Produktdokumentation – Ett viktigt verktyg för din verksamhet¶
Som en första utgångspunkt bör alla företag som säljer produkter fundera över hur de kan skapa produktdokumentation. Dokumentation är ett ovärderligt verktyg som gör det möjligt för företag att dela riktad kunskap med sina kunder. När ett företag utmärker sig i kunskapsdelning via digital dokumentation skapar det en betydande kundcentrerad konkurrensfördel.
Tänk på det marknadsförings- eller säljmaterial som ditt företag redan använder. Detta material är icke-auktoritativt och framtaget för att marknadsföra dina produkter, vilket kunderna är medvetna om. Produktdokumentation fungerar däremot som ett skyltfönster för din produkt och dess funktioner. Den värmer upp kalla leads i säljprocessen och underlättar korsförsäljning eller merförsäljning av ditt utökade produktutbud. Enkelt uttryckt ger produktdokumentation din verksamhet trovärdighet och skapar förtroende hos både potentiella och befintliga kunder.
Detta bekräftas av en IEEE-studie som visar hur nöjdhet med produktdokumentation har direkt koppling till upplevd produktkvalitet. Ju bättre dokumentation, desto mer övertygade blir kunderna om produktens kvalitet!
Har du redan produktdokumentation? Oavsett svar, låt oss utforska hur du kan visa upp din produkts förträfflighet med hjälp av produktdokumentation!
Format för produktdokumentation¶
Beroende på hur komplex din produkt är kan det vara värt att använda ett specifikt format för produktdokumentation:
1. Komplett produktdokumentation¶
Komplett produktdokumentation passar företag som säljer produkter med låg komplexitet. Precis som Gula Sidorna (brukade) innehålla alla lokala telefonnummer, finns all information om din produkt samlad i ett enda dokument.
Om du saknar produktdokumentation kan en komplett användarhandbok fungera som en kortsiktig lösning. När din produkt växer i omfattning och komplexitet blir detta format sannolikt ohållbart. Det är ett typexempel på att lägga alla ägg i samma korg – vad händer när korgen blir full eller går sönder?
2. Självbetjäningsportaler för kunskap¶
Alla som arbetar med kundtjänst vet att självbetjäningsportaler för kunskap erbjuder enormt värde för verksamheten. Kunderna håller med – 89% av tillfrågade kunder i USA förväntar sig att en kunskapsportal ska finnas tillgänglig. Enkelt uttryckt betyder detta att kunderna vill ha tillgång till strukturerad digital produktdokumentation med sökfunktion. Utan den kommer din kundtjänst att översvämmas av enkla produktfrågor på grundläggande nivå.
När du använder detta format bör dokumentationsförfattare strukturera innehållet för läsbarhet. Korta, koncisa svar är bättre än långa förklaringar, och vanliga frågor (FAQ) bör placeras centralt på kunskapsportalens startsida.
3. Kontextuell produktdokumentation¶
För att maximera kundnöjdheten går branschledare ett steg längre än en kunskapsportal. Kontextuell produktdokumentation integrerar kunskap direkt i din produkt. När en användare öppnar inställningsmenyn för första gången kan kontextuell dokumentation erbjuda en stegvis genomgång av varje funktion. Alternativt kan en kunskapsportal bäddas in i sidofältet, vilket möjliggör kunskapssökning utan extra klick.
Kontextuell produktdokumentation tar tid att utveckla, men fördelarna överväger kostnaderna. Denna Forrester-studie visar hur 73% av respondenterna anser att värdesättning av kundens tid är avgörande för god kundservice. Kontextuell hjälp värdesätter kundens tid. Den eliminerar klick och ger omedelbar kunskap, vilket hjälper kunder att börja göra mer på kortare tid.
Bygg din kundcentrerade konkurrensfördel med Docsie¶
Oavsett om du har befintlig dokumentation eller ingen alls är Docsie en utmärkt plattform att börja med! Docsie erbjuder kundcentrerat samarbete, omfattande inbäddningsmöjligheter, skräddarsydda översättningar och kraftfull publicering – allt inom räckhåll.
Förstå kunder genom att underlätta feedback¶
Förståelse skapar empati, och att förstå din kundbas skapar medvetenhet om deras behov. För att förstå behöver du data.
Docsie gör det möjligt för kunder att lämna feedback på dokumentation och samlar in denna data via Docsie Vocally. Här hittar du kommentarer om dina dokument, betyg från läsaren och en videoinspelning som visar exakt vad läsaren tittade på.
Data leder till insikter, och insikter vägleder handling. Använd Docsie Vocally för att få tydlig kundfeedback och maximera värdet av din dokumentation.
Strukturera din kunskapsportal¶
En kunskapsportal är endast användbar när den är strukturerad för enkel navigation. Docsie skapar struktur med hjälp av Böcker, Hyllor, Arbetsytor och innehållsblock.
Som exempel kan en "Kom igång"-bok placeras på hyllan "Första installationen". Detta finns inom arbetsytan "Mitt produktnamn". Du kan ha en annan hylla för "Administration" i samma arbetsyta, med en bok som heter "Användarhantering". Genom att strukturera din dokumentation med dessa Docsie-funktioner kan läsarna enkelt bläddra och söka efter relevant information. Lägg till så många böcker och hyllor du behöver – möjligheterna är obegränsade!
Varför publicera dokumentation med enbart text när du kan berika den med Docsies innehållsblock? Fånga dina kunders uppmärksamhet med interaktiva element på sidan! Utöver standardformatering som rubriker, listor och punkter, tillåter Docsie Editor utökade verktygstips, bild- eller videointegration och inbäddning av iFrame-skript.
Centralisera dina dokument och bemästra publiceringskonsten¶
Med stora mängder dokumentation kan decentralisering leda till kaos. Genom att centralisera din dokumentation kan medarbetare skapa och redigera innehåll enkelt. Ännu viktigare är att detta också underlättar publicering.
Docsie centraliserar dokumentation för enkel åtkomst via Arbetsytor. En hel Arbetsyta eller enskilda Hyllor och Böcker kan publiceras med två klick. Dokumenten lagras och hostas på Docsies servrar, vilket ger hög tillgänglighet och tillförlitlighet. När skribenter gör ändringar sprids dessa automatiskt till din publicerade Docsie-kunskapsportal. Avancerade användare kan välja att själva hosta innehållet för att möjliggöra större anpassning av varumärkesprofilen och mer tekniska sidintegreringar.
Som en del av publiceringsprocessen tillåter versionshantering "evergreen"-dokumentation som förändras i takt med din produkt. När du uppdaterar din produkt från version 1 till version 2 följer dokumentationen med och visar alla förändringar. Kunder kan lära sig om nya funktioner och till och med referera tillbaka till äldre dokumentation om de använder en tidigare version av din produkt.
Kontextuell dokumentation berikar kundupplevelsen¶
Har du någonsin använt en produkt för att sedan behöva öppna en ny flik och söka efter hur man använder produkten? Den produkten saknar kontextuell dokumentation, vilket gjorde att du behövde lägga extra arbete på att lista ut allt... inte bra!
Docsie-användare kan använda TourGuide.js för att erbjuda guidade turer till kunder, helt utan att lämna produktens huvudgränssnitt. Resultatet liknar en integrerad kunskapsportal som överlagras i din produkt och delar kontextuella råd för att hjälpa användare komma igång snabbare.
