제품 출시 시 효과적인 문서화를 위한 준비 작업¶

새 제품을 출시할 때 가장 중요한 관행 중 하나는 제품 출시 준비 작업입니다. 특히 제품 출시를 지원하기 위한 새로운 제품 문서 작성에 집중해야 합니다. 이러한 문서가 없으면 잠재 사용자들은 제품 구매 후 참고할 만한 관련 정보를 갖지 못하게 됩니다.

전체 마케팅 전략의 일환으로, 제품 관리자와 제품 팀원들은 다음 출시에서 따라야 할 15가지 모범 사례에 대해 알아보시기 바랍니다. 이 글을 통해 중요한 문서를 최고의 품질로 만드는 방법을 이해하게 될 것입니다!

어떤 유형의 제품 문서를 알아야 할까요?¶

모범 사례 목록을 살펴보기 전에, 어떤 유형의 제품 문서가 있는지, 그리고 각각의 목적이 무엇인지 명확히 해봅시다:

• 제품 요구사항 문서 – 제품 요구사항 문서(PRD)는 기업이 출시 기준을 충족하도록 돕는 내부 제품 문서입니다. 이 문서는 '어떻게' 또는 '어디서' 구현할지 구체적으로 정의하지 않고, 최종 제품이 사용자를 위해 무엇을 달성해야 하는지 설명합니다. 개발팀과 테스트팀은 PRD를 사용하여 제품이 출시 준비를 위한 비즈니스 요구사항과 일치하도록 조정합니다. PRD는 소프트웨어 제품에서 흔히 사용되지만, 모든 제품 로드맵을 준수하는 데 활용할 수 있습니다.

• 사용자 가이드와 셀프 서비스 – 제품팀은 성공적인 제품 출시를 위한 기본 조건으로 사용자 가이드를 만들어야 합니다. 이름에서 알 수 있듯이, 이 문서는 최종 사용자가 새 제품을 사용할 때 생산성을 극대화하도록 돕는 문서입니다. 여기서는 주요 사용자 기능을 모두 자세히 설명하여 고객이 최대한의 가치를 얻을 수 있도록 해야 합니다. 더 나아가, 이러한 가이드를 셀프 서비스 외부 지식 베이스에 공유하여 고객이 스스로 도움을 얻을 수 있게 하세요!

• 설정, 설치 및 구성 가이드 – 제품에 설정, 설치 및 구성이 필요한 경우, 이는 또 다른 기술 제품 문서 자산입니다. 목표는 사용자 관점에서, 그리고 해당되는 경우 개발자 관점에서 이러한 프로세스를 명확하게 설명하는 것입니다. 소프트웨어 문서의 경우 여러 기기와 운영 체제에 걸쳐 있을 수 있다는 점을 명심하세요.

• 마케팅 자산 – 이것이 제품 문서라고 생각하지 않을 수 있지만, 실제로 그렇습니다! 마케팅 자산의 스타일과 형식은 고객이 제품을 사용하기 전에 어떻게 인식하는지에 영향을 미칩니다. 좋은 첫인상을 남기는 것이 중요합니다. 제품의 새로운 기능을 어떻게 설명하고 있나요? 어떤 대상을 위한 것인가요? 이것이 누군가의 업무나 개인 생활을 어떻게 향상시킬까요? 이것이 회사가 고객에게 전달하고자 하는 메시지인가요?

새 제품 출시 시 문서화를 위한 15가지 모범 사례¶

제품 문서에 대한 기본 개념을 살펴본 후, 이제 모범 사례 목록을 살펴보겠습니다:

1: 시작하세요!¶

제품 문서를 처음 작성하시나요? 좋습니다! 망설이지 말고 시작하세요. 많은 사람들이 제품 문서를 완벽하게 만들고 싶어하다가 완벽함을 추구하는 과정에서 작업에 압도됩니다. 서비스에 대한 기본 개념을 문서화한 다음, 고객에게 인상을 줄 수 있도록 정리하는 데 집중하세요. 릴리스 노트는 기본 사항을 정의하는 데 좋은 시작점이며, 이 문서를 기반으로 확장해 나갈 수 있습니다.

2: 단순하게 만드세요...¶

KISS(Keep It Simple, Stupid)는 1960년대 미 해군에서 유래된 실제 디자인 원칙입니다. 같은 원칙을 제품 문서에도 적용할 수 있습니다. 자문해 보세요: "모든 사용자층이 이해할 수 있는 방식으로 필요한 정보를 어떻게 전달할 수 있을까요?"

이를 제품 비전에 적용하려면 Flesch-Kincaid 가독성 테스트를 권장합니다. Grammarly와 같은 콘텐츠 평가 도구는 일반적으로 이 시스템을 사용합니다. 이는 작성된 콘텐츠를 분석할 때 미국 고등학교 학년에 해당하는 점수를 제공합니다. 콘텐츠의 이해도를 최대화하려면 8학년 또는 13~14세 수준을 목표로 하세요 – 더 쉽게 말하자면, 독자가 쉽게 이해할 수 있는 글을 작성하세요.

3: 대상 독자 이해하기¶

시작했고, 간단하게 유지했습니다. 이제 실제로 누구를 위해 글을 쓰는지 알아야 합니다. 예를 들어, 소프트웨어 회사의 대상 고객은 자동차 제조업체와 매우 다릅니다.

단계별로 개념을 배울 수 있는 간단한 도구에 중점을 둔 교육용 소프트웨어 회사를 상상해 봅시다. 첫 번째 생각은 "대상 고객이 어린이, 맞죠?"일 수 있습니다. 하지만 꼭 그렇지만은 않습니다... 대상 고객은 유치원이나 고등학교에서 소프트웨어 패키지의 주요 의사 결정자입니다 – IT 부서와 구매를 담당하는 내부 이해관계자와 같은 사람들입니다. 이차적인 대상은 교육용 소프트웨어를 접하고 학교에서 그 사용을 지지할 수 있는 젊은 학생들입니다.

4: 스토리보다 가치에 집중하세요¶

모두가 좋은 이야기를 좋아하지만, 고객은 제품이 제공할 가치를 알고 싶어합니다. 작업이나 워크플로우를 단순화할까요? 경쟁업체의 온라인 전용 제품과 달리 오프라인에서도 사용 가능한가요? 다른 경쟁 제품보다 더 빠르게 작업을 수행하나요?

이러한 예시들은 특정 제품의 독특한 판매 포인트(USP)를 구성합니다. USP에 집중하고 강조하면 잠재 고객을 유인하고, 시장 점유율을 높이기 위해 다른 제품에 없는 것을 이해하는 데 도움이 됩니다. 업계 경쟁사와의 경쟁 분석을 수행하여 USP를 정의할 수 있습니다.

5: 정보 분류를 위한 형식 활용¶

문서는 큰 텍스트 블록이 되어서는 안 됩니다. 이는 최종 사용자가 훑어보고 탐색하기 어렵습니다. 대신 제목과 다른 형식 옵션을 사용하여 텍스트를 분리하세요.

H1 제목은 페이지를 클릭할 때 사람들이 가장 먼저 보게 되는 것입니다. H2와 H3는 페이지에서 다루는 주제의 하위 제목 역할을 합니다. 글머리 기호나 번호가 매겨진 목록을 사용하여 쉽게 읽을 수 있도록 콘텐츠를 그룹화할 수 있으며, SEO와 검색 결과 가시성을 향상시키는 리치 스니펫 대상이 될 수도 있습니다. 마크다운 지식이 있다면, Docsie와 같은 온라인 마크다운 에디터는 제품 문서를 돋보이게 할 수 있는 다양한 서식 옵션을 제공합니다!

6: 문서를 중앙 위치에 보관하세요¶

기술 문서를 발행한 후 장기적으로 모니터링하고 관리하는 것이 얼마나 복잡할지 깨닫는 것보다 더 나쁜 것은 없습니다. 문서를 업데이트해야 한다면 어떨까요? 원본 문서는 어디에 있고, 어떻게 페이지의 새 버전을 발행할 수 있을까요? 이 콘텐츠를 다른 언어로 번역하는 것은 어떨까요?

이 모범 사례에서는 Docsie를 언급해야 합니다! 온라인 지식 베이스 소프트웨어를 사용하면 단일 중앙 클라우드 위치에 문서를 저장할 수 있습니다. 여기서 직원과 계약자는 콘텐츠에 협업하여 출시 준비를 위한 완성을 가속화할 수 있습니다. Docsie는 지식을 업데이트해야 할 때 버전 관리와 글로벌 콘텐츠 현지화를 위한 언어 관리 기능을 제공합니다. 글로벌 콘텐츠 제작을 자동화하고 싶다면, 배경에서 정확하게 번역해주는 AI 언어 번역 봇도 있습니다!

7: 한 장의 사진이 천 마디 말보다 가치 있습니다¶

어떤 일을 하는 방법에 대한 장황한 설명을 작성하는 것이 가능하지만, 최종 사용자를 가르치는 효과적인 방법은 아닙니다. 대신 사진이나 동영상으로 보여주세요!

각 제품 문서에 대한 비디오 튜토리얼을 만들어 보세요. 그러면 읽는 것을 선호하는 사람들은 텍스트를 훑어볼 수 있고, 시각적 학습자는 비디오를 선택할 수 있습니다. 마찬가지로, GIF와 이미지는 특히 소프트웨어 사용자 인터페이스(UI) 내에서 무엇을 참조하는지 사용자가 볼 수 있도록 도울 수 있습니다. 다양한 학습 스타일에 맞게 조정하면 더 넓은 범위의 사용자를 도울 수 있으므로 제품의 잠재력이 더욱 커집니다.

8: 학습 vs 목표 vs 이해 vs 정보¶

문서의 의도는 무엇인가요? 사용자 의도는 온라인 제품 문서에서 중요하며, 콘텐츠를 사용자 여정의 섹션에 맞추는 데 도움이 됩니다.

• 학습 – 사람이 이전에 접해보지 못한 것이라면, 학습 콘텐츠는 기본 원칙을 이해하는 데 도움이 됩니다.

• 목표 – 이 유형의 콘텐츠는 사용자가 'Docsie에서 PDF 파일 내보내기'와 같은 목표에 도달하는 데 도움이 됩니다. 최종적으로 사용자는 PDF 내보내기라는 목표를 달성하게 됩니다.

• 이해 – 연구라고도 불리며, 이미 주제에 대한 실무 지식이 있지만 더 깊이 이해하고 싶어하는 고객을 위한 것입니다.

• 정보 – 주제에 질문이 있고 특정 답변을 원하는 경우입니다. 이는 특정 위치의 실시간 날씨나 '나무 집 짓는 방법'에 대한 비디오처럼 간단할 수 있습니다.

9: 검색 가능하게 만드세요¶

이 문서를 공개하기 전에, 사용자가 텍스트 내에서 키워드를 검색할 수 있나요?

그렇지 않다면, 이를 지원하는 문서 플랫폼을 찾는 것이 좋습니다. 사용자에게 가장 큰 장애물은 정보를 빠르게 찾지 못하는 것입니다. 이로 인해 좌절감, 정보를 찾지 못할 경우 고객 지원팀의 추가 업무 부담, 그리고 전반적으로 부정적인 고객 경험(CX)이 발생합니다. 궁금하셨다면, Docsie는 글로벌 검색을 지원합니다!

10: 실행 가능한 피드백 수집 준비¶

문서 작성자들은 콘텐츠의 초기 버전이 나중에 변경될 수밖에 없다는 사실을 알고 있습니다. 대중이 문서를 보기 전까지, 작성자들은 서로 아이디어와 피드백을 주고받을 수밖에 없습니다.

문서가 발행되면, 피드백 수집 시스템을 갖추는 것이 필수적입니다. 그러면 작성자들은 실제 고객과 최종 사용자의 의견을 듣고 콘텐츠 관련 부정적인 면을 긍정적으로 바꿀 수 있습니다. 다른 곳을 찾을 필요 없이, Docsie에서 피드백 수집 기능을 활용할 수 있습니다!

11: 주제를 언급할 때 페이지에 링크하세요¶

이 모범 사례는 SEO와 웹 페이지 탐색 구조에 관한 것입니다.

키워드를 언급할 때 링크를 걸고 있나요? 다른 주제를 참조할 때, 사용자는 현재 페이지의 맥락에서 다른 주제를 아직 이해하지 못할 수 있습니다. 문서가 있는 언급된 모든 주제에 링크를 걸어야 합니다. 이를 통해 독자가 주요 주제에 대해 배우는 동안 빠르게 하위 주제를 참조할 수 있습니다.

12: 명확성, 모호함 없이¶

제품 문서를 작성할 때는 명확성이 모호함보다 중요합니다. 모호함을 피하기 위해 쉬운 말을 사용할 수 있습니다. 이는 기본적으로 전문 용어와 기술적인 언어를 꼭 필요한 경우가 아니면 피하는 것을 의미합니다. 전문 용어를 사용한다면, 일반 독자를 위해 바로 뒤에 간단한 정의를 작성해야 합니다.

"이 문서에서 정보를 이해하는 데 어려움이 있으시다면, 고객 지원 담당자에게 이 이해 어려움을 극복하는 방법에 대한 추가 세부 정보를 요청하십시오."

"내용이 이해하기 어렵다면, 고객 지원에 도움을 요청할 수 있습니다."

어떤 것이 더 좋아 보이나요?

13: 문서를 더 빠르게 만들기 위한 템플릿 만들기¶

새 제품을 출시할 때는 문서 작성 과정을 신속하게 진행하는 것이 우선순위입니다. 템플릿을 사용하여 이를 수행할 수 있습니다.

템플릿은 페이지의 재사용 가능한 구조를 정의하여 작성자가 더 빠르고 일관되게 콘텐츠를 만들 수 있도록 돕습니다. 다양한 콘텐츠 스타일에 맞게 여러 템플릿을 만들 수도 있습니다. Docsie는 사용할 수 있는 다양한 미리 만들어진 템플릿과 함께 사용자 정의 템플릿 지원을 제공합니다.

14: 작성자를 위한 어조와 스타일 가이드 수립하기¶

작성자들에게 얼마나 많은 자유를 부여하나요?

작성자들을 통제하는 것이 중요합니다. 그렇지 않으면 제품 문서의 최종 초안에 일관성이 부족할 수 있습니다. 어조(ToV) 지침과 콘텐츠 작성 스타일 가이드를 통해 이를 수행할 수 있습니다.

• 어조 – 무엇을 말했는지가 아니라... 어떻게 말했는지입니다. 작성자가 격식을 갖추고 적절하게 쓰기를 원하나요, 아니면 더 캐주얼하게 쓰기를 원하나요? 유머가 허용되나요, 아니면 주제가 더 심각한가요? 콘텐츠가 더 대화적이고 열정적인가요, 아니면 단순히 사실만 원하나요?

• 스타일 지침 – 이 문서는 회사의 미션 스테이트먼트와 작성자가 페이지를 작성하고 형식을 지정할 때 따를 수 있는 스타일을 설명할 수 있습니다. 여기에는 대상 사용자 페르소나, 메타 설명과 같은 SEO 원칙, 인용 또는 참조 요구 사항(시카고 스타일, AP 스타일 등)이 포함될 수 있습니다.

15: 강력한 지식 베이스 플랫폼을 사용하여 문서 발행하기¶

작성된 콘텐츠가 연료라면, 메시지를 전달하기 위해 어떤 차량을 사용하고 있나요?

질 높은 제품 문서를 배포하려면 강력한 지식 베이스 플랫폼이 필수적입니다. 문서를 사용할 수 없거나 페이지 로딩이 느리면, 이러한 문서를 만드는 데 들인 모든 노력이 헛될 것입니다.

기존 문서를 가져오고, 내부 팀과 콘텐츠에 협업하고, 새 문서를 만들고 편집하고, 동적 리치 콘텐츠를 포함하고, 지식 사이트에 발행할 수 있어야 합니다. 버전 관리도 장기적인 문서 업데이트에 중요하며, 글로벌 콘텐츠 현지화를 위한 언어 관리 및 자동 번역도 필요합니다.

짐작하셨겠지만! 이 모든 기능은 Docsie에서 사용할 수 있습니다. 이러한 기능을 체험해 보세요. 무료 플랜으로 시작해 보세요!