Как бизнес сохраняет экспертные знания в эпоху пенсий и кадровых перемен¶

Как компаниям удается стремительно расти, расширять свое влияние и менять рынок? При этом их рабочие процессы меняются почти ежегодно. Проводится множество программ проводов на пенсию, чтобы отметить трудовой путь сотрудников. Многие специалисты и руководители покидают организации, уходя на заслуженный отдых.

Когда они уходят, вместе с ними уходит и опыт, накопленный за годы работы. Да, согласен! Молодые специалисты, только окончившие вузы, обладают хорошими теоретическими знаниями. Человек, выучивший учебники, действительно может хорошо работать в специализированной отрасли вроде производства. Но те, кто сейчас уходит — настоящие супергерои. Почему?

В основном благодаря их усердной работе с технически сложными процессами, где они годами осваивали быстрые решения, позволяющие выполнять задачи за минуты вместо часов. Такие знания не почерпнешь из книг или инструкций — они появляются из интуиции и наблюдений. В сегодняшних условиях жесткой конкуренции главный вопрос: как сохранить это особое наблюдательное знание, полученное с опытом?

Понимание неявных знаний¶

Давайте поговорим об этой скрытой мудрости. Заметили ли вы, что в предыдущем абзаце речь шла об особом виде знаний? Это то, что развивается только через интуицию, приобретенную наблюдением за годы работы в конкретной области или отрасли. Такая мудрость называется неявным знанием (tacit knowledge).

Забудьте про все руководства и документацию. Речь о чувстве, похожем на навык, приобретаемый годами работы на производстве или в другой отрасли, просто наблюдая за процессами в деталях. Например, опытный механик по звуку двигателя автомобиля определяет проблемы с карбюратором. Ни в одной книге такому не научат. Только через опыт работы с машинами приходит понимание, что означает тот или иной шум и требуется ли ремонт. Это и есть неявное знание.

Предсказание и предотвращение проблем с помощью экспертного взгляда¶

Человек без опыта работы с механизмами не способен понять скрытые сигналы или симптомы, которые оборудование подает перед полной поломкой. Верно? Невозможно предсказать надвигающуюся угрозу без многолетнего опыта. Можно прочитать много книг и даже теоретически понять проблему. Но распознавание скрытых сигналов требует многолетней практики.

Вы наверняка слышали термин «точно в срок» (just-in-time), который часто используется в производстве. Это может звучать как модное словечко, но если разобраться, то настоящий секретный инструмент любого сотрудника или руководителя — в их головах. Это и есть неявное знание.

Механик, проработавший на автомобильном заводе 20-30 лет, развивает особое чутье. Интересно, что он может уловить скрытые сигналы проблем просто на слух — изменение звука работы машины или вибрации. Он способен заметить приближающийся сбой оборудования. Такая мудрость обычно не документируется и не превращается в общие правила для всех сотрудников. Но именно она помогает оперативно решать проблемы заранее и поддерживать производственные системы без сбоев.

Представляете, как было бы здорово сохранить эту сокровищницу знаний? Разве такая практика не помогла бы неопытным сотрудникам быстро и легко решать технические проблемы?

Сохранение экспертизы через систему базы знаний¶

Представьте ситуацию, когда организация сталкивается с волной уходов на пенсию или сменой ролей. В таких ситуациях компания должна действовать быстро. Что может помочь? Система базы знаний. Да, вы правильно прочитали! Это настоящее оружие, которое помогает сохранять скрытую мудрость и знания, полученные наблюдением.

Это не теория из учебников, а опыт, накопленный десятилетиями практической работы. Вот несколько способов, которыми система базы знаний помогает сохранить информацию, не дав ей уйти из организации с пенсионерами или при смене должностей.

Сохранение опыта после ухода на пенсию или смены должности¶

Теперь вы понимаете, что, теряя опытных сотрудников, вы теряете бесценную скрытую мудрость. Существует ли способ использовать эту мудрость, а не выбрасывать её на ветер?

Расскажу о недавнем опыте Компании А, которая провела интервью с пенсионерами и бывшими сотрудниками, имеющими богатый опыт в сфере распределения электроэнергии. Используя систему базы знаний, компания успешно провела выходные интервью с глубокими вопросами, которые помогли извлечь неявные знания из наблюдений экспертов.

Объяснения в таких интервью были тесно связаны с техническими реалиями. Например, эксперты детально рассказывали, как ремонтировать линии электропередач в конкретных климатических условиях и какие признаки указывают на риск возгорания. Эти интервью были не просто вопросами и ответами, а настоящей миссией по извлечению максимума мудрости от опытных сотрудников.

Следующий шаг — тщательное документирование этих бесед в базе знаний. Сделав это правильно, Компания А создала настоящую золотую жилу практической мудрости, которая принесет пользу будущим сотрудникам.

Выход за рамки текстовых инструкций для эффективного обучения¶

В некоторых случаях одного текста недостаточно. Нужно показать видео или другие интерактивные визуальные элементы, чтобы дать целостное понимание.

Я наблюдал это в крупной производственной компании, которая добавила обучающие видео и инфографику в базу знаний. Когда новые сотрудники приходили в организацию, им было сложно понять комплексные процессы сборки. Дополнив текстовые инструкции, новички смогли наглядно увидеть каждый этап процесса, что повысило их понимание.

Результат: значительный рост уверенности у обучающихся. Новые сотрудники приступали к работе с глубоким пониманием, полученным из обучающих видео. Опытные специалисты демонстрировали точные шаги по правильному совмещению компонентов.

Этот переход от текстового к визуальному обучению показывает не только как работает процесс на сборочной линии, но и лучший практический способ выполнения задачи с учетом тонкостей, на освоение которых обычно уходят годы. Включив такие визуальные элементы в базу знаний, производственный гигант создал культуру обмена знаниями с богатым обучающим опытом, что обеспечило поддержание и улучшение качества.

Когда такое качество проявляется в работе новичков в короткие сроки, становится ясно, что система базы знаний оказалась огромным подспорьем для этих производственных гигантов. Она действует как виртуальная программа обучения для молодых специалистов, помогая им достичь продуктивности за короткое время, даже не выходя на производственную площадку. Такое включение мультимедийных материалов в систему базы знаний оказалось прекрасным способом обеспечить эффективную передачу знаний от опытных сотрудников к новым.

Ключевые выводы¶

Подведу итог: не позволяйте опытным сотрудникам уходить, не сохранив их неявные знания. По возможности фиксируйте такую недокументированную мудрость с помощью качественной системы базы знаний, например, Docsie.

Я видел компании, внедрившие Docsie, где время устранения неполадок оборудования сократилось почти на 50%. Начните с малого, постепенно наращивайте базу и в итоге создайте золотую жилу скрытой мудрости в виде неявных знаний.

Делая это, вы увидите, что ваши сотрудники не только вооружены знаниями, но и повышают свой профессионализм, что поможет вам и вашей компании получить огромное преимущество в этом конкурентном мире.