Jedes Produkt- und Projektmanagement-Team benötigt Schlüsselpersonen, die verschiedene technische Dokumentationsprojekte erstellen und verwalten. Dies ist wichtig für verschiedene Aspekte beim Aufbau und der Entwicklung von Produkten und Projekten sowie bei deren Veröffentlichung und der Schulung von Kunden und Mitarbeitern zu unterschiedlichen Aspekten von Produkten, Funktionen und ihren Rollen.
Auch wenn technische Dokumentation kompliziert erscheinen mag, muss sie es nicht sein. In diesem Artikel erklären wir dir alles, was du darüber wissen musst, damit du mit der Erstellung und Pflege hervorragender technischer Dokumentation für deine Produkte und Projekte beginnen kannst.
Was ist technisches Schreiben?¶
Technische Dokumentation gibt es in verschiedenen Formen und Formaten, obwohl sie heute hauptsächlich online verfügbar ist. Obwohl technische Dokumentation oft von technischen Redakteuren, Entwicklungsteams, Projektmanagern, Entwicklern und anderen Branchenexperten erstellt wird, vermittelt die beste technische Dokumentation Informationen einfach und klar genug, damit jeder sie verstehen kann. Andernfalls erfüllt sie ihren beabsichtigten Zweck nicht.
Technische Dokumentation bezieht sich auf Dokumente, die die Eigenschaften und Funktionen eines Produkts beschreiben. Sie wird am häufigsten in der Softwareentwicklungsbranche von Entwicklungs- und Produktteams erstellt und kann verwendet werden, um den Supportbedarf verschiedener Stakeholder innerhalb einer Organisation zu decken.
Sie bieten Kontext für produktbezogene Elemente. Ob sie die Verwendung, Technik, Funktionen, Features oder Entwicklung eines Produkts beschreiben - das Endziel ist es, den Leser über ein bestimmtes Element des Produkts zu informieren. Dies gilt unabhängig davon, ob sie in der Softwareentwicklung, Produktentwicklung oder anderen Bereichen eingesetzt werden.
Für wen ist technische Dokumentation gedacht?¶
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Zielgruppen können auf verschiedene Weise definiert werden, von Endnutzern über Programmierer bis hin zu Stakeholdern. Dies variiert erheblich je nach Art des betreffenden Materials.
Dennoch wird prozessbasierte technische Dokumentation häufig mit Blick auf andere Zielgruppen erstellt. Das können Entwickler, Stakeholder, Kunden oder andere Mitglieder des internen Teams sein. Obwohl diese Art der Dokumentation seltener verwendet wird als produktbasierte Dokumentation, besteht ihr Zweck darin, einen tieferen Einblick in die verschiedenen technischen Elemente zu geben, die ein Produkt ausmachen.
Letztendlich wird technische Dokumentation oft zum Nutzen der Produktanwender erstellt. Ihr Hauptziel ist es, Benutzern zu helfen, bestimmte Aufgaben mit einem Produkt zu erledigen, daher sollten Endbenutzer bei der Erstellung der verschiedenen Arten technischer Dokumentation immer berücksichtigt werden.
Warum ist technische Dokumentation wichtig?¶
Es gibt mehrere Gründe für die Bedeutung technischer Dokumentation. Letztendlich läuft alles auf einen entscheidenden Vorteil hinaus. Der Hauptgrund für die Erstellung technischer Dokumentation ist, die Öffentlichkeit über ein Produkt zu informieren.
Diese Aussage mag selbstverständlich erscheinen, aber gehen wir etwas tiefer. Schließlich ist ein Produkt völlig nutzlos, wenn Benutzer nicht genügend Wissen darüber haben. Mangelnde Informationen führen dazu, dass Menschen ein Produkt nicht richtig nutzen können oder nicht über das nötige Wissen verfügen, um es wirklich zu verstehen.
Aus Sicht des Endnutzers ist technische Dokumentation entscheidend, da sie ihnen ermöglicht, ein Produkt effizient zu nutzen. Dies ist doppelt vorteilhaft für das Unternehmen, das die technische Dokumentation erstellt, da es den Kundendienstaufwand reduziert und zu zufriedenen Benutzern führt, die Probleme selbst beheben und ihre eigenen Fragen beantworten können.
Intern ist technische Dokumentation wichtig, weil sie den Mitarbeitern das Wissen vermittelt, das sie benötigen, um effizient an einem Produkt zu arbeiten, sei es hochgradig technisches Material oder ein Überblick über Planung und Prozesse auf hoher Ebene.
In jedem Fall sind Produkte nicht immer selbsterklärend. Deshalb benötigen wir technische Dokumentation, um uns alle Informationen zu liefern, die wir über sie brauchen.
Welche Arten von technischer Dokumentation gibt es?¶
Technische Dokumentation gibt es in verschiedenen Formen. Die einfachste Methode, zwischen verschiedenen Formen technischer Dokumentation zu unterscheiden, besteht darin, festzustellen, für wen sie geschrieben werden. Sie lassen sich grob in zwei Typen einteilen: Produktdokumentation und Prozessdokumentation.
In jedem Fall sind Produkte nicht immer selbsterklärend. Deshalb benötigen wir technische Dokumentation, um uns alle Informationen zu liefern, die wir über sie brauchen.
Prozessorientierte Dokumentation¶
Einfach ausgedrückt beschreibt die prozessorientierte Dokumentation die Methode, mit der ein Produkt entwickelt wird. Sie befasst sich nicht mit dem Endergebnis, sondern mit den verschiedenen Prozessen, Daten und Ereignissen, die zu seiner Weiterentwicklung und Evolution beitragen.
Diese Art des technischen Schreibens wird typischerweise intern gehalten und ist für Verbraucher oder Endbenutzer von geringem Wert oder Interesse (außer für externe Stakeholder mit einem berechtigten Interesse an der Produktentwicklung). Sie ist nützlich, da sie die verschiedenen Phasen des Lebenszyklus eines Produkts kennzeichnet. Diese Art von Dokumentation wird für Produktmanagement- und Projektmanagement-Teams sowie andere Unternehmensteams verwendet, die verschiedene Prozesse initiieren und Dokumentationen katalogisieren müssen, wie HR und sogar Entwicklungsteams.
Prozessorientierte Dokumentation kann aus Projektvorschlägen bestehen, die Ziele und Zeitpläne im Zusammenhang mit der Produktentwicklung vorstellen. Produktanforderungen, die überzeugende Dokumente sind, die wesentliche Fakten und Zahlen über ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung beschreiben. Ziele, Benutzer-Personas und -Geschichten, Release-Details, Roadmaps, Wireframes und Design-Details, Risiken und Abhängigkeiten sind häufige Aspekte.
Prozessorientierte Dokumentation kann auch aus Projektplänen, Übersichten, Zusammenfassungen und Chartas bestehen.
Projekt- und Produktmanager haben einen besonders starken Bedarf an Produkt- und Projekt-Roadmaps, daher ist die Dokumentation und Planung zur Unterstützung dieses Aspekts ihres Workflows für den Fortschritt von Projekten und die Entwicklung von Produkten unerlässlich.
Projekt-Reporting und Updates sowie Spezifikationen bestimmter Prozessschritte in der Produkt- oder Projektentwicklung sind ein weiterer Aspekt der prozessorientierten Dokumentation. Dies bietet fantastische Überblicke über die vielen Phasen im Lebenszyklus deines Produkts.
Produktorientierte Dokumentation¶
Die nächste Art technischer Dokumentation ist die produktbasierte Dokumentation. Oft als Benutzerdokumentation bezeichnet, beschreibt sie, was ein fertiges Produkt ist und wie es zu verwenden ist. Anstatt den Entwicklungsprozess zu beschreiben, betont sie das fertige Ergebnis.
Es gibt verschiedene Arten produktorientierter Dokumentation, aber die wichtigsten Typen sind Benutzerhandbücher, Tutorials, Installationsanleitungen, Fehlerbehebungsanleitungen, häufig gestellte Fragen, Wissensdatenbanken, Wikis und andere Lernressourcen: Diese Arten von Dokumentation liefern Informationen über dein Produkt und helfen Endbenutzern zu lernen, wie man es verwendet.
Eine weitere Form der produktorientierten Dokumentation für SaaS-Unternehmen ist die Benutzererfahrungsdokumentation. UX-Dokumentation beschreibt die Benutzererfahrung (UX) deines Produkts. Eine Liste aller relevanten Screenshots und Benutzer-Personas. Dazu gehören Benutzer-Personas, Anwendungsfälle, Stilrichtlinien, Mock-ups, Prototypen, Wireframes und alle notwendigen Screenshots.
Die nächste Art von Produktdokumentation sind Release Notes. Diese können für die interne Dokumentation verwendet werden, um Vertrieb und Marketing über SaaS-Produktaktualisierungen zu informieren oder um Benutzer und Kunden über neue Funktionen und Updates eines technischen Produkts zu informieren.
Softwareorientierte Dokumentation¶
Ob du für Benutzer oder Entwickler schreibst, stelle sicher, dass deine Dokumentation gründlich ist und ihre Fragen beantwortet. Du sparst Zeit, wenn du nicht dieselben Fragen mehrfach beantworten musst.
Softwaredokumentation umfasst: API-Dokumentation, Softwarearchitektur-Design, Dokumentation und Quellcode-Dokumentation. Diese Dokumentationen sind für Softwareteams sehr wichtig, um zu wissen, wie bestimmte technische Plattformen und Produkte aufgebaut und strukturiert werden. Für Entwickler ist es wichtig, Dokumentation für Softwareanforderungen, Systemdokumentation, Codedokumentation, Testpläne zu erstellen und andere Formen der Dokumentation zu erstellen, um effektive Teams zu fördern und zu erhalten.
Was sind die Vorteile hervorragender technischer Dokumentation?¶
Exzellente technische Dokumentation ist aus mehreren Gründen wichtig für den Produktentwicklungsprozess. Vor allem hilft sie jedem, seine Ziele zu erreichen.
Was meinen wir damit? Wenn du ein Produkt entwickelst, ist dein ultimatives Ziel, dass Menschen es gerne benutzen. Als Verbraucher ist dein Ziel, ein Produkt erfolgreich zu nutzen, um ein Problem zu lösen oder einen Dienst anzubieten. Das ist unmöglich, wenn Benutzer ein Produkt nicht verstehen oder nutzen können.
Großartige technische Dokumentation hilft hier. Sie stattet Verbraucher mit Produktwissen aus und hilft ihnen, es erfolgreich zu nutzen, während sie gleichzeitig Produktteams in ihrem Entwicklungsprozess unterstützt.
Um sicherzustellen, dass deine technische Dokumentation gut geschrieben ist, ist der Trick, einen geeigneten Prozess, Workflow und eine Strategie einzurichten, um qualitativ hochwertige technische Dokumentation zu schreiben, die klar und entschieden formuliert ist. Sie muss für ihre Benutzer einfach zu verwenden und zu verstehen sein. Andernfalls wird sie nicht jedem helfen, seine Ziele zu erreichen.
Docsie ist eine klare Lösung, um dir zu helfen, bessere Dokumentation zu schreiben¶
Klare, hochwertige und leicht zugängliche technische Dokumentation ist unerlässlich. Um dir und deinem Entwicklungsteam zu helfen, dies zu verwirklichen, kann Docsies kostenlose Testversion dir helfen, mit der Erstellung und dem Schreiben technischer Dokumentation zu beginnen.
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Was ist der beste Weg, technische Dokumentation zu entwickeln?¶
Viele Menschen wissen nicht, wo sie anfangen sollen, wenn sie technische Dokumentation erstellen. Keine Sorge; das Erstellen ausgezeichneter technischer Dokumentation ist eine erlernbare Fähigkeit. Um dir in der Zwischenzeit zu helfen, haben wir einige unkomplizierte Methoden zusammengestellt, um schnell gute technische Dokumentation zu erstellen.
1. Recherche durchführen¶
Seien wir ehrlich: Es ist schwierig, gute technische Dokumentation zu erstellen, wenn du nicht vollständig klar über das Material bist, das du bereitstellen willst. Wenn du bereits Beispiele, Recherchen, Muster und andere Daten hast, mit denen du arbeiten kannst, gehe zu Schritt zwei über.
Wenn du jedoch von Grund auf beginnst, ist es wichtig, dass du recherchierst. Triff dich mit dem Team, das für die betreffende technische Dokumentation verantwortlich sein wird, diskutiere und weise verschiedene Recherche-Aufgaben verschiedenen Teammitgliedern zu.
Für deine Recherche ist es eine gute Idee, alle aktuellen Informationen und Dokumentationen zusammenzustellen, mit denen du arbeiten kannst.
Der nächste Schritt für deine Recherche ist, zu überlegen, was deine technische Dokumentation abdecken wird, deine Ziele und Vorgaben, die du mit deiner technischen Dokumentation erreichen willst.
Dann ist der nächste Schritt, aufzulisten, welche Art von spezifischer Software, Tools und Stilrichtlinien bei der Entwicklung deiner technischen Dokumentation verwendet werden. Diese Tools können mit Docsie leicht verwaltet werden. Tatsächlich kann deine gesamte Recherche in Docsie geschrieben und zusammengearbeitet werden.
2. Design der technischen Dokumentation¶
Der Inhalt technischer Dokumentation ist entscheidend. Dennoch ist auch das Erscheinungsbild deiner technischen Dokumentation wesentlich. Ein gut organisiertes, visuell ansprechendes Dokument wird Informationen weit effektiver vermitteln als ein unorganisiertes Durcheinander von Dokumenten.
Daher gibt es einige Punkte zu beachten, wenn du deine Dokumentation gestaltest. Betrachte zunächst Struktur und Navigation. Personen nutzen technische Dokumentation oft, um spezifische Informationen oder eine Lösung für ein Problem zu finden, und sie müssen dies schnell tun, um die Effektivität der Ressource zu gewährleisten. Aus diesem Grund ist die Organisation deiner Dokumentation besonders wichtig.
Es ist eine gute Idee, dein Wissen zu kategorisieren und unterzugliedern, damit es leicht zugänglich ist. Dies kann durch Docsies Artikel innerhalb eines Docsie-Buchs geschehen. Artikel werden auf der rechten Seite jeder aus Docsie veröffentlichten Dokumentation angezeigt:
Es ist auch wichtig, dass deine Dokumentation eine robuste Suchfunktion und ein dynamisches Inhaltsverzeichnis enthält, das es Benutzern ermöglicht, leicht auf die benötigten Informationen zuzugreifen. Die effektivste Dokumentationssoftware, wie Docsie, verfügt ebenfalls über diese Funktionalität zusammen mit vielen anderen.
Zusätzlich ist es eine gute Idee, mit einem Gerüst für technische Dokumentation zu beginnen. Ein Skelett-Layout deiner technischen Dokumentation ist leicht zu erstellen und wird dir helfen sicherzustellen, dass du keine kritischen Daten übersehen hast, die du in deine technische Dokumentation aufnehmen möchtest. Wir werden das Skelett deines technischen Dokumentations-Schreibens im nächsten Schritt besprechen. Dies wird die visuelle Konsistenz und Organisation all deines Materials aufrechterhalten.
3. Schreibstruktur¶
An diesem Punkt im Prozess ist es Zeit, mit der eigentlichen Inhaltserstellung zu beginnen. Triff dich mit dem Team, das für die technische Dokumentation deines Unternehmens verantwortlich ist, und sammle alle Recherchen, die in Schritt eins durchgeführt wurden. Dann kannst du basierend auf den Fähigkeiten jedes Teammitglieds Schreibaufgaben zuweisen.
Die beste technische Dokumentation beginnt mit einem Skelett, welches der Umriss der Dokumentation ist.
Die Dokumentation muss auch leicht zu lesen und zu folgen sein, und es ist eine gute Idee, andere in deinem Team die Dokumentation überprüfen und kommentieren zu lassen. Dies kann einfach mit Docsies Kommentarfunktion gemacht werden.
Sobald jeder einen ersten Entwurf seines technischen Dokumentationsmaterials fertiggestellt hat, ist es wichtig zu überprüfen, zu bewerten und noch mehr zu überprüfen. Es ist eine gute Idee, mindestens zwei Personen jeden Teil deiner Dokumentation überprüfen zu lassen. Dies stellt sicher, dass das Material nicht nur klar, gut geschrieben und grammatikalisch korrekt ist, sondern auch für die beabsichtigte Zielgruppe effektiv ist.
Wenn deine technische Dokumentation Anleitungen oder Schritte enthält, stelle sicher, dass deine Teammitglieder diese Schritte testen und überprüfen, ob sie das erreichen, was sie sollen.
4. Testen, wie Benutzer mit deiner Dokumentation interagieren¶
Du magst glauben, dass du deine Dokumentation während des Überprüfungsprozesses validiert hast, aber das ist nicht der Fall. Nachdem du deine technische Dokumentation abgeschlossen hast, ist es wichtig, sie durch einen Testprozess zu führen, um sicherzustellen, dass sie frei von Organisationsfehlern, verwirrendem Inhalt und Benutzbarkeitsproblemen ist.
Um diese Phase zu erreichen, solltest du externe Benutzer suchen, die eine Überprüfung deiner Dokumentation durchführen. Erlaube ihnen, sie zu lesen, sie zu nutzen, um ihnen bei der Ausführung der zugewiesenen Aufgaben zu helfen, und dir ihr ehrliches Feedback zu geben. Es ist wichtig, dass deine Tester extern sind, da sie deine Dokumentation objektiv und ohne Voreingenommenheit sehen werden, was ihre Bewertung beeinflussen wird. Dies alles kann mit Docsies Webanalyse gemacht werden. Sie ermöglicht es dir zu sehen, worauf sich deine Leser in deiner Dokumentation konzentrieren, Feedback zu erhalten und auch zu wissen, was sie an der Dokumentation und dem Format deiner technischen Dokumente stört.
In Docsies Webanalyse kannst du ein kurzes Video sehen, wie deine Leser mit deiner technischen Dokumentation interagieren und diese Informationen, gepaart mit einer Bewertung durch den Leser, nutzen, um deine Dokumentation zu optimieren. Es ist sehr wichtig zu verstehen, wie man Kundenfeedback angeht und es in die Erstellung und den Workflow deiner technischen Dokumentation integriert.
5. Optimiere die technische Dokumentation mit Feedback¶
Stell dir vor, du bist jetzt bereit, deine brandneue technische Dokumentation zu veröffentlichen! Nachdem du alle Rückmeldungen und Kommentare aus der Testphase eingearbeitet hast, kannst du deine technische Dokumentation aktualisieren und erneut veröffentlichen, damit deine Benutzer sie nutzen können! Dies sollte ihnen ein umfassenderes Dokumentationserlebnis bieten.
Dennoch endet deine technische Dokumentationsreise hier nicht. Technische Dokumente sind dynamisch und werden ständig aktualisiert und modifiziert, um die Produkte widerzuspiegeln, die sie abdecken. Daher ist es eine gute Idee, ein Protokoll zu erstellen, das beschreibt, was getan werden muss, wenn neue Informationen hinzugefügt werden, Änderungen vorgenommen werden oder allgemeine Wartung durchgeführt wird.
Viele Unternehmen entscheiden sich für die Implementierung von Wartungszeitplänen für ihre Dokumentation. Sie legen bestimmte Termine fest, um zu bewerten, ob Änderungen notwendig sind, um sicherzustellen, dass alle ihre Informationen immer aktuell sind und dass Modifikationen nie übersehen werden.
Schnelle Tipps zum Einstieg¶
Bei Docsie anmelden¶
Docsie verfügt über robuste Tools, die dir helfen, erstaunliche und ansprechende technische Dokumentation zu erstellen.
Kenne deine Zielgruppe¶
Es gibt verschiedene Formen technischer Dokumentation. Überlege, wer deine Dokumentation lesen wird, um die Art des Dokuments, des Materials und der Sprache zu bestimmen, die du verwenden solltest. Programmierer, Ingenieure, Stakeholder, Projektmanager, Endbenutzer usw.
Plane deine Dokumentation¶
Bereite eine anfängliche Strategie vor, die die Art der Dokumente skizziert, die du erstellen wirst. Überlege, welche Arten von Dokumentation für dein Produkt erforderlich sind und was sie abdecken und nicht abdecken werden.
Sei präzise und vermeide Wiederholungen¶
Schritt eins ist einfach, wenn du ihn bereits abgeschlossen hast. Du hast hart an deiner technischen Dokumentation gearbeitet; stelle sicher, dass sie nützlich und einfach zu verwenden ist. Stelle sicher, dass dein Schreiben präzise ist und dass du Material nicht über Artikel hinweg wiederholst, es sei denn, du musst es unbedingt tun.
Konsistenz¶
Es ist ein kleines Problem, aber Konsistenz in technischer Dokumentation ist wichtig. Schriftarten, Schreibstile, Design, Formatierung und Platzierung sind Beispiele. Lege früh im Dokumentationsentwicklungsprozess Richtlinien fest und halte dich daran. Es hilft, wenn sie zum Look and Feel deiner Unternehmensmarke passen. Du kannst Docsies Styling-Leitfaden verwenden, um dies sicherzustellen.
Erinnere dich an dein Ziel¶
Wenn du an einem Dokument arbeitest, frage dich oder dein Team: "Was soll der Leser können?" Indem du dich auf dein Ziel konzentrierst, stellst du sicher, dass deine Dokumentation nützlich und handlungsorientiert ist, ohne unnötige Details.
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