Supongamos que usted es el administrador de una solución de soporte de atención al cliente. Dispone de un equipo de expertos, pero todos sus esfuerzos se ven frustrados por la falta de un software empresarial completo.
¿Con qué necesita ayuda? ¿Diseño? ¿En la publicación? ¿En el mantenimiento de la documentación?
Deshágase de todas sus preocupaciones y presente HAT a los miembros de su equipo. Utilice un HAT y prepárese para afinar sus contenidos y crear los documentos tecnológicos más eficaces.
Con la ayuda de Help Authoring Tools, las empresas pueden producir y mantener documentación sin esfuerzo y, además, para diversas plataformas como PDFs, eBooks, móviles, web, documentos impresos, etc.
Este artículo te lleva en un viaje rápido de lo que es un HAT y cómo Docsie ha comenzado a sonar sinónimo de ser un HAT.
¿Qué es un sombrero?
Las Help Authoring Tools son las compañeras permanentes de los redactores técnicos. Este software ayuda a los autores a diseñar, escribir, editar y publicar su documentación digitalmente. Los autores también pueden acumular la documentación de ayuda del software y convertirla en una única base de datos utilizándola en varios formatos, incluidos PDF, HTML, XML, etc.
Características principales:
1. Descubrimiento de errores:
En el caso de las HAT, la edición de código y de texto son las características principales. Las HAT eliminan errores y descomponen el complejo proceso de redacción en sencillos pasos. Ofrecen sugerencias gramaticales y crean plantillas sobre las que las empresas pueden trabajar para crear contenidos personalizados.
Al desarrollar guías de estilo lingüístico automatizadas con la ayuda de HAT, las empresas pueden desarrollar el lenguaje de su marca. Cuando se trata de editar código, los desarrolladores web suelen utilizar este tipo de herramientas. Las HAT también ayudan a las marcas a mantener intactos el tono, el formato y la apariencia de su documentación.
2. 2. Gestión de contenidos:
Muchas de las herramientas de autoría de ayuda disponibles actualmente en el sector comparten una serie de similitudes con los sistemas de gestión de contenidos (CMS). Siguiendo la función principal de las herramientas y plataformas CMS, las HAT ayudan a los redactores técnicos a gestionar sus proyectos de contenido, almacenando y siguiendo su progresión.
El punto en el que una HAT difiere de un CMS es que una HAT tiene cada proyecto de contenido vinculado a un conjunto concreto de archivos, ayudas, manuales y guías explicativas de software. Al utilizar una HAT, puede evitar la pérdida de datos y también restaurar la última versión guardada de sus documentos. Esta es una gran ventaja de una HAT, que le permite acceder a información valiosa incluso después de enfrentarse a un fallo técnico impredecible.
3. Transacciones de archivos:
Cuando utiliza HATs, puede importar y exportar fácilmente sus archivos, asegurando transacciones de archivos sin problemas entre múltiples plataformas. Lo bueno es que no necesitas convertir cada uno de tus archivos manualmente. Gracias a las HAT, puedes trabajar sin esfuerzo con el mismo contenido de archivo y crear múltiples formatos del mismo documento.
Una vez que tienes múltiples formatos, ¿qué pasa con tu documento original? No tema, porque la función de conversión automática de las HAT le permite conservar la documentación original, manteniendo intactos la estructura y el formato. Esto disminuye la posibilidad de errores, reduciendo tiempo y esfuerzo. Esta función adquiere aún más importancia cuando los autores de los contenidos necesitan compartir los archivos de sus proyectos con otros colaboradores.
4. Mejore el contenido:
Cuando se trata de la creación de contenidos, nada puede superar la importancia del brainstorming para producir ideas frescas. Las HAT agilizan la comunicación entre equipos, facilitan el trabajo a distancia y garantizan la colaboración constante entre sus miembros. Hay otras funciones destacables, como la edición en tiempo real, los comentarios y el control de versiones. Gracias a estas funciones, puedes reducir la falta de comunicación entre los miembros de tu equipo, aumentar la productividad y reducir considerablemente el tiempo y el esfuerzo.
Las HAT son grandes herramientas que mantienen a los miembros del equipo unidos en un grupo estrecho. Una de las características más destacadas de las HAT es el seguimiento de cambios. Esto permite a los usuarios cambiar entre varias versiones del mismo documento, creando un contenido completo y bien documentado.
5. Publicación y mantenimiento:
Actualizar y mantener la documentación con regularidad es un proceso agotador. Para facilitar las cosas a sus usuarios, una HAT permite a los redactores realizar cambios en el archivo fuente preliminar, tras lo cual se actualizan todos los formatos de archivo. Esto garantiza que todos los usuarios estén al día de los cambios realizados y puedan acceder a la versión final del archivo sin problemas.
En el caso de la publicación, las HAT suelen proporcionar plantillas para que los autores técnicos puedan trabajar sobre el formato de base ya existente. Las plantillas también sugieren varios tipos de diseños visuales, lo que facilita a los redactores técnicos la extracción de vídeos, gráficos animados, vídeos, etc. de otras fuentes.
¿Cómo es Docsie A HAT?
Con la tecnología y la innovación en su núcleo, Docsie es una de las principales herramientas de autoría de ayuda que crea nuevas formas para que los equipos colaboren, creen e implementen documentación de productos. Con sede en Toronto, Ontario, es un servicio de documentación de auto-escritura que permite a las empresas escribir, traducir y mejorar su documentación.
¿Cómo ayuda?
Despliegue rápido y portal de conocimiento personalizado:
Mientras que el portal de conocimiento interno de la plataforma ayuda a las empresas a compartir conocimientos de autoservicio con todos sus equipos, las bases de conocimiento de clientes externos ayudan a compartir documentación entre equipos y a minimizar la carga de trabajo de atención al cliente.
Con el portal Docsie, puede utilizar diseños predeterminados o implementar un diseño de base de conocimientos personalizado según la personalidad, el estilo y la imagen de su marca. La plataforma también proporciona un dominio personalizado gratuito como parte de su plan gratuito. También ofrece dominios adicionales que los usuarios pueden utilizar suscribiéndose a los planes de pago.
Incorporación, importación y diseño del portal gratuitos:
Los elementos clave de la documentación de incorporación de clientes son instrucciones claras, guías de resolución de problemas, visitas guiadas a los productos y preguntas frecuentes. Con Docsie Pilot, las empresas pueden garantizar una incorporación gratuita. Los usuarios pueden importar su contenido desde múltiples plataformas y obtener el máximo valor de su contenido creado.
¿Le preocupa cómo formar a sus empleados para maximizar su productividad? Utilice la sesión de formación opcional de Docsie para que su personal pueda trabajar con el software y aprovechar al máximo la solución informática.
Documentación de calidad empresarial:
Incluido en todos los planes de pago, Docsie proporciona soporte de migración con Docsie Pilot. Desde la importación de contenido existente, portales de conocimiento completos, bases de conocimiento, etc., hasta el diseño de portales personalizados y la formación del personal: Docsie proporciona una completa caja de herramientas que ayuda a las empresas a aumentar su funcionalidad.
Con flujos de trabajo de documentación simplificados, Docsie le ayuda a mejorar la eficacia de toda su documentación. Además del dominio personalizado gratuito, la plataforma también ofrece 3x dominios personalizados para equipos pequeños y 10+ dominios personalizados para empresas y organizaciones.
Dominio personalizado con SSL:
Docsie permite a todos sus usuarios poseer un dominio personalizado sin ningún coste adicional. Cada empresa con un plan para la plataforma puede poseer un dominio personalizado donde puede alojar un sitio de conocimiento.
Al ofrecer su plan Startup gratuito, Docsie anima a todas las pequeñas y medianas empresas a obtener un dominio personalizado y utilizarlo para aumentar su visibilidad y mejorar su imagen de marca.
Gestión de versiones e idiomas:
Hoy en día, muchas empresas utilizan la traducción de idiomas con IA. Todo gracias a la transformación masiva que ha experimentado la IA en los últimos dos años. Si su empresa también trabaja con mucho contenido y lucha con los problemas de copia-pega y duplicación, elija Docsie como su socio profesional. Integre idiomas y versiones y consolídelos con Docsie, traduciéndolos a una URL concreta. ¿Cuál es la ventaja? Ya no tendrá que darse cabezazos contra la pared para estar en lo más alto del ranking SEO.
Reflexiones Finales
Esto ha sido un vistazo al mundo de HAT. ¿Y ahora qué? Seleccionar una herramienta de creación de ayuda fiable y eficaz. Asegúrese de que comprende sus requisitos empresariales, los objetivos de su empresa y de que ofrece todas las funciones de una HAT eficaz dentro de su presupuesto. Antes de decidirse por una HAT, asegúrese de que ofrece un servicio de atención al cliente completo, además de una eficacia y una escalabilidad indudables.
Elija Docsie como socio profesional y vea cómo su empresa alcanza nuevas cotas de excelencia. Docsie, que ofrece una experiencia de documentación unificada a sus clientes de todo el mundo, proporciona soluciones para todas sus necesidades de documentación bajo el mismo techo.