Als erste Anlaufstelle sollte jedes Unternehmen, das Produkte verkauft, überlegen, wie es Produktdokumentation erstellen kann. Dokumentation ist ein unbezahlbares Werkzeug, das Unternehmen dabei hilft, gezieltes Wissen mit ihrer Kundenbasis zu teilen. Wenn ein Unternehmen bei der Wissensvermittlung durch digitale Dokumentation überzeugt, schafft es einen bedeutenden kundenorientierten Wettbewerbsvorteil.
Betrachten Sie die vorhandenen Marketing- oder Verkaufsmaterialien Ihres Unternehmens. Diese Materialien sind nicht maßgeblich und dienen ausschließlich der Bewerbung Ihrer Produkte – was Ihre Kunden auch wissen. Im Gegensatz dazu präsentiert die Produktdokumentation Ihr Produkt und dessen Funktionen. Sie erwärmt kalte Leads im Verkaufstrichter und erleichtert Cross- oder Upselling Ihres erweiterten Produktportfolios. Kurz gesagt: Produktdokumentation verleiht Ihrer Marke Autorität und schafft Vertrauen bei potenziellen wie auch bestehenden Kunden.
Dies wird durch eine IEEE-Studie belegt, die zeigt, wie die Zufriedenheit mit der Produktdokumentation direkt mit der wahrgenommenen Produktqualität korreliert. Je besser die Dokumentation, desto überzeugter sind Ihre Kunden von der Produktqualität!
Haben Sie bereits Produktdokumentation? Lassen Sie uns in jedem Fall erkunden, wie Sie die Großartigkeit Ihres Produkts durch Produktdokumentation präsentieren können!
Formate der Produktdokumentation¶
Je nach Komplexität Ihres Produkts kann es sinnvoll sein, ein bestimmtes Format für die Produktdokumentation zu verwenden:
1. All-in-One-Produktdokumentation¶
Die All-in-One-Produktdokumentation eignet sich für Unternehmen, die Produkte mit geringer Komplexität verkaufen. Ähnlich wie die Gelben Seiten (früher) alle lokalen Telefonnummern enthielten, befindet sich hier die gesamte Information zu Ihrem Produkt in einem einzigen Dokument.
Wenn Sie noch keine Produktdokumentation haben, kann ein All-in-One-Benutzerhandbuch kurzfristig ausreichen. Mit zunehmender Größe und Komplexität Ihres Produkts wird dieses Format jedoch wahrscheinlich nicht mehr tragfähig sein. Dies ist ein Paradebeispiel dafür, alle Ihre Produkt-Eier in einen Dokumentationskorb zu legen – was passiert, wenn der Korb voll oder kaputt ist?
2. Self-Service-Wissensportale¶
Jeder, der im Kundenservice arbeitet, weiß, dass Self-Service-Wissensportale dem Unternehmen einen immensen Mehrwert bieten. Kunden stimmen zu – 89% der befragten Kunden in den USA erwarten, dass ein Wissensportal verfügbar ist. Auf gut Deutsch: Kunden wollen Zugang zu strukturierter digitaler Produktdokumentation mit Suchfunktion. Ohne diese wird Ihr Kundenservice-Team mit einfachen Produktfragen überhäuft.
Bei diesem Format sollten Produktdokumentationsautoren Inhalte für gute Lesbarkeit strukturieren. Kurze, prägnante Antworten schlagen langatmige Erklärungen, und häufig gestellte Fragen (FAQs) sollten auf der Startseite des Wissensportals im Vordergrund stehen.
3. Kontextuelle Produktdokumentation¶
Um die Kundenzufriedenheit zu maximieren, gehen Branchenführer noch einen Schritt weiter als ein Wissensportal. Kontextuelle Produktdokumentation integriert Wissen direkt in Ihr Produkt. Wenn ein Benutzer das Einstellungsmenü zum ersten Mal lädt, könnte kontextuelle Dokumentation eine schrittweise Anleitung zu jeder Funktion bieten. Alternativ könnte ein Wissensportal in der Seitenleiste eingebettet werden, sodass Wissen ohne zusätzliche Klicks gesucht werden kann.
Kontextuelle Produktdokumentation braucht Zeit zur Entwicklung, aber die Vorteile überwiegen die Kosten bei weitem. Diese Forrester-Studie zeigt, dass 73% der Befragten die Wertschätzung der Kundenzeit als entscheidend für guten Kundenservice ansehen. Kontextuelle Hilfe wertschätzt die Zeit der Kunden. Sie eliminiert Klicks und bietet sofortiges Wissen – dadurch können Kunden schneller produktiv werden.
Bauen Sie Ihren kundenorientierten Wettbewerbsvorteil mit Docsie auf¶
Ob Sie bereits Dokumentation haben oder noch gar keine – Docsie ist ein hervorragender Ausgangspunkt! Docsie bietet kundenorientierte Zusammenarbeit, umfassende Einbettungsmöglichkeiten, maßgeschneiderte Übersetzungen und leistungsstarkes Publishing – alles griffbereit.
Kunden verstehen durch Feedback-Möglichkeiten¶
Verständnis fördert Empathie, und das Verstehen Ihrer Kundenbasis schafft Bewusstsein für deren Bedürfnisse. Für Verständnis brauchen Sie Daten.
Docsie ermöglicht Kunden, Feedback zur Dokumentation zu geben, und sammelt diese Daten über Docsie Vocally. Hier finden Sie Kommentare zu Ihren Dokumenten, eine Bewertung des Lesers und eine Videoaufzeichnung, die genau zeigt, was der Leser angesehen hat.
Daten führen zu Erkenntnissen, und Erkenntnisse leiten Handlungen. Nutzen Sie Docsie Vocally, um Kundenfeedback zu verstehen und den Wert Ihrer Dokumentation zu maximieren.
Strukturierung Ihres Wissensportals¶
Ein Wissensportal ist nur dann nützlich, wenn es für einfache Navigation strukturiert ist. Docsie bietet Struktur durch Bücher, Regale, Arbeitsbereiche und Inhaltsblöcke.
Als Beispiel könnte ein "Erste Schritte"-Buch im Regal "Ersteinrichtung" stehen. Dieses befindet sich im Arbeitsbereich "Mein Produktname". Sie könnten ein weiteres "Administration"-Regal im selben Arbeitsbereich haben, mit einem Buch namens "Benutzerverwaltung". Durch die Strukturierung Ihrer Dokumentation mit diesen Docsie-Funktionen können Leser leicht nach relevanten Informationen suchen. Fügen Sie so viele Bücher und Regale hinzu, wie Sie benötigen – der Himmel ist die Grenze!
Warum sollten Sie außerdem nur Text-Dokumentation veröffentlichen, wenn Sie sie mit Docsie-Inhaltsblöcken anreichern können? Begeistern Sie Ihre Kunden mit beweglichen, interaktiven Elementen auf der Seite! Neben Standard-Textformatierungen wie Überschriften, Listen und Aufzählungszeichen ermöglicht der Docsie Editor erweiterte Tooltips, Bild- oder Videointegration und iFrame-Skripteinbettung.
Zentralisieren Sie Ihre Dokumente und perfektionieren Sie die Kunst des Publizierens¶
Bei großen Dokumentationsmengen kann Dezentralisierung zum Desaster führen. Durch die Zentralisierung Ihrer Dokumentation können Mitarbeiter Inhalte einfach erstellen und bearbeiten. Noch wichtiger ist, dass dies auch beim Veröffentlichen hilft.
Docsie zentralisiert Dokumentation für einfachen Zugriff über Arbeitsbereiche. Ein gesamter Arbeitsbereich oder einzelne Regale und Bücher in diesem Arbeitsbereich können mit zwei Klicks veröffentlicht werden. Diese Dokumente werden auf Docsie-Servern gespeichert und gehostet, was hohe Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit für Ihre Beruhigung bietet. Wenn Ihre Autoren Änderungen vornehmen, werden diese automatisch in Ihrem Live-Docsie-Wissensportal übernommen. Fortgeschrittene Benutzer können optional selbst hosten, was größere Anpassungsmöglichkeiten der Marke und technischere Seitenelemente-Integration ermöglicht.
Als Teil des Veröffentlichungsprozesses ermöglicht die Versionierung "immergrüne" Dokumentation, die sich mit Ihrem Produkt ändert. Wenn Sie Ihr Produkt von Version 1 auf Version 2 aktualisieren, folgt Ihre Dokumentation und veranschaulicht alle Änderungen. Kunden können dadurch neue Funktionen kennenlernen und sogar auf ältere Dokumentation zurückgreifen, wenn sie eine ältere Version Ihres Produkts verwenden oder benötigen.
Kontextuelle Dokumentation bereichert das Kundenerlebnis¶
Haben Sie jemals ein Produkt benutzt und dann einen neuen Tab geöffnet, um zu suchen, wie man dieses Produkt verwendet? Diesem Produkt fehlt kontextuelle Dokumentation, und Sie mussten zusätzliche Arbeit leisten, um alles herauszufinden – nicht gut!
Docsie-Benutzer können TourGuide.js nutzen, um Kunden geführte Touren anzubieten, ohne das Haupt-Produktdashboard zu verlassen. Das Ergebnis ähnelt einem integrierten Wissensportal, das in Ihr Produkt eingeblendet wird und kontextbezogene Ratschläge gibt, damit Benutzer schneller produktiv werden können.
