Produkteinführungen: Ein effizienter Weg mit den richtigen Dokumentationstools¶

Die Markteinführung eines Produkts erfordert enormen Aufwand – nicht nur von Ihnen, sondern auch von Ihrem Team. Sie müssen ständig kommunizieren, mit verschiedenen Stakeholdern zusammenarbeiten, alle Anforderungen berücksichtigen und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen verbessern. Produktmanager sowie Backend- und Frontend-Entwickler treffen sich mit anderen Technikteams zum Brainstorming vor neuen Releases. Dieser Prozess bedeutet die Erstellung zahlreicher Dokumente. Wie anstrengend ist das für Ihr Team?

In solchen Situationen wird eine Plattform mit Funktionen für Content-Anpassung, Flexibilität und Wissensmanagement zur Notwendigkeit. Sie erhalten die Unterstützung, die Sie für die Planung, Nachverfolgung, Kommunikation und Bewertung Ihres Projekts benötigen.

Warum ist Anpassungsfähigkeit in der Dokumentation wichtig?¶

Jedes Projekt hat seine eigene Größenordnung und Bedeutung. Umfang, Komplexität und Risiken eines Projekts bestimmen, wie Sie die Dokumentation anpassen müssen. Eine gut gepflegte Wissensdatenbank und anpassbare Dokumentationstools spielen eine entscheidende Rolle dabei, Zeit zu sparen, Missverständnisse zu vermeiden und Ihr Team besser auszurichten.

Aber woher wissen Sie, ob Sie ein Anpassungstool für einen besseren Projektablauf benötigen? Müssen Sie bestimmte Verfahren durchlaufen? Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Ihren Bedarf an Projektdokumentation bewerten können.

Wie bewertet man den Dokumentationsbedarf eines Projekts?¶

In der Geschäftswelt gilt die goldene Regel, nichts zu überstürzen, ohne Vor- und Nachteile abzuwägen. Doch bei der Content-Anpassung können wir eine Ausnahme machen.

Um den Bedarf an Projektanpassungstools zu bewerten, müssen Sie die Ziele, Anforderungen und Erwartungen an Ihre Projektdokumentation aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten. Stellen Sie sich Fragen zu:

• Dem Umfang der Projektdokumentation
• Den Zielgruppen und Nutzern
• Den Anwendungsfällen des Produkts
• Produktbezogenen Standards und Richtlinien

Diese Fragen geben Ihnen Klarheit darüber, welche Plattform Sie wählen und welche Funktionen Sie bei der Implementierung von Dokumentationstools benötigen.

Wie findet man das passende Content-Anpassungstool?¶

Laut dem letzten M-Files-Bericht zum Intelligent Information Management können ineffiziente Content-Anpassungstools zu Workflow-Problemen führen. 65% der Befragten gaben an, dass sie ohne geeignetes Tool für Wissensdatenbanken und Content-Anpassung Schwierigkeiten beim Prüfen, Genehmigen und Unterzeichnen von Dokumenten haben.

Das macht die Suche nach dem richtigen Tool umso wichtiger. Aber wie finden Sie den perfekten Partner? Hier sind einige Punkte, die Sie bei der Suche nach Dokumentationstools beachten sollten.

Identifizieren Sie eine geeignete Betriebsart¶

Für Unternehmensdokumentation gibt es zwei Modi: ein lokales Dokumentenmanagementsystem (DMS) und ein Cloud-basiertes DMS. Ein lokales System ermöglicht den Zugriff auf Daten vom eigenen Server, erfordert jedoch Ihre Anwesenheit im Büro. Cloud-basierte DMS bieten dagegen mehr Flexibilität für remote arbeitende Teams, da sie von überall auf die Daten zugreifen können.

Berücksichtigen Sie den Kostenfaktor¶

Die Kosten sind ein entscheidender Faktor. Bei einem lokalen DMS müssen Sie mit hohen Anfangsinvestitionen rechnen, um die Teamzusammenarbeit zu erleichtern. Bei einem Cloud-basierten System können Sie dagegen mit etwa der Hälfte der Kosten rechnen.

Achten Sie auf Datensicherheit¶

Datensicherheit ist selbstverständlich. Ihre Dokumente müssen ohne Nachfrage hackersicher sein. Bei lokalen DMS haben Sie mehr Kontrolle über die Sicherheit, während bei Cloud-basierten Systemen die Verantwortung beim Dienstleister liegt.

Option für Datensicherungen¶

Bei lokalen DMS müssen Dateien regelmäßig manuell gesichert werden, da keine automatische Sicherung erfolgt. Dadurch steigt das Risiko von Datenverlusten. In Cloud-Systemen erfolgt die Sicherung automatisch, sodass Sie sich bei unvorhergesehenen Ereignissen keine Sorgen um Datenverluste machen müssen.

5 wichtige Funktionen für Dokumentationssoftware¶

Mit den richtigen Tools wird die Schaffung eines kollaborativen Teambereichs einfach. Hier ist eine Liste von Funktionen, auf die Sie bei der Auswahl der richtigen Dokumentationstools für Ihr Unternehmen achten sollten.

1. Dokumentenaustausch¶

Bei der Zusammenarbeit mit mehreren Stakeholdern müssen alle auf dem gleichen Stand sein. Eine Möglichkeit, alle Beteiligten einzubeziehen, besteht darin, ihre Meinungen einzuholen und Produktänderungen entsprechend den wertvollen Inputs vorzunehmen. Eine Dokumentations-Content-Management-Plattform sollte die Flexibilität bieten, Daten intern mit Kunden und Stakeholdern zu teilen.

2. Sicherheit¶

Sicherheit sollte bei der Auswahl einer Dokumentationssoftware oberste Priorität haben. Ihre bevorzugte Lösung sollte über aktuelle Sicherheitstools verfügen, die gewährleisten, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf Daten haben.

3. Bearbeitungsoptionen¶

Die Suche nach dem richtigen Dokument sollte für Ihr Team kein Kampf sein. 83% der Mitarbeiter verlieren wertvolle Zeit mit der Neuerstellung von Dokumenten, die bereits existieren. Das DMS sollte daher die aktuellste Version eines Dokuments zuerst anzeigen. Zudem sollten Personen mit Bearbeitungsrechten direkt Änderungen vornehmen können.

4. Dokumentenklassifizierung¶

Fehler bei der Dokumentenklassifizierung und -kennzeichnung erschweren es Mitarbeitern, das richtige Dokument rechtzeitig zu finden. Ein gutes DMS sollte automatisch Metadaten für Dokumente erstellen können. Dies entlastet das Team von der Verantwortung, Dateinamen zu erstellen, reduziert manuelle Fehler und spart Zeit.

5. Stichwortsuche¶

Die richtige Dokumentationssoftware sollte dem Team die Möglichkeit geben, mit Stichwörtern nach relevanten Dokumenten zu suchen und relevante Ergebnisse anzuzeigen, um die Dokumentensuche zu beschleunigen.

Diese fünf Funktionen in einem Dokumentationstool bieten Plattformflexibilität und helfen Ihrem Team, Zeit bei der Suche und Bearbeitung der richtigen Dokumente zu sparen. Diese Funktionen unterstützen Ihr Unternehmen auch bei der Verbesserung von Planung, Zusammenarbeit, Bewertung und Wissensmanagement bei verschiedenen Projekten.

Die richtige Wahl mit Docsie¶

Docsie bietet eine Unternehmensdokumentationslösung, die Ihrem Team die Zusammenarbeit erleichtert, ohne viel Zeit zu verschwenden. Es ist eine Komplettlösung, die Ihre Abhängigkeit von mehreren Tools reduziert. Docsie wurde speziell für die Anforderungen der Unternehmensdokumentation entwickelt und bietet folgende herausragende Funktionen.

Unternehmenstaugliche Dokumentation¶

Wenn Sie nicht zwischen verschiedenen Plattformen wechseln müssen, können Sie sich besser auf die Erledigung Ihrer Aufgaben konzentrieren. Die zentralisierte Plattform erleichtert die Dokumentations-Workflows für das Team und verbessert die Effizienz. Sie können bestehende Dokumente und Wissensdatenbanken importieren, das Wissensmanagement optimieren und ohne großen Aufwand ein benutzerdefiniertes Portal erstellen. Das hervorragende Kundendienstteam von Docsie stellt sicher, dass Sie alle Basis- und Fortgeschrittenenfunktionen vollständig verstehen.

Nahtlose Zusammenarbeit mit globalen Teams¶

Mit modernen Benutzerrollen und Zugriffskontrollen können Sie problemlos mit Remote-Mitarbeitern, Auftragnehmern, Freelancern und Spezialisten zusammenarbeiten. Mit dieser Docsie-Funktion können Sie einfach steuern, wer Dokumente einsehen, bearbeiten und veröffentlichen darf. Falls Sie Änderungen vorschlagen möchten, können Sie dies durch Hinzufügen von Kommentaren mit unserer integrierten Chat-Funktion oder durch Zuweisen von Aufgaben und Fälligkeitsdaten an Teammitglieder tun.

Interaktive Wissensportale¶

Es ist wichtig, anderen das Wichtigste über Ihr Produkt mitzuteilen, damit sie fundierte Entscheidungen treffen können. Mit Docsie können Sie interaktive Wissensportale, Hilfeseiten, FAQs, Wissensdatenbanken und Self-Service-Seiten erstellen, um die richtigen Informationen bereitzustellen. Sie können die Vorteile der Wissensdatenbankanpassung nutzen, um Inhalte zu veröffentlichen, die auf Ihre Kundenrollen und -dynamik abgestimmt sind.

Angepasste Dokumentations-Hubs¶

Sie können wählen, wie Sie Ihre Dokumentations-Hubs hosten möchten. Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, zwischen öffentlicher oder privater Cloud und On-Premise-DMS zu wählen. Mit den angepassten Dokumentations-Hubs können Sie Wissensmanagement, Datentransfer und hochwertige Sicherheit problemlos umsetzen.

Einblicke und Feedback¶

Sie können sehen, wie das Projekt durchgeführt wird, den Fortschrittsstatus und die Teamzusammenarbeit mit handlungsrelevanten Einblicken und Feedback verfolgen. Die Änderung von Dokumenten und die Berücksichtigung der besten Inputs sind mit Docsies Möglichkeiten zur Dokumentationsanpassung einfacher geworden.

Maßgeschneiderte Funktionen stellen sicher, dass der Dokumentationsbedarf eines Unternehmens rechtzeitig gelöst wird und die Effizienz des Teams verbessert wird. Docsies Wissensmanagement-, Content-Personalisierungs- und Feedback-Funktionen bieten Ihnen die besten Ergebnisse bei der Verwaltung mehrerer Projekte.

Wichtige Erkenntnisse¶

• Docsie hilft Ihnen, Ihre sensiblen Dokumente und das gesamte Wissensportal mit verschlüsselten Passwörtern zu sichern
• Docsie bietet sowohl Cloud-basierte als auch lokale Dokumentenmanagementsysteme, um Ihre kritischen Dateien sicher zu speichern
• Docsie ermöglicht es Ihnen, Dokumente mit Freelancern und Auftragnehmern zu teilen, indem Sie temporäre Passwörter hinzufügen können
• Docsie bietet Ihnen vollständige Anpassungsunterstützung für Ihr Wissensportal, Ihre Wissensdatenbank und Hilfeseiten

Fazit¶

Bei der Zusammenarbeit mit mehreren Stakeholdern an verschiedenen Projekten benötigen Sie ein Tool, das die Zusammenarbeit erleichtert, beim Wissensmanagement hilft, Anpassungen in der Dokumentation ermöglicht, Arbeitsabläufe vereinfacht und Premium-Sicherheitsfunktionen bietet, um Ihr Projekt zu optimieren. Eine Plattform, die das Bearbeiten, Teilen und Klassifizieren von Dokumenten erleichtert, macht es Ihren Produktmanagern, Freelancern und Technikteams leichter, umfassend ohne Hindernisse zusammenzuarbeiten. Docsie ist die Komplettlösung, die Sie benötigen, um alle Dokumente auf einer zentralen Plattform zu halten, Zeit zu sparen und Arbeitsabläufe für Ihre Teams zu vereinfachen. Kontaktieren Sie unser Team, um eine intelligente Unternehmensdokumentationsplattform zu implementieren.

Häufig gestellte Fragen¶

1. Können Freelancer oder Auftragnehmer mit internen Teams über Docsie zusammenarbeiten?

Freelancer und externe Auftragnehmer können problemlos mit internen Teams über Docsie zusammenarbeiten. Produktmanager, Autoren, Freelancer und Softwareentwickler können Dokumente bei Bedarf bearbeiten. Allerdings sind entsprechende Zugriffsrechte erforderlich, bevor Änderungen an den Dateien vorgenommen werden können.

2. Welche Sicherheitsfunktionen bietet Docsie zum Schutz hochsensibler Dokumente?

Sie erhalten JWT-Token-Authentifizierung, IAM RBAC und Passwortschutz zur Speicherung sensibler Daten.

3. Bietet Docsie benutzerdefinierte Portale an?

Sie erhalten ein benutzerdefiniertes Portal mit SSL-Verschlüsselung, um Ihre Dokumente noch sicherer zu machen.