Eine bewährte Praxis bei Produkteinführungen: Dokumentation vorbereiten¶

Eine bewährte Methode bei der Einführung eines neuen Produkts ist die sorgfältige Vorbereitung der Produktveröffentlichung. Besonders wichtig ist dabei das Erstellen neuer Produktdokumentation. Ohne diese fehlen potenziellen Nutzern wichtige Referenzinformationen nach dem Kauf Ihrer Lösung.

Produktmanager und Teammitglieder sollten als Teil einer umfassenden Marketingstrategie weiterlesen, um 15 bewährte Praktiken für ihre nächste Produkteinführung kennenzulernen. Am Ende wissen Sie, wie Sie diese wichtigen Dokumente optimal gestalten können!

Welche Arten von Produktdokumentation gibt es?¶

Bevor wir in die Liste der Best Practices einsteigen, schauen wir uns an, welche Arten von Produktdokumentation existieren und welchen Zweck sie jeweils erfüllen:

• Produktanforderungsdokumentation – Ein Produktanforderungsdokument (PRD) ist eine interne Dokumentation, die Unternehmen hilft, die Kriterien für die Markteinführung zu erfüllen. Es beschreibt, was das Endprodukt für Nutzer leisten soll, ohne konkrete technische Umsetzungen vorzugeben. Entwicklungs- und Testteams nutzen ein PRD, um das Produkt mit den Geschäftsanforderungen in Einklang zu bringen. PRDs sind bei Softwareprodukten üblich, können aber für jeden Produkt-Roadmap eingesetzt werden.

• Benutzerhandbücher und Self-Service – Produktteams müssen Benutzerhandbücher als Voraussetzung für eine erfolgreiche Produkteinführung erstellen. Diese Dokumentation hilft Endnutzern, ihre Produktivität zu maximieren. Alle wichtigen nutzerseitigen Funktionen sollten ausführlich erklärt werden. Stellen Sie diese Anleitungen idealerweise in einer externen Self-Service-Wissensdatenbank bereit!

• Einrichtungs-, Installations- und Konfigurationsanleitungen – Wenn ein Produkt Einrichtung, Installation und Konfiguration erfordert, benötigen Sie auch diese technische Dokumentation. Ziel ist es, diese Prozesse aus Nutzer- und gegebenenfalls Entwicklerperspektive klar darzustellen. Bei Software kann dies mehrere Geräte und Betriebssysteme umfassen.

• Marketing-Materialien – Diese gehören ebenfalls zur Produktdokumentation! Stil und Format der Marketingmaterialien beeinflussen, wie Kunden Ihr Produkt wahrnehmen, bevor sie es nutzen. Wie beschreiben Sie die neuen Funktionen? Für welche Zielgruppe ist das Produkt gedacht? Wie verbessert es Arbeits- oder Privatleben? Ist das die Botschaft, die Sie und Ihr Unternehmen vermitteln möchten?

15 Best Practices für die Dokumentation bei der Einführung neuer Produkte¶

Nach dieser Einführung folgt nun die Liste der bewährten Methoden:

1: Fangen Sie einfach an!¶

Sie starten gerade mit der Produktdokumentation? Großartig! Zögern Sie nicht, einfach anzufangen. Viele wollen die Dokumentation PERFEKT machen und werden dann durch diesen Anspruch gelähmt. Bringen Sie zunächst die Grundkonzepte Ihrer Dienste zu Papier und arbeiten Sie dann an der Verfeinerung. Release Notes eignen sich hervorragend, um die Grundlagen zu definieren – von dort aus können Sie weiterbauen.

2: Keep it Simple, Stupid...¶

Abgekürzt als KISS ist dies ein echtes Designprinzip, das in den 60er Jahren bei der US-Marine entstand. Die gleiche Regel gilt für Produktdokumentation. Fragen Sie sich: "Wie kann ich die notwendigen Informationen so vermitteln, dass alle Zielgruppen sie verstehen?"

Für Ihre Produktvision empfehlen wir den Flesch-Kincaid-Lesbarkeitstest. Tools wie Grammarly verwenden dieses System. Es bewertet Texte anhand eines US-Schulnoten-Äquivalents. Streben Sie Stufe 8 (Alter 13-14) an, um die Verständlichkeit zu maximieren – oder einfacher gesagt: damit Ihre Texte leicht zu verstehen sind.

3: Verstehen Sie Ihre Zielgruppe¶

Sie haben begonnen und halten es einfach. Jetzt müssen Sie wissen, für wen Sie eigentlich schreiben. Die Zielgruppe eines Softwareunternehmens unterscheidet sich stark von der eines Automobilherstellers.

Stellen wir uns ein Bildungssoftwareunternehmen vor, das einfache Tools für Schüler entwickelt. Der erste Gedanke könnte sein: "Die Zielgruppe sind also Kinder, richtig?" Nicht unbedingt... Die Hauptzielgruppe sind die Entscheidungsträger für Softwarepakete an Schulen – wie die IT-Abteilung und Beschaffungsverantwortliche. Die Schüler bilden eine sekundäre Zielgruppe, die möglicherweise die Software kennenlernt und dann für deren Einsatz in ihrer Schule plädiert.

4: Konzentrieren Sie sich auf den Mehrwert, nicht auf Geschichten¶

Obwohl jeder gute Geschichten mag, wollen Kunden wissen, welchen Mehrwert Ihr Produkt bietet. Vereinfacht es eine Aufgabe? Ist Ihr Produkt offline verfügbar, im Gegensatz zu rein online-basierten Wettbewerbern? Arbeitet Ihr Produkt schneller als Konkurrenzprodukte?

Diese Beispiele stellen Alleinstellungsmerkmale (USPs) dar. Die Hervorhebung von USPs lockt potenzielle Kunden an und zeigt ihnen, was Sie haben, was andere nicht bieten. USPs lassen sich durch Wettbewerbsanalysen definieren.

5: Nutzen Sie Formatierung zur Kategorisierung von Informationen¶

Dokumentation sollte kein großer Textblock sein. Das erschwert das Scannen und Navigieren. Verwenden Sie stattdessen Überschriften und andere Formatierungsoptionen, um den Text aufzulockern.

H1-Überschriften sind das Erste, was Besucher beim Aufrufen einer Seite sehen. H2- und H3-Überschriften dienen als Unterüberschriften. Aufzählungen und nummerierte Listen gruppieren Inhalte für leichtere Lesbarkeit und können sogar Rich Snippets für bessere SEO ermöglichen. Mit Markdown-Kenntnissen bietet ein Online-Editor wie Docsie zahlreiche Formatierungsoptionen, um Ihre Produktdokumente hervorzuheben!

6: Halten Sie Ihre Dokumentation an einem zentralen Ort¶

Nichts ist schlimmer, als technische Dokumentation zu veröffentlichen und dann festzustellen, wie kompliziert die langfristige Verwaltung sein wird. Was, wenn die Dokumentation aktualisiert werden muss? Wo ist das Originaldokument, und wie können neue Versionen veröffentlicht werden? Wie steht es mit Übersetzungen?

Hier müssen wir Docsie erwähnen! Eine Online-Wissensdatenbank ermöglicht die zentrale Speicherung aller Dokumente in der Cloud. Mitarbeiter können gemeinsam an Inhalten arbeiten, um die Fertigstellung zu beschleunigen. Docsie bietet Versionskontrolle für Aktualisierungen und Sprachmanagement für globale Inhalte. Für automatisierte globale Inhalte verfügen wir sogar über einen KI-Übersetzungsbot, der im Hintergrund präzise Übersetzungen erstellt!

7: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte¶

Eine langatmige Erklärung funktioniert zwar, ist aber keine effektive Lehrmethode. Zeigen Sie es stattdessen mit Bildern oder sogar bewegten Bildern!

Erstellen Sie zu jedem Produktdokument ein begleitendes Video-Tutorial. So können Lesefreudige den Text durchgehen, während visuelle Lerntypen das Video nutzen. GIFs und Bilder helfen Nutzern zu verstehen, worauf Sie sich beziehen, besonders bei Software-Benutzeroberflächen. Die Berücksichtigung verschiedener Lernstile hilft Ihnen, mehr Nutzer zu erreichen.

8: Lernen vs. Ziele vs. Verstehen vs. Information¶

Was ist die Absicht des Dokuments? Die Nutzerabsicht ist entscheidend für Online-Produktdokumentation und hilft, Inhalte auf verschiedene Abschnitte der Customer Journey abzustimmen.

• Lernen – Wenn jemand etwas noch nie gesehen hat, helfen Lerninhalte, die Grundprinzipien zu verstehen.

• Ziele – Diese Inhalte helfen Nutzern, ein bestimmtes Ziel zu erreichen, wie "PDF-Datei aus Docsie exportieren". Am Ende hat der Nutzer das Ziel erreicht.

• Verstehen – Auch als Recherche bezeichnet, für Kunden mit Grundkenntnissen, die tieferes Verständnis suchen.

• Information – Der Nutzer hat eine Frage und sucht eine konkrete Antwort. Das kann das aktuelle Wetter an einem bestimmten Ort sein oder eine Anleitung zum Baumhausbau.

9: Machen Sie die Dokumentation durchsuchbar¶

Können Ihre Nutzer nach Schlüsselwörtern im Text suchen, bevor Sie die Dokumentation veröffentlichen?

Falls nicht, empfehlen wir eine Dokumentationsplattform mit dieser Funktion. Der größte Frustrationsfaktor für Nutzer ist, wenn sie Informationen nicht schnell finden können. Das führt zu Frust, zusätzlicher Belastung des Kundensupports und negativer Kundenerfahrung. Übrigens: Docsie unterstützt globale Suche!

10: Bereiten Sie sich auf Feedback vor¶

Dokumentationsautoren wissen, dass sich die erste Version eines Inhalts im Laufe der Zeit ändern wird. Bevor die Öffentlichkeit die Dokumentation sieht, können sich Autoren nur untereinander austauschen.

Nach der Veröffentlichung ist es wichtig, Feedbackmöglichkeiten anzubieten. So können Ihre Autoren inhaltliche Schwächen in Stärken verwandeln, indem sie auf echte Kunden und Endnutzer hören. Mit Docsie können Sie von integrierten Feedback-Funktionen profitieren!

11: Verlinken Sie Themen bei Erwähnung¶

Diese Best Practice bezieht sich auf SEO und Webseitennavigation.

Verlinken Sie erwähnte Schlüsselwörter? Wenn Sie andere Themen erwähnen, verstehen Nutzer diese möglicherweise noch nicht im Kontext der aktuellen Seite. Verlinken Sie alle erwähnten Themen, die dokumentiert sind, damit Leser schnell auf Unterthemen zugreifen können, während sie sich über ein Hauptthema informieren.

12: Klarheit statt Mehrdeutigkeit¶

Klarheit schlägt Mehrdeutigkeit bei der Erstellung von Produktdokumentation. Verwenden Sie einfache Sprache, um Mehrdeutigkeit zu vermeiden – das bedeutet, Fachjargon und technische Sprache zu meiden, wenn nicht unbedingt notwendig. Bei Verwendung von Fachbegriffen sollten Sie sofort eine vereinfachte Definition für Laien bereitstellen.

"Falls Sie Schwierigkeiten beim Verständnis der Informationen in dieser Dokumentation haben, bitten Sie unseren Kundendienstmitarbeiter um zusätzliche Details zur Überwindung dieser Verständnisschwierigkeit."

"Wenn der Inhalt schwer verständlich ist, können Sie den Kundensupport um Hilfe bitten."

Welche Version bevorzugen Sie?

13: Erstellen Sie Vorlagen für schnellere Dokumentation¶

Bei einer neuen Produkteinführung hat die Beschleunigung der Dokumentationserstellung Priorität. Vorlagen helfen dabei.

Vorlagen definieren eine wiederverwendbare Struktur für Seiten und helfen Autoren, Inhalte schneller und konsistenter zu erstellen. Sie können auch mehrere Vorlagen für verschiedene Inhaltsstile erstellen. Docsie bietet vorgefertigte Vorlagen und unterstützt auch benutzerdefinierte Templates.

14: Legen Sie Tonalität und Stilrichtlinien für Autoren fest¶

Wie viel Freiheit haben Ihre Autoren?

Die Eingrenzung der Autorenfreiheit ist wichtig, da zu viel Spielraum zu Inkonsistenzen führen kann. Nutzen Sie dafür Tonalitätsrichtlinien (ToV) und Stilführer.

• Tonalität – Es geht nicht darum, was Sie sagen, sondern wie Sie es sagen. Sollen Autoren formal und korrekt oder eher locker schreiben? Ist Humor erlaubt oder sind die Themen ernster? Ist Ihr Inhalt gesprächig und leidenschaftlich oder beschränken Sie sich auf nüchterne Fakten?

• Stilrichtlinien – Dieses Dokument kann das Unternehmensleitbild erläutern und Autoren einen einheitlichen Stil für Texte und Formatierung vorgeben. Enthalten sein können Nutzerpersonas, SEO-Prinzipien wie Meta-Beschreibungen und Zitier- oder Referenzierungsanforderungen (Chicago, AP-Stil usw.).

15: Veröffentlichen Sie Ihre Dokumentation mit einer leistungsstarken Wissensdatenbank¶

Wenn Ihre geschriebenen Inhalte der Treibstoff sind – welches Fahrzeug nutzen Sie, um die Botschaft zu übermitteln?

Eine leistungsstarke Wissensdatenbank ist entscheidend für die Bereitstellung hochwertiger Produktdokumentation. Wenn Dokumente nicht verfügbar sind oder Seiten langsam laden, ist die gesamte Erstellungsarbeit umsonst.

Sie benötigen die Möglichkeit, bestehende Dokumente zu importieren, mit internen Teams zusammenzuarbeiten, neue Dokumente zu erstellen und zu bearbeiten, dynamische Rich-Inhalte einzubetten und auf einer Wissensseite zu veröffentlichen. Versionskontrolle ist zudem entscheidend für langfristige Dokumentationsaktualisierungen, ebenso wie Sprachmanagement und automatische Übersetzung für globale Inhalte.

Richtig geraten! All diese Funktionen bietet Docsie. Testen Sie diese Features mit unserem kostenlosen "Free Forever"-Plan!