Verbesserung Ihres Kundensupports mit professionellen Dokumentationswerkzeugen¶
Stellen Sie sich vor, Sie verwalten eine Kundensupport-Lösung. Sie haben ein Expertenteam, aber all ihre Bemühungen werden durch fehlende umfassende Unternehmenssoftware ausgebremst. Es ist keine leichte Aufgabe, aber zunächst müssen Sie Klarheit über Ihre Ziele gewinnen, um Ihren Teams und Kunden hervorragende Content-Erlebnisse zu bieten.
Wobei benötigen Sie Hilfe? Beim Entwerfen? Veröffentlichen? Bei der Wartung Ihrer Dokumentation?
Verabschieden Sie sich von Ihren Sorgen und führen Sie HAT in Ihrem Team ein! Nutzen Sie ein HAT und optimieren Sie Ihre Inhalte mit leistungsstarken Funktionen, die die Zusammenarbeit zwischen Teams verbessern und effektive technische Dokumente erstellen. HAT vereinfacht technische Inhalte so stark, dass die meisten Teams sie gegenüber MS Word oder einfachem HTML bevorzugen.
Mit Help Authoring Tools können Unternehmen mühelos Dokumentationen erstellen und pflegen – mit detaillierten Beschreibungen für verschiedene Plattformen wie PDFs, E-Books, Mobile, Web, gedruckte Dokumente usw. Dies macht Plattformen wie Microsoft Word oder Google Docs überflüssig.
Dieser Artikel gibt Ihnen einen schnellen Überblick darüber, was ein HAT (Help Authoring Tool) ist und warum Docsie inzwischen zum Synonym für HAT geworden ist.
Was ist ein HAT (Help Authoring Tool)?¶
Help Authoring Tools sind die ständigen Begleiter für technische Redakteure. Diese Software hilft Autoren beim Entwerfen, Schreiben, Bearbeiten und Veröffentlichen ihrer Dokumentation in digitaler Form. Autoren können damit Software-Dokumentationen sammeln und in eine zentrale Datenquelle umwandeln, die in verschiedenen Formaten wie PDFs, HTML, XML usw. genutzt werden kann. Sie bieten weit mehr als einfache Textverarbeitung und verfügen manchmal sogar über integrierte Bildbearbeitungswerkzeuge, die stundenlange Arbeit sparen können. Besonders für kleine Unternehmen sind sie unverzichtbar.
Zu den beliebtesten HATs zählen Docsie, MadCap Flare, Adobe RoboHelp, Author-it, Doc-To-Help und HelpNDoc.
Fünf Schlüsselfunktionen von HATs für hochwertige Dokumentation:¶
1. Fehler finden:¶
Bei HATs sind Code- und Textbearbeitung die Hauptfunktionen. HATs beseitigen Fehler und vereinfachen den komplexen Schreibprozess. Sie bieten Grammatikvorschläge und erstellen Vorlagen, auf deren Basis Unternehmen individuellen Content erstellen können. Die meisten HATs bieten auch Schritt-für-Schritt-Anleitungen, damit Teams lernen können, mit ihnen großartige Produkte zu erstellen.
Durch die Entwicklung automatisierter Sprachstilrichtlinien können Unternehmen ihre Markensprache entwickeln. Im Bereich der Code-Bearbeitung nutzen Frontend-Webentwickler solche Tools häufig. HATs helfen Marken auch dabei, ihren Dokumentationston, -format und -erscheinungsbild einheitlich zu halten.
2. Content Management (End-to-End):¶
Viele der heute verfügbaren Help Authoring Tools weisen Ähnlichkeiten mit Content-Management-Systemen (CMS) auf. Wie CMS-Tools unterstützen HATs technische Redakteure bei der Verwaltung ihrer Content-Projekte, der Speicherung und Nachverfolgung ihrer Fortschritte.
Der Unterschied zwischen einem HAT und einem CMS besteht darin, dass bei einem HAT jedes Content-Projekt mit bestimmten Dateien, Hilfen, Handbüchern und Software-Erklärungen verknüpft ist. Mit einem HAT können Sie Datenverluste verhindern und die zuletzt gespeicherte Version Ihrer Dokumente wiederherstellen. Dies ist ein großer Vorteil, der Ihnen den Zugriff auf wertvolle Informationen auch nach unvorhersehbaren technischen Problemen ermöglicht. Zudem bieten sie Single-Sign-On-Unterstützung für reibungslose Abläufe.
Die meisten HAT-Plattformen bieten themenbasiertes Authoring, bei dem Sie die Dokumentation in kleinere, leicht verständliche Teile aufteilen können, die Ihre Kunden mühelos erfassen können.
3. Dateioperationen:¶
Bei Verwendung von HATs können Sie Dateien einfach importieren und exportieren und so nahtlose Dateiübertragungen zwischen verschiedenen Plattformen gewährleisten. Das Beste daran ist, dass Sie nicht jede Datei manuell konvertieren müssen. Mit HATs können Sie mühelos mit denselben Dateiinhalten arbeiten und mehrere Formate desselben Dokuments erstellen.
Was passiert mit Ihrem Originaldokument, wenn Sie mehrere Formate haben? Keine Sorge – die automatische Konvertierungsfunktion der HATs ermöglicht es Ihnen, die ursprüngliche Dokumentation zu erhalten und dabei Struktur und Format intakt zu halten. Dies verringert die Fehlerwahrscheinlichkeit und spart Zeit und Aufwand. Diese Funktion wird besonders wichtig, wenn Inhaltsautoren ihre Projektdateien mit anderen Mitwirkenden teilen müssen.
4. Content verbessern:¶
Bei der Content-Erstellung ist Brainstorming für neue Ideen unschlagbar wichtig. Softwarelösungen wie HATs optimieren die Kommunikation zwischen Teams, erleichtern Remote-Arbeit und gewährleisten eine konstante Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern. Weitere bemerkenswerte Funktionen sind Echtzeit-Bearbeitung, Kommentierung und Versionskontrolle. Durch diese Funktionen können Sie Missverständnisse im Team reduzieren, die Produktivität steigern und Zeit und Aufwand erheblich senken.
HATs sind hervorragende Tools, die Teammitglieder eng zusammenhalten. Eine der bemerkenswerten Funktionen von HATs ist die Änderungsverfolgung. Diese ermöglicht es Benutzern, zwischen verschiedenen Versionen desselben Dokuments zu wechseln und umfassende, gut dokumentierte Inhalte zu erstellen, unabhängig vom bearbeiteten Thema.
Darüber hinaus können Sie mit HAT-Tools Elemente wie Videos, Animationen und interaktive Simulationen einbinden, um das Lernerlebnis für Ihre Teams oder Kunden zu verbessern.
5. Veröffentlichung und Wartung:¶
Die regelmäßige Aktualisierung und Wartung von Dokumentationen ist ein mühsamer Prozess. Um dies zu erleichtern, ermöglicht ein HAT Autoren, Änderungen an der Quelldatei vorzunehmen, woraufhin alle Dateiformate aktualisiert werden. Dies stellt sicher, dass alle Benutzer über die vorgenommenen Änderungen informiert bleiben und problemlos auf die endgültige Version der Datei zugreifen können.
Bei der Veröffentlichung bieten HATs oft Vorlagen, damit technische Autoren auf bereits bestehenden Formatierungen aufbauen können. Die Vorlagen schlagen auch verschiedene visuelle Layouts vor, was es technischen Redakteuren erleichtert, Videos, Bewegtgrafiken und andere Medien aus anderen Quellen einzubinden.
Warum Docsie als Help Authoring Tool (HAT) für hochwertige Dokumentation nutzen?¶
Mit Technologie und Innovation im Mittelpunkt ist Docsie eines der führenden Softwareunternehmen, das Help Authoring Tools (HAT) anbietet, die neue Wege für Teams schaffen, um bei der Produktdokumentation zusammenzuarbeiten, zu erstellen und umzusetzen. Docsie mit Hauptsitz in Toronto, Ontario, ist eines der beliebtesten Autorenwerkzeuge – ein selbstschreibender Dokumentationsservice, der es Unternehmen ermöglicht, ihre Dokumentation über einfache Benutzeroberflächen zu schreiben, zu übersetzen und zu verbessern.
Fünf effektive Wege, wie Docsie Ihr Unternehmen unterstützt:¶
1. Schnelle Implementierung und anpassbares Wissensportal:¶
Während das interne Wissensportal der Plattform Unternehmen dabei hilft, Selbstbedienungswissen mit ihren gesamten Teams zu teilen, unterstützen die externen Kundenwissensbasen und Benutzerhandbücher beim Teilen von Dokumentationen zwischen Teams und minimieren den Kundensupport-Aufwand. Das Wissensmanagement und die technische Dokumentation sind leicht verständlich und mit Hilfethemen für ein besseres Verständnis des Portals ausgestattet. Es verfügt über alle HAT-Tools, die Sie benötigen, um Ihre Content-Prozesse zu optimieren und bessere Produkte für Ihre Kunden zu erstellen.
Mit dem Docsie-Portal können Sie Standard-Designs verwenden oder ein benutzerdefiniertes Wissensbasier-Design gemäß Ihrer Markenpersönlichkeit, Ihrem Stil und Image implementieren. Das Softwareprodukt bietet im Rahmen seines kostenlosen Plans auch eine kostenlose benutzerdefinierte Domain. Es bietet auch zusätzliche Domains, die Benutzer durch Abonnement der kostenpflichtigen Pläne nutzen können, und bietet Online-Hilfe für all Ihre Fragen. Aber das ist noch nicht alles, denn es bietet fortschrittliche Funktionen wie automatische Übersetzung, UI-Anpassung, Veröffentlichungsoptionen, leistungsstarke Bearbeitungsoptionen, Dokumentationsanalyse, interaktive Wissensportale und vieles mehr. Es unterstützt auch verschiedene Sprachen, was es zur ersten Wahl für Unternehmen mit vielfältigen Teams macht.
Kurz gesagt ist Docsie ein leistungsstarkes Tool, das effektive Hilfe bei allen Dokumentationsaufgaben bieten kann. Das Portal ist auf verschiedenen Geräten leicht zugänglich, wie z.B. als Desktop-Tool über Ihren Webbrowser, sogar auf mobilen Geräten ohne die Notwendigkeit einer mobilen App. Es verfügt über eines der bevorzugten Kundenbeziehungsmanagement-Systeme und bietet allen Kunden beste Unterstützung, damit sie ihre Ziele ohne Probleme erreichen und Endnutzern dienen können.
Kostenlose Einarbeitung, Import und Portal-Design:¶
Die Schlüsselelemente der Kunden-Onboarding-Dokumentation sind klare Anweisungen, Online-Benutzerhandbücher, Fehlerbehebungsanleitungen, Produkttouren und häufig gestellte Fragen (FAQs). Mit Docsie Pilot können Unternehmen eine kostenlose Einarbeitung sicherstellen. Nach Durchsicht der hilfreichen Dokumentation können Benutzer ihre Inhalte von mehreren Plattformen importieren und den größtmöglichen Nutzen aus ihren erstellten Inhalten ziehen.
Machen Sie sich Sorgen darüber, wie Sie Ihre Mitarbeiter schulen können, um ihre Produktivität zu maximieren? Nutzen Sie Docsie's optionale Trainingseinheiten, damit Ihre Mitarbeiter mit der Software arbeiten und das Beste aus der Softwarelösung herausholen können. Die Wissensbasis-Inhalte helfen Teams, schnell zu verstehen, wie alles funktioniert.
Dokumentation auf Unternehmensebene:¶
In allen kostenpflichtigen Paketen bietet Docsie Migrationsunterstützung mit Docsie Pilot. Vom Import bestehender Inhalte, ganzer Wissensportale und Wissensbasen bis hin zum Design benutzerdefinierter Portale und Mitarbeiterschulungen – Docsie bietet einen kompletten Werkzeugkasten, der Unternehmen beim Ausbau ihrer Funktionalität unterstützt. Die Plattform bietet auch Unterstützung für dynamische Inhalte.
Mit vereinfachten Dokumentations-Workflows hilft Docsie Ihnen, die Effektivität all Ihrer Dokumentationen zu steigern. Neben der kostenlosen benutzerdefinierten Domain bietet die Plattform auch 3x benutzerdefinierte Domains für kleine Teams und 10+ benutzerdefinierte Domains für Unternehmen und Organisationen.
Benutzerdefinierte Domain mit SSL:¶
Docsie ermöglicht allen Benutzern eine benutzerdefinierte Domain ohne zusätzliche Kosten. Jedes Unternehmen mit einem Plan für die Plattform kann eine angepasste Domain besitzen, auf der es eine Wissenswebsite hosten kann.
Mit seinem kostenlosen Startup-Plan ermutigt Docsie alle kleinen und mittleren Unternehmen, einen benutzerdefinierten Domainnamen zu erhalten und diesen zu nutzen, um ihre Sichtbarkeit zu erhöhen und ihr Markenimage zu verbessern.
Versions- und Sprachmanagement:¶
Heutzutage nutzen viele Unternehmen KI-Sprachübersetzung. Dies ist der enormen Transformation zu verdanken, die KI in den letzten Jahren erlebt hat. Wenn Ihr Unternehmen auch mit vielen Inhalten arbeitet und mit Kopieren/Einfügen und Duplikationsproblemen kämpft, wählen Sie Docsie als professionellen Partner. Integrieren Sie Sprachen und Versionen und konsolidieren Sie sie mit Docsie, indem Sie sie in eine bestimmte URL übersetzen. Was ist der Vorteil? Sie müssen sich nicht mehr den Kopf zerbrechen, um in SEO-Rankings ganz oben zu stehen.
Abschließende Gedanken¶
Das war ein kleiner Einblick in die Welt der HATs. Was kommt als Nächstes? Wählen Sie ein zuverlässiges und effizientes Help Authoring Tool. Stellen Sie sicher, dass es Ihre Geschäftsanforderungen und Unternehmensziele versteht und alle Funktionen eines effektiven HAT innerhalb Ihres Budgets bietet. Bevor Sie sich für ein HAT entscheiden, stellen Sie sicher, dass es umfassenden Kundensupport zusammen mit unbestreitbarer Effizienz und Skalierbarkeit bietet.
Wählen Sie Docsie als Ihren professionellen Partner und erleben Sie, wie Ihr Unternehmen neue Höhen der Exzellenz erreicht. Docsie bietet seinen globalen Kunden ein einheitliches Dokumentationserlebnis und bietet die Lösungen für alle Ihre Dokumentationsanforderungen unter einem Dach, mit Support-Teams, die rund um die Uhr arbeiten, um Ihren Erfolg zu gewährleisten.
Häufig gestellte Fragen zu HAT¶
Frage 1: Was ist ein Help Authoring Tool (HAT)?
Antwort: Ein HAT ist eine Software, die technischen Redakteuren bei der Erstellung, Bearbeitung und Veröffentlichung von Dokumentationen für verschiedene Plattformen wie PDFs, HTML und XML hilft.
Frage 2: Wie verbessert HAT das Content Management?
Antwort: HAT bietet Content-Management-Lösungen ähnlich wie CMS-Plattformen (Content Management Systems), jedoch mit einem starken Fokus auf Dokumentation. Die Plattform hilft Ihnen, Content-Projekte zu verwalten, den Arbeitsfortschritt zu verfolgen und verhindert auch Datenverlust.
Frage 3: Was sind einige der beliebten HATs?
Antwort: Docsie, MadCap Flare, Adobe RoboHelp, Author-it, Doc-To-Help und HelpNDoc gehören zu den beliebtesten HAT-Tools.
Frage 4: Wie hilft Docsie als HAT?
Antwort: Docsie hilft Unternehmen dabei, ihren Teams Funktionen wie Zusammenarbeit, Content-Erstellung und Dokumentationsimplementierung bereitzustellen.
Frage 5: Wie verbessert HAT die Zusammenarbeit zwischen Teams?
Antwort: HATs verbessern die Zusammenarbeit zwischen Teams durch Echtzeit-Bearbeitung, Kommentarfunktionen und Versionskontrollfunktionen.