Wie Unternehmen wertvolles Erfahrungswissen bewahren können¶

Wie schaffen es Unternehmen, rasant zu wachsen, ihre Reichweite zu vergrößern und den Markt neu zu gestalten? Gleichzeitig verändert sich ihre Arbeitsweise fast jedes Jahr. Viele Rentenprogramme werden durchgeführt, um die beruflichen Wege der Mitarbeiter zu würdigen. Zahlreiche Mitarbeiter und Führungskräfte verlassen die Organisationen nach ihrem Ruhestand. Wenn sie gehen, nehmen sie ihre über Jahre gesammelte Erfahrung mit. Natürlich bringen frische Hochschulabsolventen viel theoretisches Wissen mit, was in spezialisierten Branchen wie der Fertigung durchaus wertvoll ist. Aber die Menschen, die jetzt in den Ruhestand gehen, sind wahre Superhelden im Verborgenen. Warum?

Sie haben jahrelang an technisch anspruchsvollen Prozessen gearbeitet und dabei zahlreiche Tricks und Kniffe entwickelt, die ihnen helfen, Aufgaben in Minuten statt in Stunden zu erledigen. Dieses Wissen stammt nicht aus Büchern oder Anleitungen, sondern aus Instinkt und Beobachtung. In unserem hart umkämpften Markt stelle ich die Frage: Wie können wir sicherstellen, dass dieses besondere Erfahrungswissen erhalten bleibt?

Implizites Wissen verstehen¶

Dieses verborgene Wissen ist etwas Besonderes. Haben Sie bemerkt, dass ich im vorherigen Absatz über eine spezielle Art von Wissen gesprochen habe? Es handelt sich um etwas, das nur durch Instinkte entwickelt werden kann, die man durch jahrelange Beobachtung und Arbeit in einem bestimmten Bereich oder einer Branche gewinnt. Diese Art von Weisheit nennt man implizites Wissen (Tacit Knowledge). Vergessen Sie alle Prozessleitfäden oder schriftliche Dokumentationen.

Nehmen wir als Beispiel einen Mechaniker, der allein durch das Hören des Motorgeräusches verstehen kann, ob ein Problem mit dem Vergaser vorliegt. Kein Buch beschreibt das wirklich. Nur durch langjährige Erfahrung mit Maschinen lernt man, die Geräusche eines Autos zu interpretieren und den Zustand zu beurteilen. Das ist implizites Wissen.

Probleme mit Expertenwissen vorhersehen und verhindern¶

Jemand ohne Maschinenkenntnisse kann die verborgenen Hinweise oder Symptome, die eine Maschine vor einem vollständigen Ausfall zeigt, nicht erkennen. Ohne jahrelange Erfahrung kann man drohende Probleme nicht vorhersehen. Man kann viele Bücher lesen und sogar das zugrunde liegende Problem theoretisch verstehen. Aber um diese versteckten Hinweise zu erkennen, braucht man tausende Stunden praktischer Erfahrung.

Sie haben vielleicht schon vom "Just-in-time"-System gehört, das in der Fertigungsindustrie weit verbreitet ist. So fancy der Begriff auch klingen mag – das wahre Geheimwerkzeug jedes Mitarbeiters oder Führungskraft steckt in deren Kopf. Ein Mechaniker in einem Automobilwerk hat nach 20-30 Jahren Arbeit mit Maschinen einen sechsten Sinn entwickelt. Er kann verborgene Hinweise auf Probleme allein durch sein Gehör wahrnehmen – etwa Veränderungen im Maschinengeräusch oder in den Vibrationen. Er kann erkennen, wenn ein Maschinenausfall bevorsteht.

Dieses Wissen ist nirgendwo dokumentiert oder als allgemeine Richtlinie festgehalten. Dennoch hilft es, Probleme frühzeitig zu beheben und Fertigungssysteme reibungslos am Laufen zu halten. Wäre es nicht großartig, wenn wir diesen Wissensschatz dokumentieren könnten? Würde eine solche Praxis nicht auch unerfahrenen Mitarbeitern helfen, Maschinenprobleme schnell und einfach zu lösen?

Fachwissen durch ein Knowledge-Base-System bewahren¶

Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem ein Unternehmen vor einer Pensionierungswelle steht. Oder vor einem Rollenwechsel. In solchen Situationen muss eine Organisation schnell handeln. Was könnte dabei helfen? Ein Knowledge-Base-System. Genau! Es ist eine Art Werkzeug, das Ihnen helfen kann, all das verborgene Wissen zu speichern, das durch Beobachtung gesammelt wurde. Es ist keine Lehrbuchtheorie, sondern praktisches Wissen, das durch jahrzehntelange Arbeit in organisatorischen Umgebungen erworben wurde.

Erfahrungswissen über Ruhestand oder Rollenwechsel hinaus bewahren¶

Ihnen ist sicherlich klar, dass mit dem Verlust erfahrener Mitarbeiter viel verborgenes Wissen verloren geht. Gibt es einen Weg, dieses Wissen zu nutzen, anstatt es zu verlieren? Lassen Sie mich von einem aktuellen Vorfall bei Unternehmen A berichten und wie sie Interviews mit Rentnern oder ehemaligen Mitarbeitern mit jahrzehntelanger Erfahrung im Stromverteilungsbereich durchgeführt haben.

Durch den Einsatz eines Knowledge-Base-Systems führte Unternehmen A erfolgreich Austrittsgespräche durch, die darauf abzielten, mit gezielten Fragen implizites Wissen zu extrahieren. Die Erklärungen in diesen Interviews waren tief in der technischen Realität verwurzelt. Sie enthielten beispielsweise detaillierte Anleitungen zur Reparatur von Stromleitungen unter bestimmten klimatischen Bedingungen und mögliche Hinweise, die darauf hindeuten, dass Leitungen beschädigt werden könnten.

Diese Interviews waren nicht nur Frage-Antwort-Gespräche, sondern vielmehr eine Mission, um so viel Wissen wie möglich von diesen erfahrenen Personen zu gewinnen. Die nächste Aufgabe ist, diese Gespräche sorgfältig in einer Wissensdatenbank zu dokumentieren. Richtig gemacht, konnte Unternehmen A so eine Goldmine impliziten Wissens schaffen, von der zukünftige Mitarbeiter profitieren können.

Über textbasierte Anweisungen hinausgehen für effektives Lernen¶

In manchen Fällen reicht es nicht aus, dem Kunden nur Text zu präsentieren. Man muss Videos oder andere interaktive visuelle Elemente zeigen, die ein ganzheitliches Verständnis vermitteln. Das habe ich bei einem Fertigungsunternehmen beobachtet, das Schulungsvideos und Infografiken in die Wissensdatenbank integrierte.

Als neue Mitarbeiter ins Unternehmen kamen, hatten sie Schwierigkeiten, komplexe Montageprozesse zu verstehen. Durch die Ergänzung textbasierter Anleitungen konnten die Neulinge nun jeden Prozess visuell erleben, was ihr Verständnis verbesserte. Das Ergebnis: ein großer Vertrauensschub für die Lernenden. Neue Mitarbeiter konnten mit dem aus den Tutorials gewonnenen Wissen selbstbewusst in den Arbeitsbereich einsteigen.

Erfahrene Mitarbeiter konnten genau zeigen, wie Komponenten so ausgerichtet werden, dass die Arbeit richtig erledigt wird. Diese Umstellung von textbasiertem auf visuelles Lernen zeigt nicht nur, wie ein Prozess in einer Montagelinie funktioniert, sondern auch den besten Weg, eine bestimmte Aufgabe auszuführen, indem man jene subtilen Hinweise beachtet, die man normalerweise erst nach Jahren direkt erfahren würde.

Durch die Integration solcher visuellen Elemente in die Wissensdatenbank schuf dieses Fertigungsunternehmen eine Kultur des Wissensaustauschs mit einer sehr reichhaltigen Lernerfahrung. Dies stellte sicher, dass die Qualität nicht nur beibehalten, sondern verbessert wurde. Das Knowledge-Base-System erwies sich als große Hilfe für dieses Unternehmen – wie ein virtuelles Trainingsprogramm für junge Fachkräfte, das ihnen half, in kurzer Zeit produktiv zu werden, ohne überhaupt den Produktionsbereich betreten zu müssen.

Wichtige Erkenntnisse¶

Abschließend möchte ich betonen: Lassen Sie nicht zu, dass Ihr erfahrenes Personal das Unternehmen verlässt, ohne ihr implizites Wissen zu erfassen. Nutzen Sie ein leistungsfähiges Knowledge-Base-System wie Docsie, um dieses undokumentierte Wissen zu sichern. Ich habe Unternehmen gesehen, die Docsie implementiert haben und dadurch die Zeit für die Fehlerbehebung an Maschinen um fast 50% reduzieren konnten.

Beginnen Sie einfach mit etwas Kleinem und bauen Sie darauf auf. Schaffen Sie nach und nach eine Goldmine verborgenen Wissens in Form von implizitem Wissen. Dadurch werden Ihre Mitarbeiter nicht nur mit Wissen ausgestattet, sondern verbessern auch ihre Expertise – was Ihnen und Ihrem Unternehmen einen enormen Wettbewerbsvorteil in dieser hart umkämpften Welt verschaffen wird.