Top 15 Best Practices for Product Release Documentation

Este error me enseñó que necesito ver nuestro producto desde la perspectiva del cliente. Entonces se encendió la luz. Si entrego un producto que aborda los puntos de dolor del cliente y lo respaldo con documentación profesional, tendremos un ganador.

También descubrí que crear documentación de producto profesional, estéticamente agradable y fácil de leer no es tarea sencilla. Pero cuando se hace correctamente, la documentación puede convertir a clientes satisfechos en entusiastas y, en última instancia, aumentar los ingresos.

¿Cuáles son las mejores prácticas para crear documentación profesional de producto?¶

Estas mejores prácticas crean documentación de producto estéticamente agradable, informativa y fácil de usar. Seguir estas pautas te ayudará a ofrecer documentación que puede convertir a un buen cliente en un gran cliente. Y los grandes clientes ayudan a las empresas a aumentar sus ingresos, siendo la documentación un componente vital de la experiencia del cliente.

1. Comprende a tu público objetivo y dales lo que quieren¶

Es fundamental conocer las expectativas de tu audiencia. Por ejemplo, ¿la documentación está destinada a administradores o usuarios finales? El alcance de tu público objetivo puede requerir escribir técnicamente para administradores o en términos e instrucciones claramente definidos para el usuario final.

Una buena práctica para crear documentación profesional es entender las expectativas del cliente a nivel de administrador o usuario final. Algunos métodos para recopilar información sobre la audiencia son:

• Cuestionarios y encuestas

• Retroalimentación percibida de la audiencia

• Lluvia de ideas en la empresa

• Comentarios sobre opiniones populares de clientes

• Mesas redondas con clientes

2. Crea un plan de documentación como mejor práctica¶

Escribir un plan de documentación puede ayudar a visualizar posibles cuellos de botella durante la implementación del proyecto. Crear documentación de producto puede ser desafiante, y una buena práctica es crear un plan que ayude a prever problemas que pueden surgir durante el proceso.

Entre los beneficios de crear un plan de documentación están:

• Elementos accionables - Auditar documentación existente para rescatar información aplicable que pueda reutilizarse con el nuevo plan.

• Observar plantillas y guías de estilo - Si la documentación es para un producto nuevo, asegúrate de que se mantenga dentro del tono y estilo de la industria, o si la documentación pertenece a un producto existente, mantén las guías de estilo y plantillas actuales para garantizar la continuidad de la marca.

• Documentar herramientas del proceso - Las herramientas de documentación pueden definir y agilizar el proceso mientras aseguran la continuidad del trabajo en equipo y una mejor comprensión del proceso de desarrollo de documentos.

3. Simplifica la documentación como mejor práctica¶

Un estudio realizado en 2016 determinó cuántos usuarios leen la documentación del producto. Los resultados fueron reveladores, ya que descubrieron que solo el 25% de los usuarios lee la documentación del producto. La encuesta encontró que la falta de lectura se debe en parte a:

• Los usuarios son impacientes - Con la llegada de información inmediata a través de la web, los usuarios se han vuelto menos pacientes para encontrar respuestas a sus problemas. Leer documentación online u offline puede ser laborioso debido a la gran cantidad de información requerida.

• Síndrome de saltar adelante - Los usuarios a menudo omiten la documentación necesaria e intentan usar el producto directamente. Los usuarios aprenden y entienden cómo funcionan los productos a través de la interacción, no leyendo instrucciones detalladas. Las instrucciones deben ser claras e informativas.

• Estructura y diseño confusos - Los manuales a menudo están escritos en un formato difícil de entender y seguir. Muchos usuarios encuentran la documentación confusa o irrelevante para su pregunta, frustrados y desalentados de seguir leyendo. Con frecuencia, la empresa no realizó una investigación detallada de la audiencia.

4. Incluye capturas de pantalla e información gráfica¶

Piensa en la documentación como un mapa que cuenta una historia sobre un producto. Guía al cliente por un camino fácilmente identificado con capturas de pantalla u otros gráficos y explica cómo interactúa cada elemento con los demás. Explica claramente lo que el usuario está viendo o cuándo se activa una función, cómo reacciona al producto y qué esperar a continuación. Asegúrate de que cada gráfico tenga un propósito.

5. Utiliza enlaces cruzados para una comprensión más clara de los temas¶

He encontrado que los enlaces cruzados son invaluables al leer documentación de producto. Entender qué hace una función o proceso ayuda enormemente a enlazar a un tema asociado. Al vincular puntos de datos asociados, la imagen general se vuelve más clara en cuanto a cómo interactúa el sistema y el flujo de trabajo.

6. Recuerda el principio KISS para la documentación de producto¶

Recuerda usar el principio KISS (Keep It Simple, Stupid) al crear documentación. Es importante documentar minuciosamente el proceso, pero no al punto de sobredocumentar. El usuario puede estar buscando información específica, por lo que adherirse al principio KISS permite una navegación y comprensión mucho más fácil.

Por ejemplo, anotaciones simples pueden ser suficientes para explicar una función, quizás con una referencia (enlace cruzado) al tema principal. Mantén los hechos claros y no exagerados, para que el usuario pueda buscar fácilmente información relevante a sus necesidades. Puede que no estén interesados en leer todos los aspectos del producto.

7. Adapta diferentes estilos de aprendizaje¶

Cada persona tiene un estilo de aprendizaje diferente. Algunos prefieren descripciones detalladas, mientras que otros pueden preferir gráficos y representaciones visuales. Sin embargo, algunos usuarios aprenden más a través de la participación práctica que mediante la lectura concentrada.

Asegúrate de abarcar todos los estilos de aprendizaje al crear documentación efectiva e informativa. Insertar gráficos como capturas de pantalla, diagramas, texto estructurado o enlaces a videos ayuda a garantizar que todos los estilos de aprendizaje comprendan la documentación.

8. Personaliza y estructura el contenido de incorporación¶

Personaliza la documentación según el rol de la audiencia. Crea diferentes versiones basadas en los roles cuando incorpores el contenido. Por ejemplo, las preguntas de un administrador pueden no ser relevantes para las preguntas de un usuario avanzado sobre la documentación.

La documentación puede introducir un nivel de personalización creando versiones ligeramente diferentes dirigidas más al rol de la audiencia prevista. Modificar el contenido según el rol da a la documentación un elemento de personalización.

9. Define claramente los términos para audiencias específicas¶

Dependiendo de la audiencia prevista, es una buena práctica explicar el significado de cada término utilizado en la documentación. Puedes usar términos más complejos con alguna aclaración si la audiencia es interna. Sin embargo, cuando los usuarios externos acceden a la documentación, no hay manera de conocer su nivel de experiencia.

Definir claramente términos únicos o complejos establece una comunicación mucho mejor y más eficiente para todas las partes interesadas internas y usuarios externos.

10. Proporciona un método para recopilar comentarios de los usuarios¶

Los comentarios sobre la documentación proporcionan información poderosa sobre la eficacia del documento. Proporciona un enlace o un botón simple con "Me gusta/No me gusta" para recopilar información valiosa sobre la calidad de la documentación. Al recopilar comentarios de los usuarios, la documentación puede refinarse y mejorarse.

11. Evita la documentación con estructura plana¶

Al crear documentación de producto, asegúrate de que no esté escrita como una "estructura plana". Leer un documento lleno de texto plano es laborioso y puede volverse tedioso. El interés del lector aumentará si la información es relevante para el tema tratado y se puede consumir rápidamente.

Rompe el texto continuo y plano destacando información seleccionada o integrando videos, imágenes, enlaces y otros métodos para proporcionar una mejor experiencia de usuario. Al entregar contenido en "porciones pequeñas", el lector tendrá una experiencia más agradable y estará menos reacio a leer la documentación.

12. Crea documentación optimizada para SEO¶

Una buena práctica para la documentación de producto en línea es asegurarse de que esté escrita en un estilo optimizado para SEO. Esto maximiza los resultados de búsqueda en internet. Los clientes pueden necesitar buscar su documentación, y cuando no tienen el enlace explícito al sitio de alojamiento, al ingresar términos de búsqueda, las respuestas son más rápidas y concisas cuando son amigables con SEO.

13. Mantén actualizada la documentación del producto¶

Mantener la documentación del producto es crucial, principalmente si se accede en línea. A menudo, los requisitos de un producto cambian y la documentación en línea debe reflejar cualquier cambio o actualización. La documentación del usuario debe estar actualizada y renovarse para cualquier actualización reciente, asegurando que el cliente sea notificado y conozca los cambios.

14. Comprende que los usuarios pueden no leer la documentación¶

Un estudio de 2014 encontró que los usuarios no leían completamente la documentación del producto. Las principales razones para no leer la documentación fueron:

• La documentación era excesivamente compleja

• La documentación no abordaba directamente sus preguntas

• Los usuarios no utilizaban muchas funciones del producto por no leer la documentación

• En lugar de leer documentación, muchos usuarios preferían el aprendizaje "práctico"

15. Gestiona contenido dinámico y estático¶

La documentación del producto evoluciona continuamente con actualizaciones, nuevas funciones, contenido corregido, alertas de mantenimiento actualizadas y otros elementos. Esta actualización se considera un documento vivo que evoluciona continuamente según los requisitos del producto.

El contenido estático proporciona al usuario datos que no cambian a lo largo de la vida del producto. La idea del contenido estático es dar referencias a los usuarios, especialmente a los nuevos, información que permanece estática durante el ciclo de vida del producto. El contenido estático es vital para una documentación rica, pero típicamente queda en segundo plano frente a la documentación dinámica.

Mantener el conjunto de documentación es más fácil cuando el contenido se clasifica como dinámico o estático. La documentación del ciclo de vida del producto puede implementarse y validarse más fácilmente cuando se categoriza como dinámica o estática. Puede haber cambios menores en la documentación para actualizaciones de nuevas funciones (estáticas) o actualizaciones detalladas del producto (dinámicas).

16. Mejores prácticas para la disponibilidad de documentación¶

Aunque los usuarios no necesariamente lean mucha documentación, cuando la necesitan, la quieren inmediatamente. El método tradicional de entrega era tener un manual impreso que viajaba con el producto. Sin embargo, en el mundo digital actual, la documentación a menudo se entrega a través de la web.

Independientemente de cómo se entregue la documentación, es esencial tener puntos de acceso fácilmente disponibles. Los métodos predominantes de proporcionar documentación hoy son:

• Documentación offline - Muchos productos vienen con manuales impresos o hojas de "inicio rápido". Estos documentos suelen ser "únicos" y no se distribuyen fácilmente. Sin embargo, muchos manuales se proporcionan opcionalmente en formato PDF, promoviendo la portabilidad o la opción de imprimir bajo demanda.

• Documentación online - Cada vez que buscas en Google una respuesta a un problema, probablemente estás obteniendo un fragmento de documentación en línea. El advenimiento de la web ha suplantado la impresión de manuales o materiales de documentación para usuarios finales. Algunos de los beneficios de la documentación en línea son:

• Teletrabajo - La pandemia nos enseñó que trabajar desde casa puede ser tan productivo como desde la oficina, especialmente cuando nuestras preguntas son respondidas con documentación en línea.

• Colaboración - Con un portal de documentación en línea fácilmente accesible, los miembros del equipo pueden compartir información al instante y crear trabajo en equipo, que a menudo es imposible en la oficina.

• Compatible con dispositivos móviles - El avance de dispositivos móviles como iPads y smartphones ha suplantado lentamente a las PC para interacciones diarias. Puedes acceder fácilmente a la documentación en línea con un smartphone, y cualquier problema del producto puede investigarse rápidamente, incluso en tu café favorito durante el almuerzo.