Zusammenarbeit bei der Produktdokumentation: Ein Schlüssel zum Erfolg¶
Zusammenarbeit ist entscheidend, wenn Sie mit Ihrem Team Produktdokumentation erstellen. Die richtigen Inhalte auf die richtige Weise mit Ihrem Produktionsteam zu verfassen und dabei die passenden Kollaborationswerkzeuge zu nutzen, ist unerlässlich!
Obwohl der Begriff "Zusammenarbeit" in der Geschäftswelt manchmal überstrapaziert erscheint, ist er alles andere als eine leere Phrase. Zusammenarbeit am Arbeitsplatz führt zu produktiven Teams – besonders wenn es um die Erstellung hochwertiger Produktdokumentation geht!
Zusammenarbeit entsteht, wenn verschiedene Mitglieder eines Produktdokumentationsteams – wie Produktmanager, Product Owner, technische Redakteure, Designer, Entwickler und Marketingexperten – ihr Wissen und ihre Fähigkeiten bündeln, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen: hervorragende Produktdokumentation zu erstellen, die Kunden gerne lesen.
Seien wir ehrlich! Ob Sie Produktdokumentation, Benutzerhandbücher oder ein Wissensportal erstellen möchten – Zusammenarbeit ist entscheidend, damit alle Teile richtig ineinandergreifen. Die Qualität der Produktdokumentation Ihres Unternehmens hängt maßgeblich von Ihrer Fähigkeit ab, mit anderen zusammenzuarbeiten.
Betrachten wir sieben Gründe, warum Teamarbeit und Zusammenarbeit bei der Entwicklung von Produktdokumentation so wichtig sind.
Warum ist Zusammenarbeit bei der Erstellung von Produktdokumentation unverzichtbar?¶
Sie schafft neue Kommunikationswege¶
Die Zusammenarbeit mit verschiedenen Bereichen des Produktmanagements und anderen Abteilungen eröffnet Wege, die sonst verschlossen blieben. Innovative Kommunikations- und Informationsaustauschformen sind entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens bei der Erstellung verständlicher Produktdokumentation. Durch die Zusammenarbeit mit verschiedenen Unternehmensbereichen können unterschiedliche Informationsquellen und Perspektiven zusammengeführt werden, um nützliches Produktwissen für Ihre Kunden zu entwickeln. Deshalb sollte Zusammenarbeit genutzt werden, um abteilungsübergreifende Verbindungen zu schaffen.
Wie Mark Sanborn sagte: "In der Teamarbeit ist Schweigen nicht Gold, sondern tödlich." Eine offenere Arbeitsumgebung für Ihre verschiedenen Abteilungen kommt allen zugute. Sie bringt alle näher zusammen, verdeutlicht das übergeordnete Ziel Ihrer Organisation und hilft bei der Erstellung hervorragender Produktdokumentation.
Zusammenarbeit ermöglicht effizienteres Arbeiten¶
Eigenständiges Arbeiten hat viele Vorteile, aber bei Produktdokumentationsprojekten kann der Mangel an Informationen aus verschiedenen Abteilungen sehr nachteilig sein. Bei alleiniger Arbeit können wir uns auf eine Aufgabe konzentrieren, ohne uns über Zeitverschwendung oder kurzfristige Teambildung Gedanken zu machen. Wenn die Aufgabe Unabhängigkeit erfordert, ist das in Ordnung. Bei Produktdokumentation sind jedoch zwei oder mehr Köpfe besser als einer, besonders wenn unterschiedliche Konzepte aus verschiedenen Abteilungen zu einer durchdachten Dokumentation zusammenfließen.
Eine Stanford-Studie fand heraus, dass bereits die Wahrnehmung einer kollaborativen Arbeitsumgebung die Produktivität und Leistung steigern kann. Forbes bemerkte dazu: "Teilnehmer, die auf Zusammenarbeit eingestimmt waren, blieben 64% länger bei ihrer Aufgabe als ihre allein arbeitenden Kollegen und berichteten von höherem Engagement, geringerer Ermüdung und höheren Erfolgsraten."
Zusammenarbeit ist für die Erstellung von Produktdokumentation einfach effizienter. Wir müssen uns eingestehen, dass wir Hilfe brauchen, um Ideen und Konzepte zu einer hochwertigen Produktdokumentation zu verbinden. Teamarbeit hilft dabei, große Arbeitslasten aufzuteilen und innovative Lösungen zu entwickeln, damit Kunden die Dokumentation verstehen und schätzen.
Eine Organisation, die Zusammenarbeit als Kernwert betrachtet, wird diese Arbeitsweise etablieren und dadurch einen effizienteren (und ansprechenderen) Dokumentationsworkflow erreichen.
Zusammenarbeit fördert die Mitarbeiterbindung¶
Kollaboration spricht potenzielle und bestehende Mitarbeiter an, weil sie die Grundlage für einen offeneren, vernetzteren und engagierteren Arbeitsplatz schafft – vielleicht sogar mehr als in abgeschotteten Unternehmen. Ihre Mitarbeiter schätzen eine Umgebung, die Zusammenarbeit priorisiert, und das trägt dazu bei, dass sie nicht woanders nach Arbeit suchen.
Bei der Erstellung hochwertiger, informativer und kundenorientierter Produktdokumentation ist der Input verschiedener Unternehmensbereiche wesentlich. Das Marketing kann Daten über Kundentypen, Regionen und andere Analysen beisteuern. Produktmanager benötigen für erfolgreiche Dokumentation Informationen über Technik, Marketing, Vertrieb und Kundenfeedback. Sie müssen mit diesen Teams zusammenarbeiten, um zu verstehen, wie die Produkte funktionieren und welche Kunden sie ansprechen, und diese Informationen dann nutzen, um technische Redakteure, Designer und Techniker bei der Erstellung, Produktion und Veröffentlichung effektiver Produktdokumentation anzuleiten.
Menschen schätzen den Aufbau von Verbindungen, besonders im Prozess der Erstellung ansprechender und verständlicher Produktdokumentation für ihre Kunden. Wir alle möchten mit Menschen arbeiten, denen wir vertrauen können, die unsere Sichtweisen verstehen und respektieren und die effektiv mit anderen zusammenarbeiten, besonders mit Kollegen unterschiedlicher Hintergründe und Fachgebiete. Zusammenarbeit ermöglicht genau das.
Zusammenarbeit verbessert die Stimmung im Unternehmen¶
Wenn Verbindungen zwischen Teams und Abteilungen entstehen, wächst das gegenseitige Vertrauen, was schrittweise die Stimmung im gesamten Unternehmen hebt. Ein Mangel an Vertrauen, schlechte Synergien und niedrige Moral führen zum Scheitern einer Organisation. Regelmäßig mit Kollegen außerhalb des eigenen Teams zusammenzuarbeiten ist eine der effektivsten Methoden, Vertrauen aufzubauen.
Dies funktioniert auch umgekehrt: Je besser die Stimmung im Unternehmen, desto wohler fühlen sich Ihre Mitarbeiter bei der Zusammenarbeit mit Kollegen aus anderen Abteilungen. Dies ist auch für Leistungsträger attraktiv, die zunehmend offenere, partizipativere Arbeitsplätze suchen.
Schaffen Sie sinnvolle Wege zur Zusammenarbeit, und Ihre Teams werden nicht nur produktiv sein, sondern auch stolz und Freude an der Arbeit in Ihrem Unternehmen haben.
Zusammenarbeit hilft bei der Problemlösung¶
Was tun Sie, wenn Sie nicht weiterkommen? Angenommen, Sie haben bei Ihrem Produktdokumentationsprojekt gute Fortschritte gemacht, stoßen aber auf ein Problem, das unlösbar scheint. Die Ideen gehen aus, die Entwicklung stockt, und die Deadline rückt näher. Geben Sie auf?
Natürlich nicht – Sie suchen Hilfe oder eine andere Perspektive. Sie organisieren vielleicht eine Brainstorming-Session mit Ihrem Team oder bitten einen Kollegen um Feedback. Mit anderen Worten: Sie arbeiten mit Ihrem Produktmanagementteam zusammen, um die Herausforderung zu bewältigen. Ins Stocken geratene Dokumentationsprojekte kommen wieder in Gang, wenn Ihr Team sein Wissen, seine Fähigkeiten und sein Fachwissen bündelt, Probleme bespricht und potenzielle Lösungen diskutiert.
Laut einer Studie von ADP entsteht qualitativ hochwertige Zusammenarbeit in Teams mit vielen Kooperationsmöglichkeiten und Herausforderungen durch neuartige Probleme.
Zusammenarbeit sollte nicht erst als letzter Ausweg dienen, sondern in die Arbeitsweise Ihres Produktmanagementteams integriert sein. Je mehr Augen von Anfang an auf einem Projekt sind, desto einfacher ist es, Probleme zu erkennen und effektiv zu lösen.
Zusammenarbeit ermöglicht gegenseitiges Lernen¶
Dies ist besonders wichtig für die Erstellung und Entwicklung von Produktdokumentation!
Ein großer Vorteil der Zusammenarbeit mit Menschen verschiedener Fähigkeiten und Hintergründe ist die Möglichkeit, von deren Erfahrungen und Abteilungswissen zu lernen. Die Zusammenarbeit mit Teammitgliedern oder anderen Teams sollte als Lernchance betrachtet werden, um Produktdokumentation zu erstellen, die Kunden verstehen und gerne lesen.
Das bedeutet, Ansichten und Ideen einzuholen, Informationen auszutauschen, zu verstehen, wie Partner an ihrem Teil des Projekts arbeiten, und ihre Arbeitsweise besser kennenzulernen. Von Kollegen zu lernen ist nicht nur ein Vorteil der Zusammenarbeit, sondern auch der erste Schritt zur Schaffung einer lernorientierten Unternehmenskultur.
Teams, die zusammenarbeiten, lernen nicht nur voneinander – ihre Fehler, Erfolge, Misserfolge, Prozesse usw. – sondern entwickeln auch ein besseres Verständnis für die Perspektive des anderen Teams. Sie hören deren Seite der Geschichte: ihre Probleme, Prioritäten und sogar ihre Denkweise. Das wird für die zukünftige Zusammenarbeit unglaublich wertvoll sein.
Einige Überlegungen:¶
Da viele Bereiche und Teams zusammenarbeiten müssen, um ansprechende Benutzerhandbücher, Produktdokumentationen und Wissensportale zu erstellen, ist Teamarbeit unerlässlich.
Viele Kollaborationstools wie Intranets unterstützen dies. Sie öffnen Ihr Unternehmen, damit alle Abteilungen miteinander kommunizieren und die Arbeit anderer Teams über Neuigkeiten, Ankündigungen, Veranstaltungen und Diskussionskanäle verfolgen können. Aber was ist mit speziellen Tools für die Erstellung von Produktdokumentation?
Eine cloudbasierte Dokumentationsplattform, die effektive Teamarbeit ermöglicht, ist entscheidend. Zoom und andere Videokonferenztools sind hervorragend, um mit entfernten Teams in Verbindung zu bleiben und Änderungen oder Probleme bei der Dokumentationserstellung zu besprechen.
Schnittstellen wie Slack oder Mattermost bieten Chat-Umgebungen mit der Möglichkeit, Elemente in organisierte Chats zu ziehen – ideal für die Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams.
Deshalb hat Docsie nützliche Funktionen entwickelt, die Ihnen helfen, mit Ihren Produktdokumentationsteams zusammenzuarbeiten und verschiedene Aufgaben zuzuweisen!
Grundlegende Konzepte erfolgreicher Produktdokumentationsteams und Zusammenarbeit¶
Die Art und Weise, wie wir an Produktdokumentation arbeiten, verändert sich – besonders in Bezug auf Zusammenarbeit.
Die meiste Arbeit ist zunehmend teambasiert, da Organisationen globaler und komplexer werden. Laut einer in der Harvard Business Review veröffentlichten Studie hat sich die Zeit, die Manager und Mitarbeiter mit kollaborativen Aktivitäten verbringen, in den letzten zwei Jahrzehnten um 50 Prozent oder mehr erhöht. Das bedeutet, dass die Kommunikation mit verschiedenen Unternehmensbereichen kontinuierlich stattfindet.
Zudem sind Produktdokumentationsteams größer, vielfältiger, verteilter und spezialisierter als je zuvor. Obwohl diese Teams sehr effizient bei der Lösung komplexer Herausforderungen moderner Unternehmen sein können, haben einige von ihnen immer noch Schwierigkeiten bei der Umsetzung effektiver Kollaborationsstrategien.
Wie können Mitarbeiter heute effektiv kommunizieren und dabei mit Arbeitsstrukturen und Dynamiken umgehen, die eine effiziente Zusammenarbeit behindern? Beginnen wir mit der Definition von Zusammenarbeit und wie sie effektiv umgesetzt wird, um die Produktivität in Produktdokumentationsteams zu steigern.
Was bedeutet effektive Teamarbeit bei der Entwicklung von Produktdokumentation?¶
Zusammenarbeit bedeutet, dass zwei oder mehr Personen gemeinsam etwas entwickeln oder erstellen. Dies kann persönlich oder elektronisch stattfinden, dank zahlreicher Kommunikationstechnologien und cloudbasierter Anwendungen, die speziell für diesen Zweck entwickelt wurden.
Obwohl es viele verschiedene Methoden gibt, ein erfolgreiches Produktdokumentationsteam aufzubauen und zu erhalten, haben die erfolgreichsten Teams einige Schlüsselmerkmale gemeinsam. Sie schaffen eine Umgebung, in der sich Mitarbeiter gesehen, gehört und frei fühlen, sich und ihre Ideen auszudrücken. Meetings und Arbeitssitzungen werden effizient gestaltet. Standardisierte Systeme und kollaborative Prozesse sind implementiert. Die Teams verstehen die Bedeutung effektiver Kommunikation untereinander. Technische Teams, Redakteure und Produktmanager haben einen effektiven Ort, um die Erstellung von Produktdokumentation und Benutzerhandbüchern zu verfolgen.
Die Möglichkeit, Aufgaben zuzuweisen, zu markieren und den Überblick über zu erledigende Aufgaben zu behalten, trägt erheblich zur Einhaltung von Fristen bei der Produktdokumentation und zur klaren Rollenverteilung bei.
Am wichtigsten ist, dass das Management dieser Unternehmen erkennt, dass effektive Zusammenarbeit bei der Entwicklung verständlicher und durchdachter Produktdokumentation nicht nur ihren Mitarbeitern, sondern auch ihren Kunden zugute kommt, die dadurch die Anwendungsfälle und die Nutzung ihrer Produkte besser verstehen.
Die Vorteile der Zusammenarbeit¶
Sicherzustellen, dass Ihr Team im Büro effizient zusammenarbeitet, mag selbstverständlich erscheinen.
Dennoch ist es keine leichte Aufgabe, Menschen aus verschiedenen Hintergründen und je nach Größe und Struktur Ihres Unternehmens aus verschiedenen Zeitzonen zusammenzubringen, um auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten. Die Vorteile guter Kommunikation und Zusammenarbeit am Arbeitsplatz überwiegen jedoch bei weitem die Nachteile.
Teams stärken die Erstellung effektiver Produktdokumentation¶
Was haben einige der besten Produkte der Welt gemeinsam? Sie bemühen sich, ein effektives Produktdokumentationsteam aufzubauen, um ihre Kunden über die Wirksamkeit ihrer Produkte zu informieren. Ob ein Unternehmen immaterielle SaaS-Software oder ein materielles Produkt anbietet – wenn das Team auf ein gemeinsames Ziel hinarbeitet, vermittelt dies den Teammitgliedern nicht nur ein starkes Zweckgefühl, sondern ermöglicht ihnen auch, Qualifikationslücken zu schließen und Aufgaben entsprechend den Stärken aller zu verteilen. Warum ist das für Produktdokumentation wichtig? Produktdokumentation hat viele Facetten – technische Aspekte, sprachliche Aspekte und Design. Durch die Kombination des technischen Teams mit dem Designteam und technischen Redakteuren unter der Leitung des Produktmanagers entsteht eine schlagkräftige Truppe, die gemeinsam hervorragende Produktdokumentation erstellen kann.
Zusammenarbeitende Dokumentationsteams sind kompetenter und kenntnisreicher¶
Gute Kollaborationsteams haben die Chance, neue Fähigkeiten voneinander zu erlernen, was ihnen hilft, sich persönlich und beruflich weiterzuentwickeln. Zusammenarbeit zwingt Menschen, kritischer zu denken, sich klarer auszudrücken und mehr über ihre Fähigkeiten zu lernen. All das fördert Selbstbewusstsein und ein besseres Verständnis ihrer Stärken und Schwächen sowie ein tieferes Verständnis der verkauften Produkte.
Produktdokumentationsteams mit unterschiedlichen kulturellen Perspektiven haben bessere Erfolgsaussichten. Dazu gehören Menschen, die an verschiedenen Orten gelebt haben und verschiedene Sprachen sprechen, sowie solche mit starken Wurzeln in der Region, in der sie arbeiten und ihre Produkte bewerben.
Die Übersetzung von Produktdokumentation in verschiedene Sprachen durch ein Team, das diese Sprachen versteht, ist ein effektiver Weg, um Dokumentation zu verbessern und Kunden im Ausland besser zu erreichen.
Mehr Kreativität für hochwertige Produktdokumentation¶
Immer mehr Unternehmen bilden Teams, die Mitarbeiter aus allen Abteilungen zusammenbringen, um Probleme zu untersuchen und neue Ideen zu entwickeln, die zur Erstellung umfassender und ansprechender Produktdokumentation beitragen.
Solche Bemühungen helfen Unternehmen nicht nur, die Talente verschiedener Abteilungen und Perspektiven zu nutzen, sondern Studien zeigen auch, dass Gruppen schneller arbeiten, Fehler früher erkennen und bessere Lösungen für Probleme finden als Einzelpersonen, die allein arbeiten.
Eine positivere Kundenerfahrung¶
Eine gut durchdachte Dokumentation, die in verschiedenen Sprachen und Versionen verfügbar ist, mit allen technischen Aspekten methodisch und ansprechend dargestellt, erhöht die Nutzung und das Verständnis der Produkte durch die Kunden. Dies kann durch effektive Teams erreicht werden, die Produktdokumentation erstellen, die mit allen Aspekten der Produktentwicklung und den Anwendungsfällen der Kunden übereinstimmt, technisch fundierte Erklärungen liefert, gut präsentiert und in verschiedenen Sprachen und für verschiedene Kulturen verständlich ist. Dies kann nur durch ein starkes Team erreicht werden, das gut zusammenarbeitet, um Ideen über die verschiedenen Facetten der Produktentwicklung und Kundenanwendungsfälle zu kommunizieren.
Zufriedene Kunden, die die Verwendung der Produkte verstehen, besonders bei technischen Produkten, geben gute Bewertungen ab, werden loyale Langzeitkunden und teilen ihre positiven Erfahrungen durch Mundpropaganda mit anderen. Dies erhöht den Umsatz und fördert einen guten Ruf für das Unternehmen.
6 Tugenden für effektive Zusammenarbeit¶
Während die oben genannten Fähigkeiten Ihnen helfen können, effektiv zusammenzuarbeiten und hervorragende Produktdokumentation zu erstellen, geht es bei guter Teamarbeit nicht nur darum, was Sie tun, sondern auch um den Prozess, in dem Sie und Ihr Team arbeiten. Die Einstellung, mit der Sie und Ihr Team an die Zusammenarbeit herangehen, kann den entscheidenden Unterschied machen. Behalten Sie diese Ideale im Hinterkopf, wenn Sie mit Ihrem Team zusammenarbeiten.
1. Effizienz an erster Stelle¶
Meetings sind eine ausgeprägte Notwendigkeit für die Zusammenarbeit, obwohl sie im Laufe der Zeit einen schlechten Ruf erhalten haben. In der Harvard Business Review wurde festgestellt, dass Menschen viel Zeit in Meetings, Telefonaten und beim Beantworten von E-Mails verbringen. Die Studie besagt: "Wie viel Zeit verbringen Menschen in Meetings, am Telefon und beim Beantworten von E-Mails? In vielen Unternehmen liegt der Anteil bei etwa 80%, was den Mitarbeitern wenig Zeit für die kritische Arbeit lässt, die sie allein erledigen müssen."
Wer hat nicht schon zu viel Zeit in scheinbar sinnlosen Meetings verbracht? Es gibt mehrere Maßnahmen, um Ihr Team in eine Hochleistungsmaschine zu verwandeln. Meetings nach Priorität zu planen und Probleme anzugehen, sobald sie auftreten, ist sehr nützlich.
Ein tägliches Scrum hilft jedem zu verstehen, was seine Aufgaben sind, welche Probleme auftreten könnten und was am Vortag erreicht wurde. Das Scrum ist nützlich, damit niemand bei zu erledigenden Aufgaben anderen in die Quere kommt, und es ermöglicht allen, Ideen zur Bewältigung bestimmter Situationen auszutauschen.
Eine weitere Methode ist sicherzustellen, dass jedes Meeting oder jede Telefonkonferenz eine Agenda hat und klare Ziele definiert sind.
Vergessen Sie nicht, am Ende jedes abgeschlossenen Produktdokumentationsprojekts allen Beteiligten Aktionspunkte zuzuweisen. So kann das Team über Stärken und Schwächen sprechen, die für die Entwicklung der nächsten Produktdokumentation verbessert werden müssen, damit es beim nächsten Mal reibungsloser läuft.
2. Klarheit¶
Es kommt selten vor, dass alle Teammitglieder von Anfang an auf der gleichen Seite stehen. Menschen haben natürlich ihre eigenen Prioritäten und Interessen. Deshalb ist es wichtig, die Ziele und Agenden aller im Voraus festzulegen, um einen gemeinsamen Nenner zu finden, der das Projekt vorantreibt.
3. Positive Einstellung¶
Nur weil eine Zusammenarbeit in der Vergangenheit gescheitert ist, heißt das nicht, dass sie wieder scheitern wird. Schütteln Sie alle Vorbehalte ab und gehen Sie an jede Gruppenarbeit mit einer offenen und optimistischen Einstellung heran. Positivität ist ebenso ansteckend wie Negativität. Positivität fördert jedoch Wachstum, Inspiration und gute Arbeitsgewohnheiten, was letztendlich die Gesamtstimmung im Unternehmen verbessert. Seien Sie positiv und belohnen Sie Positivität!
Natürlich haben wir alle schlechte Tage. Mitgliedern, die einen schlechten Tag haben, sollte Raum gegeben werden, damit sie nachdenken und ihren schlechten Tag in einen guten für das nächste Meeting verwandeln können. Das ist kein Verlust, sondern ein Gewinn! Denn ein schlechter Tag ist besser als eine schlechte Woche. Wenn ein schlechter Tag überwunden werden kann, sodass der Mitarbeiter am nächsten Tag wieder voll dabei ist, wird das langfristig funktionieren, und der Mitarbeiter wird die Arbeit im Team viel mehr schätzen.
4. Vertrauen fördern¶
Einzelpersonen müssen sich sicher fühlen, konstruktive Kritik und Feedback zu geben und zu empfangen, von einem gemeinsamen Zweck motiviert sein und über die Werkzeuge und Möglichkeiten zur Interaktion verfügen. Dies kann nur in einer vertrauensvollen Atmosphäre geschehen, in der Mitarbeiter glauben, dass ihre Kollegen und Führungskräfte ihre besten Interessen im Auge haben.
5. Einsicht und emotionale Intelligenz¶
Jedes Teammitglied spielt eine entscheidende Rolle. Dennoch kann die Teamarbeit zusammenbrechen, wenn ein oder mehrere Teammitglieder glauben, unfair behandelt zu werden oder dass andere Teammitglieder versuchen, sie zu untergraben. Je mehr Sie über Ihre Kollegen lernen und verstehen, wie sie arbeiten und mit welchen Problemen sie konfrontiert sind, desto erfolgreicher wird Ihre Zusammenarbeit sein.
6. Produktivität¶
Die erfolgreichsten Organisationen haben Systeme und Prozesse, die es Mitarbeitern ermöglichen, auf den Zeitplan und die Aufgaben eines Projekts zu verweisen, um ein klares Verständnis davon zu haben, wie ihre Beiträge die Gruppe beeinflussen. So können Terminüberschreitungen oder mangelnde Leistung einzelner Mitarbeiter sofort angegangen werden.
Nachdem wir nun wissen, wie ein gutes Kollaborationsteam aussieht und wie es strukturiert sein sollte, befassen wir uns eingehend mit der Schaffung bestimmter Prozesse, die ein hervorragendes kollaboratives und effektives Produktdokumentationsteam fördern!
5 leistungsstarke Prozesse zur Schaffung einer effektiven Zusammenarbeit im Produktdokumentationsteam¶
Wenn Sie jemals an einem Produktdokumentationsprojekt gearbeitet haben, das nicht wie geplant verlaufen ist, wissen Sie, dass die Förderung der Zusammenarbeit am Arbeitsplatz manchmal leichter gesagt als getan ist. Vielleicht arbeiten Ihre Kollegen remote und sind nicht erreichbar. Oder vielleicht ist Ihr Unternehmen zu stark in Abteilungen unterteilt, und die Abteilungen sind nicht bereit, Wissen auszutauschen.
Wenn Ihr Unternehmen Schwierigkeiten mit der Zusammenarbeit hat, ist es eine der besten Maßnahmen, sich auf die Stärkung Ihrer Soft Skills zu konzentrieren. Glauben Sie uns: Das Erlernen dieser fünf Kollaborationsfähigkeiten wird die Teamarbeit deutlich einfacher und erfolgreicher machen.
1. Absichten kommunizieren¶
Stellen Sie vor Beginn einer Arbeit oder Aufgabe sicher, dass Ihre Ziele klar sind. Informieren Sie Ihre Teammitglieder über Ihre Aktivitäten und setzen Sie realistische Erwartungen, wann Sie diese abschließen werden – und halten Sie sich daran. Diese Beispiele für gute Arbeitsethik werden zeigen und den Weg ebnen, wie in Ihrem Unternehmen gearbeitet wird. Seien Sie ein gutes Vorbild und kommunizieren Sie Ihre erledigte Arbeit und Anforderungen.
Teilen Sie außerdem Änderungen an der festgelegten Strategie mit. Wenn etwas Unerwartetes passiert und Sie nicht die erwarteten Ergebnisse liefern können, erklären Sie diese Änderungen Ihrem Produktdokumentationsteam.
Hier ist ein All-in-One-Kommunikationstool besonders nützlich. Wenn Ihr Produktdokumentationsteam Videoanrufe tätigen und Sofortnachrichten über dieselbe App senden kann, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie bei Problemen umgehend kommunizieren.
2. Ziele setzen¶
Bei der Teamarbeit ist es wichtig, dass alle das Ziel und die Vision des Projekts verstehen und wissen, wie der Erfolg gemessen wird. Die Festlegung von Zielen sollte sowohl für kleine als auch für große Projektaspekte erfolgen, damit alle Objekte mit Fristen verfolgt und optimiert werden können, um die Produktivität zu steigern.
Wenn jemand hart arbeitet und Ziele pünktlich oder vor dem geplanten Datum erreicht, belohnen Sie ihn, damit seine harte Arbeit gewürdigt wird.
Transparenz bei der Schaffung und Einhaltung von Fristen und Zielen fördert von Anfang an Vertrauen und hilft sicherzustellen, dass alle engagiert sind und auf ein ähnliches Ziel hinarbeiten.
3. Aufmerksam zuhören¶
Wenn Sie eng mit Menschen zusammenarbeiten, müssen Sie den Ideen, Kritikpunkten und Ratschlägen jedes Teammitglieds aufmerksam zuhören und mit Überlegung und Respekt antworten. Das ist das Konzept des aktiven und bewussten Zuhörens.
Auch wenn Sie eigene Vorstellungen davon haben, wie das Produktdokumentationsprojekt verlaufen soll oder wer was tun sollte, müssen Sie die Perspektiven Ihrer Kollegen berücksichtigen. Obwohl Sie mit dem Ergebnis nicht immer einverstanden sein werden, müssen Sie letztendlich die Bedürfnisse und Verpflichtungen der Gruppe über Ihre persönlichen Wünsche stellen.
4. Probleme lösen¶
Gelegentlich treten Situationen auf, und Menschen machen Fehler. Das passiert. Wenn Probleme auftreten, versuchen Sie, die Situation als Gruppe sorgfältig zu bewerten, ohne einzelne Personen zu kritisieren. Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, gemeinsam Lösungen zu finden. Dies trägt zum Aufbau von Vertrauen zwischen Teammitgliedern bei und stellt sicher, dass sich jeder wohl fühlt, zu sprechen und ehrlich zu sein, auch wenn er einen Fehler macht.
5. Effektives Zeitmanagement¶
Bei der Zusammenarbeit mit anderen sind Sie nicht nur sich selbst, sondern auch den Mitgliedern Ihres Produktdokumentationsteams gegenüber verantwortlich, die auf Sie angewiesen sind. Hier kommen Zeitmanagementfähigkeiten ins Spiel. Die Priorisierung Ihrer Aufgaben und deren angemessene Planung sind entscheidend, um Fristen einzuhalten und die Arbeit zu erledigen, auf die Ihr Team angewiesen ist.
Docsie bietet viele tolle Tools für die Zusammenarbeit!¶
Um eine Videoanleitung zu sehen, schauen Sie sich dieses Video an:¶
Das Erste, was Sie beim Einloggen in Docsie sehen, sind Diskussionen, Änderungen an Dokumentationsprojekten und Benachrichtigungen – die sich auf erledigte oder kurz vor dem Abschluss stehende Aufgaben beziehen.
Außerdem gibt es ein Auswahlmenü, mit dem Sie auswählen können, welche Person diese in Bezug auf das Projekt betreffen:
Diese Informationen sind hervorragend, um Sie und Ihr Team für den Tag auf Kurs zu bringen, Fristen und Ziele sorgfältiger und effektiver zu erreichen sowie zu wissen, wer was tut und was erledigt wurde. So tritt niemand anderen auf die Füße, und Ihr Dokumentationsteam bleibt hochproduktiv.
Wenn Sie auf die obere Eckenregisterkarte klicken und die Schaltfläche drücken, die zu Ihrem Konto führt:
Innerhalb des Benutzer-Dashboards auf der linken Seite:
Haben Sie Zugriff auf die Workspace-Benutzer. Damit können Sie kontrollieren, wer an welchem Projekt Ihrer Produktdokumentation arbeitet und in welchem Umfang Sie möchten, dass sie am Projekt beteiligt sind:
Sie können auch neue Benutzer zu jeder Produktdokumentation hinzufügen, an der Sie arbeiten. Das ist großartig, um Ihr Team zusammenzustellen und es anzuleiten, gemeinsam in Docsie erstklassige Produktdokumentation und Benutzerhandbücher zu erstellen.
In jedem Buch ist alles mit Zeitstempeln versehen. Sie können wissen, wer was und wann getan hat. Wenn Sie mit Ihrem Team zusammenarbeiten, gibt es keine Fragen, wer was getan hat! All das ist in unserem Artikel-Revisionsverlauf sichtbar, der als Uhr neben dem Kommentarsymbol in der oberen rechten Ecke Ihres Buch-Dashboards erscheint.
Sobald Sie diese Schaltfläche anklicken, werden alle Revisionen zeitgestempelt in der linken Ecke des Browsers angezeigt:
Müssen Sie Ihr Team über den Projektstand informieren, Kommentare zu bestimmten Artikeln in Ihren Docsie-Büchern abgeben oder Aufgaben zuweisen?
Docsie bietet eine großartige Lösung, mit der Ihr Team Kommentare erstellen, Aufgaben zuweisen, zu erledigende Aufgaben markieren und mit Ihrem Team über bestimmte Aufgaben und Aspekte der Produktdokumentation kommunizieren kann. All dies kann durch Klicken auf das Kommentarsymbol in der oberen rechten Ecke Ihres Buch-Dashboards neben "Veröffentlichen" erfolgen.
Jetzt haben Sie alle Werkzeuge, die Sie benötigen, um hohe Produktivität mit hocheffizienten kollaborierenden Teams zu erhalten, um erstklassige Produktdokumentation zu erstellen, die Ihre Kunden gerne lesen werden.
Wenn Sie Fragen zu Docsie haben oder Feedback zu unserer Plattform teilen möchten, kontaktieren Sie uns unter hello@docsie.io