Top 15 Best Practices for Product Release Documentation

Este erro ensinou-me que preciso de olhar para o nosso produto através da perspetiva do cliente. Foi então que a luz se acendeu. Se entregar um produto que responde às dores do cliente e o apoiar com documentação profissional, teremos um vencedor.

Também descobri que criar documentação de produto profissional, atraente e fácil de ler não é tarefa simples. Mas quando bem feita, a documentação pode transformar clientes satisfeitos em clientes entusiasmados e, em última análise, aumentar as receitas.

Quais são as Melhores Práticas para Criar Documentação Profissional de Produto?¶

Estas melhores práticas permitem criar documentação de produto atraente, informativa e fácil de utilizar. Seguir estas orientações ajuda-o a fornecer documentação que pode transformar um bom cliente num excelente cliente. E excelentes clientes ajudam as empresas a aumentar as receitas, sendo a documentação de produto um componente vital da experiência do cliente.

1. Compreenda o seu público-alvo e dê-lhes o que querem¶

É essencial conhecer as expectativas do seu público. Por exemplo, a documentação destina-se a Administradores ou Utilizadores Finais? O âmbito do seu público-alvo pode exigir uma escrita mais técnica para Administradores ou instruções claras e bem definidas para o Utilizador Final.

Uma boa prática para criar documentação profissional é compreender as expectativas dos clientes, seja ao nível de Administrador ou de Utilizador Final. Alguns métodos para recolher informações sobre o público incluem:

• Questionários e inquéritos

• Feedback percebido do público

• Brainstorming na empresa

• Feedback sobre opiniões populares dos clientes

• Mesas redondas com clientes

2. Crie um plano de documentação como boa prática¶

Elaborar um plano de documentação ajuda a prever potenciais obstáculos durante a implementação do projeto. Criar documentação de produto pode ser desafiante, e uma boa prática é desenvolver um plano para antecipar problemas que possam surgir durante o processo.

Entre os benefícios de criar um plano de documentação estão:

• Itens acionáveis - Auditar documentação existente para aproveitar informações aplicáveis que possam ser reutilizadas no novo plano.

• Observar modelos e guias de estilo - Se a documentação for para um novo produto, certifique-se que mantém a voz e o estilo do setor, ou se pertencer a um produto existente, mantenha os guias de estilo e modelos atuais para garantir a continuidade da marca.

• Documentar ferramentas de processo - As ferramentas de documentação podem definir e simplificar o processo enquanto garantem a continuidade do trabalho em equipa e uma melhor compreensão do processo de desenvolvimento.

3. Simplifique a documentação como boa prática¶

Um estudo realizado em 2016 determinou quantos utilizadores leem a documentação do produto. Os resultados foram surpreendentes ao descobrir que apenas 25% dos utilizadores leem a documentação. O estudo concluiu que a falta de leitura deve-se em parte a:

• Utilizadores impacientes - Com o advento da informação imediata via web, os utilizadores tornaram-se menos pacientes na procura de respostas. Ler documentação online ou offline pode ser trabalhoso devido à grande quantidade de informação.

• Síndrome de saltar conteúdo - Os utilizadores frequentemente saltam a documentação necessária e vão diretamente para o básico de como usar o produto. Os utilizadores aprendem através da interação com o produto em vez de lerem instruções detalhadas. As instruções devem ser claras e informativas.

• Layout e estrutura confusos - Os manuais são frequentemente escritos num formato difícil de entender e seguir. Muitos utilizadores consideram a documentação confusa ou irrelevante para as suas questões, ficando frustrados. Frequentemente, a empresa não realizou pesquisa detalhada sobre o público e não compreendeu corretamente o que o utilizador precisava.

4. Inclua capturas de ecrã e informação gráfica¶

Pense na documentação como um roteiro que conta uma história sobre um produto. Conduza o cliente por um caminho facilmente identificado com capturas de ecrã ou outros gráficos e explique como cada elemento interage com os outros. Explique claramente o que o utilizador está a ver ou quando uma funcionalidade é ativada, como reage ao produto e o que esperar a seguir. Certifique-se que cada elemento gráfico tem um propósito e que o fluxo de trabalho do produto funciona harmoniosamente.

5. Use referências cruzadas para uma compreensão mais clara dos tópicos¶

Descobri que as referências cruzadas são inestimáveis ao ler documentação. Compreender o que uma funcionalidade ou processo faz ajuda imenso quando há uma ligação para um tópico associado. Ao estabelecer ligações entre pontos de dados associados, a imagem global torna-se mais clara sobre como o sistema interage e funciona.

6. Lembre-se do princípio KISS para documentação de produto¶

Lembre-se de usar o princípio KISS (Keep It Simple, Stupid) ao criar documentação. É importante documentar minuciosamente o processo, mas não ao ponto de excesso. O utilizador da documentação pode estar à procura de informações específicas, por isso, aderir ao princípio KISS permite uma navegação e compreensão muito mais fáceis.

Por exemplo, anotações simples podem ser suficientes para explicar uma função, talvez com uma referência (ligação cruzada) para o tema principal. Mantenha os factos claros e não exagerados, para que o utilizador possa facilmente procurar informações relevantes. Eles podem não estar interessados em ler todos os aspetos do produto.

7. Acomode diferentes estilos de aprendizagem¶

Cada pessoa tem um estilo de aprendizagem diferente. Alguns preferem descrições detalhadas, enquanto outros podem preferir gráficos e representações visuais. No entanto, alguns utilizadores aprendem mais através do envolvimento prático do que da leitura.

Assegure-se de englobar todos os estilos de aprendizagem ao criar documentação eficaz e informativa. Por exemplo, inserir gráficos como capturas de ecrã, gráficos, texto estruturado ou ligações para vídeos ajuda a garantir que todos os estilos de aprendizagem compreendem a documentação.

8. Personalize e estruture o conteúdo de integração¶

Personalize a documentação com base no papel do público. Crie diferentes versões da documentação com base nas funções do público-alvo. Por exemplo, as perguntas de um administrador podem não ser relevantes para as de um utilizador avançado.

A documentação pode introduzir uma camada de personalização criando versões ligeiramente diferentes do documento, mais direcionadas para o papel do público-alvo. Modificar o conteúdo de integração com base no papel do público confere à documentação um elemento de personalização.

9. Defina claramente os termos para públicos específicos¶

Dependendo do público-alvo, é uma boa prática explicar o significado de cada termo usado na documentação. Pode usar termos mais complexos com algum esclarecimento se o público for interno. No entanto, quando utilizadores externos acedem à documentação, não há como saber o nível de conhecimento dos utilizadores.

Definir claramente termos únicos ou complexos estabelece uma comunicação muito melhor e mais eficiente para todas as partes interessadas internas e utilizadores externos.

10. Forneça um método para recolher feedback dos utilizadores¶

O feedback sobre a documentação fornece informações poderosas quanto à eficácia do documento. Forneça uma ligação ou um simples botão "Gosto/Não gosto" para recolher informações valiosas sobre a qualidade da documentação. Ao recolher feedback dos utilizadores, a documentação pode ser refinada e melhorada.

11. Evite documentação com estrutura plana¶

Ao criar documentação de produto, certifique-se de que não é escrita como uma "estrutura plana". Ler um documento cheio de texto plano é trabalhoso e pode tornar-se tedioso. O interesse do leitor será maior se a informação for relevante para o tópico discutido e puder ser consumida rapidamente.

Quebre o texto contínuo e plano destacando informações selecionadas ou integrando vídeos, imagens, ligações e outros métodos para proporcionar uma melhor experiência. Ao fornecer conteúdo em "pequenas porções", o leitor terá uma experiência mais agradável e menor relutância em ler a documentação.

12. Crie documentação otimizada para motores de busca¶

Uma boa prática para documentação online é garantir que é escrita num estilo otimizado para SEO. Assegure-se que a documentação é escrita para maximizar os resultados de pesquisa na internet. Os clientes podem precisar de pesquisar a documentação, e quando não têm a ligação explícita para o site de hospedagem, ao introduzir termos de pesquisa, as respostas são mais rápidas e precisas quando otimizadas para SEO.

13. Mantenha a documentação atualizada¶

Manter a documentação de produto atualizada é crucial, principalmente se for acedida online. Frequentemente, os requisitos de um produto mudam e a documentação online deve refletir quaisquer alterações ou atualizações. Portanto, a documentação do utilizador precisa de estar atualizada e ser atualizada para refletir mudanças recentes, garantindo que o cliente é notificado e está ciente das alterações.

14. Compreenda que os utilizadores podem não ler a documentação¶

Um estudo de 2014 descobriu que os utilizadores não liam completamente toda a documentação. As principais razões para não lerem a documentação foram:

• Documentação excessivamente complexa

• Documentação que não respondia diretamente às suas questões

• Utilizadores que não usavam muitas funcionalidades do produto por não lerem a documentação

• Preferência por aprendizagem prática em vez de ler documentação

15. Gerir conteúdo dinâmico e estático¶

A documentação de produto evolui continuamente com atualizações, novas funcionalidades, conteúdo corrigido, alertas de manutenção atualizados e outros itens. Esta atualização é considerada um documento vivo que evolui continuamente conforme os requisitos do produto.

O conteúdo estático fornece ao utilizador dados que não mudam ao longo da vida do produto. A ideia do conteúdo estático é fornecer referências aos utilizadores, especialmente novos utilizadores, informações que permanecem estáticas durante o ciclo de vida do produto. O conteúdo estático é vital para uma documentação rica, mas geralmente fica em segundo plano em relação à documentação dinâmica.

Manter o conjunto de documentação é mais fácil quando o conteúdo é classificado como dinâmico ou estático. A documentação do ciclo de vida do produto pode ser implementada e validada mais facilmente quando a documentação é categorizada como dinâmica ou estática. Pode haver pequenas alterações na documentação para atualizações de novas funcionalidades (estático) ou atualizações detalhadas do produto (dinâmico).

16. Boas práticas para disponibilidade de documentação¶

Embora os utilizadores possam não ler necessariamente muita documentação, quando precisam dela, querem-na imediatamente. O método tradicional de entrega de documentação era ter um manual impresso que viajava com o produto. No entanto, no mundo digital atual, a documentação é frequentemente fornecida via web.

Independentemente de como a documentação é entregue, é essencial ter pontos de acesso prontamente disponíveis. Os métodos predominantes de fornecimento de documentação hoje são:

• Documentação offline - Muitos produtos são embalados com manuais impressos ou folhas de "Início Rápido". Estes documentos são geralmente únicos e não são facilmente distribuídos. No entanto, muitos manuais são opcionalmente fornecidos em formato PDF, promovendo a portabilidade ou a opção de imprimir sob demanda.

• Documentação online - Cada vez que pesquisa no Google uma resposta para um problema, provavelmente está a obter um excerto de documentação online. O advento da web substituiu a impressão de manuais ou materiais de documentação para utilizadores finais. Alguns dos benefícios da documentação online são:

• Teletrabalho - Uma coisa que a pandemia nos ensinou é que trabalhar em casa pode ser tão produtivo como no escritório, especialmente quando as nossas perguntas são respondidas com documentação online.

• Colaboração - Com um portal de documentação online facilmente acessível, os membros da equipa podem partilhar informações rapidamente e criar trabalho em equipa, o que muitas vezes é impossível no escritório.

• Compatibilidade móvel - O surgimento de dispositivos móveis como iPads e smartphones substituiu gradualmente os PCs para interações diárias. Pode aceder facilmente à documentação online com um smartphone, e quaisquer problemas persistentes com o produto podem ser rapidamente pesquisados, mesmo no seu café favorito durante o almoço.