Tekniskt skrivande: konsten att engagera läsare¶

Tekniskt skrivande är ett av de mest utmanande jobben som finns. Skribenten måste förklara komplex teknisk information på ett begripligt och tydligt sätt för sin målgrupp.

Tekniska texter får inte vara för komplicerade, långdragna eller grammatiskt felaktiga. Ibland kan det vara svårt att hitta bra tekniska guider som är enkla och tydliga att läsa.

Ditt tekniska skrivande kan vara i olika former, som:

• Instruktioner eller användarmanual
• Kursböcker för utbildning
• Produktbeskrivningar
• Vitböcker
• Produktmanualer
• Referensguider
• Årsrapporter, och mycket mer

I vår snabbt utvecklande digitala tidsålder måste tekniska skribenter använda särskilda strategier för att verkligen engagera läsarna. Det är verkligen en stor utmaning!

I det här inlägget ger vi dig några fantastiska tips och knep för att engagera dina läsare när du skriver tekniska guider:

Om du vill anställa en teknisk skribent eller är en teknisk skribent som söker distansarbete, se Tekniska skribentjobb tillgängliga på Jooble.

Huvudmål för en teknisk skribent¶

1. Känn din målgrupp¶

Analysera målgruppen och bestäm sedan stil, ton, längd och format för din text.

Om du inte känner din målgrupp kan du antingen skriva för enkelt eller alltför komplicerat. Det vill vi undvika.

Försök att hitta en perfekt balans mellan insiktsfull, kunnig och begriplig informationsförmedling.

2. Läsbarhet¶

Läsbarhet är en nyckelfaktor för att engagera dina tekniska läsare. Läsbarhetspoängen avgör hur tillgänglig din text verkligen är. Läsarna ska inte tycka det är svårt att navigera genom din tekniska guide eller förstå språknivån.

Skriv med ett användarvänligt språk och en optimal stil och format som är både informativt och enkelt.

3. Korrekthet¶

Statistik, fakta och påståenden i dokumentet måste alltid dubbelkontrolleras och styrkas med bevis eller studier från pålitliga källor. Annars kan informationen förlora sin trovärdighet och pålitlighet.

För att uppnå dessa mål bör den tekniska skribenten använda följande strategier:

• Förmedla teknisk information på ett enkelt och kristallklart sätt, så att även icke-tekniska läsare kan förstå.
• Använd tekniker och verktyg som förbättrar det tekniska innehållet.
• Presentera tekniska förslag, idéer, begrepp, åsikter och observationer i en logisk ordning.
• Använd rätt språkton med en precis struktur för att illustrera rapporter, dokument eller presentationer.

12 bästa tips att tillämpa när du skriver en teknisk guide för att engagera dina läsare¶

1. Analysera målgruppens kunskapsnivå¶

Tekniska guider måste vara informativa och insiktsfulla. När du skriver sådant innehåll behöver du analysera hur mycket målgruppen redan vet om de tekniska begreppen relaterade till ämnet.

Det finns ingen anledning att förklara saker som din målgrupp redan känner till. På samma sätt är det inte logiskt att hoppa över begrepp som din målgrupp kanske inte har grundläggande förståelse för. I båda fallen kommer din målgrupp troligen att tappa intresset eller uppleva guiden som antingen för komplex eller onödigt långrandig.

Nyckeln är att analysera målgruppens baskunskaper och sedan ge dem information som bygger en solid grund om ämnet och samtidigt är lärorik.

2. Grundlig research¶

Att skriva tekniskt innehåll kräver omfattande research och korrekt information med rätt statistik och fakta. Det är detta som ger tyngd och värde till ditt tekniska innehåll, vilket gör det till den viktigaste faktorn för att engagera dina läsare.

Utför detaljerad analys av sammanhanget och den tekniska informationen, såsom:

• Samla information om alla tekniska aspekter av ämnet, inklusive omfattning, funktioner, designprocess, specifikationer, juridiska ramar osv.
• Studera juridiska kontrakt och deras krav. Det tekniska innehållet måste följa gällande regelverk. Se därför till att hålla dig uppdaterad med de juridiska kraven.
• Analysera målgruppen och anpassa ditt innehåll efter din målgrupps förståelse och behov. Detta inkluderar olika aspekter som grafik, språknivå, typ av utdatamedium, läsbarhet, komplexitetsnivå osv.

3. Strukturens betydelse¶

När du förmedlar teknisk kunskap i form av guider eller manualer spelar struktur och format en viktig roll.

Tekniska guider är redan lite komplexa att förstå, så du vill inte göra strukturen ännu mer komplicerad. Det kan göra det svårt att skapa engagemang.

För att leverera värde till din målgrupp måste skribenten fundera på hur innehållet ska struktureras på ett sätt som engagerar läsarna.

4. Visuella element och grafik¶

Att använda tekniska bilder som är visuellt attraktiva men informativa kommer inte bara att strategiskt bryta upp innehållet utan också engagera dina läsare.

Dagens läsare har kort uppmärksamhetsspann. Därför gör bilder i din tekniska guide innehållet lättare att navigera och hjälper dig att bryta upp långa textblock.

Men överdosera inte med för många bilder, då kan den faktiska tekniska informationen hamna i skymundan. Försök att hitta en bra balans mellan text och visuell representation.

5. Exempel är viktiga¶

Exempel kan göra komplexa ämnen lättare att förstå. Förklara ett verkligt scenario som resonerar med ämnet för att hjälpa din målgrupp att förstå det mer effektivt. Tekniska skribenter kan till och med använda bilder som exempel och sedan förklara dem.

6. Rätt röst och ton¶

Ofta kan en teknisk guide låta tråkig med en neutral ton, vilket inte bör vara fallet. Din tekniska guide behöver ha en egen röst, och ett av de bästa sätten att åstadkomma detta är genom att använda ett förstapersonsperspektiv.

När du skriver i första person, se till att behålla ett auktoritativt och professionellt förhållningssätt.

7. Använd enkelt språk genomgående¶

Tekniskt skrivande behöver inte vara komplicerat bara för att det täcker högteknologiska ämnen. När du försöker förklara tekniska koncept, processer eller metoder, behåll den tekniska kreativiteten utan att överkomplicera saker.

En vanlig orsak till dåligt skrivande är att inte ta hänsyn till att läsarna kanske inte är bekanta med vissa begrepp. Detta kan göra att din målgrupp känner sig förvirrad och mindre engagerad.

Simple Technical English (STE)-standarder förbättrar översättbarheten och läsbarheten i ditt dokument.

Försök att skriva tekniska guider med följande regler:

• Enkel meningsstruktur
• Aktiv röst
• Konsekventa termer
• Enkla verbformer

Med andra ord, håll det enkelt och kort.

8. Klargör syftet från början¶

Redan i början av din tekniska guide, definiera syftet med ditt innehåll, alltså vad läsarna kommer att lära sig. Gör en snabb översikt över det tekniska innehållet och förklara alla områden som din artikel kommer att täcka, så att dina läsare vet vad de kan förvänta sig.

Detta säkerställer att dina läsare känner sig nöjda när de läst hela guiden. Ingen vill läsa ett helt textblock bara för att inse i slutet att det inte är informationen de sökte.

9. Layout är viktigt¶

Layouten är ett effektivt sätt att göra ditt tekniska innehåll mer engagerande och läsbart, samtidigt som du fokuserar på nyckelområden.

Använd sidbrytningar, punktlistor, numrerade listor, nyckelord i fetstil och tabeller strategiskt för att framhäva viktiga punkter och dra uppmärksamhet till rätt avsnitt.

10. Undvik att hänvisa till specifika tidsperioder¶

För att hålla ditt tekniska innehåll giltigt under en längre tid, se till att du inte hänvisar till ett specifikt år som "År 2021" eller "i år". Sådana fraser begränsar och daterar ditt innehåll till en specifik tidsperiod och minskar dess giltighet över tid.

Framtidssäkra ditt innehåll genom att undvika tidsspecifika referenser och håll det mer generellt.

11. Lägg till lite humor¶

Även om det är tekniskt innehåll, försök att lägga till lite humor eller kvickhet för att göra det lättare. Detta är ett av de enklaste och mest effektiva sätten att fånga din publik.

12. Granska ditt tekniska dokument¶

Det är alltid klokt att låta ämnesexperter (SMEs) granska din tekniska dokumentation för att validera ditt innehåll. Detta ger inte bara värdefulla insikter utan gör också texten fri från grammatiska fel.

Slutsats¶

Här avslutar vi vårt inlägg om hur du engagerar dina läsare när du skriver en teknisk guide. Sist men inte minst: se alltid till att backa upp dina påståenden och fakta med rätt informationskällor, som statistik, rapporter och forskningsstudier.

När du är klar, gå igenom ditt tekniska dokument och se till att det är tydligt, korrekt och uppdaterat. Det var allt!