Nehmen wir an, Sie sind der Administrator einer Kundendienstlösung. Sie haben ein Expertenteam, aber all seine Bemühungen werden durch das Fehlen einer umfassenden Unternehmenssoftware vereitelt.
Womit brauchen Sie Hilfe? Beim Entwerfen? Beim Veröffentlichen? Bei der Pflege Ihrer Dokumentation?
Werfen Sie all Ihre Sorgen ab und stellen Sie Ihren Mitarbeitern HAT vor! Nutzen Sie HAT und machen Sie sich bereit, Ihre Inhalte zu verfeinern und die effektivsten technischen Dokumente zu erstellen.
Mit Hilfe von Help Authoring Tools können Unternehmen mühelos Dokumentationen erstellen und pflegen, und zwar für verschiedene Plattformen wie PDFs, eBooks, Mobile, Web, gedruckte Dokumente usw.
In diesem Artikel erfahren Sie, was ein HAT ist und wie Docsie zu einem Synonym für ein HAT geworden ist.
Was ist ein HAT?
Die Help Authoring Tools sind die ständigen Begleiter für technische Redakteure. Diese Software hilft den Autoren beim Entwerfen, Schreiben, Bearbeiten und Veröffentlichen ihrer Dokumentation in digitaler Form. Autoren können auch die Software-Hilfedokumentation akkumulieren und sie in eine einzige Datenbank konvertieren, indem sie sie in verschiedenen Formaten verwenden, einschließlich PDFs, HTML, XML, usw.
Hauptmerkmale:
1. Erkennen von Fehlern:
Bei HATs sind Code-Editierung und Textbearbeitung die wichtigsten Funktionen. HATs beseitigen Fehler und zerlegen den komplexen Schreibprozess in einfache Schritte. Sie bieten grammatikalische Vorschläge und erstellen Vorlagen, die von den Unternehmen zur Erstellung maßgeschneiderter Inhalte verwendet werden können.
Durch die Entwicklung automatisierter Sprachstilrichtlinien mit Hilfe von HATs können Unternehmen ihre Markensprache entwickeln. Wenn es um die Bearbeitung von Code geht, verwenden Front-End-Webentwickler häufig solche Tools. HATs helfen Marken auch dabei, den Ton, das Format und das Aussehen ihrer Dokumentation beizubehalten.
2. Verwaltung von Inhalten:
Viele der heute in der Branche erhältlichen Help Authoring Tools weisen eine Reihe von Ähnlichkeiten mit Content Management Systemen (CMS) auf. In Anlehnung an die Hauptfunktion von CMS-Tools und -Plattformen unterstützen HATs technische Redakteure bei der Verwaltung ihrer Inhaltsprojekte, der Speicherung und Verfolgung ihrer Entwicklung.
Der Unterschied zwischen einem HAT und einem CMS besteht darin, dass in einem HAT jedes Inhaltsprojekt mit einem bestimmten Satz von Dateien, Hilfen, Handbüchern und Softwareerklärungen verknüpft ist. Bei der Verwendung eines HAT können Sie Datenverluste verhindern und auch die zuletzt gespeicherte Version Ihrer Dokumente wiederherstellen. Dies ist ein großer Vorteil eines HAT, der es Ihnen ermöglicht, auf wertvolle Informationen zuzugreifen, selbst wenn Sie mit einer unvorhersehbaren technischen Störung konfrontiert sind.
3. Datei-Transaktionen:
Wenn Sie HATs verwenden, können Sie Ihre Dateien problemlos importieren und exportieren und so nahtlose Dateitransaktionen zwischen verschiedenen Plattformen gewährleisten. Das Gute daran ist, dass Sie nicht jede Ihrer Dateien manuell konvertieren müssen. Mit HATs können Sie mühelos mit demselben Dateiinhalt arbeiten und mehrere Formate desselben Dokuments erstellen.
Was passiert aber mit Ihrem Originaldokument, wenn Sie mehrere Formate erstellt haben? Keine Sorge, die automatische Konvertierungsfunktion der HATs ermöglicht es Ihnen, die ursprüngliche Dokumentation beizubehalten, wobei die Struktur und das Format intakt bleiben. Dies verringert die Fehleranfälligkeit und spart Zeit und Mühe. Diese Funktion wird noch wichtiger, wenn Autoren ihre Projektdateien mit anderen Mitarbeitern teilen müssen.
4. Verbessern Sie den Inhalt:
Wenn es um die Erstellung von Inhalten geht, ist nichts wichtiger als ein Brainstorming, um neue Ideen zu entwickeln. HATs rationalisieren die Kommunikation zwischen Teams, erleichtern die Arbeit aus der Ferne und gewährleisten eine ständige Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern. Es gibt weitere bemerkenswerte Funktionen wie Echtzeitbearbeitung, Kommentierung und Versionskontrolle. Durch diese Funktionen können Sie Missverständnisse zwischen Ihren Teammitgliedern vermeiden, die Produktivität steigern und den Zeit- und Arbeitsaufwand erheblich reduzieren.
HATs sind großartige Werkzeuge, die die Teammitglieder zu einer engen Gruppe zusammenschweißen. Eine der bemerkenswerten Funktionen von HATs ist die Änderungsverfolgung. Dadurch können die Benutzer zwischen verschiedenen Versionen desselben Dokuments wechseln und so umfassende und gut dokumentierte Inhalte erstellen.
5. Veröffentlichung und Pflege:
Die regelmäßige Aktualisierung und Pflege der Dokumentation ist ein mühsamer Prozess. Um den Benutzern die Arbeit zu erleichtern, ermöglicht ein HAT den Autoren, Änderungen an der vorläufigen Quelldatei vorzunehmen, woraufhin alle Dateiformate auf den neuesten Stand gebracht werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Benutzer über die vorgenommenen Änderungen auf dem Laufenden bleiben und problemlos auf die endgültige Version der Datei zugreifen können.
Für die Veröffentlichung stellen HATs oft Vorlagen zur Verfügung, so dass die technischen Autoren mit der bereits vorhandenen Basisformatierung arbeiten können. In den Vorlagen werden auch verschiedene Arten von visuellen Layouts vorgeschlagen, die es den technischen Redakteuren erleichtern, Videos, bewegte Grafiken, Videos usw. aus anderen Quellen zu übernehmen.
Wie ist Docsie A HAT?
Mit Technologie und Innovation im Mittelpunkt ist Docsie eines der führenden Help Authoring Tools, das neue Wege für Teams zur Zusammenarbeit, Erstellung und Implementierung von Produktdokumentation schafft. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Toronto, Ontario, ist ein Dokumentationsdienst, der es Unternehmen ermöglicht, ihre Dokumentation selbst zu schreiben, zu übersetzen und zu verbessern.
Wie kann es helfen?
Schnelle Bereitstellung & benutzerdefiniertes Wissensportal:
Während das interne Wissensportal der Plattform Unternehmen dabei hilft, Self-Service-Wissen mit ihren gesamten Teams zu teilen, helfen die externen Kunden-Wissensdatenbanken bei der gemeinsamen Nutzung von Dokumentationen durch die Teams und bei der Minimierung des Arbeitsaufwands für den Kundensupport.
Mit dem Docsie-Portal können Sie Standarddesigns verwenden oder ein benutzerdefiniertes Wissensdatenbankdesign entsprechend Ihrer Markenpersönlichkeit, Ihrem Stil und Ihrem Image implementieren. Die Plattform bietet auch eine kostenlose benutzerdefinierte Domain als Teil des kostenlosen Plans. Sie bietet auch zusätzliche Domains an, die die Nutzer durch ein Abonnement der kostenpflichtigen Pläne nutzen können.
Kostenloses Onboarding, Importieren und Portaldesign:
Die wichtigsten Elemente der Onboarding-Dokumentation für Kunden sind klare Anweisungen, Anleitungen zur Fehlerbehebung, Produkttouren und FAQs. Mit Docsie Pilot können Unternehmen ein kostenloses Onboarding sicherstellen. Benutzer können ihre Inhalte von verschiedenen Plattformen importieren und so den größten Nutzen aus ihren erstellten Inhalten ziehen.
Machen Sie sich Gedanken darüber, wie Sie Ihre Mitarbeiter schulen können, um deren Produktivität zu maximieren? Nutzen Sie die optionale Docsie-Schulung, damit Ihre Mitarbeiter mit der Software arbeiten und das Beste aus der Softwarelösung herausholen können.
Dokumentation in Unternehmensqualität:
Docsie bietet Migrationsunterstützung mit Docsie Pilot, die in allen kostenpflichtigen Tarifen enthalten ist. Vom Import bestehender Inhalte, ganzer Wissensportale, Wissensdatenbanken usw. bis hin zur Gestaltung individueller Portale und der Schulung von Mitarbeitern - Docsie bietet ein komplettes Instrumentarium, mit dem Unternehmen ihre Funktionalität erweitern können.
Mit vereinfachten Dokumentations-Workflows hilft Docsie Ihnen, die Effektivität Ihrer gesamten Dokumentation zu verbessern. Neben der kostenlosen benutzerdefinierten Domain bietet die Plattform auch 3x benutzerdefinierte Domains für kleine Teams und 10+ benutzerdefinierte Domains für Unternehmen und Organisationen.
Benutzerdefinierte Domäne mit SSL:
Docsie bietet allen Nutzern eine eigene Domain ohne zusätzliche Kosten. Jedes Unternehmen mit einem Plan für die Plattform kann eine benutzerdefinierte Domain besitzen, in der es eine Wissensseite hosten kann.
Durch das Angebot des kostenlosen Startup-Plans, ermutigt Docsie alle kleinen und mittelständischen Unternehmen, sich einen individuellen Domainnamen zuzulegen und diesen zu nutzen, um ihre Sichtbarkeit zu erhöhen und ihr Markenimage zu verbessern.
Versions- und Sprachmanagement:
Heutzutage nutzen viele Unternehmen die KI-Sprachübersetzung. Dies ist dem massiven Wandel zu verdanken, den die KI in den letzten Jahren erfahren hat. Wenn auch Ihr Unternehmen mit vielen Inhalten arbeitet und mit Kopier- und Duplizierungsproblemen zu kämpfen hat, wählen Sie Docsie als Ihren professionellen Partner. Integrieren Sie Sprachen und Versionen und konsolidieren Sie sie mit Docsie, indem Sie sie in eine bestimmte URL übersetzen. Was ist der Vorteil? Sie müssen nicht mehr mit dem Kopf gegen die Wand schlagen, wenn es darum geht, im SEO-Ranking ganz oben zu stehen.
Schlussgedanken
So, das war ein kleiner Einblick in die Welt von HAT. Was kommt als nächstes? Wählen Sie ein zuverlässiges und effizientes Help Authoring Tool. Vergewissern Sie sich, dass es Ihre geschäftlichen Anforderungen und Ihre Unternehmensziele versteht und alle Funktionen eines effektiven HAT im Rahmen Ihres Budgets bietet. Bevor Sie sich für ein HAT entscheiden, vergewissern Sie sich, dass es umfassenden Kundensupport bietet und zweifellos effizient und skalierbar ist.
Wählen Sie Docsie als Ihren professionellen Partner und erleben Sie, wie Ihr Unternehmen neue Höhen der Exzellenz erreicht. Docsie bietet seinen globalen Kunden eine einheitliche Dokumentationserfahrung und stellt Lösungen für alle Ihre Dokumentationsanforderungen unter einem Dach bereit.