Die meisten Unternehmen arbeiten kontinuierlich mit ihren Teams an Informationen, Dokumentationen und Projekten, die während der Zusammenarbeit geschützt sein müssen. Auch Kundendaten und andere sensible Informationen erfordern Schutz – ein hohes Sicherheitsniveau ist für jedes Unternehmen unverzichtbar. Zu den Sicherheitsrisiken bei Dokumenten gehören:
· Sicherheitsverletzungen
· Unstrukturierte Daten
· Ungeschützte Dokumentation
· Unbefugter Datenzugriff
All dies bedeutet, dass Sie Kundendaten, Datenbanken, Finanzinformationen oder laufende Projekte Ihres Teams gefährden könnten.
Häufig arbeiten Unternehmen an Dokumentationen für neue Produkte, die vor anderen Unternehmensmitgliedern oder Subunternehmern geschützt werden müssen, mit denen sie an bestimmten Aspekten eines noch nicht veröffentlichten Produkts zusammenarbeiten. Für manche dieser Produkte stehen Patente aus – hier kann die richtige Sicherung den Unterschied zwischen einer Datenpanne und einer erfolgreichen Markteinführung ausmachen.
Zusammenarbeit und Vertrauen in Ihrer Organisation sind wichtiger denn je. Dies wird zunehmend zur geschäftlichen Notwendigkeit, da Kunden von ihren Anbietern Sicherheit erwarten. Obwohl Dokumentensicherheit einschüchternd wirken kann, gibt es einfache Maßnahmen, um Probleme zu vermeiden.
Interne Dokumentensicherheitsrisiken sind am häufigsten:¶
1. Schützen Sie Mitarbeiter vor Phishing-Betrug.¶
Die größte interne Gefahr sind Phishing-E-Mails. Dabei handelt es sich um E-Mails von Hackern, die vorgeben, von einem legitimen Geschäftspartner des Unternehmens zu stammen und oft einen Link enthalten, den das Opfer anklickt. Meist erhält der Hacker dadurch Fernzugriff auf den Computer des Mitarbeiters und kann so vertrauliche Unternehmensinformationen und Details zu geheimen Projekten stehlen, die bis zur Veröffentlichung geschützt bleiben sollten.
In einer aktuellen Studie von North American haben Forscher herausgefunden:
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"67% der Nutzer, die auf Links klickten (13,4% aller Nutzer), gaben ihre Zugangsdaten preis – ein deutlicher Anstieg gegenüber 2019, als nur 2% ihre Anmeldedaten übermittelten.
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Der öffentliche Sektor und die Transportbranche hatten mit einer Klickrate von 28,4% die größten Schwierigkeiten.
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Die Bildungs- und Finanz- & Versicherungsbranche schnitten mit Klickraten von 11,3% bzw. 14,2% deutlich besser ab.
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Nutzer in Nordamerika waren am anfälligsten für Phishing-Simulationen mit einer Klickrate von 25,5% und einer Gesamtrate von 18% bei der Preisgabe von Zugangsdaten. Das bedeutet, dass etwas mehr als 7 von 10 Personen, die klickten, bereitwillig ihre Anmeldedaten preisgaben.
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Nutzer in Europa zeigten niedrigere Klick- und Übermittlungsraten von 17% bzw. 11%."
Diese Strategie wird von skrupellosen Wettbewerbern genutzt, um Produktideen zu stehlen. Phishing-E-Mails machen heute etwa 90-95% aller erfolgreichen Angriffe weltweit aus. Hacker geben sich als vertrauenswürdige Personen wie Lieferanten, Kollegen oder sogar Kunden aus und fragen nach sensiblen Daten. Bei richtiger Aufmerksamkeit können Sie sich aber schützen! Prüfen Sie immer die E-Mail-Adresse des Absenders, nicht nur den Namen. Weitere Warnsignale sind falsche oder stark veränderte Logos, Rechtschreibfehler und seltsame E-Mails mit ungewöhnlichen Websites. Bei Unsicherheit sollten Sie die E-Mail mit Ihrer IT-Abteilung überprüfen, um keine wichtigen Daten zu gefährden.
Phishing-E-Mails können auch vermieden werden, wenn das Unternehmen für die Erstellung von Produktdokumentationen eine passwortgeschützte und sichere Plattform wie Docsie nutzt. Docsie ermöglicht Kunden die kollaborative Erstellung von Produktdokumentationen mit integrierten Sicherheitsmaßnahmen und bietet zusätzlich die Möglichkeit, passwortgeschützte Online-Dokumentationen zu teilen. Dies ist weitaus sicherer als der E-Mail-Versand solcher Informationen, da E-Mails gehackt werden können.
2. Dokumentationsmanagement¶
Die Sicherheit von Produktdokumenten ist am höchsten, wenn Zugriffsberechtigungen nach dem Need-to-have-Prinzip vergeben werden. Passwortgeschützte neue Designs oder Projekte innerhalb der Produktdokumentation mit eingeschränktem Zugriff sind ein hervorragender Ansatz für eine sichere Dokumentenumgebung. Elektronische Dokumentenverwaltungslösungen wie Docsie bieten viel Potenzial. Docsie protokolliert Dokumente und zeichnet Änderungen oder andere Aktivitäten am Dokument sowie Uhrzeit und Datum mit digitalem Zeitstempel auf. Diese Protokolle müssen kontinuierlich auf ungewöhnliches Verhalten überwacht werden, das die Sicherheitsanforderungen der Produktdokumentation gefährden könnte.
Dies wirft auch das Problem auf, dass tatsächliche Dokumente im Büro herumliegen und von jedem eingesehen werden können. Es ist entscheidend, dass dies nicht passiert. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kollegen wichtige Dokumente ordnungsgemäß vernichten (anstatt sie nur wegzuwerfen) oder sorgfältig aufbewahren, wenn sie diese behalten müssen. Deshalb ist die digitale Online-Speicherung auf einer Plattform wie Docsie eine sehr gute Alternative zu sensiblen Unterlagen, die im Büro herumliegen und von Social-Engineering-Hackern entdeckt werden könnten.
3. Achten Sie auf gemeinsam genutzte Geräte¶
Eine weitere Sicherheitslücke für die Dokumentationssicherheit sind gemeinsam genutzte Geräte wie Drucker und Scanner. Um das Risiko zu minimieren, sollten nur autorisierte Benutzer Zugriff auf die Netzwerkanwendungen und Ressourcen dieser Systeme haben. Schützen Sie Drucker mit Passwort- oder Smartcard-Authentifizierung über Ihre bestehende Sicherheitsarchitektur, um den Bedarf an zusätzlichen Passwörtern zu reduzieren. Druckmanagement-Software kann verwendet werden, um Dokumente in einer Druckwarteschlange zu halten und alle Dokumentaktivitäten zu verfolgen.
Auch der Zugriff auf physische Anschlüsse (USB, Flash-Laufwerk) wird häufig eingeschränkt, um zu verhindern, dass jemand Ihre privaten Dokumente stiehlt oder das Netzwerk Ihres Unternehmens infiziert.
Bedrohungen der Sicherheit von patentrechtlich geschützten Produktdokumenten von außen können ebenfalls gemindert werden.¶
Trotz vorhandener Sicherheitsmaßnahmen können Dokumente gehackt werden. Um Sicherheitsverletzungen zu verhindern, empfehlen wir die folgenden bewährten Methoden.
Schützen Sie Ihre Daten.¶
Fehlende oder unzureichende Verschlüsselungsmechanismen können für ein Unternehmen katastrophal sein. Es versteht sich von selbst, dass die Antiviren- und Anti-Spyware-Software Ihres Unternehmens stets aktuell sein sollte.
Darüber hinaus verringert die Einschränkung des Internetzugangs im gesamten Unternehmen das Risiko, dass Mitarbeiter auf externe Phishing-Seiten hereinfallen oder Malware herunterladen, die sich im gesamten Unternehmen verbreiten kann. Wenn öffentliches WLAN die einzige Option ist, ist es auch ratsam, ein Unternehmens-VPN wie Surfshark zu nutzen und weitere Sicherheitsmaßnahmen im WLAN-Netzwerk zu implementieren.
Dokumentformat anpassen¶
Laut dem Thales Data Threat Report 2021, durchgeführt von 451 Forschern, die 2.600 Führungskräfte aus verschiedenen Branchen befragten, erlitten 45% der US-Unternehmen in ihrem Geschäftszyklus irgendwann eine Datenpanne. 2019 machten Datenschutzverletzungen 65% aus. Und obwohl von 2019 bis heute die Anzahl der Verstöße zurückgegangen ist, bleibt es für viele Unternehmen ein großes Problem.
Der Versand von Dokumenten als PDFs vermeidet dokumentformatbezogene Verzögerungen und wandelt digitale Dateien in passwortgeschützte Dateien mit starker Verschlüsselung und Bearbeitungsberechtigungsbeschränkungen um – ein guter Weg, um Dokumentationen hin und her zu senden. Dies ist jedoch nicht praktikabel, wenn es sich um Produktdokumentationen handelt, die ständig geändert werden müssen. PDF bietet zwar Sicherheitsmaßnahmen, aber die Nutzung einer Plattform wie Docsie, die es Ihnen ermöglicht, bestimmte Unternehmensmitglieder zur sicheren Bearbeitung und Änderung von Dokumentationen über die Cloud zu berechtigen, ist viel produktiver. Mit Docsie können Sie bestimmte Personen als "Admin", "Editor" oder nur als "Betrachter" für bestimmte Dokumentationen festlegen. Dies reduziert die Gefahr von Verstößen, da nur bestimmte Personen Zugriff auf die Dokumentation haben und diese bearbeiten können. Veröffentlichte Dokumentationen können bei Docsie auch passwortgeschützt werden, sodass nur bestimmte Personen mit dem Passwort die Dokumentation einsehen können. Diese Maßnahmen stellen sicher, dass Benutzerhandbücher, Richtlinien oder Produktanleitungen nicht von beliebigen Personen, sondern nur vom Ersteller des Dokuments oder Editor geändert werden können, was die Fälschungsgefahr verringert. Bei der Verwendung von Word/PowerPoint-Formaten können Hacker die Informationen des Dokumenterstellers nicht abrufen.
Wählen Sie Ihre Passwörter sorgfältig aus.¶
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In einem Artikel von Identity Force wurde berichtet, dass Spotify am 10. Dezember 2020 Passwörter zurücksetzen musste, nachdem eine Softwareschwachstelle entdeckt wurde, die Kontoinformationen der Nutzer offenlegte. Spotify gab an, dass "möglicherweise E-Mail-Adresse, bevorzugter Anzeigename, Passwort, Geschlecht und Geburtsdatum nur für bestimmte Geschäftspartner von Spotify zugänglich waren."
Dies zeigt, dass selbst führende SaaS-Unternehmen Schwachstellen bei der Passwortsicherheit haben. Deshalb ist es immer wichtig, auf hochwertige Passwörter zu achten! Um das Ändern von Passwörtern alle drei Monate zu vermeiden, empfehlen unsere Systemadministratoren bei Docsie eine strenge Passwortrichtlinie zusammen mit MFA (Multi-Faktor-Authentifizierung). Es ist auch gut, Ihre Kollegen an einige grundlegende Passwortregeln zu erinnern:
Passwörter sollten niemals auf Haftnotizen geschrieben und dann unter der Tastatur "versteckt" werden.
Hier sind einige wichtige Hinweise zur Erstellung eines guten Passworts:
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Verwenden Sie nicht dasselbe Passwort für mehrere Konten und Plattformen.
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Je länger, desto besser! Überprüfen Sie die Stärke Ihres Passwortdokuments auf HowSecureismyPassword.net. -security-use-strong-password
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Es ist wichtig sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter eine interessante und informative interne Schulung durchlaufen, die sowohl interne als auch externe Bedrohungen abdeckt. Arbeitgeber behandeln dies häufig mit einem einfachen E-Learning-Programm oder Arbeitsblatt, aber das reicht nicht immer aus, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Gefahr verstehen.
Docsie unterstützt alle Aspekte der Sicherheit bei der Entwicklung, Zusammenarbeit und Veröffentlichung Ihrer Produktdokumentation mit der Möglichkeit, Ihre Dokumentation mit einem Passwort zu schützen.¶
Hier ist ein kurzes Video darüber, wie Docsie bei der Sicherheit sowie bei der Erstellung passwortgeschützter Produktdokumentation hilft:¶
Beginnen wir damit, wie Docsies interne Plattform uns hilft, die Sicherheit bei der Erstellung von Dokumenten zu gewährleisten. Wie oben erwähnt, gibt es viele Fälle, in denen Dokumente für neue Produkte erstellt und sicher geschützt werden müssen. Diese Produkte sind möglicherweise noch nicht zum Patent angemeldet, aber der Prozess der Produktdokumentation läuft bereits. Docsie unterstützt die Sicherheit in dieser Hinsicht, indem sichergestellt wird, dass alle Dokumente nur von bestimmten Parteien mit bestimmten Verantwortlichkeiten geschrieben, gesendet und verwaltet werden.
Docsie ermöglicht es dem Besitzer eines Arbeitsbereichs, "Admins" (die neue Bücher und Regale erstellen können), "Betrachter" (die einen Arbeitsbereich nur anzeigen, aber nicht bearbeiten oder auf Projekten schreiben können), "Editoren", die nur Bücher bearbeiten können, und "Besitzer" einzurichten, die alle Docsie-Funktionen übertragen und Mitglieder in die verschiedenen Positionen innerhalb des Docsie-Projekts einsetzen können.
Dies ist sehr nützlich, da es zeigt, wer an einem bestimmten Projekt arbeitet und was derjenige damit macht, sowie diejenigen einschränkt, die nicht an bestimmten Aspekten des Projekts teilnehmen sollten.
Diese Funktion ist mit Docsie sehr einfach zugänglich. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke, wo Sie drei Punkte sehen, auf Ihren Benutzernamen:
Sobald Sie im Profil- und Einstellungs-Dashboard sind, klicken Sie auf "Benutzer", und es sollte das Dashboard zur Verwaltung der Arbeitsbereichsbenutzer geöffnet werden:
In diesem Dashboard haben Sie die Möglichkeit, neue Benutzer einzuladen, ihre "Rollen" in "Betrachter, Editor, Admin" zu ändern und Benutzer zu löschen, die nicht mehr an einem bestimmten Projekt arbeiten.
Für ein zusätzliches Sicherheitsniveau werden alle Docsie-Benutzer, die an einem bestimmten Projekt arbeiten, über unseren Zeitstempel verfolgt. Dies ist sehr nützlich, um nachzuverfolgen, wer eine Dokumentation bearbeitet hat, welche Überarbeitungen vorgenommen wurden und welche Änderungen durchgeführt wurden. Dies zeigt uns, wer wann mit einer bestimmten Produktdokumentationsprojekt interagiert hat. Jede Form der Nachverfolgung ist für Sicherheitszwecke äußerst nützlich, da sie Informationen darüber liefert, wer wann Zugriff auf bestimmte Dokumentationen hatte.
Dies ist ebenfalls leicht zugänglich. Sobald ein Buch geöffnet ist, klicken Sie auf das kreisförmige Uhrsymbol in der oberen rechten Ecke:
Dies zeigt auf der rechten Seite eine Dropdown-Liste, wer wann an einer bestimmten Dokumentation gearbeitet hat:
Passwortschutz für Dokumentationen mit Docsie:¶
Docsie ermöglicht es uns auch, Dokumente mit einem Passwort zu schützen.
Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu tun. Durch Klicken auf die drei Punkte neben Ihrem Regal oder Büchern.
Dies öffnet einen Einstellungsreiter, in dem Sie auf "Eigenschaften" klicken müssen, um auf das Dashboard zur Passworterstellung zuzugreifen.
Hinweis: Wenn Sie auf die drei Punkte neben Ihrem Regal klicken, werden alle Bücher in Ihrem Regal mit einem Passwort geschützt. Wenn Sie jedoch auf die drei Punkte und dann auf "Eigenschaften" innerhalb Ihres Buches klicken, wird nur das Buch mit einem Passwort geschützt, für das Sie "Eigenschaften" ausgewählt haben!
Nachdem Sie auf "Eigenschaften" geklickt haben, öffnet sich dieses Dashboard. Klicken Sie dann auf "Weitere Optionen":
Sobald Sie auf "Weitere Optionen" geklickt haben, öffnet sich Ihr gesamtes Passwort-Dashboard. Jetzt können Sie Ihr Passwort für das Buch oder Regal eingeben und den Passwortschutz aktivieren. Fertig! Ihre Bücher und/oder Regale werden vollständig mit einem Passwort geschützt, und nur diejenigen mit dem Passwort können darauf zugreifen.
Weitere Informationen finden Sie unter help.docsie.io oder senden Sie uns eine E-Mail an hello@docsie.io