Da carta ai pixel

Solo pochi decenni fa, quasi ogni azienda utilizzava la carta per la documentazione. Contratti, policy, appunti di riunioni: tutto era basato sulla carta - stampato e distribuito fisicamente invece di allegato e analizzato via email.

Con l'avanzamento tecnologico, le aziende hanno acquisito più spazio di archiviazione per la documentazione e sistemi informatici adeguati per permettere ai dipendenti di accedere a questi documenti digitali. Questo segna l'inizio della transizione dalla carta ai pixel.

Il mondo moderno della documentazione digitale offre numerosi vantaggi, ma permangono alcune problematiche. La documentazione serve a trasmettere informazioni, sia al personale interno che ai clienti esterni. Per questo motivo, coerenza dei contenuti, facilità di accesso e semplicità di gestione sono essenziali. Al contrario, una documentazione digitale incoerente, inaccessibile e difficile da gestire può ridurre la capacità dell'azienda di comunicare efficacemente.

Per favorire semplicità e coerenza, le aziende dovrebbero seguire le best practice della documentazione digitale. Questo include design, formattazione, scelta dei tipi di file e governance della documentazione digitale.

In questo eBook, analizzeremo le best practice per la documentazione digitale e il potenziale impatto aziendale di questi cambiamenti. Una documentazione digitale migliore può guidare la crescita dei ricavi e attrarre clienti? Come possono le aziende trasformare la loro documentazione digitale per offrire maggior valore ai clienti utilizzando un sistema di gestione della documentazione, o DMS?

Rispondiamo a queste domande!

Vantaggi della documentazione digitale¶

Prima di discutere il cosa e il come delle best practice per la documentazione digitale, dobbiamo comprendere i vantaggi della documentazione digitale:

• Facilità di gestione -- La documentazione digitale è più facile da gestire rispetto ai documenti cartacei. La documentazione cartacea richiede spazio in ufficio per archivi fisici e archiviazione manuale per ogni documento. L'archiviazione digitale libera spazio in ufficio e semplifica la gestione con funzionalità di ricerca e strutture di cartelle.

Come dettagliato in uno studio di Software Advice, i lavoratori d'ufficio trascorrono in media sei ore a settimana cercando documenti cartacei. Inoltre, impiegano in media otto ore a settimana per creare report da documenti cartacei, con il 94% che afferma che un sistema di gestione documentale (DMS) rende questo processo più semplice.[1]

• Facilità di accesso - I documenti digitali possono essere condivisi, praticamente in tempo reale, tramite email o cloud storage. Questo elimina la necessità di spedire lettere, riducendo i costi di spedizione o corriere. Aumenta anche la velocità di risposta, poiché i destinatari non devono più attendere giorni per l'arrivo di una lettera. Inoltre, la documentazione digitale può essere pubblicata sul sito web o sui social media, migliorando l'accesso per i clienti.

Sapevi che - secondo Gartner - per ogni 1$ speso per stampare documenti, altri 6$ vengono spesi per gestirli e distribuirli? Inoltre, metà di tutti i documenti stampati vengono gettati entro 24 ore.[2]

• Sicurezza e governance -- A meno che non sia nascosta sotto chiave, la documentazione cartacea è insicura. Chiunque può leggerla, farne una copia e condividerla a piacimento. Al contrario, la documentazione digitale può essere governata da controlli di accesso basati sui ruoli (RBAC) per concedere l'accesso solo a chi ne ha bisogno.

Nemmeno i governi sono immuni dalle violazioni dei dati cartacei: il Dipartimento degli Affari dei Veterani degli Stati Uniti attribuisce alla documentazione cartacea il 98% delle violazioni dei dati[3].

• Benefici ambientali -- Persone e aziende cercano modi per ridurre la loro impronta ambientale. La documentazione digitale è una delle strade percorribili. Secondo Green America, il consumo di carta è aumentato del 400% negli ultimi 40 anni, con l'industria che rappresenta il 4% del consumo energetico globale[4]. Optando per la documentazione digitale, le aziende possono ridurre l'uso della carta per combattere la deforestazione, mantenendo in vita gli alberi per assorbire le emissioni di carbonio e sostenere gli habitat animali.

Best Practice con la documentazione digitale su Docsie

La documentazione digitale ha la capacità di trasformare la condivisione della conoscenza, la pubblicazione e il marketing in tutta l'azienda. Per sfruttare questo potenziale, le aziende dovrebbero seguire le best practice della documentazione digitale:

Allinea il tuo DMS con le esigenze aziendali¶

Un sistema di gestione documentale (DMS) è la base che aiuta le aziende ad archiviare e gestire la loro documentazione. Dopo che il contenuto è stato scritto, viene caricato su un DMS per l'archiviazione e la distribuzione. Un DMS centralizza l'archiviazione della documentazione, fornendo un'unica fonte di conoscenza per l'intera azienda. Funziona come una biblioteca digitale, categorizzando i documenti per dipartimento o prodotto, con funzionalità di ricerca per semplificare la condivisione della conoscenza. Da qui, i team di marketing e supporto possono condividere la documentazione, pubblicandola su siti web e social media, o in risposta alle richieste dei clienti.

Docsie è un DMS che semplifica il modo in cui il tuo team gestisce i documenti. Ogni azienda ha bisogno di un modo per archiviare e condividere la documentazione, sia per permettere al personale interno di apprendere sul proprio ruolo lavorativo, sia per consentire ai clienti di imparare a utilizzare il prodotto o servizio. Documenti di onboarding HR, guide pratiche sui prodotti, modelli di comunicazione commerciale: tutti questi elementi possono essere archiviati e pubblicati con la giusta soluzione DMS.

Quale documentazione esiste attualmente sui tuoi prodotti e servizi? Il tuo staff utilizza modelli e framework quando comunica con i clienti? Puoi facilmente archiviare, condividere internamente e pubblicare esternamente la tua documentazione? Poniti queste domande quando consideri una soluzione DMS come Docsie, e assicurati che il tuo DMS sia allineato con le esigenze aziendali.

Concentrati sulla compatibilità¶

La documentazione digitale può aumentare l'accessibilità, ma solo quando si utilizzano formati di file altamente compatibili. Questo è importante con la documentazione scaricabile, poiché alcuni clienti potrebbero non essere in grado di aprire un file. Si applica anche alla documentazione interna, dove un dipendente che usa PDF e un altro che usa DOCX può causare frammentazione dei formati di file, costringendo altri dipendenti a cambiare pacchetti software o convertire in un altro formato per rendere il file accessibile.

I formati di file aperti come docx, xlsx e pptx per Microsoft Office, o il formato open document (ODF) per OpenOffice sono ideali per massimizzare la compatibilità. I documenti Adobe PDF sono comuni, ma meno compatibili perché richiedono un visualizzatore PDF. Considera chi accederà a questi documenti e archivia la documentazione in un formato che soddisfi la più ampia base di utenti possibile.

Docsie è un'ottima opzione per un'ampia compatibilità documentale. Quando il testo viene caricato nell'Editor di Docsie, viene archiviato nel formato file JavaScript Object Notation (JSON) open-source. Puoi trovare maggiori informazioni sull'esportazione di documenti e su come Docsie consente una facile conversione nei formati DOC, PDF, Markdown (MD) e HTML qui.

Feedback azionabile¶

Il feedback degli utenti e dei dipendenti sulla documentazione è vitale. Se la documentazione manca di informazioni, contiene informazioni errate o è semplicemente difficile da leggere, i lettori faranno fatica a trarre valore dalla tua documentazione. Inoltre, il feedback può aiutarti a migliorare la documentazione esistente per fornire più valore ai clienti, guidando il successo aziendale attraverso una condivisione di conoscenze di qualità.

Docsie Vocally è un servizio completo di monitoraggio e risposta ai feedback. Permette ai lettori di valutare singoli elementi della documentazione su una scala da uno a cinque, con commenti per spiegare le ragioni della loro valutazione. I proprietari e gli amministratori di Docsie possono leggere questo feedback, acquisendo informazioni sul successo e sulle carenze della tua documentazione.

Le knowledge base self-service sono progettate per ridurre al minimo le esigenze di supporto, ma questo significa anche che i clienti difficilmente persisteranno con una documentazione scadente, cercando invece un'alternativa presso concorrenti che forniscono una documentazione migliore. Per affrontare questo problema, Docise Vocally registrerà le interazioni degli utenti mentre leggono la tua documentazione. Questo evidenzierà dove hanno incontrato un problema in un documento e quale contenuto sta causando il problema. Gli scrittori possono utilizzare questo feedback per modificare la documentazione e agire sui feedback degli utenti. Nel tempo, questo migliorerà la qualità della conoscenza documentale, permettendo ai clienti di aiutarsi da soli.

L'empowerment dei clienti è un ottimo modo per attrarre nuovi affari, ridurre i costi e fidelizzare i clienti. Circa il 67% dei clienti preferisce il self-service rispetto alla comunicazione telefonica, secondo Zendesk[5]. Forrester Research e Oracle hanno anche scoperto che il self-service può ridurre i costi di supporto di 11$ per chiamata[6]. Infine, uno studio di Microsoft evidenzia come il 90% dei clienti si aspetti un'opzione self-service[7].

In sintesi, i clienti preferiscono e si aspettano un self-service di qualità, e fornire questa opzione può ridurre significativamente i costi di supporto. Creando una knowledge base self-service in Docsie e migliorando la qualità della documentazione con il feedback attraverso Docsie Vocally, puoi soddisfare le esigenze in evoluzione dei clienti attraverso la documentazione digitale. Leggi di più su Docsie Vocally qui.

Versionamento dei documenti

Soprattutto nelle aziende tecnologiche, nuove versioni di software o servizi possono introdurre problemi con la documentazione. La nuova versione potrebbe includere flussi di lavoro diversi rispetto alle versioni precedenti, o terminologia differente che potrebbe confondere gli utenti. Allo stesso tempo, la nuova documentazione potrebbe non applicarsi alle versioni precedenti dei tuoi servizi, creando lacune di conoscenza che possono frustrare e allontanare i clienti.

Questa è una best practice importante per la documentazione digitale. I clienti potrebbero aver bisogno di versioni precedenti del tuo software per compatibilità con il loro hardware, o semplicemente scegliere di non aggiornare a una nuova versione. Pertanto, le aziende dovrebbero sempre soddisfare la loro base di utenti indipendentemente dal numero di versione utilizzato.

Docsie affronta questo problema con il versionamento dei documenti. Quando aggiorni un documento in Docsie, puoi conservare le versioni precedenti per scopi di ridondanza. I clienti che utilizzano la versione 2 del tuo servizio possono selezionare la documentazione corretta, mentre i clienti sulla versione 1 hanno ancora accesso alla documentazione più vecchia. Questo si chiama frammentazione; quando la tua base clienti è divisa tra più versioni dello stesso software. Docsie riduce l'impatto della frammentazione, garantendo che la conoscenza sia disponibile indipendentemente dalla versione utilizzata.

Il versionamento dei documenti garantisce che le informazioni corrette siano disponibili quando necessario. Aiuta anche con la tracciabilità, specialmente quando più scrittori lavorano sullo stesso contenuto. Il versionamento riduce anche la duplicazione, consolidando la tua documentazione per facilitarne l'accesso.

La tua azienda aggiorna regolarmente la sua documentazione? I tuoi clienti hanno difficoltà a trovare le informazioni giuste per le versioni attuali e storiche del tuo software e servizi? Se è così, potrebbe essere il momento di applicare la best practice del versionamento dei documenti attraverso un DMS come Docsie. Puoi trovare maggiori informazioni sul versionamento dei documenti Docise qui.

Abitudini di documentazione della forza lavoro¶

Le persone creano documentazione, ma possono anche creare problemi con la documentazione. Durante la fase di bozza, gli scrittori potrebbero utilizzare dimensioni o tipi di carattere diversi, o iconografia e grafica obsolete. Queste differenze sono facili da non notare per i dipendenti che lavorano con i contenuti ogni giorno, ma i clienti sono più propensi a notarle. Il risultato è una documentazione incoerente, guidata da incongruenze nell'approccio alla creazione e pubblicazione di contenuti in tutta la forza lavoro.

Docsie aiuta le aziende ad affrontare l'incoerenza dei contenuti con il Docsie Documentation Hub. Puoi impostare un tipo e una dimensione di carattere predefiniti, aggiungere loghi o grafica aziendale e definire parametri del foglio di stile CSS da utilizzare su un sito web aziendale o una knowledge base. Queste scelte si propagheranno da Docsie a qualsiasi pagina web con contenuti incorporati Docsie, utilizzando gli stessi colori, font e loghi ovunque vengano pubblicati i tuoi contenuti.

Questo semplifica i flussi di lavoro di gestione e pubblicazione dei contenuti. Invece di modificare singole pagine, le aziende possono impostare un framework di design dei contenuti una volta in Docsie e applicare tali modifiche ovunque. Questo è noto come gestione centralizzata o orchestrazione. Il processo di modifica di ogni documento o pagina individualmente può sembrare fattibile per librerie di contenuti più piccole, ma questo processo non si ridimensionerà in modo efficiente man mano che la libreria cresce in ampiezza e profondità.

In sintesi, Docsie lavora per rendere a prova di futuro i tuoi flussi di lavoro di gestione dei contenuti, riducendo al minimo i carichi di lavoro amministrativi di basso livello. Iniziando con la scalabilità in mente, grandi librerie di contenuti possono essere gestite con semplicità, impostando i framework di design dei contenuti una volta e distribuendoli ovunque con Docsie. Puoi scoprire di più sugli Hub di Documentazione Personalizzati di Docsie utilizzando Docsie Manager qui.

Archiviazione centralizzata della documentazione¶

Sul tema della centralizzazione, le posizioni di archiviazione dei documenti possono aiutare o ostacolare i flussi di lavoro di gestione e pubblicazione. Potresti archiviare la documentazione su una intranet o un sito SharePoint, in Dropbox o Google Drive, e su partizioni di archiviazione on-premise o cloud. Ogni opzione funziona isolatamente, ma può causare caos quando utilizzata simultaneamente.

Un dipendente ha bisogno di accedere a un documento. Il documento è archiviato su un sito SharePoint. Il dipendente lo scarica e lo salva nella sua partizione di archiviazione dell'account. Uno strumento di sincronizzazione dei file aziendali lo carica automaticamente nel cloud. Il dipendente invia il documento tramite Slack a un collega. Ecco quattro copie dello stesso documento in circolazione sulla tua rete IT, con decentralizzazione tra quattro diversi servizi o strumenti.

Docsie affronta questo caos decentralizzato centralizzando i documenti in un'unica posizione di archiviazione. Quando carichi un documento, Docsie lo posiziona su uno scaffale. Ci riferiamo ai documenti come libri, con ogni scaffale che si riempie di libri per formare una biblioteca di contenuti. I dipendenti possono accedere a Docsie per trovare tutta la tua documentazione, con un filtraggio che fornisce documentazione pertinente per dipartimento o anzianità utilizzando controlli di accesso basati sui ruoli (RBAC). Da qui, i dipendenti possono pubblicare documenti direttamente sul tuo sito web, modificare il testo della documentazione, controllare diverse versioni e visualizzare feedback da clienti o colleghi.

Ora, quando un dipendente ha bisogno di accedere a un documento, tutto ciò che deve fare è aprire Docsie. Può cercare documenti, esportare in formati di file comuni e condividere link diretti a libri o scaffali Docsie. Per gli utenti esterni, possono essere invitati da Proprietari e Amministratori per l'accesso diretto a libri e scaffali Docsie autorizzati, senza compromettere la sicurezza. È come cartelle e file su un disco rigido, ma con un po' di magia Docsie! Puoi trovare maggiori informazioni sugli scaffali e i libri Docsie qui.

Governance, rischio e conformità dei documenti¶

La maggior parte della documentazione sarà creata per il dominio pubblico. Tuttavia, alcuni documenti potrebbero essere riservati. Questo presenta la necessità di gestione della governance, del rischio e della conformità (GRC). Le politiche GRC possono essere utilizzate per governare l'accesso a documenti riservati, controllare le autorizzazioni dei documenti per scrittori e lettori, e prevenire la pubblicazione accidentale di documentazione nella fase di bozza.

Docsie utilizza controlli di accesso basati sui ruoli (RBAC) per governare le autorizzazioni sulla piattaforma. Così Docsie aiuta le aziende a gestire i flussi di lavoro GRC, definendo ruoli utente e assegnando autorizzazioni in base all'anzianità o al dipartimento. Questi ruoli includono Visualizzatore, Editor, Amministratore e Proprietario. Ai visualizzatori viene concesso l'accesso in sola lettura ai documenti, mentre agli editor vengono concesse autorizzazioni di lettura e scrittura. Gli amministratori possono assegnare ruoli per gestire chi è autorizzato a leggere, scrivere o entrambi per libro o per scaffale. Il Proprietario può gestire ogni utente e documento in un'organizzazione Docsie, ed è l'unico ruolo utente che può eliminare un'intera organizzazione. In questo esempio, l'organizzazione potrebbe essere Docsie, con scaffali contenenti libri su diverse funzionalità in Docsie.

In conclusione, GRC è importante per gestire l'accesso alla documentazione. Con troppo poco accesso, i dipendenti non saranno in grado di lavorare sulla documentazione. Con troppo accesso, i dipendenti potrebbero pubblicare accidentalmente documentazione non finita, o ottenere accesso a documenti riservati riservati agli executive e ai manager. Docsie ti aiuta a trovare un equilibrio tra accesso e sicurezza, rendendo la piattaforma adatta per archiviare qualsiasi tipo di documento.

Questo documento è sensibile, come posso impedire l'accesso non autorizzato? Come posso dare al mio team autorizzazioni di scrittura, mentre do agli altri team accesso in sola lettura? Uno scrittore freelance ha bisogno dell'autorizzazione per modificare questo documento, come posso farlo? Se la tua azienda si pone queste domande, Docsie ha le risposte! Puoi trovare maggiori informazioni sulla gestione delle autorizzazioni di Docsie qui.

Collaborazione di team¶

Il contenuto è raramente creato da una singola persona. Quando più scrittori lavorano sulla tua libreria di documentazione, la collaborazione è fondamentale.

Quali processi seguono i tuoi dipendenti quando lavorano sulla documentazione? Un esempio sarebbe cercare su un'unità di rete documenti esistenti e scaricarli su un computer. Successivamente, lo scrittore potrebbe inviare una bozza finale via email a un collega per ulteriori revisioni. La bozza approvata potrebbe quindi essere caricata su un sistema di gestione dei contenuti (CMS) pronta per la pubblicazione. Più tardi nella giornata, qualcuno nota un problema e invia una versione annotata allo scrittore tramite Slack. Questo flusso di lavoro potrebbe funzionare, ma può essere semplificato.

Docsie riduce il numero di strumenti necessari con una funzionalità completa di collaborazione di team. Puoi trovare documenti in Docsie, scrivere e modificare, condividere modifiche con i membri del team, chattare e annotare, e pubblicare su internet senza mai lasciare la dashboard di Docsie. Questo elimina la necessità di scaricare, caricare, inviare email e gestire un CMS, permettendoti semplicemente di gestire i tuoi documenti con Docsie! I membri del team possono essere taggati usando @mention, le conversazioni in chat sono isolate per ogni libro Docsie, e i freelancer esterni possono essere invitati con facilità per una completa collaborazione di team in qualsiasi posizione.

Riducendo al minimo il numero di strumenti richiesti, i dipendenti possono concentrarsi sulla creazione di contenuti invece di passare da un software all'altro. Questo accelera i flussi di lavoro di creazione dei contenuti riducendo al minimo i clic sprecati, con commenti e suggerimenti dai colleghi facilmente accessibili nella barra degli strumenti di destra. Basta con la condivisione di link, basta con le versioni obsolete dei documenti, basta con le email o i messaggi di chat persi: tutto ciò che riguarda i tuoi documenti è centralizzato in Docsie.

Applica le Best Practice ai tuoi documenti con Docsie¶

Mentre passiamo dalla carta ai pixel, una buona gestione della documentazione è vitale. Applicando queste best practice alla documentazione digitale, le aziende possono creare e condividere conoscenze che offrono un valore reale ai clienti, semplificando al contempo i flussi di lavoro dei contenuti e riducendo i costi. L'unica domanda è: come applicare queste best practice?

È qui che entra in gioco Docsie. Docsie si basa su queste best practice di documentazione, applicandole automaticamente per semplificare i flussi di lavoro di creazione, gestione e pubblicazione dei contenuti. La piattaforma è progettata per lavorare con tutti i tipi di documentazione, allineandosi strettamente con le tipiche esigenze aziendali di DMS. Durante l'importazione e l'esportazione, la documentazione Docsie utilizza formati di file aperti e compatibili per aumentare l'accessibilità. Le aziende possono leggere e agire sul feedback della documentazione dei clienti utilizzando Docsie Vocally, migliorando la qualità della conoscenza e riducendo gli errori nei contenuti. Il versionamento dei documenti ti permette di conservare versioni storiche per la ridondanza delle informazioni. I framework di branding e design dei contenuti possono essere impostati una volta e applicati ovunque con l'Hub di Documentazione Personalizzato. Tutto è archiviato in un'unica posizione - il Portale Docsie - così i dipendenti possono trovare rapidamente un documento invece di cercare nel loro computer, cloud drive o email. Le autorizzazioni possono essere impostate per gestire il GRC, impedendo l'accesso non autorizzato a documenti sensibili. Infine, i colleghi possono chattare, condividere, collegare, allegare e concedere l'accesso ai collaboratori esterni per una collaborazione di team centralizzata su Docsie.

Crea documentazione che i tuoi clienti ameranno, senza la complessità. Se la tua azienda sta cercando una soluzione DMS, considera di provare Docsie! Basta mettersi in contatto con il nostro team di vendita, che sarà lieto di guidarti attraverso una demo di 15 minuti della piattaforma Docsie.

[1] <https://www.softwareadvice.com/cms/industryview/go-paperless-with-document-management-software/>

[2] <https://www.stopwaste.org/at-work/reduce-and-reuse/reduce-paper-use/the-impact-of-paper-waste#2>

[3] <https://fcw.com/articles/2013/08/08/va-data-breaches.aspx>

[4] <https://www.greenamerica.org/sites/default/files/inline-files/Paper%20Facts%202017.pdf>

[5] <https://www.zendesk.com/blog/searching-for-self-service/>

[6] <https://www.slideshare.net/UniWeb/the-total-economic-impact-of-click-to-call-and-click-to-chat>

[7] <https://download.microsoft.com/documents/en-us/dynamics/Global_State_of_Multichannel_Customer_Service_Report.pdf.pdf>