Schriftliche Kommunikation: Ein unverzichtbares Werkzeug für Produktmanager¶

Schriftliche Kommunikation ist zweifellos die effektivste Methode, um Informationen über ein Softwareprodukt auszutauschen. Jedes Teammitglied sollte damit vertraut sein. Deshalb verbringen Produktmanager einen erheblichen Teil ihrer Zeit damit, die Dokumentation für softwarebezogene Aufgaben zu aktualisieren.

In allen Branchen ist man sich einig: Umfassende Dokumentation für verschiedene Prozesse sorgt für einen strukturierten Entwicklungsprozess und verhindert unerwartete Probleme durch Kommunikationsfehler.

Schauen wir uns einige Vorteile der Dokumentation für Produktmanager an, um ihre Bedeutung besser zu verstehen.

Warum ist Dokumentation für Produktmanager wichtig?¶

Entwicklung einer präzisen Produktvision¶

Dokumentation hilft Produktmanagern, Antworten auf alle "Warum"-Fragen zu finden, die in Projekten rund um das Kernprodukt oder die Dienstleistung auftauchen. Durch das Festhalten aller Informationen können Produktmanager wichtige Entscheidungen treffen und Antworten auf Fragen erhalten wie: Für wen wird das Produkt entwickelt? Warum muss die App oder das Produkt überhaupt entwickelt werden? Dies verhindert Missverständnisse und Fehler.

Wesentliche Unterstützung im Planungsprozess¶

Man kann nicht einfach davon ausgehen, dass das eigene Produkt die beste Lösung für ein Problem ist – man braucht eine Strategie. Planung ist essentiell. Indem Produktmanager ihre Vision durch die Erstellung von User Stories, Sprints und Zielen klar dokumentieren, ermöglichen sie dem gesamten Entwicklungsteam, Software zu erstellen, die auf die Bedürfnisse der Nutzer ausgerichtet ist.

Fördert termingerechte Umsetzung¶

Pläne sind wertlos, wenn sie nicht rechtzeitig und korrekt umgesetzt werden. Um eine App-Idee in eine funktionierende Anwendung zu verwandeln, nutzt ein Produktmanager Dokumentation und schriftliche Kommunikation mit Designern, Entwicklern und anderen Beteiligten, um sie in die richtige Richtung zu lenken und die erarbeiteten Pläne umzusetzen.

Teams werden zur Verantwortung gezogen¶

Durch vollständige Dokumentation aller Arbeiten für ein bestimmtes Produkt haben Produktmanager Zugriff auf umfassende Informationen über die Tätigkeiten der Teammitglieder und können sie für ihren Teil der Aufgaben zur Verantwortung ziehen. Detaillierte Aufzeichnungen halten alles übersichtlich und transparent.

Kundenanforderungen werden erfüllt¶

Durch die Dokumentation von der ersten App-Idee bis zur Planungsphase können Produktmanager leicht nachvollziehen, welche Funktionen in die Anwendung integriert werden sollten und welche Aufgaben jede Funktion erfüllen muss. Diese Erkenntnisse können sie dann präzise an das Team weitergeben, um sicherzustellen, dass das Endprodukt genau den Kundenwünschen entspricht.

Die Erstellung von Dokumentation ist ein zentraler Aspekt des Produktmanagements. Hier folgt eine Liste der 10 wichtigsten Dokumentationen, mit denen Produktmanager arbeiten, um die Produktivität ihrer Teams und Projekte zu maximieren.

1. Wettbewerbsanalyse-Dokumentation
2. Produktstrategie- und Visionsdokumentation
3. Produktanforderungsdokumentation (PRDs)
4. OKRs, KPIs und Erfolgskennzahlen
5. Roadmap-Dokumentation
6. Design- und Prototypen-Dokumentation
7. User Journey und User Stories Dokumentation
8. Release Notes und Scope-Dokumentation
9. Interne Leitfäden und FAQs
10. Kundenorientierte Benutzerhandbücher und Produktdokumentation

Wettbewerbsanalyse-Dokumentation¶

Die Durchführung einer Wettbewerbsanalyse ist ein wesentlicher Teil der Marktforschung. Sie ermöglicht die Untersuchung der Wettbewerbsvorteile gegenüber Konkurrenten, die ähnliche Produkte anbieten.

Eine Wettbewerbsanalyse umfasst die Untersuchung der Produkte und Dienstleistungen von Mitbewerbern sowie deren Marktanteile, Stärken und Schwächen. Die entsprechende Dokumentation wird erstellt und dem gesamten Entwicklungsteam zur Prüfung vorgelegt. Ein Produktmanager trifft die endgültige Entscheidung über die Gestaltung seiner Anwendung oder seines Produkts erst nach gründlicher Recherche der Konkurrenz.

So könnte eine Wettbewerbstabelle in der Wettbewerbsanalyse-Dokumentation aussehen:

• Name des Unternehmens (Konkurrent)
• Website des Konkurrenten
• Anzahl der Nutzer (zur Einschätzung der Effektivität seiner Produkte)
• Zeitdauer des Konkurrenten am Markt
• Besonderheiten und Spezialisierungen der Konkurrenten
• Preis der Dienstleistung oder des Produkts
• Verschiedene Anmerkungen

Da Produktmanager verschiedene Arten von Analysen durchführen, kann der Inhalt der Dokumente stark variieren. Zu den bekannteren Analysetypen gehören Capabilities-Analyse, Wettbewerbslandschafts-Analyse, Wettbewerbsdifferenzierungs-Analyse, Imitability-Ladder-Analyse und Value-Proposition-Analyse.

Produktstrategie- und Visionsdokumentation¶

Die Produktvision zeichnet ein Bild von der Zukunft des Produkts, das entwickelt werden soll. In Form eines Storyboards, einer Erzählung oder eines Prototyps soll sie Teams, Investoren und Partner dazu bewegen, in das Produkt zu investieren und es zu unterstützen.

Die Produktstrategie definiert die Abfolge der zu entwickelnden Produkte bis zum Erreichen des endgültigen Produkts.

Eine der wichtigsten Fähigkeiten erfolgreicher Produktmanager ist die Entwicklung einer Produktvision – doch das ist erst der Anfang. Sie müssen auch eine überzeugende Produktstrategie entwickeln, um einen klaren Standpunkt zum Produkt zu vermitteln. Sowohl Produktvision als auch Produktstrategie müssen zielgerichtet sein. Daher werden Dokumentationen erstellt, um alle Informationen festzuhalten, die bestimmen, wie das endgültige Produkt aussehen wird und wie eine Idee in die Realität umgesetzt werden kann. Diese Unterlagen werden meist mit Stakeholdern geteilt, um deren Feedback und Meinungen einzuholen.

Produktanforderungsdokumentation (PRDs)¶

Produktanforderungsdokumentationen sind umfassende Dokumente, die verschiedene Aspekte einer Anwendung zusammenführen. Die gängigste Art dieser Dokumente sind Spezifikationen, die unter anderem die Eigenschaften der Anwendung beschreiben.

Jede PRD kann sich von anderen unterscheiden. Diese Dokumentationen enthalten Forschungsfragen, Erfolgskennzahlen, MVP-Funktionslisten, technische Implementierungsdetails und mehr.

PRDs erfassen jeden Schritt des Gesamtbildes des Produkts, die Entscheidung über die Aufnahme oder Entfernung bestimmter Funktionen und zeigen mögliche Schwierigkeiten auf. Produktmanager können mit diesem Dokument den Zeitaufwand für Projektentwicklungsprozesse visualisieren, den finanziellen Bedarf verstehen und ein gemeinsames Verständnis zwischen Kunden und Entwicklungsteam schaffen.

Ich habe die Bedeutung von PRDs in einem anderen Artikel erläutert. Hier erfahren Sie mehr.

OKRs, KPIs und Erfolgskennzahlen-Dokumentation¶

Objectives and Key Results (OKR) ist ein Mechanismus, mit dem Produktmanager die Ziele eines Produktentwicklungsprozesses bestimmen und dann die Ergebnisse dieses Prozesses bewerten. Das Ziel leitet das Team, während die Ergebnisse anzeigen, ob die Ziele erreicht wurden. Zwei Fragen werden während des Prozesses gestellt und beantwortet: "Wohin möchten Sie gelangen?" und "Haben Sie das Ziel erreicht oder verfehlt?".

Ein Key Performance Indicator (KPI) misst den Gesamterfolg eines Entwicklungsprozesses in seiner aktuellen Phase. Beispiele für KPIs sind Customer Lifetime Value und Trial-to-Customer Conversion Rate im Vertrieb oder Web-Traffic und Conversion Rate im Marketing. All diese Ziele und die während des Prozesses erzielten Ergebnisse werden in der entsprechenden Dokumentation festgehalten.

Roadmap-Dokumentation¶

Roadmaps gehören zu den wichtigsten Dokumentationen, die Produktmanager erstellen müssen. Eine Roadmap dient dazu, dem Team die Bedeutung des Produkts zu vermitteln.

Ein Produktmanager erstellt einen Produktlebenszyklus, der festlegt, was getan werden muss, wann es getan werden muss und wie der gesamte Prozess durchgeführt wird. Eine Roadmap ist ein Dokument, das alle Initiativen auflistet, die unternommen wurden, um Software oder ein anderes Produkt effektiv zu entwickeln. Es ist ein Weg, den Produktmanager vorgeben und dem das gesamte Team folgt. Diese können in Docsie erstellt werden, um sie Mitarbeitern mit eingebetteten PowerPoint-Präsentationen innerhalb der mit Google Slides erstellten Dokumentation vorzulegen. Docsie ermöglicht die Integration mit Google Slides durch unsere Integrationsfunktionen. Hier erfahren Sie mehr über die Integrationsmöglichkeiten von Docsie.

Design- und Prototypen-Dokumentation¶

Etwas von Grund auf ohne Blaupause zu erschaffen, ist äußerst schwierig. Das gilt auch für Produktdesign. Obwohl das Grundkonzept wichtig ist, können während des Entwicklungsprozesses Hunderte von Varianten auftreten. Daher müssen Produktmanager ein Dokument führen, das alle Änderungen und Überarbeitungen am Produktdesign festhält.

Bei der Produktprototyperstellung haben Produktmanager eine ganz andere Erfahrung als Ingenieure oder Designer. Produktmanager geben durch klare Ziele und einen Fahrplan für das Team den Ton für die Prototyperstellung an.

Wenn Sie sich fragen, warum ein Produktmanager eine App-Prototyp-Dokumentation erstellen sollte, betrachten Sie folgende Vorteile:

• Missverständnisse werden komplett eliminiert
• Schnelle Iterationen
• Frühzeitige Rechtfertigung der Konzepte
• Verbesserung der Qualität des technischen Feedbacks

Aus diesen und weiteren Gründen ist die Prototyp-Dokumentation essentiell.

User Journey und User Stories Dokumentation¶

Bei der Entwicklung jeder Anwendung oder Plattform sind User Stories und Customer Journey Maps zwei entscheidende Werkzeuge. Produktmanager entwickeln und pflegen Dokumentationen für diese beiden Bereiche, um sicherzustellen, dass jedes Detail erfasst und sicher aufbewahrt wird.

Bei der Erstellung eines User-Story-Dokuments geht es darum, die verschiedenen Gründe zu berücksichtigen, warum ein Benutzer ein bestimmtes Produkt nutzen möchte. Produktmanager dokumentieren jeden möglichen Auslöser, der dazu führen könnte, dass ein Benutzer mit einer Funktion der Plattform interagiert, einschließlich Bugs und Feature-Anfragen. Dies kann als mikroskopische Betrachtung der User Journey gesehen werden.

Die User Journey hingegen ist ein Dokument, das die gesamte Benutzererfahrung abbildet, vom Kauf oder Download bis zur Nutzung der Produktfunktionen. Dies hilft Produktmanagern, das Produkt ihrem Team und anderen Interessengruppen (z.B. Stakeholdern) besser zu erklären und Vertrauen in das Produkt zu schaffen. Diese Informationen können auch als Marketingmaterial für Werbekampagnen oder zur Erklärung des Anwendungsfalls eines Produkts für potenzielle Kunden verwendet werden.

Release Notes und Scope-Dokumentation¶

Release Notes sind, wie der Name schon sagt, Dokumentationen, die zusammen mit der Veröffentlichung neuer Plattformen oder SaaS-Produkte versendet werden. Um Benutzer über neue Standards zu informieren, gelöste Probleme zu identifizieren und die Anwendung nach dem Update zu vermarkten, erstellen Produktmanager diese Dokumentation. Da SaaS-Produkte stark voneinander abweichen, sind keine zwei Dokumentationen genau gleich.

Scope Notes werden manchmal auch als Scope of Work-Dokumente bezeichnet. Manager verwenden dieses Tool, um den Umfang der Funktionen zu definieren, die eine Anwendung oder eine Software enthält. Was diese Funktionen ermöglichen werden und so weiter.

Interne Leitfäden und FAQs¶

Es ist notwendig, vertrauliche interne FAQs für Stakeholder zu erstellen, um sie während des gesamten Produktentwicklungsprozesses auf dem Laufenden zu halten. Die Art und Weise, wie diese FAQs geschrieben werden, ist sehr unkompliziert. Die Wireframes eines Produkts mit einer starken UX-Komponente oder ein Link zur Aufteilung der Wireframe-Dokumentation können sich in diesem Ordner befinden.

Alle Informationen darüber, wie Dinge im Entwicklungsprozess funktionieren, sind in diesen internen Handbüchern enthalten. Sie stellen sicher, dass Daten so erfasst werden, dass ein reibungsloser Übergang zwischen Teammitgliedern möglich ist, und dienen auch als Referenz für nach außen gerichtete Aufgaben wie Vertrieb, Marketing, Kundensupport und ähnliche Positionen zur Kundenunterstützung.

Kundenorientierte Benutzerhandbücher und Produktdokumentation¶

Für Neulinge ist der kundenorientierte Leitfaden ein Benutzerhandbuch im klassischen Sinne. Es ist die Aufgabe der Produktmanager, diese Dokumentation vorzubereiten, die Anweisungen zur Nutzung des neu entwickelten SaaS-Produkts enthält.

Ohne diese Dokumentation könnten Benutzer, zumindest in den Anfangsphasen, verwirrt sein, wie sie das Produkt bedienen sollen, bis sie den Ablauf selbst herausgefunden haben. Daher sollte offensichtlich sein, warum dieses Dokument so wichtig ist, dass es eines der am häufigsten verwendeten oder entwickelten Dokumentationen von Produktmanagern in der Branche ist.

Fazit:¶

Kurz gesagt, die oben genannten Dokumentationen sind die zehn wichtigsten Dokumente, auf die kompetente Produktmanager angewiesen sind, um einen effizienten Produktmanagementprozess zu gewährleisten.

Dank dieser Dokumentationen sind Missverständnisse oder Konflikte nahezu ausgeschlossen, da die Informationen über die Aufgaben in verschiedene Dokumente aufgeteilt wurden. Dies führt zu einem hochstrukturierten und reibungslosen Entwicklungsprozess, der in jeder Phase sorgfältig dokumentiert wurde.

Wie kann Docsie bei der Erstellung all dieser Dokumentationen helfen?¶

Docsie ist eine leistungsstarke Plattform und der beste Freund von Produktmanagern, wenn es um Dokumentation geht. Docsie ist spezialisiert auf die Erstellung, Verwaltung und Veröffentlichung von Dokumentationen, die in verschiedene Sprachen übersetzt werden können – mit einem ausgeklügelten Versionierungssystem, einem benutzerfreundlichen Editor und verschiedenen anderen erstaunlichen Funktionen, die Produktmanagern helfen, robuste und dynamische Online-Dokumentationen zu erstellen.

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