Von Papier zu Pixeln

Noch vor wenigen Jahrzehnten nutzte nahezu jedes Unternehmen Papier für seine Dokumentation. Verträge, Richtlinien, Besprechungsnotizen – alles basierte auf Papier und wurde ausgedruckt und weitergereicht, statt per E-Mail angehängt und analysiert zu werden.

Mit dem technologischen Fortschritt erhielten Unternehmen mehr Speicherplatz für Dokumente und die nötigen Computersysteme, damit Mitarbeiter auf diese digitalen Dokumente zugreifen konnten. Dies markiert den Beginn des Übergangs vom Papier zu Pixeln.

Die moderne Welt der digitalen Dokumentation bietet zahlreiche Vorteile, doch Probleme bestehen weiterhin. Dokumentation dient der Informationsvermittlung, sowohl intern als auch an externe Kunden. Daher sind Konsistenz der Inhalte, einfacher Zugriff und leichte Verwaltung entscheidend. Im Gegensatz dazu können inkonsistente, unzugängliche und schwer verwaltbare digitale Dokumente die Fähigkeit Ihres Unternehmens zur effektiven Informationsvermittlung beeinträchtigen.

Für mehr Einfachheit und Konsistenz sollten Unternehmen Best Practices für digitale Dokumentation befolgen. Dies umfasst Design, Formatierung, Auswahl der Dateitypen und die Steuerung der digitalen Dokumentation.

In diesem eBook besprechen wir Best Practices für digitale Dokumentation und die möglichen Geschäftsauswirkungen dieser Änderungen. Kann bessere digitale Dokumentation Umsatzwachstum fördern und Kunden gewinnen? Wie können Unternehmen ihre digitale Dokumentation transformieren, um mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) einen höheren Mehrwert für Kunden zu schaffen?

Lassen Sie uns diese Fragen beantworten!

Vorteile digitaler Dokumentation¶

Bevor wir über das Was und Wie der Best Practices für digitale Dokumentation sprechen, sollten wir zunächst die Vorteile digitaler Dokumentation verstehen:

• Einfachere Verwaltung – Digitale Dokumente sind leichter zu verwalten als Papierdokumente. Papierdokumentation benötigt Platz im Büro für Aktenschränke und erfordert manuelle Archivierung für jedes Dokument. Digitale Dokumentenspeicherung gibt Bürofläche frei und vereinfacht die Verwaltung durch Suchfunktionen und Ordnerstrukturen.

Laut einer Studie von Software Advice verbringen Büroangestellte durchschnittlich sechs Stunden pro Woche mit der Suche nach Papierdokumenten. Zusätzlich benötigen sie durchschnittlich acht Stunden pro Woche für die Erstellung von Berichten aus Papierdokumenten, wobei 94% angeben, dass ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) diesen Prozess erleichtert.[1]

• Einfacher Zugriff – Digitale Dokumente können praktisch in Echtzeit per E-Mail oder Cloud-Speicher geteilt werden. Dies macht das Versenden von Briefen überflüssig und eliminiert Porto- oder Kurierkosten. Es erhöht auch die Reaktionsgeschwindigkeit, da Empfänger nicht mehr tagelang auf den Eingang eines Briefes warten müssen. Darüber hinaus kann digitale Dokumentation auf Ihrer Website oder in sozialen Medien bereitgestellt werden, was den Zugriff für Kunden erleichtert.

Wussten Sie, dass – laut Gartner – für jeden Euro, der für den Druck von Dokumenten ausgegeben wird, weitere 6 Euro für die Handhabung und Verteilung dieser Dokumente anfallen? Zudem werden die Hälfte aller gedruckten Dokumente innerhalb von 24 Stunden weggeworfen.[2]

• Sicherheit und Kontrolle – Wenn sie nicht hinter Schloss und Riegel aufbewahrt werden, sind Papierdokumente unsicher. Jeder kann sie lesen, kopieren und nach Belieben weitergeben. Digitale Dokumentation hingegen kann durch rollenbasierte Zugriffskontrollen (RBAC) gesteuert werden, um nur denjenigen Zugriff zu gewähren, die ihn benötigen.

Selbst Regierungen sind nicht immun gegen Datenschutzverletzungen durch Papierdokumente. Das US-Ministerium für Veteranenangelegenheiten führt 98% der Datenschutzverletzungen auf Papierdokumentation zurück[3].

• Umweltvorteile – Privatpersonen und Unternehmen suchen nach Wegen, ihren ökologischen Fußabdruck zu reduzieren. Digitale Dokumentation ist ein möglicher Weg. Laut Green America ist der Papierverbrauch in den letzten 40 Jahren um 400% gestiegen, wobei die Branche 4% des weltweiten Energieverbrauchs ausmacht[4]. Durch den Umstieg auf digitale Dokumentation können Unternehmen ihren Papierverbrauch reduzieren und so gegen Entwaldung vorgehen – Bäume bleiben erhalten, um Kohlenstoffemissionen zu absorbieren und Tierlebensräume zu erhalten.

Best Practices für digitale Dokumentation mit Docsie

Digitale Dokumentation kann den Wissensaustausch, die Veröffentlichung und das Marketing im gesamten Unternehmen transformieren. Um dieses Potenzial zu nutzen, sollten Unternehmen Best Practices für digitale Dokumentation befolgen:

Richten Sie Ihr DMS an den Geschäftsanforderungen aus¶

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist die Grundlage, die Unternehmen bei der Speicherung und Verwaltung ihrer Dokumentation unterstützt. Nach der Erstellung werden Inhalte in ein DMS zur Speicherung und Verteilung hochgeladen. Ein DMS zentralisiert die Dokumentenspeicherung und bietet eine einzige Wissensquelle für das gesamte Unternehmen. Es funktioniert wie eine digitale Bibliothek, die Dokumente nach Abteilungen oder Produkten kategorisiert und eine Suchfunktion bietet, um den Wissensaustausch zu optimieren. Von hier aus können Marketing- und Support-Teams Dokumentationen teilen, sie auf Websites und sozialen Medien veröffentlichen oder als Antwort auf Kundenanfragen bereitstellen.

Docsie ist ein DMS, das die Dokumentationsarbeit Ihres Teams vereinfacht. Jedes Unternehmen benötigt eine Möglichkeit, Dokumentation zu speichern und zu teilen, damit interne Mitarbeiter ihre Aufgaben verstehen und Kunden lernen können, wie sie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung nutzen. HR-Onboarding-Dokumente, Produkt-Anleitungen, Kommunikationsvorlagen für den Vertrieb – all diese Elemente können mit der richtigen DMS-Lösung gespeichert und veröffentlicht werden.

Welche Dokumentation existiert bereits zu Ihren Produkten und Dienstleistungen? Verwenden Ihre Mitarbeiter Vorlagen und Frameworks für die Kommunikation mit Kunden? Können Sie Ihre Dokumentation einfach speichern, intern teilen und extern veröffentlichen? Stellen Sie sich diese Fragen, wenn Sie eine DMS-Lösung wie Docsie in Betracht ziehen, und stellen Sie sicher, dass Ihr DMS auf die Geschäftsanforderungen abgestimmt ist.

Fokus auf Kompatibilität¶

Digitale Dokumentation kann die Zugänglichkeit verbessern, aber nur bei Verwendung kompatibler Dateiformate. Dies ist wichtig bei herunterladbarer Dokumentation, da bestimmte Kunden möglicherweise eine Datei nicht öffnen können. Es gilt auch für interne Dokumentation, wo ein Mitarbeiter, der PDF verwendet, und ein anderer, der DOCX verwendet, eine Formatfragmentierung verursachen kann – was andere Mitarbeiter dazu veranlasst, Software zu wechseln oder in ein anderes Format zu konvertieren, um die Datei zugänglich zu machen.

Offene Dateiformate wie docx, xlsx und pptx für Microsoft Office oder das Open Document Format (ODF) für OpenOffice sind ideal, um maximale Kompatibilität zu gewährleisten. Adobe PDF-Dokumente sind verbreitet, aber weniger kompatibel, da sie einen PDF-Viewer benötigen. Überlegen Sie, wer auf diese Dokumente zugreifen wird, und speichern Sie Dokumentation in einem Format, das die größtmögliche Nutzerbasis bedient.

Docsie ist eine hervorragende Option für breite Dokumentenkompatibilität. Wenn Text in den Docsie Book Editor geladen wird, wird er im Open-Source-Dateiformat JavaScript Object Notation (JSON) gespeichert. Weitere Informationen zum Exportieren von Dokumenten und wie Docsie die einfache Konvertierung in DOC-, PDF-, Markdown- (MD) und HTML-Formate ermöglicht, finden Sie hier.

Umsetzbares Feedback¶

Feedback von Nutzern und Mitarbeitern zur Dokumentation ist entscheidend. Wenn Dokumentation Informationen fehlen, falsche Informationen enthält oder einfach schwer zu lesen ist, werden die Leser Schwierigkeiten haben, einen Mehrwert aus Ihrer Dokumentation zu ziehen. Darüber hinaus kann Feedback dazu beitragen, bestehende Dokumentation zu verbessern, um Kunden mehr Mehrwert zu bieten und den Geschäftserfolg durch qualitativ hochwertigen Wissensaustausch zu fördern.

Docsie Vocally ist ein All-in-One-Service für Feedback-Überwachung und -Reaktion. Es ermöglicht Lesern, einzelne Dokumentationsteile auf einer Skala von eins bis fünf zu bewerten und Kommentare zur Erläuterung der Gründe für ihre Bewertung abzugeben. Docsie-Besitzer und -Administratoren können dieses Feedback lesen und so Einblicke in die Erfolge und Mängel Ihrer Dokumentation gewinnen.

Self-Service-Wissensdatenbanken sollen den Supportbedarf minimieren, aber das bedeutet auch, dass Kunden bei schlechter Dokumentation wahrscheinlich nicht weitermachen – stattdessen suchen sie nach einer Alternative bei Wettbewerbern, die bessere Dokumentation anbieten. Um dieses Problem zu lösen, zeichnet Docsie Vocally die Benutzerinteraktionen beim Lesen Ihrer Dokumentation auf. Dies zeigt, wo Benutzer auf ein Problem in einem Dokument gestoßen sind und welcher Inhalt das Problem verursacht. Autoren können dieses Feedback nutzen, um Dokumentation zu bearbeiten und auf Benutzerfeedback zu reagieren. Mit der Zeit verbessert dies die Qualität des Dokumentationswissens und befähigt Kunden zur Selbsthilfe.

Kundenbefähigung ist ein großartiger Weg, um neue Geschäfte zu gewinnen, Kosten zu senken und Kunden zu binden. Laut Zendesk bevorzugen etwa 67% der Kunden Selbstbedienung gegenüber dem Telefongespräch[5]. Forrester Research und Oracle haben außerdem festgestellt, dass Selbstbedienung die Supportkosten um 11 USD pro Anruf senken kann[6]. Schließlich hebt eine Studie von Microsoft hervor, dass 90% der Kunden eine Selbstbedienungsoption erwarten[7].

Zusammenfassend bevorzugen und erwarten Kunden qualitativ hochwertige Selbstbedienung, und die Bereitstellung dieser Option kann die Supportkosten erheblich senken. Durch die Erstellung einer Selbstbedienungs-Wissensdatenbank in Docsie und die Verbesserung der Dokumentationsqualität mit Feedback durch Docsie Vocally können Sie den sich entwickelnden Kundenanforderungen durch digitale Dokumentation gerecht werden. Mehr über Docsie Vocally erfahren Sie hier.

Dokumentenversionierung

Insbesondere bei Technologieunternehmen können neue Software- oder Serviceversionen Probleme mit der Dokumentation verursachen. Die neue Version kann andere Workflows als frühere Versionen oder eine andere Terminologie enthalten, die Benutzer verwirren kann. Gleichzeitig gilt neue Dokumentation möglicherweise nicht für ältere Versionen Ihrer Dienste, was Wissenslücken schaffen kann, die Kunden frustrieren und vertreiben könnten.

Dies ist eine wichtige Best Practice bei digitaler Dokumentation. Kunden benötigen möglicherweise ältere Versionen Ihrer Software für die Kompatibilität mit ihrer Hardware oder entscheiden sich einfach, nicht auf eine neue Version zu aktualisieren. Daher sollten Unternehmen immer ihre Nutzerbasis bedienen, unabhängig von der verwendeten Versionsnummer.

Docsie löst dieses Problem mit Dokumentenversionierung. Wenn Sie ein Dokument in Docsie aktualisieren, können Sie frühere Versionen für Redundanzzwecke beibehalten. Kunden mit Version 2 Ihres Dienstes können die richtige Dokumentation auswählen, während Kunden mit Version 1 weiterhin Zugriff auf ältere Dokumentation haben. Dies wird als Fragmentierung bezeichnet; wenn Ihre Kundenbasis auf mehrere Versionen derselben Software verteilt ist. Docsie reduziert die Auswirkungen der Fragmentierung und stellt sicher, dass Wissen unabhängig von der verwendeten Version verfügbar ist.

Dokumentenversionierung sorgt dafür, dass die richtigen Informationen bei Bedarf verfügbar sind. Sie hilft auch bei der Rückverfolgbarkeit, besonders wenn mehrere Autoren am selben Inhalt arbeiten. Die Versionierung reduziert zudem Duplikate und konsolidiert Ihre Dokumentation für einen einfacheren Zugriff.

Aktualisiert Ihr Unternehmen regelmäßig seine Dokumentation? Haben Ihre Kunden Schwierigkeiten, die richtigen Informationen für aktuelle und ältere Versionen Ihrer Software und Dienste zu finden? Wenn ja, könnte es an der Zeit sein, die Best Practice der Dokumentenversionierung durch ein DMS wie Docsie anzuwenden. Weitere Informationen zur Docsie-Dokumentenversionierung finden Sie hier.

Dokumentationsgewohnheiten der Belegschaft¶

Ihre Mitarbeiter erstellen Dokumentation, können aber auch Probleme damit verursachen. Während der Entwurfsphase verwenden Autoren möglicherweise unterschiedliche Schriftgrößen oder -arten oder veraltete Symbole und Grafiken. Diese Unterschiede sind für Mitarbeiter, die täglich mit Inhalten arbeiten, leicht zu übersehen, aber Kunden bemerken sie eher. Das Ergebnis ist eine inkonsistente Dokumentation, die durch Inkonsistenzen im Ansatz zur Inhaltserstellung und -veröffentlichung in Ihrer Belegschaft verursacht wird.

Docsie hilft Unternehmen, Inkonsistenzen bei Inhalten mit dem Docsie Documentation Hub zu bekämpfen. Sie können eine Standard-Schriftart und -größe festlegen, Unternehmenslogos oder -grafiken hinzufügen und CSS-Stylesheet-Parameter für die Verwendung auf einer Unternehmenswebsite oder Wissensdatenbank definieren. Diese Auswahl wird von Docsie auf jede Webseite mit eingebetteten Docsie-Inhalten übertragen und verwendet überall die gleichen Farben, Schriftarten und Logos, wo Ihre Inhalte veröffentlicht werden.

Dies vereinfacht die Workflows für Inhaltsmanagement und -veröffentlichung. Anstatt einzelne Seiten zu bearbeiten, können Unternehmen ein Inhaltsdesign-Framework einmal in Docsie festlegen und diese Änderungen überall anwenden. Dies wird als zentralisierte Verwaltung oder Orchestrierung bezeichnet. Der Prozess der individuellen Bearbeitung jedes Dokuments oder jeder Seite mag für kleinere Inhaltsbibliotheken machbar erscheinen, aber dieser Prozess skaliert nicht effizient, wenn die Bibliothek in Breite und Tiefe wächst.

Zusammenfassend arbeitet Docsie daran, Ihre Content-Management-Workflows zukunftssicher zu machen, indem administrative Arbeiten auf niedriger Ebene minimiert werden. Indem Sie von Anfang an die Skalierung im Auge behalten, können große Inhaltsbibliotheken mit Einfachheit verwaltet werden – legen Sie Content-Design-Frameworks einmal fest und stellen Sie sie überall mit Docsie bereit. Weitere Informationen zu Docsie Customized Documentation Hubs mit dem Docsie Manager finden Sie hier.

Zentralisierte Dokumentenspeicherung¶

In Bezug auf Zentralisierung können Dokumentenspeicherorte Management- und Veröffentlichungs-Workflows unterstützen oder behindern. Sie speichern Dokumentation möglicherweise auf einem Intranet oder einer SharePoint-Site, in Dropbox oder Google Drive sowie auf On-Premise- oder Cloud-Speicherpartitionen. Jede Option funktioniert isoliert, kann aber bei gleichzeitiger Verwendung Chaos verursachen.

Ein Mitarbeiter benötigt Zugriff auf ein Dokument. Das Dokument ist auf einer SharePoint-Site gespeichert. Der Mitarbeiter lädt es herunter und speichert es in seiner Konto-Speicherpartition. Ein Unternehmensdatei-Synchronisationstool lädt dies automatisch in die Cloud hoch. Der Mitarbeiter sendet das Dokument über Slack an einen Kollegen. Das sind vier Kopien desselben Dokuments im Umlauf in Ihrem IT-Netzwerk, mit Dezentralisierung über vier verschiedene Dienste oder Tools.

Docsie bekämpft dieses dezentralisierte Chaos, indem Dokumente an einem einzigen Speicherort zentralisiert werden. Wenn Sie ein Dokument hochladen, platziert Docsie das Dokument auf einem Regal. Wir bezeichnen Dokumente als Bücher, wobei jedes Regal mit Büchern gefüllt wird, um eine Inhaltsbibliothek zu bilden. Mitarbeiter können sich bei Docsie anmelden, um Ihre gesamte Dokumentation zu finden, mit Filterung, die relevante Dokumentation nach Abteilung oder Seniorität mittels rollenbasierter Zugriffskontrollen (RBAC) liefert. Von hier aus können Mitarbeiter Dokumente direkt auf Ihrer Website veröffentlichen, Dokumentationstexte bearbeiten, verschiedene Versionen überprüfen und Feedback von Kunden oder Kollegen einsehen.

Wenn ein Mitarbeiter jetzt Zugriff auf ein Dokument benötigt, muss er nur Docsie öffnen. Er kann nach Dokumenten suchen, in gängige Dateiformate exportieren und direkte Links zu Docsie-Büchern oder -Regalen teilen. Externe Benutzer können von Besitzern und Administratoren für direkten Zugriff auf autorisierte Docsie-Bücher und -Regale eingeladen werden, ohne Kompromisse bei der Sicherheit einzugehen. Es ist wie Ordner und Dateien auf einer Festplatte, aber mit ein wenig Docsie-Magie! Weitere Informationen zu Docsie-Regalen und -Büchern finden Sie hier.

Dokumentengovernance, Risiko und Compliance¶

Die meiste Dokumentation wird für die Öffentlichkeit erstellt. Dennoch kann einige Dokumentation vertraulich sein. Dies erfordert ein Management von Governance, Risiko und Compliance (GRC). GRC-Richtlinien können verwendet werden, um den Zugriff auf vertrauliche Dokumente zu steuern, Dokumentberechtigungen für Autoren und Leser zu kontrollieren und die versehentliche Veröffentlichung von Dokumentation in der Entwurfsphase zu verhindern.

Docsie verwendet rollenbasierte Zugriffskontrollen (RBAC), um Berechtigungen auf der Plattform zu steuern. So hilft Docsie Unternehmen bei der Verwaltung von GRC-Workflows, indem Benutzerrollen definiert und Berechtigungen basierend auf Seniorität oder Abteilung zugewiesen werden. Diese Rollen umfassen Betrachter, Editor, Administrator und Besitzer. Betrachter erhalten Lesezugriff auf Dokumente, während Editoren Lese- und Schreibberechtigungen erhalten. Administratoren können Rollen zuweisen, um zu verwalten, wer pro Buch oder pro Regal lesen, schreiben oder beides darf. Der Besitzer kann jeden Benutzer und jedes Dokument in einer Docsie-Organisation verwalten und ist die einzige Benutzerrolle, die eine gesamte Organisation löschen kann. In diesem Beispiel könnte die Organisation Docsie sein, mit Regalen, die Bücher zu verschiedenen Funktionalitäten in Docsie enthalten.

Zusammenfassend ist GRC wichtig für die Verwaltung des Zugriffs auf Dokumentation. Mit zu wenig Zugriff können Mitarbeiter nicht an der Dokumentation arbeiten. Mit zu viel Zugriff könnten Mitarbeiter versehentlich unfertige Dokumentation veröffentlichen oder Zugriff auf vertrauliche Dokumente erhalten, die für Führungskräfte und Manager reserviert sind. Docsie hilft Ihnen, ein Gleichgewicht zwischen Zugriff und Sicherheit zu finden, was die Plattform für die Speicherung jeder Art von Dokument geeignet macht.

Dieses Dokument ist sensibel, wie kann ich unbefugten Zugriff verhindern? Wie kann ich meinem Team Schreibberechtigungen geben, während ich anderen Teams nur Lesezugriff gewähre? Ein freiberuflicher Autor benötigt die Berechtigung, dieses Dokument zu bearbeiten, wie kann ich das tun? Wenn Ihr Unternehmen diese Fragen stellt, hat Docsie die Antworten! Weitere Informationen zur Berechtigungsverwaltung von Docsie finden Sie hier.

Teamzusammenarbeit¶

Inhalte werden selten von einer einzelnen Person erstellt. Wenn mehrere Autoren an Ihrer Dokumentationsbibliothek arbeiten, ist Zusammenarbeit entscheidend.

Welche Prozesse befolgen Ihre Mitarbeiter bei der Arbeit an Dokumentation? Ein Beispiel wäre die Suche auf einem Netzlaufwerk nach vorhandenen Dokumenten und das Herunterladen auf einen Computer. Als Nächstes könnte der Autor einen endgültigen Entwurf per E-Mail an einen Kollegen zur weiteren Prüfung senden. Der genehmigte Entwurf könnte dann in ein Content-Management-System (CMS) hochgeladen werden, bereit zur Veröffentlichung. Später am Tag bemerkt jemand ein Problem und sendet eine kommentierte Version über Slack zurück an den Autor. Dieser Workflow mag funktionieren, kann aber vereinfacht werden.

Docsie reduziert die Anzahl der benötigten Tools mit umfassender Teamzusammenarbeitsfunktionalität. Sie können Dokumente in Docsie finden, schreiben und bearbeiten, Änderungen mit Teammitgliedern teilen, chatten und kommentieren und im Internet veröffentlichen, ohne jemals das Docsie-Dashboard zu verlassen. Dies macht das Herunterladen, Hochladen, E-Mail-Versenden und Verwalten eines CMS überflüssig – Sie können Ihre Dokumente einfach mit Docsie verwalten! Teammitglieder können mit @mention markiert werden, Chat-Konversationen sind auf jedes Docsie-Buch beschränkt, und externe Freiberufler können einfach eingeladen werden, um vollständige Teamzusammenarbeit an jedem Ort zu ermöglichen.

Durch die Minimierung der Anzahl erforderlicher Tools können sich Mitarbeiter auf die Erstellung von Inhalten konzentrieren, anstatt zwischen Software zu wechseln. Dies beschleunigt Content-Erstellungs-Workflows, indem überflüssige Klicks minimiert werden, und Kommentare und Vorschläge von Kollegen sind in der rechten Symbolleiste leicht zugänglich. Kein Link-Sharing mehr, keine veralteten Dokumentversionen mehr, keine verlorenen E-Mails oder Chat-Nachrichten mehr – alles rund um Ihre Dokumente ist in Docsie zentralisiert.

Wenden Sie Best Practices auf Ihre Dokumente mit Docsie an¶

Beim Übergang von Papier zu Pixeln ist gutes Dokumentenmanagement entscheidend. Durch die Anwendung dieser Best Practices auf digitale Dokumentation können Unternehmen Wissen erstellen und teilen, das einen echten Mehrwert für Kunden bietet, Content-Workflows optimiert und Kosten senkt. Die einzige Frage ist – wie wenden Sie diese Best Practices an?

Hier kommt Docsie ins Spiel. Docsie basiert auf diesen Dokumentations-Best-Practices und wendet sie automatisch an, um Workflows für Content-Erstellung, -Management und -Veröffentlichung zu optimieren. Die Plattform ist für alle Arten von Dokumentation konzipiert und eng an typische DMS-Anforderungen von Unternehmen angepasst. Bei Import und Export verwendet Docsie-Dokumentation offene und kompatible Dateiformate, um die Zugänglichkeit zu erhöhen. Unternehmen können Kundenfeedback zur Dokumentation mit Docsie Vocally lesen und darauf reagieren, um die Wissensqualität zu verbessern und Inhaltsfehler zu reduzieren. Die Dokumentenversionierung ermöglicht es Ihnen, historische Versionen für Informationsredundanz beizubehalten. Branding und Content-Design-Frameworks können einmal festgelegt und überall mit dem Customized Documentation Hub angewendet werden. Alles wird an einem Ort gespeichert – dem Docsie Portal – sodass Mitarbeiter schnell ein Dokument finden können, anstatt ihren Computer, Cloud-Laufwerk oder E-Mail zu durchsuchen. Berechtigungen können festgelegt werden, um GRC zu verwalten und unbefugten Zugriff auf sensible Dokumente zu verhindern. Schließlich können Kollegen chatten, teilen, verlinken, anhängen und Auftragnehmern Zugriff für zentralisierte Teamzusammenarbeit an Docsie gewähren.

Erstellen Sie Dokumentation, die Ihre Kunden lieben werden, ohne die Komplexität. Wenn Ihr Unternehmen nach einer DMS-Lösung sucht, erwägen Sie, Docsie auszuprobieren! Kontaktieren Sie einfach unser Vertriebsteam, das Ihnen gerne eine 15-minütige Demo der Docsie-Plattform vorführt.

[1] <https://www.softwareadvice.com/cms/industryview/go-paperless-with-document-management-software/>

[2] <https://www.stopwaste.org/at-work/reduce-and-reuse/reduce-paper-use/the-impact-of-paper-waste#2>

[3] <https://fcw.com/articles/2013/08/08/va-data-breaches.aspx>

[4] <https://www.greenamerica.org/sites/default/files/inline-files/Paper%20Facts%202017.pdf>

[5] <https://www.zendesk.com/blog/searching-for-self-service/>

[6] <https://www.slideshare.net/UniWeb/the-total-economic-impact-of-click-to-call-and-click-to-chat>

[7] <https://download.microsoft.com/documents/en-us/dynamics/Global_State_of_Multichannel_Customer_Service_Report.pdf.pdf>