社内ウィキの構築：組織に不可欠な知識ハブ¶
組織の多くの側面において、社内ウィキの構築は不可欠です。この記事では、ウィキの開発方法、用途、そして組織にとっての重要性について解説します。
社内ウィキとは何か、そしてなぜビジネスに必要なのか？¶
社内ウィキ - 企業の知識ハブ¶
社内ウィキは、重要な企業情報を保存、検索、共有するための中央プラットフォームです。
主なメリット： - 重複する質問の排除 - 知識損失からの保護 - 組織文化の向上
必須機能： - 既存ツールとのシームレスな統合 - 強力な検索機能 - コラボレーション機能 - バージョン管理とコンテンツ管理
導入のベストプラクティス： - 効果的な整理と明確な構造 - 定期的な更新とメンテナンス - 適切なアクセス制御とユーザートレーニング
自社ホスティングかクラウドベースのソリューションかは、会社のニーズとリソースに基づいて選択しましょう。
チームの生産性と知識共有を向上させるための社内ウィキの作成、整理、立ち上げ方法をご紹介します。
企業の社内ウィキとは、チームが重要な情報を保存、検索、共有できる専用の場所です。組織の長期的なメモリや内部知識リポジトリとして考えてください。企業は、会社の運営に不可欠な情報（企業ポリシー、手順、プロセス、技術メモ（リリースノートなど）、プロジェクト計画、トレーニングやオンボーディング文書など）を記録するためにウィキを活用しています。
社内ウィキは重複する質問を排除し、スタッフが自立して業務を行えるようにします。さらに、離職によって失われる可能性のある情報を保存することで、ビジネスを守ります。
また、ウィキは組織文化にも良い影響を与えます。従業員は自分の考えをシンプルかつ簡潔に伝えるために、ライティングスキルを向上させる必要があります。より明確に書くことで、より明確に考えることができ、それがチームワークと生産性を高めます。
社内ウィキをサポートするウィキ作成プラットフォームを選ぶ際に注目すべき主要機能は何ですか？¶
企業はそれぞれのニーズに合わせてウィキ体験をカスタマイズします。しかし、以下の要素はウィキ体験において不可欠です。組織の社内ウィキを選ぶ際には、これらの機能が提供されていることを確認しましょう。
ウィキはチームが現在使用しているテクノロジーとシームレスに統合されるべき¶
チームはすでにGithub GistやAir tableなどのプラットフォーム、Google Sheetsなどのドキュメントエディタを使ってコミュニケーションや情報共有を行っています。そのため、集合知は少数のアプリケーションに分散しています。スタッフは重要な企業情報にアクセスするために、常にツールを切り替える必要があります。
社内ウィキは役立ちますが、チームの重要な知識の一部は引き続きウィキ以外のテクノロジーの制約内に存在することになります。そのため、会社のテクノロジーと統合できるウィキ作成ツールを持つことが、適切なウィキを選ぶ上で不可欠です。
検索ツールは堅牢で効果的であるべき¶
（Docsieで使用している）強力な検索ツールにより、ユーザーはフォルダやトピックをいちいち確認することなく、素早くコンテンツを見つけることができます。
最低でも、社内ウィキの検索機能はGoogleのように迅速かつシンプルであるべきです。
Docsieの検索機能により、ユーザーはコンテンツや知識を迅速かつ効率的に見つけることができます。探している単語を入力するだけで、すべての記事とその場所が表示されます。これはベストプラクティスの一つです。
Docsieの検索機能は、ユーザーが企業の知識からリソースを見つけるのに役立ちます。Docsieを使用すると、チームは重要な情報を中央に保存、整理、配布できます。私たちのプラットフォームは、ユーザーが探しているものを素早く見つけるのを支援します。そのため、Docsieで検索ボックスをクリックすると、最近読んだ投稿が表示されます - 探している記事は最近訪れたものである可能性が高いからです。
また、検索を絞り込むためのファセット検索も提供しています。例えば、ドキュメントやさまざまな記事内で「Javascript」という単語への参照を見つける方法は次のとおりです：
迅速かつ強力な検索機能は、情報検索にかかる時間を短縮するだけでなく、チームに優れたユーザー体験を提供し、Docsieウィキの活用と機能性を高めます。また、プライベートウィキを設定したり、アクセス権を持つ人を決定したりして、データや知識管理の安全性とセキュリティを確保することもできます。例えば、試用期間中の新入社員にはアクセスを共有せず、試用期間後にチームウィキに追加するか、Googleドライブなどのプラットフォームへのアクセスを制限し続けることもできます。
コラボレーション機能¶
社内ウィキは、複数のチームを持つあらゆる組織に自然に存在する知識サイロを排除します。しかし、チームはウィキ上に独自の専用スペースを保持する必要があります。
Docsieでは、チームは棚の中の本（他のウィキ型フォルダ）を使ってこれを実現します。例えば、エンジニアリングチームは重要な情報のための専用トピックを持ち、マーケティングも同様です。さらに、組織内の各チームは入れ子になったサブトピックを作成できます。例えば、ブランドチームと成長チームはそれぞれ、マーケティングトピック内に専用のサブトピックを持つことができます。
これらの専門的な場がどのような名前で呼ばれるにせよ、適切な情報を適切なタイミングで適切な人の前に届けることを容易にするべきです。
Docsieではチームとのシームレスなコラボレーションが可能です。以下の動画ではDocsie内のいくつかのコラボレーション機能をご紹介しています。
また、DocsieはGoogleドキュメントなどとは異なり、プラットフォーム内でさまざまな役割を設定できます。これは誰が何をできるか、どの程度の能力でそれを行えるかを規定するために重要であり、ユーザーフレンドリーにしています。
以下はDocsie内でユーザーの役割をどのように位置づけているかの例です：
コラボレーションは、特に多くのチームがリモートで働いている現在、非常に重要です。Docsieがコラボレーションにどのように役立つかについて詳しく知るには、こちらをクリックしてください。
最新かつ正確な資料を維持する方法¶
一部のウィキでは、資料が最新で正確かどうかを判断するのが難しい場合があります。投稿の日付や作成者などの重要な情報を目立つように表示するウィキを探して、新しいコンテンツを見つけましょう。
誰がウィキのコンテンツを最後に変更したのか？
ドキュメントを最後に誰が変更したかという質問がある場合、タイムスタンプを表示するプラットフォームが重要です！Docsieでは、すべてのユーザーが様々な本の中で何が行われたかを確認でき、どの作業がまだ完了していないかを理解するのに役立ちます。
効果的な社内ウィキプラットフォームに必要な要素は何ですか？¶
効率的な社内ウィキプラットフォームの作成には、いくつかの重要な要素を慎重に検討する必要があります。効果的な整理から読みやすいフォーマットの維持まで、このようなプラットフォームの成功は、情報の中心的なハブとして機能する能力にかかっています。ここでは、効果的な社内ウィキプラットフォームに貢献する重要な要素を詳しく見ていきましょう。
効果的な整理¶
コンテンツを保存して整理するために、ドキュメントエディタは従来のフォルダを使用し、記事やサブ記事、見出し、さまざまなレイアウト設定を持つことができ、社内ウィキのレイアウトをより効率的に管理するのに役立ちます。しかし、適切な文書整理がなければ、これらのファイルを見つけたり、どのファイルがどの部門に属しているかを知ったりするのは面倒なことが多いです。これにより、同僚が情報を見つけて保持するのが難しくなります。
プラットフォーム内で検索機能を持つことで、異なるチームや部門のメンバーが適切な文書を迅速かつ効果的に見つけることができます。また、情報を本と棚に分けることで、組織の内部文書がより整理された状況になります。
以下はDocsieのワークスペースの例です。ご覧のように、私たちはすでに文書を本と棚内に整理しています。本は記事であり、棚は特定の知識ポータル内のさまざまな記事のコレクションです。
フォーマットを一貫して読みやすく保つ¶
ドキュメントはシンプルで複雑でないべきです。チームに追加のフォーマットオプションがあると、ドキュメント作成の経験がより負担になります。誰もが自分の好きなように投稿を構成できる場合、結果は不均一で混乱するウィキ体験になります。読みやすく、簡単に従えるフォーマットがあれば、開発・維持が容易なだけでなく、シンプルな構造内でドキュメントを開発するプロセスがより迅速で効果的になります。
以下はDocsieが開発したユーザーガイドの例です。これは私たちのヘルプポータルであり、有用でダイナミックなフォーマットがどのようなものかを理解するのに役立ちます。
- 主な記述エリア： 画像や図表、説明文を含めることで、ドキュメントを最もよく説明できます。見出しやタイトルとともに適切な位置にあり、うまく配置されています。
- 完全に機能する検索ナビゲーション： 読者が適切な情報を見つけるプロセスを迅速化するために非常に重要です。
- リンク： 読者を確認が必要な他のページに誘導するためのリンクは重要です。
- 目次： 読者が知識ポータルや内部ドキュメント内の特定の記事を正確に見つけることができます。
- 言語とバージョン選択： 読者が言語を変更できる機能は、海外の異なる国で働く多くの従業員を持つ企業にとって重要です。
検索は単なる一時的なアイデアではない¶
ドキュメントの量が限られていて従業員数が少ない場合、適切な情報を迅速に見つけることは問題ないかもしれません。しかし、チームが成長し、より多くの人が内部知識ベースに貢献するようになると、これらのドキュメントエディタの限界に気づくでしょう。
ほとんどの内部ドキュメントは、多くの従業員を持つ成長する内部ウィキには適していません。動的な検索エンジンと整理されたウィキを持つことは、従業員がドキュメントを検索する際に必要とする有用な情報、ポリシー、ユーザーガイド、チュートリアルを見つけるためのスムーズなワークフローを維持するために不可欠です。
自己ホスティングかクラウドベースのウィキか、どちらが組織に適しているか？¶
では、ドキュメントをどのように公開するか、自己ホスティング型かクラウドベースの独自ウィキかについて考えてみましょう。
まず、それぞれの選択肢の長所と短所を見てみましょう。
自己ホスティング型ウィキ¶
資金とリソースがあれば、社内ウィキをイントラネット、サーバー、またはインターネットホスティングプロバイダーでホストできます。自己ホスティング型ウィキの利点には以下が含まれます：
- データの唯一の所有者になれる
- 個々のニーズと仕様に合わせたウィキ体験を設計できる
しかし、自己ホスティング型ウィキは大量の技術リソースを消費します。通常、非常に特殊なニーズを持つチームに最適です。
クラウドホスティング型ウィキ¶
Docsieなどは、大量の技術リソースを費やすことなく内部ウィキを作成することができます。1営業日以内に運用を開始できます。
管理や作業が簡単になります。また、1行のコードで会社のウェブサイトに簡単に埋め込むことができ、会社のブランドの外観と雰囲気にシームレスに溶け込み、全体的に快適なユーザー体験を提供します。長期的には、Docsieを使用して当社のポータルや会社のサイトに埋め込まれたDocsieページを通じてドキュメントをホストすることで、時間とコストを節約し、より効率的なドキュメントワークフローにつながります。
ウィキの種類¶
ウィキにはさまざまな種類があり、それぞれ異なる目的やニーズに合わせてカスタマイズされています。以下にいくつか紹介します：
- エンタープライズウィキ： 組織内での使用を目的とし、従業員間のコラボレーションと情報共有に焦点を当てています。アクセス制御や他の企業システムとの統合などの機能が含まれることが多いです。
- パブリックウィキ： 一般に公開され、誰でもコンテンツを閲覧・編集できます。ウィキペディアは、世界中のユーザーが幅広いトピックに貢献するパブリックウィキの典型的な例です。
- プライベートウィキ： 特定のグループや組織に限定され、定義されたユーザーセット間でのコラボレーションと情報共有のための管理環境を提供します。内部ドキュメントや知識管理によく使用されます。
- 教育ウィキ： 教育活動をサポートするために設計され、学術環境で使用されます。学生と教育者の間で協調学習、知識共有、クラスプロジェクトの調整を促進します。
- プロジェクトウィキ： 特定のプロジェクトやタスクに焦点を当て、プロジェクトドキュメント、タスク追跡、チームメンバー間のコラボレーションのための中央スペースとして機能します。コミュニケーションを円滑にし、関係者全員が同じページにいることを確認するのに役立ちます。
- 個人ウィキ： 個人使用のために作成され、個人的な情報、アイデア、メモのデジタルノートブックや知識リポジトリとして機能します。思考や情報を整理するための有用なツールになります。
- ソフトウェアドキュメントウィキ： ソフトウェア開発チームによく使用され、コード、API、開発プロセスを文書化するためのプラットフォームを提供します。開発者間のコラボレーションをサポートし、ソフトウェア関連の情報の包括的な記録を維持するのに役立ちます。
情報アーキテクチャの基盤を築く¶
情報構造の外観は、選択するウィキソリューションによって大きく決まります。
Docsieでは、コンテンツは3つの方法で整理されています：棚（フォルダと同様に機能）と本（コンテンツ自体を収容）。したがって、チームがDocsieを使用する場合、情報アーキテクチャとはトピックの整理方法を指します。
チームの内部ウィキを整理する際：¶
明確さに集中しましょう。チーム全員が、作成者だけでなく、ウィキを簡単に探索できるようにします。ウィキ構造が広く理解され、全員が情報をどこで入手するかを理解できるようにするために、複数の視点を活用してください。
チームに柔軟性を持たせましょう。各チームが自分たちのワークフローに最も適した方法でトピックやフォルダを作成できるようにします。あるチームに適したフレームワークが、別のチームには適さない場合があります。
コンテンツのインポートと補完¶
アーキテクチャを確立したら、内部ウィキにコンテンツを追加し始めることができます。すでにドキュメント（例えば、DocX、Markdown PDF、JSONファイルなど）がある場合は、新しいウィキが公開される前にインポートする必要があります。Docsieでは、多数のツールからのコンテンツやマークダウンファイルを簡単にインポートできます。
また、ウィキの正式な立ち上げ前に、重要な新しいコンテンツをウィキに含める必要があります。社内ウィキの立ち上げ時によく追加される項目には、従業員ハンドブックや新しいウィキまたは知識ベースのナビゲーション方法に関するチュートリアルなどがあります。
統合の設定
前述のように、チームは重要なデータを保持するために少数のテクノロジーに依存している可能性があります。これらのツールを置き換えるのではなく、知識ベースと統合することでチームにより多くの利益をもたらすことがわかっています。
ウィキに保存すべきコンテンツとリンクすべきコンテンツを検討してください。特定の種類のコンテンツはウィキ以外のツールに属しています。例えば、GitHubを使用するエンジニアリングチームは、Docsieを使ってマークダウンファイルを同期し、GitHubからのバグやプルリクエストを含めることができます。これにより、ユーザーはワークフロー用にGitHubを引き続き使用しながら、会社のウィキに簡単に貢献できます。
Docsieでは、ユーザーが様々な他のSaaSソリューションをプラットフォーム内に統合できます。以下のようなサービスと統合できます：
- Docsie内のGithub Gists
- Docsie内のGoogle Forms
- Docsie内のAirtable
- Docsie内のGoogle Drive
- Docsie内のJSFiddle
- Docsie内のGoogle Sheets
- Docsie内のCodePen
- Docsie内のGoogle Docs
- Docsie内のCodeSandbox
- Docsie内のLoom
- Docsie内のGRID
- Docsie内のGoogle Maps
- Docsie内のMiro
- Docsie内のInVision
- Docsie内のFigma
- Docsie内のiorad
- Docsie内のJotform
- Docsie内のGoogle Slides
- Docsie内のOffice 365 Word
Docsieが他のテクノロジーとどのように統合できるかについて詳しく知るには、こちらをクリックしてください。
内部ウィキのベストプラクティス
内部ウィキの情報をナビゲートするには、ユーザーが保存されている知識の豊富さにシームレスにアクセスして活用できるようにするためのベストプラクティスが必要です。
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直感的な構造: 情報の論理的で直感的な階層を構築します。関連するトピックをグループ化し、組織の構造に合った明確な分類法を確立します。
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検索機能: ユーザーが特定の情報をすばやく見つけられるよう、堅牢な検索機能を実装します。信頼性の高い検索エンジンは、ユーザー体験と効率を大幅に向上させます。
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定期的な更新: 古い情報は混乱を招く可能性があるため、定期的な更新による継続的な改善に焦点を当てます。
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権限コントロール: すべての情報へのアクセスを全員に提供する必要はないため、適切なアクセスレベルを作成します。
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共同編集: 共同コンテンツ作成と編集を促進します。チームメンバーに専門知識を提供するよう奨励し、所有権の感覚を育み、情報が最新かつ正確であることを確保します。
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バージョン管理: ドキュメントに加えられた変更を追跡するためのバージョン管理メカニズムを実装します。これは編集の履歴を提供するだけでなく、エラーや誤情報が発生した場合に簡単に元に戻すことができます。
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ユーザートレーニングとドキュメント: ユーザーに包括的なトレーニングとドキュメントを提供します。これにより、全員が内部ウィキプラットフォームを効果的にナビゲートする方法を理解し、その成功に貢献します。
立ち上げ計画を作成する¶
ここで立ち上げの計画を始めることができます。重要な決断が必要です：最初の展開は単一のチームに限定するのか、それとも組織全体に及ぶのか。
チーム固有: ウィキを単一のチームに公開する場合、そのチームは製品に没頭し、独自の情報アーキテクチャの開発を始める機会を得ます。その後、内部ウィキが成長するにつれて、最初のスタッフが貴重な洞察とサポートを提供できます。
全社的: ウィキを組織全体に一度に展開する場合は、全員が承認された知識ベースを管理するプロセスを理解していることを確認してください。そうでなければ、単一のチームから始めて、部門に拡大し、さらに拡大することをお勧めします。全社的な展開では、チームアンバサダーを採用することを推奨します。彼らは製品の専門家に成長し、それぞれのチーム内でリードすることができます。
最後に¶
組織の内部ウィキは、休暇ポリシーのリポジトリ以上のものです。ウィキは、書き方と情報共有の文化の発展に貢献します。
しかし、選択するウィキは重要です。ドキュメント作成を簡素化し合理化するウィキを選びましょう。共有している知識を理解するために、誰も障害を乗り越える必要はありません。そのため、戦略的かつ方法論的な方法で情報を共有し、強力な企業モラルを維持するのに役立つ、よく考えられた内部ウィキを持つことをお勧めします。