer su confianza en el producto. Además, esta información puede usarse como recurso de marketing para campañas publicitarias o para explicar el caso de uso de un producto a clientes potenciales.

Documentación de notas de lanzamiento y alcance¶

Las Notas de Lanzamiento, como su nombre indica, son los documentos que se envían junto con el lanzamiento de nuevas plataformas o productos SaaS. Para informar a los usuarios sobre nuevos estándares, identificar qué problemas se han resuelto y comercializar la aplicación cuando se completa la actualización, los gestores de producto elaboran esta documentación. Como los productos SaaS difieren ampliamente entre sí, no hay dos documentaciones exactamente iguales.

Las notas de alcance a veces se denominan documentos de Alcance del trabajo. Los gestores usan esta herramienta para definir la amplitud de las características que contiene una aplicación o software. Qué harán posible esas características, etc.

Guías internas y preguntas frecuentes¶

Es necesario producir FAQs internas confidenciales para mantener informados a los stakeholders durante todo el proceso de desarrollo del producto. La forma en que se escriben estas FAQs es realmente directa. Pueden encontrarse wireframes de un producto con un fuerte componente de experiencia de usuario, o un enlace a documentación de wireframe dividida.

Toda la información sobre cómo funcionan las cosas en el proceso de desarrollo se incluye dentro de estos manuales internos. Además de garantizar que los datos se registren de manera que permitan una transferencia fluida entre miembros, también sirve como referencia para trabajos externos como ventas, marketing, atención al cliente y posiciones similares para ayudar a los clientes.

Guías de usuario y documentación de producto orientadas al cliente¶

Para los no iniciados, la guía orientada al cliente es un manual de usuario en el sentido tradicional. Es responsabilidad de los gestores de producto preparar esta documentación, que proporcionará instrucciones sobre cómo utilizar el producto SaaS recién desarrollado.

Los usuarios pueden encontrarse confundidos sobre cómo usar el producto si esto no se hace, al menos en las etapas iniciales, hasta que descubran el flujo por sí mismos. Por lo tanto, debería ser bastante obvio por qué este documento es tan importante que es uno de los documentos más utilizados o desarrollados por los gestores de producto en la industria.

Conclusiones:¶

En resumen, estos son los diez documentos principales en los que confían los gestores de producto competentes para garantizar un proceso de gestión de productos eficiente.

Gracias a esta documentación, es imposible que tengan malentendidos o disputas, ya que han separado la información sobre las tareas en varios documentos. Esto produce un proceso de desarrollo muy estructurado y fluido que ha sido meticulosamente documentado en cada etapa.

¿Cómo puede Docsie ayudar a crear toda esta documentación?¶

Docsie es una plataforma robusta que es el mejor amigo de los gestores de producto cuando se trata de documentación. Docsie se especializa en crear, gestionar y publicar documentación que puede traducirse a varios idiomas con un sofisticado sistema de versiones, un editor fácil de usar y varias otras características increíbles que ayudan a los gestores de producto a crear documentación en línea robusta y dinámica.

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