Entdecken Sie, wie Sie mit Docsie die Dokumentationsverwaltung in WordPress optimieren können¶
Im Laufe der Customer Journey suchen Menschen nach Informationen und Anleitungen zur Unterstützung ihrer Kaufentscheidungen. Vor einem Kauf möchten Kunden verstehen, wie ein Produkt funktioniert und ob es ihren Anforderungen entspricht. Während und nach dem Kauf schätzen Kunden Dokumentationen, die erklären, wie sie Ihren Service konfigurieren und nutzen können – damit sie die Funktionalität an ihre Bedürfnisse anpassen können.
Nach Matshona Dhliwayo ist "Wissen Reichtum". Moderne digitale Verbraucher haben das Privileg, dank des Internets eine Fülle von Wissen zur Verfügung zu haben. Für Unternehmen, die nicht die Kapazität oder Fähigkeit haben, Wissen über ihre Dienste zu teilen, bedeutet dies den Verlust eines entscheidenden, informationsbasierten Wettbewerbsvorteils.
Dies wird durch eine aktuelle Eptica-Studie von 2020 bestätigt, in der 36% der befragten Unternehmen keine Antworten auf routinemäßige Kundenanfragen über digitale Kanäle geben können. Im besten Fall führt dieses Versagen zu einer erhöhten Nachfrage im Kundenservice, da Menschen Informationen anfragen – was die Personalkosten und die Arbeitsbelastung erhöht. Im schlimmsten Fall verliert man Kunden. Diese werden einen Wettbewerber finden, der mehr Dokumentation vor und nach dem Verkauf anbietet und damit das Vertrauen und die Wahrscheinlichkeit eines Kaufabschlusses erhöht.
Beantwortung von Routineanfragen mit einem Self-Service-Dokumentationsportal¶
Routineanfragen sind häufige, einfache Fragen zu Aspekten Ihres Produkts oder Services – darunter Konfiguration, Abrechnung und technischer Support. In den meisten Fällen bleiben die Anfragen konsistent, wobei ähnliche Fragen mit ähnlichen Antworten von Kundendienstmitarbeitern beantwortet werden. Diese einfachen Aufgaben sind wiederholbar und vorhersehbar, was sie ideal für Selbstbedienung macht.
Durch die Einführung eines Self-Service-Dokumentationsportals können Unternehmen ihre Kundenservice-Arbeitsbelastung reduzieren. Dies deckt sich mit der veränderten Verbrauchereinstellung. Eine ContactBabel-Studie von 2020 ergab, dass 61% der US-Befragten KI-gestützte Selbstbedienung als "sehr wichtig" einstuften. Dies zeigt, wie Kunden kontaktfreien Support nicht nur akzeptieren, sondern schätzen. Besonders Millennials möchten sich selbst helfen – 73% der Verbraucher in dieser Aspect-Studie sagten, sie sollten die Möglichkeit haben, Probleme selbständig zu lösen.
Docsie für WordPress-Dokumentation nutzen¶
Um Verbrauchern bei der Selbsthilfe zu unterstützen, ist die Implementierung eines Dokumentationsportals unerlässlich. Docsie ist eine hervorragende Lösung, um Dokumentationen im gesamten Unternehmen zu verwalten und zu teilen – sowohl für treue Kunden als auch für engagierte Mitarbeiter!
Docsie Workspaces, Books und Shelves¶
In einem Docsie Workspace können Unternehmen Dokumentationen erstellen und speichern, die in einem Dokumentationsportal veröffentlicht werden. Für einzelne Produkte bietet Docsie ein "Shelf" (Regal), auf dem zugehörige Dokumentationen – oder "Books" (Bücher) – organisiert und verwaltet werden können. Benutzer können so viele "Books" und "Shelves" erstellen, wie sie benötigen, was Docsie organisierbar und hochgradig skalierbar macht. Diese Dokumentationen bilden zusammen eine "Library" (Bibliothek), in der Mitarbeiter Wissen hinzufügen und Kunden dieses Wissen nutzen können, um mehr über Ihre Produkte und Dienstleistungen zu erfahren.
Docsie Dokumentenversionierung¶
Docsie ermöglicht auch die Versionierung von Dokumenten, sodass mehrere Iterationen eines Dokuments langfristig organisiert und verfügbar bleiben. Dies ist ideal für Entwicklungsteams. Neue Produktveröffentlichungen und API-Updates können dokumentiert werden, wobei historische Dokumentationen als Backup für Kunden dienen, die ältere Versionen Ihrer Produkte und Dienste weiterhin nutzen – so wird eine fragmentierte Nutzerbasis effizient bedient.
Docsie individuelle Dokumentations-Hubs¶
Jede Marke hat ein eigenes Erscheinungsbild. Docsie ermöglicht individuelles Branding für alle Dokumentationen, integriert Unternehmenslogos, Farbschemata und Typografie für konsistente Veröffentlichungen auf Unternehmenswebsites. Dadurch können Unternehmen Branding-Elemente einmal in Docsie ändern und diese Änderungen über alle Dokumente auf jeder Hosting-Plattform verteilen – was das Branding-Management vereinfacht.
Docsie maschinelle Übersetzung¶
Globale Unternehmen müssen Wissen in mehreren Sprachen kommunizieren. Docsie bietet eine erweiterte Verwaltung übersetzter Dokumentationen und erstellt alternative "Books" auf jedem Produkt-"Shelf" für verschiedene Sprachen. Diese "Books" können manuell transkribiert werden, oder Unternehmen können die integrierte maschinelle Übersetzungsfunktion von Docsie nutzen.
Die maschinelle Übersetzung übersetzt Dokumente automatisch in verschiedene Sprachen – eine wichtige Funktion, wenn man bedenkt, dass laut einer CSA-Forschungsstudie von 2020 75% der Befragten eher einen Kauf tätigen würden, wenn Support in ihrer Landessprache angeboten wurde.
Docsie Vocally: Visualisiertes Feedback¶
Docsie Vocally ermöglicht Benutzern, Feedback zu einzelnen "Books" in einem Dokumentationsportal zu geben. Dies hilft Unternehmen, nützliche und wirkungsvolle Dokumentationen zu identifizieren, die messbaren Nutzen für Anwender bieten. Es hilft Unternehmen auch, leistungsschwache Dokumentationen zu finden, die überarbeitet und ersetzt werden sollten, um Kunden mehr Mehrwert zu bieten. Das Feedback besteht aus "emotionalen Bewertungen" auf einer 5-Punkte-Skala oder Textnachrichten mit Erläuterungen zum Feedback. Unternehmen können die User Experience (UX) noch genauer überwachen, indem sie die aufgezeichneten Aktionen auf Seiten für jeden Benutzer analysieren. Dies zeigt das Surfverhalten der Kunden in Bezug auf ihr Feedback und unterstützt Unternehmensentscheidungen.
Erste Schritte mit Docsie auf WordPress 5¶
Unternehmen können die Funktionen von Docsie nutzen, um ihre Dokumentation zu verwalten und gleichzeitig Inhalte auf einer Plattform ihrer Wahl zu hosten – in diesem Fall WordPress. Die Veröffentlichung in WordPress von Docsie aus könnte nicht einfacher sein und erfordert nur ein einziges Deployment-Skript zum Pushen und Veröffentlichen von Inhalten.
Erstellung des Docsie WordPress Deployment-Skripts¶
Öffnen Sie das Book, das Sie in Docsie veröffentlichen möchten.
Suchen Sie im Einstellungsbereich nach Properties.
Klicken Sie auf (get self-publish script)
Ihr Code erscheint bereit zum Kopieren in WordPress.
Zusätzlich können Unternehmen in der Portal-Ansicht bestehende Dokumentationen von jedem Shelf oder einem gesamten Workspace zur Veröffentlichung auswählen.
Hier sind Content Filter enthalten – Support, Website-Inhalte, Bedingungen und Richtlinien, Dokumentation, andere Seiten – die eine detaillierte Kontrolle darüber bieten, was in WordPress veröffentlicht wird.
Unternehmen können auch Display Styles wählen – einschließlich Version Picker, Language Picker, Section Anchors, Footer Navigation – und so die endgültige Formatierung in WordPress steuern.
Benutzer wählen einfach aus, was veröffentlicht werden soll, definieren Inhaltsfilter und Anzeigestile über die grafische Benutzeroberfläche (GUI) – und Docsie generiert ein endgültiges Deployment-Skript im unteren Textbereich. Dies wird als Low-Code oder Codeless bezeichnet.
Jetzt können wir in WordPress veröffentlichen!
Hinzufügen des Skripts zu WordPress¶
Nach der Anmeldung im WordPress-Dashboard navigieren Sie zu Seiten.
Wählen Sie Neue Seite hinzufügen und erstellen Sie einen Titel, oder wählen Sie eine bestehende Seite.
Klicken Sie im WordPress-Texteditor auf die Schaltfläche Hinzufügen in einem Website-Block. Wählen Sie die Option Benutzerdefiniertes HTML, um den Docsie-Code hinzuzufügen.
Kopieren Sie Ihr Deployment-Skript in Docsie in die Zwischenablage. Fügen Sie dann in WordPress den Codestring in Ihr Benutzerdefiniertes HTML-Feld ein. Sie können auch einen WordPress-Seitennamen angeben, obwohl Docsie die Titelvergabe im eingebetteten Dokument automatisch für Sie übernimmt.
Der letzte Schritt besteht darin, auf Vorschau neben HTML oben auf der Seite im WordPress-Editor zu klicken.
Ihre Docsie-Dokumentation erscheint nahtlos auf der Seite! Sie können jetzt auf Aktualisieren oben rechts klicken, um auf Ihrer Live-Webseite zu veröffentlichen. Dieser schnelle und einfache Prozess kann mit all Ihren Dokumentationen wiederholt werden. Er unterstützt die schnelle Veröffentlichung für kleine und große Dokumentationsbibliotheken – einfach einfügen und fertig!
HINWEIS – WordPress 5 zeigt mit dieser Methode seinen eigenen Titel und andere Website-Elemente an, perfekt zum Einbetten von Docsie-Dokumenten neben anderen Website-Elementen. Wenn Sie nur das Docsie-Dokument laden möchten, fügen Sie Ihren Code-String in die HTML-Fußzeile Ihrer Seite im WordPress-Code-Editor ein und lassen Sie den Rest der Seite leer.
Zusammenarbeit mit Teammitgliedern in Docsie¶
Docsie vereinfacht die kanalübergreifende Veröffentlichung durch verbesserte Konsistenz, Benutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit für große Dokumentationsbibliotheken. Docsie unterstützt auch die Zusammenarbeit, um Ihrem Team bei der Orchestrierung seiner Dokumentationsverwaltungsabläufe zu helfen.
Docsie interne und externe Mitarbeiter¶
Dokumentationen müssen geschrieben werden, bevor sie veröffentlicht werden können. Dies könnte interne Schreibkräfte oder externe Mitarbeiter umfassen, die pro Projekt für das Schreiben von Dokumentationen bezahlt werden. Docsie unterstützt all diese Szenarien und ermöglicht es Unternehmen, Teams zu erstellen und gleichzeitig Personen und Inhalte zu verwalten.
Interne Mitarbeiter können manuell von einem Eigentümer oder Administrator zu einem Team hinzugefügt werden, durch Gruppenrichtlinien mit Docsie-rollenbasierter Zugriffskontrolle (RBAC) oder durch Anfrage auf Beitritt zu einer Teamgruppe.
Externe Mitarbeiter können über E-Mail im Docsie-Portal zu einem Team eingeladen werden, was das Onboarding für Auftragnehmer schnell und effizient macht.
Docsie Team-Chat¶
Anstatt E-Mail oder Slack zu verwenden, können Unternehmen den Docsie Team-Chat nutzen. Dies zentralisiert die Kommunikation zu Ihrer Dokumentation, verbessert den Fokus und erleichtert Instant Messaging (IM) für schnellere Teamantworten. Teammitglieder erhalten Benachrichtigungen über Nachrichten im Docsie-Portal oder per E-Mail – so verpasst niemand wichtige Informationen.
Docsie Berechtigungen und Benutzerverwaltung¶
Docsie verwendet ein rollenbasiertes Zugriffskontrollframework (RBAC) – manchmal auch als Identity Access Management (IAM) bezeichnet – um Benutzerberechtigungen für den Dokumentationszugriff zu steuern. Jeder Benutzer kann als Eigentümer, Administrator, Bearbeiter und Betrachter festgelegt werden, um eine detaillierte Kontrolle über Zugriff, Data Governance und Sicherheit zu ermöglichen – alles unter dem Dach von Governance Risk Compliance (GRC).
