Descubra cómo optimizar la gestión y alojamiento de documentación en WordPress con Docsie¶
Durante todo el recorrido del cliente, las personas buscan información y orientación para respaldar sus decisiones de compra. Antes de una compra, los clientes quieren entender cómo funciona un producto y si cumplirá con sus requisitos. Durante y después de la compra, los clientes valorarán la documentación que detalle cómo configurar y usar su servicio, ayudándoles a adaptar la funcionalidad a sus necesidades.
Como dice Matshona Dhliwayo: "El conocimiento es riqueza". Los consumidores digitales modernos tienen el privilegio de acceder a una gran cantidad de conocimiento con solo unos clics, gracias a internet. Para las empresas que carecen de capacidad o habilidad para compartir conocimiento sobre sus servicios, esto significa perder una clara ventaja competitiva basada en la información.
Esto lo confirma un reciente estudio de Eptica de 2020, donde el 36% de las empresas encuestadas no logran responder consultas rutinarias de clientes a través de canales digitales. En el mejor de los casos, estos fallos aumentarán la demanda en el departamento de atención al cliente, incrementando costes y cargas de trabajo. El peor escenario es el abandono del cliente, que buscará un competidor que ofrezca mejor documentación antes y después de la venta, mejorando así la confianza y probabilidad de completar una compra.
Responder consultas rutinarias con un portal de documentación autoservicio¶
Las consultas rutinarias son preguntas comunes y básicas sobre aspectos de su producto o servicio, incluyendo configuración, facturación y soporte técnico. En la mayoría de los casos, los tipos de consultas se mantienen constantes, con preguntas similares que reciben respuestas igualmente similares de los agentes de atención al cliente. Estas cargas de trabajo básicas son repetitivas y predecibles, lo que las hace ideales para el autoservicio.
Al implementar un portal de documentación autoservicio, las empresas pueden reducir sus cargas de trabajo de soporte. Esto coincide con el cambio en las preferencias de los consumidores. Un estudio de ContactBabel de 2020 encontró que el 61% de los encuestados estadounidenses identificaron el autoservicio con IA como "muy importante". Esto demuestra cómo los clientes no solo aceptan el soporte sin contacto, sino que lo prefieren. En particular, los millennials quieren servirse a sí mismos: el 73% de los consumidores en este estudio de Aspect afirmaron que deberían tener la capacidad de resolver problemas de forma independiente.
Usando Docsie para documentación en WordPress¶
Para ayudar a los consumidores a ayudarse a sí mismos, implementar un portal de documentación es esencial. Docsie es una excelente manera de gestionar y compartir documentación en toda la empresa, atendiendo tanto a sus clientes fieles como a sus empleados internos.
Espacios de trabajo, libros y estanterías de Docsie¶
Dentro de un espacio de trabajo de Docsie, las empresas pueden crear y almacenar documentación para publicarla en un portal. Para productos individuales, Docsie proporciona una "estantería" donde la documentación relacionada o "libros" puede organizarse y gestionarse. Los usuarios pueden crear tantos "libros" y "estanterías" como necesiten, haciendo que Docsie sea organizable y altamente escalable. Esta documentación formará colectivamente una "biblioteca" donde el personal puede añadir conocimiento y los clientes pueden utilizarlo para aprender sobre sus productos y servicios.
Control de versiones de documentos en Docsie¶
Docsie también permite el control de versiones de documentos, manteniendo múltiples iteraciones organizadas y disponibles a largo plazo. Esto es ideal para equipos de desarrollo. Las nuevas versiones de productos y actualizaciones de API pueden documentarse, con documentación histórica como respaldo para clientes que continúan usando versiones anteriores de sus productos y servicios, atendiendo eficientemente a una base de usuarios fragmentada.
Centros de documentación personalizados en Docsie¶
Cada marca tiene un aspecto y sensación diferentes. Docsie permite personalizar la marca en toda la documentación, integrando logotipos, esquemas de color y tipografía para una publicación coherente en los sitios web corporativos. Esto permite a las empresas cambiar los elementos de marca una vez en Docsie y propagar estos cambios en todos los documentos en cualquier plataforma de alojamiento, simplificando la gestión de marca.
Traducción automática con aprendizaje automático de Docsie¶
Las empresas globales necesitan comunicar conocimientos en múltiples idiomas. Docsie proporciona una gestión adicional de la documentación traducida, creando "libros" alternativos en cada "estantería" de productos para diferentes idiomas. Estos "libros" pueden transcribirse manualmente, o las empresas pueden optar por la función de traducción automática integrada de Docsie.
La traducción automática traducirá automáticamente los documentos a varios idiomas, una característica importante considerando que el 75% de los encuestados indicaron que era más probable que realizaran una compra si el soporte se proporcionaba en su idioma local, según un estudio de CSA Research de 2020.
Docsie Vocally: Retroalimentación visualizada¶
Docsie Vocally permite a los usuarios proporcionar retroalimentación sobre "libros" individuales en un portal de documentación. Esto ayuda a las empresas a identificar documentación útil e impactante que ofrece beneficios medibles a los usuarios. También ayuda a encontrar documentación de bajo rendimiento, que debería revisarse y reemplazarse para ofrecer más valor a los clientes. La retroalimentación consiste en "calificaciones emocionales" en una escala de 5 puntos o mensajes de texto con explicaciones. Las empresas pueden profundizar en el monitoreo de la experiencia del usuario (UX) con acciones registradas en las páginas para cada usuario, ilustrando los hábitos de navegación en relación con su retroalimentación para guiar decisiones empresariales.
Comenzando con Docsie en WordPress 5¶
Las empresas pueden usar la funcionalidad de Docsie para gestionar su documentación mientras alojan elementos en la plataforma de su elección, en este caso, WordPress. Publicar en WordPress desde Docsie no podría ser más sencillo, requiriendo un único script de implementación para enviar y publicar contenido.
Creación del script de implementación de Docsie para WordPress¶
Abra el Libro que desea publicar en Docsie.
En el panel de Configuración, localice Propiedades.
Haga clic en (obtener script de auto-publicación)
Su código aparecerá listo para copiar en WordPress.
Además, en la vista del Portal, las empresas pueden seleccionar documentación existente de cada estantería o un espacio de trabajo completo para publicar.
Se incluyen aquí Filtros de Contenido - Soporte, Contenido del Sitio, Términos y Política, Documentación, Otras Páginas – ofreciendo control granular sobre lo que se publica en WordPress.
Las empresas también pueden elegir Estilos de Visualización – incluyendo Selector de Versión, Selector de Idioma, Anclajes de Sección, Navegación de Pie de Página – controlando el formato final de salida en WordPress.
Los usuarios simplemente eligen qué publicar, definiendo filtros de contenido y estilos de visualización a través de la interfaz gráfica – con Docsie generando un script final de implementación en el Área de Texto inferior. Esto se conoce como programación de bajo código o sin código.
¡Ahora podemos publicar en WordPress!
Añadiendo el script a WordPress¶
Después de iniciar sesión en el panel de WordPress, navegue a Páginas.
Seleccione Añadir nueva página y cree un título, o seleccione una página existente.
En el editor de texto de WordPress, haga clic en el botón Añadir en un bloque del sitio web. Seleccione la opción HTML personalizado para añadir el script de código de Docsie.
Copie su script de implementación en Docsie para añadirlo al portapapeles. Luego en WordPress, pegue la cadena de código en su cuadro de HTML personalizado. También puede especificar un nombre de página de WordPress, aunque Docsie controlará automáticamente los títulos en el documento incrustado.
El paso final es hacer clic en Vista previa junto a HTML en la parte superior de la página en el editor de WordPress.
¡Su documentación de Docsie aparecerá perfectamente integrada en la página! Ahora puede hacer clic en Actualizar en la parte superior derecha para publicar en su página web. Este proceso rápido y sencillo puede repetirse con toda su documentación. Permite una publicación rápida para bibliotecas de documentación pequeñas y grandes; simplemente pegue y ¡listo!
NOTA – WordPress 5 mostrará su propio título y otros elementos del sitio web usando este método, perfecto para incrustar documentos de Docsie alrededor de otros elementos. Si desea cargar solo el documento de Docsie, pegue su cadena de código en el pie de página HTML de su página en el Editor de Código de WordPress, y deje el resto de la página en blanco.
Colabore con miembros del equipo en Docsie¶
Docsie simplifica la publicación multicanal mejorando la consistencia, facilidad de uso y escalabilidad para grandes bibliotecas de documentación. Docsie también facilita la colaboración para ayudar a su equipo a organizar sus flujos de trabajo de gestión documental.
Colaboradores internos y externos en Docsie¶
La documentación debe escribirse antes de publicarse. Esto podría incluir personal interno o colaboradores externos pagados por proyecto. Docsie se adapta a todos, permitiendo a las empresas crear Equipos y gestionar personas y contenido simultáneamente.
El personal interno puede añadirse a un Equipo manualmente por un Propietario o Administrador, mediante política de grupo usando controles de acceso basados en roles (RBAC) de Docsie, o solicitar acceso para unirse a un grupo de Equipo.
Los colaboradores externos pueden ser invitados a un Equipo por correo electrónico dentro del portal de Docsie, haciendo que la incorporación de contratistas sea rápida y eficiente.
Chat de equipo en Docsie¶
En lugar de correo electrónico o Slack, las empresas pueden usar el Chat de Equipo de Docsie. Esto centraliza las comunicaciones relacionadas con su documentación para mejorar el enfoque, facilitando la mensajería instantánea para respuestas más rápidas. Los miembros del equipo recibirán notificaciones de mensajes en el portal de Docsie o por correo electrónico, asegurando que nadie se pierda información crucial.
Permisos y gestión de usuarios en Docsie¶
Docsie utiliza un marco de control de acceso basado en roles (RBAC) – a veces denominado gestión de acceso de identidad (IAM) – para controlar los permisos de usuario para el acceso a la documentación. Cada usuario puede designarse como Propietario, Administrador, Editor y Visualizador para permitir un control granular sobre el acceso, gobernanza de datos y seguridad – contenido bajo el paraguas de cumplimiento de riesgos de gobernanza (GRC).
