Ansvarar du för utbildningen av kollegor, kunder eller nyanställda? I så fall, fortsätt läsa.¶

Att dela kunskap och utbilda andra kan vara utmanande. Särskilt om du saknar en bra mall för utbildningsmaterial att komma igång med. I den här artikeln visar jag hur du kan öka produktiviteten och minska stilleståndstiden genom att använda Docsie för att skapa en enkel mall för utbildningsmaterial och dela den med ditt team.

Skapa en effektiv mall för utbildningsmaterial: Viktiga steg¶

1. Identifiera din målgrupp och utbildningsbehov
2. Skissa upp struktur och innehåll
3. Utveckla tydligt och koncist utbildningsmaterial
4. Inkludera visuella hjälpmedel (diagram, skärmbilder, videor)
5. Skapa interaktiva element (quiz, övningar)
6. Implementera en användarvänlig design och layout
7. Granska och testa materialet med potentiella användare
8. Samla in och integrera feedback
9. Uppdatera och underhåll innehållet regelbundet

Fördelar med ett väldesignat utbildningsmaterial:¶

• Förbättrad introduktion för nyanställda
• Konsekvent utbildning i hela organisationen
• Ökad produktivitet och effektivitet
• Minskade utbildningskostnader
• Bättre engagemang och bibehållande av personal

En omfattande mall för utbildningsmaterial fungerar som en värdefull resurs för både utbildare och deltagare, och säkerställer effektiv kunskapsöverföring och kompetensutveckling.

Steg 1: Skapa ett konto på Docsie (det är gratis).¶

¶

Docsie är ett enkelt verktyg för att utveckla utbildningsmaterial som ger företag återanvändbara mallar för att skapa bättre utbildningshandböcker. Det är helt gratis att komma igång, och du kan bygga ditt första utbildningsmaterial på under 10 minuter. När du har registrerat dig kan vi börja förklara hur du skapar utbildningsmaterial med Docsie.

Steg 2: Skapa en bok för att göra en bra grundmall för utbildningsmaterial.¶

Docsie bygger på konceptet med böcker och hyllor, där böcker fungerar som utbildningshandböcker och hyllor som avdelningar och kunskapscentrum.

Tänk dig att du är ett upptaget säljteam som behöver ha allt ert utbildningsmaterial för utgående försäljning samlat på ett ställe. Du kan använda Docsie för att organisera och kategorisera ditt utbildningsmaterial med hjälp av uppsättningar. När du är redo kan du bjuda in resten av utbildningsteamet för att samarbeta och bygga bättre utbildningsmaterial tillsammans.

Steg 3 - Definiera utbildningsinstruktioner¶

Här identifierar du utbildningskategorier och vägar du behöver skapa för att utbilda din målgrupp.

Denna guide förutsätter att du redan känner till din målgrupp. Syftet är att visa hur du enkelt kan skapa innehåll för ditt utbildningsmaterial.

Tänk på ett säljteam. Det har grundläggande och avancerade säljspår för olika positioner som SDR (försäljningsrepresentanter), Account Executives, Customer Success Representatives och så vidare. Positionerna kan ha olika namn och ansvarsområden beroende på ditt företags natur, men alla kräver utbildningsmaterial och ett spårbart sätt att dela information.

När du har identifierat dina utbildningsspår kan du börja intervjua experter i dessa positioner för att fastställa innehållet. Du kan till exempel intervjua en account executive för att förstå hur de arbetar.

När du känner till deras dagliga rutiner, praxis och skyldigheter kan du skapa ett processdiagram som detaljerar arbetsuppgifterna, vilket ger dig en tydlig bild av ansvarsområdena.

Sedan bryter du ner dessa uppgifter i konkreta steg efter nivå/senioritet, vilket gör det enkelt att skapa utbildningsmaterial eftersom du vet vad och hur du ska skriva för ditt specifika team.

När du samlat tillräckligt med information kan du använda den för att utveckla ditt utbildningsmaterial med hjälp av en mall.

Steg 4: Utveckla utbildningsmaterial¶

Med utgångspunkt i din disposition och färdplan från tidigare steg, och med informationen du samlat från ditt team, börjar du fylla din mall med innehåll, steg för steg, och gradvis utöka varje steg för att hjälpa dina deltagare bygga en solid kunskapsbas.

Olika artiklar kan använda olika steg i Docsie för att illustrera utbildningsmaterial. Det finns många bra verktyg som fungerar tillsammans med Docsie för att hjälpa dig skapa fantastiska manualer.

Fantastiska verktyg¶

Det finns många bra verktyg som kan ge dig ett försprång när du skapar ditt utbildningsmaterial och hjälpa dig att utveckla och fylla i din mall.

Snag-It¶

Obs: Om du är Mac-användare kan du kopiera och klistra in bilden i Docsie med Shift, Command och 4.

Snag-it låter dig enkelt ta en bild av sidans innehåll och kommentera den med ett snyggt och enkelt annoteringsverktyg.

Camtasia¶

Camtasia hjälper dig att enkelt spela in instruktionsvideos för att förbättra utbildningsupplevelsen och effektiviteten i ditt material.

Docsie Guides¶

Med ett enkelt Chrome-tillägg kan du använda Docsie Guides för att automatiskt dokumentera ditt utbildningsmaterial och alla bilder med anmärkningar. Docsie Guides hjälper dig också att skapa guidade turer utan kodning för att visa hur din produkt används för kunder eller nya medarbetare.

Steg 5 - Publicera ditt utbildningsmaterial och dela det med ditt team¶

När du har utvecklat ditt utbildningsmaterial i Docsie vill du dela det med nya medarbetare och/eller kunder. Det är så enkelt som att klicka på publicera och låta det visas på en Docsie-inbäddad sida på din webbplats.

Om du vill begränsa åtkomsten till ditt utbildningsmaterial kan du enkelt göra det i Docsie. Du kan också tilldela ett unikt lösenord till en specifik deltagare och återkalla åtkomsten när som helst.

Med bara en rad kod kan du också integrera ditt utbildningsmaterial direkt i företagets intranät med Docsie.

Steg 6: Samla in feedback om ditt utbildningsmaterial och uppdatera det i Docsie.¶

När du har lanserat din prototyp för utbildningsmaterial är du redo att gå vidare. Du kanske vill förstå hur deltagare och/eller kunder interagerar med ditt material och ge dem möjlighet att ge dig konkret feedback för att förbättra ditt arbete.

Här kan du använda Vocally (ett Docsie-tillägg) för att samla in videoklipp från deltagarnas utbildningsupplevelser för att bättre förstå hur de hanterar ditt material. Du kan också ge dem möjlighet att lämna synpunkter på sin utbildningsupplevelse, som kategoriseras i Vocally manager.

Du kan sedan använda Vocally Manager, som enkelt integreras med din projekthanteringsprogramvara, för att skapa konkreta uppgifter för att uppdatera och förbättra ditt material baserat på användarfeedback.

Steg 7: Underhåll och översätt innehållet i ditt utbildningsmaterial.¶

Du kan nu översätta dina utbildningsmallar till flera språk direkt i Docsie, och du kan till och med kommunicera med erfarna innehållsöversättare som kan hjälpa dig att uppdatera ditt innehåll till rabatterat pris.

När ditt utbildningsmaterial växer är det dessutom lika enkelt som att klicka på en knapp för att skapa nya versioner i Docsie. På så sätt förlorar du inga värdefulla kopior och har alltid en referenspunkt att hänvisa till.

Avslutande tankar¶

Docsie är ett bra val om du är seriös med att skapa utmärkt utbildningsmaterial och använda mallar för instruktioner. Det kommer att förenkla och förbättra arbetsflödet för ditt utbildningsmaterial avsevärt.

Utbildningsmallar spelar en viktig roll i personalutbildning genom att informera nya medarbetare om organisationen och dess processer. Medarbetare utvecklas och lär sig ständigt ny teknik, nya metoder och processer.

Anställda som inte aktivt lär sig eller som saknar kunskap om verktyg, applikationer eller utrustning som används av företaget kan bli omotiverade på arbetet.

Bristande engagemang leder ofta till hög personalomsättning och dålig arbetstillfredsställelse. I slutändan drabbas både arbetsgivare och anställda.

Det finns statistik som stödjer detta:

Inom ett år slutar 40% av medarbetare med otillräcklig utbildning sina jobb.

74% av medarbetare känner att de inte når sin fulla potential på jobbet på grund av brist på utvecklingsmöjligheter.

I 72% av fallen överväger anställda att bidra ekonomiskt till sin egen utbildning.

Enligt 68% av medarbetarna är utveckling och utbildning företagets viktigaste fråga.

Endast 13% av arbetstagare globalt är engagerade.

Bristande engagemang hos anställda kostar ekonomin över 500 miljarder dollar årligen.

Siffrorna är oändliga. Problemet är verkligt. Medarbetare vill växa och förbättra sina färdigheter genom både traditionell utbildning och utvecklingsmöjligheter.

Ett bra sätt för företag att komma igång med detta nödvändiga arbetssätt är att skapa en fantastisk företagsutbildningsguide eller utbildningsmanual.

Vi behöver komma till saken och förstå vilka de viktigaste aspekterna av ett bra utbildningsmaterial är och hur man skapar det.

År 2017 skapades 45% av utbildningstimmarna i ett typiskt företag genom online- eller e-learningmetoder, enligt ATD (Association-for-Talent-Development-in-the-United-States). Detta är en ökning med 42% jämfört med 2015.

Förmågan att utveckla en mall för utbildningsmaterial är en viktig färdighet som är nödvändig för företagets kontinuitet och tillväxt.